Varför skapa en grupp med Google-grupper?

Med så många andra G Suite- samarbetsverktyg till ditt förfogande, varför bry sig om Google Groups? Det enkla svaret är att när du skapar en grupp och sedan lägger till de anslutna medarbetarna till den gruppen, blir samarbetet plötsligt mycket lättare.

Varför? För nu kan du behandla gruppen som en enda enhet, vilket innebär att du kan kommunicera med alla i gruppen bara genom att kommunicera med själva gruppen. Här är några exempel:

• Du kan e-posta alla i en grupp genom att skicka e-postmeddelandet till gruppens e-postalias.
• Du kan bjuda in alla i en grupp till en kalenderhändelse genom att lägga till gruppen i händelsens gästlista.
• Du kan be alla i en grupp att samarbeta i en fil genom att dela den filen med gruppen.
• Du kan bjuda in en hel grupp till ett chattrum genom att göra gruppen till medlem i rummet.
• Du kan använda gruppens onlineforum för att ha gruppdiskussioner.

Visst, inget av dessa exempel är en stor sak om du bara pratar om 2 eller 3 anställda. Men om en grupp innehåller 20 eller 30 anställda, eller 200 eller 300, är ​​det en verklig tidsbesparande att hantera bara gruppen snarare än alla dessa individer.

Gruppens hemsida

Är du intresserad av grupper? Nyfiken? Vill du bara få det över? Oavsett ditt sinnestillstånd kan du använda någon av följande tekniker för att ta dig själv till startsidan för grupper:

• Vispa efter din favoritwebbläsare och be den sedan ladda Google Groups .
• I en G Suite-app som har Google Apps-ikonen (som Kalender eller Dokument), klicka på Google Apps och sedan på Grupper.

Gruppernas hemsida som materialiseras ur etern kommer att se ut som sidan som visas här.

Gruppernas hemsida.

Låt oss undersöka skärmen så att du vet vad som är vad:

• Huvudmeny: Tillhandahåller några vanliga gruppkommandon.
• Huvudmenyikon: Klicka på den här ikonen för att växla Gruppens huvudmeny.
• Sökmeny: Välj vad du vill söka efter.
• Sök: Sök efter gruppen du vill se eller gå med i.
• Google-konto: Få åtkomst till ditt Google-konto.

Grupproller

När du arbetar med grupper, särskilt om du skapar dina egna grupper, stöter du ständigt på idén om vem som gör vad i en grupp och vilka behörigheter var och en av dessa roller har. Det finns fyra roller att överväga i alla grupper:

• Gruppägare: Ägaren till gruppen är den person som skapade gruppen. Den personen kan dock även tilldela ägarrollen till andra personer. Ägarrollen har följande standardbehörigheter:
  • Alla medlemsbehörigheter (se "Gruppmedlemmar" nedan).
  • Lägg upp originalmeddelanden och svar som gruppen (det vill säga genom att använda gruppens e-postadress).
  • Lägg till eller ta bort gruppmedlemmar, chefer och ägare.
  • Moderera gruppinnehåll.
  • Ändra medlemsroller (till exempel befordra en chef till en ägare).
  • Ändra gruppinställningar.
  • Ta bort gruppen.
  • Exportera gruppmedlemskap och meddelanden.
• Gruppansvariga: Chefsrollen har följande standardbehörigheter:
  • Alla medlemsbehörigheter (se "Gruppmedlemmar" nedan).
  • Lägg upp originalmeddelanden och svar som gruppen (det vill säga genom att använda gruppens e-postadress).
  • Lägg till eller ta bort gruppmedlemmar och ansvariga (men inte ägare).
  • Moderera gruppinnehåll.
  • Ändra medlemsroller (till exempel befordra en medlem till en ansvarig; chefer kan inte befordra någon till en ägare).
  • Ändra gruppinställningar.
  • Exportera gruppmedlemskap och meddelanden.
• Gruppmedlemmar: Alla i en grupp har medlemsrollen som standard, vilket innebär att de har följande behörigheter:
  • Visa gruppens meddelanden.
  • Skicka meddelanden till gruppen.
  • Skicka privata svar till författaren av ett meddelande.
  • Moderera inläggsmetadata (som att tilldela ämnen).
  • Skicka filer till gruppen.
  • Se gruppens medlemslista.
• Hela organisationen: Alla i din G Suite-organisation, även personer som inte är medlemmar i gruppen, har följande behörigheter som standard:
  • Visa gruppens meddelanden.
  • Skicka meddelanden till gruppen.
  • Kontakta gruppägarna.
  • Se gruppens medlemslista.

Om du är gruppägare eller ansvarig kan du göra ändringar i någon av dessa behörigheter genom att följa dessa steg:

Välj den grupp du vill arbeta med. Grupper öppnar gruppen och visar de senaste konversationerna.

Klicka på fliken Gruppinställningar i huvudmenyn till vänster.

Klicka för att aktivera växlingen Avancerat.

För var och en av följande behörighetsinställningar, klicka på rollen som du vill tilldela: Gruppägare, Gruppchefer, Gruppmedlemmar eller Hela organisationen:

• Vem kan se konversationer?
• Vem kan posta?
• Vem kan se medlemmar?
• Vem kan kontakta gruppägarna?
• Vem kan se medlemmens e-postadresser?
• Vem kan redigera sina egna inlägg?
• Vem kan svara privat till författare?
• Vem kan bifoga filer?
• Vem kan moderera innehåll?
• Vem kan moderera metadata?
• Vem kan lägga upp som gruppen?
• Vem kan hantera medlemmar?
• Vem kan justera roller?

  Använd fliken Gruppinställningar för att tilldela roller till varje behörighet.

Klicka på knappen Spara ändringar. Grupper tillämpar de nya rollerna på varje behörighet du ändrade.