Skapa en rapport med Crystal Reports 10

När du startar Crystal Reports 10 vill du vanligtvis göra en av tre saker: skapa en rapport, ändra en rapport eller köra en rapport mot data i din databas. Rapporter hämtar data från en databas, bearbetar dem, formaterar dem och skickar dem sedan till en skrivare, datorskärm eller webbplats.

Crystal Reports kommer med en exempeldatabas som du kan använda för övning. Det är en Microsoft Access-databas för ett fiktivt företag som heter Xtreme Mountain Bikes Inc.

Den xtreme.mdb Databasen innehåller ett antal databastabeller som är representativa för tabellerna en riktig cykel tillverkare kan upprätthålla. Tabellerna är fyllda med exempeldata som du kan manipulera och visa med Crystal Reports. Du kan använda dessa exempeldata som grund för din första rapport.

För att skapa en rapport behöver du veta några saker:

• Vilka tabeller i databasen innehåller den data du vill ha

• Vilka dataobjekt du vill ha i dessa tabeller

• Vilka manipulationer av uppgifterna måste utföras för att ge dig den information du vill ha

• Hur du vill att din rapport ska formateras

• Oavsett om användarna av din rapport hämtar den från en svartvit skrivare, en färgskrivare, en lokal datorskärm eller en webbplats

För denna introduktions syfte (och för nu), föreställ dig att du redan kan alla dessa saker.

Starta Crystal Reports 10

Du har förmodligen valt Crystal Reports eftersom du har en databas som innehåller information som är viktig för dig. Med all sannolikhet ändras data i den databasen med tiden, och du vill kunna hänga med i dess nuvarande status. Du kan hämta den information du vill ha genom att göra SQL-frågor, men det skulle vara för mycket som arbete. Det är mycket bättre att skapa en rapport med Crystal Reports och sedan köra rapporten när du vill ha den senaste statusen för informationen av intresse. Du behöver bara skapa rapporten en gång, men du kan köra den många gånger och få de senaste resultaten för varje körning. Du behöver inte lära dig SQL eller någon annan metod för att dra ut data från databaser. Rapporter skapade med Crystal Reports är lätta att bygga, lätta att läsa och lätta att förstå. Vad kan vara bättre?

Det första steget för att skapa en rapport är att starta Crystal Reports från Windows Start-meny. När du gör det, visas huvudfönstret i Crystal Reports och visar dialogrutan som välkomnar dig till Crystal Reports.

Du är inbjuden att välja mellan tre alternativ. Du kan skapa ett Crystal Reports-dokument med hjälp av rapportguiden eller genom att börja med en tom rapport. Alternativt kan du öppna en rapport som redan finns, antingen för att ändra den eller för att köra den.

Även om rapportguiden kan spara tid och arbete, begränsar den rapportens form. Så det här kapitlet tar dig rätt till saken och visar hur du skapar en rapport på ditt sätt, med början från en tom rapport istället för att använda Rapportguiden.

Använda alternativet Tom rapport

För att skapa en rapport från början, börja med alternativet för tom rapport, följ dessa steg:

1. Starta Crystal Reports.

Dialogrutan Välkommen till Crystal Reports visas.

2. Välj alternativet Som en tom rapport och klicka sedan på OK.

Dialogrutan Databasexpert visas, som visar möjliga platser för att hitta källan till dina data.

3. I rutan Tillgängliga datakällor klickar du på plustecknet till vänster om mappen Skapa ny anslutning för att expandera den.

Det här är mappen du väljer när du skapar en rapport från början. När du har anslutit till en databas kommer Crystal Reports ihåg var den är.

4. Dubbelklicka på den databastyp som matchar din datakälla.

Crystal Reports känner igen en mängd olika databastyper. Du måste välja rätt. Om du inte vet vilken typ som är korrekt, fråga någon som är bekant med datakällan. För att följa exemplet, dubbelklicka på Access/Excel (DAO). Dialogrutan Access/Excel (DAO) visas, som frågar hur du ansluter till din datakälla.

5. Klicka på ellipsknappen (...) till höger om rutan Database Name.

Access- och Excel-filerna på ditt system visas. Det här exemplet använder en Access-databasfil med namnet xtreme. Det här kanske inte är så lätt som det låter — filen fanns på D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.

Du kan behöva bläddra för att hitta den här filen på ditt system.

6. Klicka på knappen Slutför.

Databasexpert visas igen, med xtreme-databasen ansluten.

7. Expandera noden Tabeller och dubbelklicka sedan på tabellen som du vill basera din rapport på.

Trädet i rutan Tillgängliga datakällor består av ett antal noder, av vilka några förgrenar sig från andra. Varje datakälla har fyra av dessa noder som förgrenar sig från sig: Lägg till kommando, tabeller, vyer och lagrade procedurer.

8. För att följa exemplet, expandera noden Tabeller och dubbelklicka sedan på Produkt.

Om du gör det kopieras produkttabellen från rutan Tillgängliga datakällor till rutan Valda tabeller.

9. Klicka på OK för att stänga Databas Expert.

En tom rapport fyller fönstret.

Fliken Design (till vänster) visar fem avsnitt av rapporten:

• Rapportrubrik: Visas endast högst upp i rapporten och är det första som en tittare ser.

• Sidhuvud: Visas under rapporthuvudet och överst på alla andra sidor i rapporten.

• Detaljer: Rapportens faktiska innehåll.

• Rapportsidfotsavsnitt: Visas efter den sista detaljerade informationen i rapporten.

• Sidfot: Visas längst ned på varje sida i rapporten.