Zooms bästa säkerhetspraxis

Zoom erbjuder en mängd robusta funktioner för möten. (Kort version: Tack för att zooma, värdar och deltagare kan utföra många användbara uppgifter.) Det finns en klyfta, men mellan kunde och borde. Enkelt uttryckt, bara för att Zoom låter dig aktivera eller inaktivera en funktion betyder det inte att du ska göra det.

©fizkes/Shutterstock.com

Med det i åtanke, här är några tips för att minimera chansen att någon Zoombombar ditt möte. Mer allmänt, följ råden här för att skydda integriteten och säkerheten för din Zoom-kommunikation så mycket som möjligt.

Era vetenskapsmän var så upptagna av huruvida de kunde eller inte att de inte stannade upp och funderade på om de borde.

— Jeff Goldblum som Dr. Ian Malcolm, JURASSIC PARK

Håll din PMI privat

Du skulle inte ge en främling nyckeln till ditt hem. Samma principer gäller för ditt personliga mötes-ID (PMI). Att ge det till din make eller mamma är godartat. Att dela det på sociala medier är ett recept på katastrof.

Använd väntrum

Ja, Zoom låter användare med tillräckliga behörigheter inaktivera väntrum för sina möten – och eventuellt för andra anställda i organisationen. Jag skulle dock avråda från det, särskilt på permanent basis. Besök denna Zoom Hjälpcenter-artikel för anvisningar om hur du effektivt gör dina möten mindre säkra.

Förhindra borttagna mötesdeltagare från att gå med igen

John agerar som en putz under företagets Zoom-möte, ett faktum som inte går förlorat för de andra deltagarna. Du har varnat honom några gånger för att slå av det, men han är oförbätterlig. Som värd tar du äntligen upp honom från mötet. Alla applåderar.

Som standard hindrar Zoom John från att hoppa in igen, även om han behållit värdens PMI eller mötets ID och lösenord.

Återigen, beroende på din formella Zoom-roll, kan du ändra den här inställningen. Ändå skulle jag lämna det som det är. Vad mer är, om du är en Zoom-kontoägare eller administratör, då kanske du vill låsa den här inställningen så att icke-administrativa medlemmar inte kan ändra den för sig själva.

För att göra det, följ dessa anvisningar:

I Zoom-webbportalen, under Admin-rubriken, klicka på Account Management.

Klicka på Kontoinställningar.

Klicka på I möte (Grundläggande).

Skjut växlingsknappen Tillåt borttagna deltagare att gå med igen till vänster för att stänga av den.

Klicka på den grå låsikonen till höger om växlingsknappen. Zoom visar ett meddelande som ber dig bekräfta ditt beslut.

Klicka på den blå låsknappen. Zoom bekräftar att den har uppdaterat dina inställningar.

Begränsa vem som kan styra huvudmötesskärmen

Meetings & Chat erbjuder en mängd kraftfulla funktioner för skärmdelning. Om du vill slå tillbaka dessa alternativ lite, kan du verkligen. Säg till exempel att du vill förhindra deltagare från att dela sina skärmar. Följ bara dessa anvisningar:

Starta Zoom-skrivbordsklienten.

Starta ditt möte.

För musen över skärmens nederkant så att Zoom visar en meny.

Klicka på uppåtpilen (^) bredvid Dela skärm.

Välj Avancerade delningsalternativ från popup-menyn.

Markera kryssrutan Endast värd under Vem kan dela?.

Stäng skärmen och återgå till ditt möte genom att klicka på den röda cirkeln i det övre vänstra hörnet av skärmen.

Använd hjärnan

Teknikens historia lär sina elever många viktiga lärdomar. Kanske högst upp på listan är att även de smartaste kakorna inte kan förutsäga alla tänkbara problem som en mjukvaruprodukt, funktion eller version kan orsaka. För det första är lagen om oavsiktliga konsekvenser levande och mår bra.

För det andra och lika viktigt, dåliga skådespelare är en smart lott. De använder alltid sofistikerad taktik för att kringgå även de mest genomtänkta säkerhets- och integritetskontrollerna. På detta sätt har Zoom varit tvungen att möta några av de exakta utmaningarna som har plågat Facebook, Twitter, Google, Amazon och andra företag av betydelse. Allt detta är att säga att chefer och mjukvaruingenjörer bara kan göra så mycket för att mildra de problem som alltid uppstår vid massiv användning.

Du tar åtminstone alltid med dig ett av dina mest effektiva vapen för att bekämpa deltagarnas ofog och missbruk. Jag pratar om organet som ligger mellan dina öron. Tänk noga och kritiskt över vad du gör i Zoom och med vem. Var alltid skeptisk.

