Kör en rapport i ACT! 2005

Följande steg gäller för alla ACT! rapporterar. Dialogrutan är densamma för alla rapporter. Beroende på vilken rapport du kör kan dock vissa av alternativen vara otillgängliga och därför visas nedtonade.

Att köra en ACT! rapportera, följ bara dessa steg:

1. Gör en uppslagning eller visa kontaktposten eller posterna som du vill inkludera i rapporten.

Alla vägar i ACT! leda — eller åtminstone gå förbi — uppslagningen. Innan du kör en rapport, bestäm vilken kontakts eller grupps data du vill inkludera i din rapport. Du kan till exempel köra en historiköversiktsrapport för en enskild kontakt eller en kontaktrapport för alla kontakter i en stat eller region. Du kan inkludera data från den aktuella kontakten eller gruppposten, den aktuella kontakten eller gruppsökningen eller från alla kontakter eller grupper.

2. Sortera kontakterna innan du kör rapporten om du vill att kontakterna i rapporten ska visas i en viss ordning.

Vill du att kontakterna ska visas alfabetiskt efter företagsnamn eller efternamn? Om du har många kontakter med efternamnet Smith, vill du då sortera dem efter företag eller stat? Du måste fatta dessa beslut innan du kör en ACT! Rapportera.

Sortera dina kontakter på ett av två sätt: Sortera efter upp till tre kriterier genom att välja Redigera –> Sortera, eller sortera din kontakt efter ett kriterium genom att klicka på lämplig kontaktrubrik i kontaktlistan.

3. Välj menyn Rapporter och välj sedan namnet på rapporten som du vill köra. (För att köra en rapport som inte visas i menyn, välj Rapporter –> Andra kontaktrapporter och välj lämplig rapport.)

Dialogrutan Definiera filter öppnas. Fliken Allmänt är identisk för alla ACT! rapporter som du skapar.

4. I listrutan Skicka rapportens utdata till väljer du en utdata för rapporten:

• Förhandsgranska: Välj alternativet Förhandsgranska om du alls är tveksam till dina rapporteringsmöjligheter. En förhandsgranskning av rapporten visas på skärmen. Efter att ha förhandsgranskat rapporten, skriv ut den eller kör den igen om den inte ser exakt ut som du tänkt dig att den ska se ut.

• Rich-Text-fil: Sparar rapporten som en RTF-fil, som du kan öppna i Word.

• HTML-fil: Sparar rapporten som en HTML-fil. Välj det här alternativet om du vill använda rapporten på din webbplats.

• PDF-fil: Sparar rapporten som en PDF-fil som kan läsas i Adobe Reader.

• Textfil: Sparar rapporten som en TXT-fil, som du kan läsa med en mängd olika program, inklusive Excel.

• Skrivare: Om du är helt säker på att din rapport kommer att skrivas ut korrekt första gången, gör det! Detta alternativ skickar rapporten direkt till din standardskrivare.

• E-post: Skickar den sparade rapporten som en bilaga till ett e-postmeddelande. Bilagan har tillägget .rpt och kan endast läsas av mottagare som har ACT! installerade på sina datorer.

5. I området Skapa rapport för anger du vilka kontakter som ska inkluderas i rapporten.

Valen är självförklarande. Du kommer antingen att köra rapporten för den aktuella kontakten, den aktuella sökningen eller alla kontakter.

Om du sorterade kontakterna, välj alternativknappen Current Lookup, även om du vill inkludera alla kontakter i databasen. Om du inte väljer det här alternativet visas inte kontakterna i rapporten i den sorteringsordning som du angav.

6. Markera kryssrutan Exclude 'My Record' för att exkludera information från din My Record i rapporten.

Det här alternativet är inte tillgängligt för alla rapporter.

7. I området Använd data som hanteras av väljer du posthanteraren för de kontakter som du inkluderar i din rapport.

• Alla användare: Inkluderar kontaktposter som hanteras av alla användare av databasen.

• Valda användare: Inkluderar kontaktposter som hanteras av utvalda användare av databasen. Om du är den enda användaren av databasen visas bara ditt namn i listan.

8. Gör lämpliga val på flikarna Aktiviteter, Anteckning och/eller Historik.

• På fliken Aktiviteter väljer du typen av aktiviteter och motsvarande datumintervall för aktiviteterna som ska inkluderas i din rapport.

• På fliken Anteckning och historik väljer du typen av historik och motsvarande datumintervall som du inkluderar i din rapport.

• I området Använd data som hanteras av väljer du de användare vars information du vill inkludera i rapporten.

9. Klicka på fliken Möjligheter om du kör en försäljningsrapport.

• I området Försäljningsmöjligheter väljer du om du vill inkludera försäljningsmöjligheter, stängda/vunna försäljningar och/eller förlorade försäljningar i din rapport.

• I rullgardinsmenyn Inom datumintervall anger du datumintervallet för de försäljningsmöjligheter som ska inkluderas i rapporten.

• I området Använd data som hanteras av väljer du att inkludera information från alla användare eller valda användare av din databas.

10. Klicka på OK.

SPELA TEATER! kör rapporten. Om du inte är nöjd med resultaten, kör samma rapport en andra gång med hjälp av andra kriterier, eller försök köra en annan rapport.