Redigera dokument med IBM Workplace Services Express

Vanligtvis kan du redigera dina egna dokument i IBM Workplace Services Express (WSE), och beroende på dokumentbibliotekets åtkomstinställningar kan du också redigera lagkamraters dokument. Men ibland kan du inte redigera dokument alls, inte ens de dokument du skapat själv.

Du kan enkelt se om du kan redigera ett dokument eftersom när du öppnar det, antingen ser du knappen Redigera eller inte.

Här är några anledningar till att du kan hindras från att redigera ett dokument:

• Dokumentbiblioteket kanske inte är inställt för att låta dig redigera något av dokumenten, på grund av själva bibliotekets natur.

• Dokumentet är låst – antingen redigerar någon annan i ditt team det eller så har någon låst det manuellt för att förhindra ytterligare ändringar.

Förutsatt att du kan redigera ett visst dokument - eftersom du har rätt åtkomst och dokumentet inte är låst - täcker följande avsnitt några av de ytterligare saker du kan göra med dokumentet förutom att redigera dess faktiska innehåll.

Redigera ett dokuments egenskaper

Den viktigaste delen av ett dokument är förstås dess innehåll. Men det finns mer i ett dokument, vad gäller WSE.

Du kan redigera dokumentets egenskaper — fälten som WSE spårar om varje dokument — såsom dokumentets namn, beskrivning och så vidare. Detta innehåll om ett dokument kallas ibland för metadata. Dokumentegenskaper kan vara mycket viktiga för att se till att andra teammedlemmar kan hitta dokumentet, särskilt när de söker efter det. Ju mer information du inkluderar i egenskapsfälten, desto mer sannolikt är det att andra användare kan komma åt och använda innehållet i dokumentet.

För att redigera ett dokuments egenskaper, oavsett om det skapades med Office eller en WSE-redigerare, följ dessa steg:

1. Leta upp och öppna dokumentet du vill ändra och klicka på knappen Redigera.

Formuläret Redigera dokument visas.

2. Använd formuläret Redigera dokument för att ändra dokumentets titel, beskrivning eller föredragna språk.

3. När du är klar klickar du på knappen Publicera, Skicka för godkännande eller Spara som privat utkast.

Dokumentet sparas och stängs.

Ersätter ett dokument

Ibland kan du behöva byta ut ett dokument, lås, lager och pipa. Detta är inte något du gör ofta, men ibland har du en fil på din lokala hårddisk som du behöver ladda upp istället för ett dokument som redan finns i biblioteket. Det behöver inte sägas att det befintliga dokumentet ersätts – permanent – ​​så fortsätt med försiktighet. Du kan inte ersätta ett dokument som har sparats som ett väntande utkast.

Använd dessa steg för att ersätta ett befintligt dokument i ett dokumentbibliotek med ett från din dator:

1. Leta upp och öppna dokumentet som du vill ersätta.

2. Klicka på knappen Ersätt.

Formuläret Ersätt dokument visas.

3. Klicka på knappen Bläddra och välj filen på din hårddisk som du vill ladda upp som ersättning.

4. Klicka på knappen Publicera, Skicka för godkännande eller Spara som privat utkast.

Det nya dokumentet visas i dokumentbiblioteket och det gamla försvinner.

Flytta eller kopiera ett dokument

Även om stegen för att kopiera och flytta ett dokument är nästan desamma, är resultaten naturligtvis olika. När du kopierar ett dokument får du två identiska versioner av dokumentet i två olika mappar. När du flyttar ett dokument tas dokumentet ut ur sin ursprungliga mapp och placeras i den mapp du anger.

Använd dessa steg för att kopiera eller flytta ett dokument i ett dokumentbibliotek:

1. Leta upp och öppna dokumentet.

2. Välj Fler åtgärder –> Kopiera eller Fler åtgärder –> Flytta.

Formen Kopiera till mapp (eller Flytta till mapp) visas.

3. Välj målmappen där du vill placera det kopierade eller flyttade dokumentet.

4. Klicka på OK.

Dokumentet kopieras eller flyttas till sin nya plats.