Uppvisa en sund skepsis

Säg att din son är tvåa på ett litet nordöstra universitet i en annan del av landet. Du och din make väntar ivrigt på ditt veckovisa Zoom-samtal med honom varje söndag eftermiddag kl. 16. Du delade din PMI med honom för ett år sedan och tänkte ingenting på det.

På lördag får du ett mejl från en okänd avsändare som utger sig för att vara din son. Ändå är det något med situationen som bara gnuggar dig på fel sätt. Den här personen ber dig att ange din PMI eftersom han tappade den.

Vad gör du?

Kanske händer det egentligen ingenting olämpligt här. Kanske inte. I det här fallet skulle jag ringa din son eller skicka ett sms till honom som förklarar situationen. Baserat på hans svar bör ditt nästa steg vara klart: Ange PMI eller rapportera e-postmeddelandet som nätfiskeattacken som det verkar vara.

Nätfiske representerar kanske dåliga aktörers mest effektiva sätt att få känslig information från sina mål. De kan ofta skaffa sig andras referenser och annan viktig information genom att bedrägligt utge sig för att vara vänner och nära och kära.

Ta alltid fel på säkerhetens sida. Om det innebär att det blir lite mer tidskrävande för deltagare att gå med i dina Zoom-möten, så är det så. För att citera ett berömt ryskt ordspråk, "Lita på, men verifiera."

Ha integritet i åtanke under Zoom-möten

Att regelbundet använda din hjärna gör det inte bara svårare för hackare att orsaka förödelse; det kan skydda dig från att stoppa in foten i munnen framför andra. Kom ihåg att mötesvärdar enkelt kan generera chattloggar, med förbehåll för några friskrivningar. De behöver bara följa några enkla steg:

Starta Zoom-skrivbordsklienten.

Starta ditt möte.

För musen över skärmens nederkant för att anropa Zooms mötesmeny.

Klicka på chattikonen.

Klicka på ellipsikonen i det nedre högra hörnet.

Från prompten klickar du på Spara chatt.

Till exempel är Michael Bluth värd för ett möte med sina bröder Gob och Buster. Under mötet kan Michael när som helst skapa en chattloggfil eftersom:

• Han är mötesvärd.
• Michael har aktiverat deltagarnas möjlighet att chatta.

Ungefär fem minuter in på mötet gör Michael just det här. Zoom sparar plikttroget en enkel textfil till standardplatsen på sin dator. Denna fil innehåller följande data från mötet:

• Alla deltagares offentliga chattmeddelanden.
• Alla privata chattmeddelanden som Michael utbytte med Gob och Buster
• Alla privata chattmeddelanden som Gob och Buster utbytte med Michael.

Michaels loggfil ser ut ungefär som följande.

Zooma loggfil med chattaktivitet under mötet.

Observera att Zoom utelämnar från dessa loggfiler alla privata meddelanden som deltagare utbytte med varandra under mötet som uteslöt Michael. Med andra ord, Michael kommer inte att veta att Gob skickade ett meddelande till Buster som kallade honom en kyckling och Buster kom överens med sin bror.

Mot denna bakgrund bör du ha följande sekretessrelaterade fakta i åtanke när du använder Meetings & Chat:

• Om inte en värd aktivt trycker på Spela in-knappen under ett möte, lagrar Zoom inte video-, ljud- eller chattinnehåll. Det vill säga, Zoom registrerar ingenting som standard.
• När värden börjar spela in ger Zoom både video- och ljudaviseringar till alla mötesdeltagare. Om att delta i ett inspelat möte gör dig obekväm, kan du alltid berätta för värden så mycket. Du kan också lämna mötet.
• Se varje Zoom-möte som ett nästan privat forum. Om du vill smälla till din chef och eller håna dina kollegor i mitten av mötet, gör det. Zoom kan inte hindra dig från att utöva dåligt omdöme. Inget verktyg kan. Kom bara ihåg att mötesdeltagare sannolikt kommer att märka olämpliga handlingar. När de gör det, förbered dig på att ta konsekvenserna. På detta sätt är Zoom precis som Slack, Microsoft Teams, e-post och alla andra moderna kommunikationsverktyg.

Oavsett om du är värd eller inte, tänk noga på vad du avslöjar både offentligt och privat. Det finns ingen garanti för att dessa meddelanden från Zoom-möten i slutändan kommer att förbli privata. Säg att du privat chattar med kollegor, partners, kunder eller andra mötesdeltagare. Någon kan enkelt ta skärmdumpar av dessa privata meddelanden med ett tredjepartsverktyg och släppa dem efter eller till och med under mötet.