Vad Trello är och varför du bör använda det för projektledning

Om du är involverad i många arbetsprojekt eller egenföretagare, då är effektiv projektledning mycket. Om du inte planerar din tid och ansträngning, kommer du att slösa bort det på Facebook och missa deadlines som ett resultat (jag talar av erfarenhet). Verktygsbranschen för onlineprojektledning är mycket konkurrenskraftig, men den som verkar vinna framför alla andra är Trello .

Trello är älskad av dem som är besatta av att hantera sin tid och sina projekt, och det är lätt att förstå varför. Trello är inte bara billig och prisvärd, utan också extremt enkel att använda. Genom att använda ett mycket visuellt tillvägagångssätt för tids- och projekthantering kan du flytta runt kort så att du med en blick kan se vad som behöver göras och när.

En närmare titt på Trello

Trello har av vissa beskrivits som "Post-it-lappar om steroider." På skärmen gör du "listor" som en stor whiteboard på väggen. Sedan på varje lista finns "kort", som Post-it-lappar. På varje kort finns ett separat att göra-objekt.

När du går vidare med att göra-objektet kan du använda musen för att dra kortet från att säga "pågår" till "avslutat" (eller vilken formulering du föredrar).

De fyra huvuddragen hos Trello

Vi kommer att titta på varje funktion lite mer i detalj om ett ögonblick. Men här är de fyra huvudsakliga sakerna att fokusera på om du tittar på skärmdumpen ovan.

• Varje kort kan färgkodas med en stapel. Varje färg kan till exempel referera till en annan klient.
• Ikonen som visar gravatar/bild på användaren visar vem som deltar i det kortet. Du kan bjuda in personer till ett kort så att de kan lämna feedback och uppdateringar. Eller om du vill ge dem den uppgiften. Om en uppgift tilldelas kan ett förfallodatum läggas till och en påminnelse skickas när förfallodatumet närmar sig. När kortet uppdateras meddelas alla på det kortet.
• Bakgrunden för varje Trello-bräda kan anpassas. Trello ger dig bakgrunder, eller så kan du ladda upp din egen. Eftersom jag är en Lego-fanatiker laddade jag upp denna Lego. Men om du är ett företag kan du anpassa din Trello-tavla med företagets logotyp.
• Kort kan flyttas till andra brädor, kopieras till andra brädor eller arkiveras när de är klara.

Startar en ny styrelse

Det första steget är att lägga till en ny styrelse. I det övre högra hörnet av skärmen (när du är inloggad), tryck på +-knappen. Välj sedan " Skapa bräda " från rullgardinsmenyn.

Du kommer sedan att bli ombedd att ge styrelsen ett namn, en integritetsnivå och en bakgrund. Om du redan har skapat ett lag kan du välja att tilldela styrelsen till det laget.

Ett snabbt ord om integritetsnivåer : Om tavlan lämnas offentlig kommer den att indexeras av sökmotorer och nås av alla som hittar den på Google. Det avslöjades nyligen att anställda på Uber använde Trello för att lista känsliga företagslösenord, som sedan plockades upp av Google.

Så var försiktig, och om du måste använda Trello för lösenord, ställ in sekretessnivån till Privat . Även för lösenord bör du verkligen använda en lösenordshanterare .

Lägga till en ny lista

När du har din nya styrelse är det dags att starta en ny lista. Du kan göra det hur du vill, men jag brukar göra mina brädor med listor i olika skeden av en process. Så " väntande",  " pågår " , och så vidare. Eller så kan du ha listor för projekt som har flera uppgifter som att " inreda huset" , " uppnå världsfred" och " erövra yttre rymden ."

För att lägga till en ny lista, klicka på  Lägg till en lista.

Skriv sedan in titeln på listan och spara den.

Skölj och upprepa för eventuella andra listor som brädan behöver (om någon).

Lägga till ett nytt kort

Nu är det dags att lägga till ett nytt kort, och det finns olika element på ett kort som gör det kraftfullt.

Att göra ett nytt kort

I lämplig lista klickar du på Lägg till ett kort.

Skriv nu in uppgiften du vill lägga till. Spara den genom att klicka på den gröna knappen Lägg till  .

Upprepa som tidigare för andra uppgifter du behöver lägga till (om några).

Men det är bara början på vad du kan lägga till ett kort, som du kan se om du klickar på det för att öppna det.

Tilldela andra användare

För det första, om du har skapat ett team och andra har blivit inbjudna att komma åt tavlan, kan du tilldela någon till en viss uppgift. Eller bara tagga dem, så att de går in i konversationen på det kortet.

För att lägga till någon på kortet, klicka på Medlemmar  och klicka på gravatar för den person du vill lägga till. På samma sätt kan de tas bort från ett kort genom att klicka på gravataren igen.

Lägga till anteckningar och bilagor

Oavsett om det är till gagn för ditt eget minne eller för att ge andra råd, kan det bli nödvändigt att lämna anteckningar. Du kan göra det överst i anteckningen och lämna klickbara länkar där.

Under anteckningssektionen finns ett område för uppladdning av bilagor. Detta kan vara allt från ett dokument till en zip-fil till en bild. Om en bild, kommer bilden att visas på kortet

Lägga till ett förfallodatum

Om en uppgift har en deadline kan du tilldela den ett förfallodatum. Då får du påminnelser när datumet närmar sig och när datumet har passerat.

Lägga till färgade etiketter

Jag lägger till färgade etiketter på min arbetslista för att visa vilket arbete som beror på vilka kunder. Så rött är till exempel för Luckytemplates.

Du kan redigera etiketterna för att säga vad du vill, och du kan lägga till så många du vill på ett kort.

Lägger till kommentarer

Om andra personer har tillgång till dina kort kommer de så småningom att börja lämna kommentarer. Du kan använda @ för att tagga personer i specifika kommentarer, och de kommer att få ett meddelande från Trello.

Flytta, kopiera, titta på och arkivera kort

Det finns även fyra andra åtgärder du kan göra på ett kort.

Flytta

Om du har flera brädor kan du flytta kort mellan ett bräde och ett annat. Så om jag ville flytta ett kort från Luckytemplates-tavlan till en av mina egna personliga brädor, skulle det här alternativet flytta över kortet tillsammans med alla kommentarer, bilagor, etc.

Kopiera

Detta är samma som  alternativet Flytta , förutom att kortet inte kommer att flyttas helt. Har precis kopierat. Jag använder detta hela tiden för att kopiera mina Luckytemplates-uppgifter till min egen privata arbetstavla.

Kolla på

Om någon annan har ett kort på en tavla kan du välja att titta på det och bli meddelad om nya kommentarer utan att faktiskt delta själv. Även känd som "lurker mode" (ja, jag kallar det det).

Arkiv

Det finns inget sådant som "radera" i Trello. Istället, för att ta bort ett kort, en lista eller en tavla, "arkiverar" du det. Den försvinner då, men den kan enkelt tas tillbaka om du behöver den igen senare.

Andra användningsområden för Trello

Trello har så många användningsområden om du tänker på det och tänker i sidled. För detta ändamål har Trello en sida som heter "Trello Inspiration ." Det ger dig mallar och otaliga användningsidéer.

Integrera Trello med andra appar med IFTTT.

Jag är ett stort fan av IFTTT (If This Then That), och de har ett stort antal automatiserade skript för Trello . Kolla på dem.

Slutsats

Detta har bara skrapat på ytan av vad Trello kan göra för att göra ditt liv mer organiserat. Använder du Trello? I så fall, vad använder du den till?