Lägger till nya kontakter! 2005

På den allra enklaste nivån, huvudsyftet med ACT! är att fungera som en plats för att lagra alla kontakter som du interagerar med dagligen. Du kan lägga till och redigera alla dina kontakter från kontaktinformationsfönstret eftersom det innehåller all information som hänför sig till en viss post och låter dig se alla dina kontaktfält.

Du har förmodligen massor av kontakter som du vill lägga in i din databas, så hoppa in direkt och följ dessa steg:

Om du inte redan är i kontaktinformationsfönstret, gå dit genom att klicka på kontaktikonen på ACT! Nav bar.

I fönstret Kontaktinformation väljer du ett av tre sätt att lägga till en ny kontakt i din databas:

• Välj Kontakt → Ny kontakt.

• Klicka på ikonen Ny kontakt i verktygsfältet.

• Tryck på knappen Insert på tangentbordet.

Initiering av något av de föregående kommandona resulterar i en tom kontaktpost. Du är nu redo att ange den nya kontaktens information.

Börja ange information genom att klicka i fältet Företag och skriva in kontaktens företagsnamn.

SPELA TEATER! skiljer inte mellan faktiska kontakter och tomma kontakter. Underlåtenhet att ange information eller upprepade tryck på knappen Insert resulterar i många tomma kontaktposter, som inte är till någon nytta och endast tjänar till att täppa till databasen. Så även om du är fri att lämna någon av ACT! fält tomma, du måste ange något, så börja med företagets namn.

Du kan alltid gå tillbaka till en post senare och lägga till, ändra eller ta bort all information i vilket fält som helst.

Klicka i nästa fält där du vill ange information och börja skriva.

Du kan också använda tabbtangenten för att gå vidare till nästa fält. Om du oavsiktligt trycker på tabbtangenten en gång för ofta kan du upptäcka att du avancerade ett fält för många och hamnade i fel fält. Men oroa dig inte: Tryck och håll ned Skift-tangenten och tryck sedan på Tabb för att flytta markören i motsatt riktning.

Fortsätt att fylla i fält.

SPELA TEATER! levereras med cirka 50 förprogrammerade fält som speglar behoven hos de flesta användare. Många av fälten är ganska självförklarande (och återspeglar den typ av information som du förmodligen förväntar dig att hitta i en adressbok): kontaktnamn, företagsnamn, telefon, stad, stat och postnummer. Dessa är bekvämt placerade i den övre halvan av kontaktinformationsfönstret. Några av fälten är lite mindre uppenbara:

• Adress: Om du antar att de tre fälten ACT! anger att adressen är avsedd att lagra tre alternativa adresser, du har fel! Det andra och tredje adressfältet är avsedda för riktigt långa adresser. Det här fältet är ett bra ställe att inkludera ett byggnadsnamn om det är en integrerad del av adressen.

• Etiketter i 5160-stil, som ofta används för massutskick, skriver vanligtvis ut fyra rader med information: företag, kontakt, gatuadress och stad/stat/postnummer (alla på den fjärde raden). Om du behöver använda det andra och tredje adressfältet behöver du större etiketter.

• ID/Status: ID/Status-fältet är i huvudsak kategorifältet och det registrerar alla dina kontakter i kategorier. Genom att använda ID/Status-fältet behöver du inte ställa in en mängd olika databaser manuellt: en för dina vänner, en för dina kunder, en för dina leverantörer och så vidare. ID/Status-fältet är förinställt med ett par dussin av de mest använda kategorierna, inklusive vänner, kunder, leverantörer och konkurrenter, vilket gör det enkelt att söka efter var och en av dessa kategorier.

• Hälsning: Detta fält hänvisar till namnet som kommer efter ordet Kära i ett brev, som används i dina brevmallar. Som standard använder ACT!, som är den vänliga typen, förnamnet. Ändra gärna hälsningen till en mer formell.

• Om du föredrar att använda den mer formella hälsningen som standardinställning, välj Verktyg → Inställningar och klicka på knappen Hälsningsinställningar som är bekvämt placerad på fliken Allmänt.

• Refererad av: Det här fältet är ett av de mest förbisedda i databasen. Information som skrivs in i detta fält används i rapporten Referenskälla; underlåtenhet att ange Refererad av information gör rapporten värdelös. Så vad är grejen? Anta att du betalar för annonsering i två tidningar — skulle det inte vara bra att veta vilken som lockade flest potentiella kunder? Om du går på mässor eller lägger mycket tid och ansträngning på din webbplats, skulle du inte vilja veta om dina ansträngningar har resulterat i några nya affärer? Och om en befintlig kund skickar dig massor av nya leads, skulle det inte vara trevligt att hedra honom med en fin skinka till jul snarare än den vanliga fruktkakan?

• Användare: Lägg märke till att flera användarfält finns i den nedre halvan av fönstret med kontaktinformation. Dessa fält innehåller information som är specifik för ditt företag.

• Lämna dessa specifika fält tomma tills du byter namn på dem. Om du inte gör det kan du få olika typer av data inmatade i ett fält.

  Du kan alltid gå tillbaka och lägga till, ändra eller ta bort fältdata när som helst!

Bli inte orolig när ACT! formaterar automatiskt en del av dina fältdata när du anger information.

Lägg till dina data så enhetligt som möjligt.

Om det behövs, lägg till flera poster i ett fält.

I allmänhet är det bästa praxis att begränsa dig till ett objekt per fält. Då och då upplever man dock en situation där en kontakt delas in i två kategorier. Till exempel kan JoAnne Chamar vara både en vän och en kund. I den här situationen kan du använda rullgardinsmenyn för att ange mer än ett objekt i ett fält.

För att välja flera kriterier som ska inkluderas i ett enda fält, följ dessa steg:

• a. Placera markören i fältet.

• b. Bocka av dina önskade val.

• c. Klicka på önskade poster i dialogrutan Redigera listvärden.

• d. Klicka var som helst utanför dialogrutan för att stänga den.

  De olika posterna visas i fältet, åtskilda av ett kommatecken.

När du fyller i informationen för varje ny kontakt, glöm inte att klicka på de olika flikarna längst ner i din layout.

Du hittar ytterligare fält som lurar på dessa flikar. Fliken Hemadress är platsen där du registrerar personlig information om en kontakt. Du kanske har några andra flikar som du också kan välja mellan.

Olika layouter visar olika flikar. Om du ändrar din nuvarande layout, tittar du förmodligen på en annan uppsättning flikar.

Om du glömmer att klicka på dessa flikar längst ned i kontaktinformationsfönstret, kanske du bara förbiser några av de fält som du behöver för att fylla i viktig information. Så se till att klicka på dessa flikar!

Spara den nya kontaktinformationen.

Teoretiskt sett behöver du inte spara ny kontaktinformation; den sparas om du gör något av följande:

• Utför vilken annan ACT som helst! kommando, som inkluderar allt från att lägga till en anteckning eller försäljningstillfälle till att schemalägga ett möte.

• Gå vidare till en annan post i databasen.

• Klicka på knappen Spara (representerad av den lilla diskettikonen i verktygsfältet).

• Tryck på Ctrl+S.