Hur man planerar ett framtida Zoom-möte

Som tidigare president Dwight D. Eisenhower en gång skarpsinnigt konstaterade: "Planer är värdelösa, men planering är allt." I samband med Zoom är det meningsfullt att sammankalla ett spontant möte under vissa omständigheter, särskilt när textbaserad kommunikation helt enkelt inte fungerar. Men taget till det yttersta skulle varje given persons arbetsliv vara ohanterligt och till och med rent kaotiskt om hon inte åtminstone kunde försöka planera sina dagar.

För detta ändamål gör Zoom det enkelt att schemalägga framtida möten med andra och att spåra deltagarregistrering. Genom att schemalägga möten låser du upp ytterligare funktioner som kan göra dina möten mer värdefulla för alla berörda.

Hur man schemalägger ett Zoom-möte

För att schemalägga ett möte med en individ eller grupp personer i förväg, följ dessa steg:

Klicka på hemikonen högst upp på skrivbordsklienten.

Klicka på den blå schemaknappen. Zoom visar fönstret Schemalägg möte som visas.

Schemalägger ett framtida Zoom-möte.

Anpassa mötets inställningar. Du kan ändra den

• Ämne och beskrivning
• Datum
• Start- och sluttid
• Mötes-ID
• Ljud- och videoalternativ
• Integration med tredjeparts kalenderverktyg, som Microsoft Outlook och Google Calendar
• Avancerade alternativ, inklusive om du har tilldelat några alternativa värdar

  Att välja Generera automatiskt för mötes-ID innebär att Zoom producerar och distribuerar ett unikt engångsnummer. Med andra ord kommer du inte att använda din PMI för detta möte.

När du är klar klickar du på den blå schemaknappen. Du har nu schemalagt ditt möte. Zoom visar ett mötesbekräftelsemeddelande med all relevant information, till exempel den som visas här.

Visa ett schemalagt Zoom-möte.

Från mötesbekräftelsen kan du utföra följande åtgärder genom att klicka på de relaterade knapparna:

• Öppna: Öppnar kalendern i din dators standardkalenderprogram.
• Stäng: Stänger fönstret.
• Kopiera inbjudan: Skickar mötesinformationen till ditt urklipp. Härifrån kan du klistra in det i ett e-postmeddelande eller var du vill.

Se dina schemalagda möten genom att klicka på mötesikonen högst upp i Zoom-skrivbordsklienten.

Även om du bara kan vara värd för ett möte åt gången per enhet, kan du schemalägga så många du vill i förväg.

Zoom låter också användare schemalägga möten via webbportalen och genom olika webbläsartillägg.

Så här redigerar du ditt schemalagda möte

Säg att du har schemalagt ditt möte. Efter att ha funderat på det bestämmer du dig dock för att du vill göra några ändringar. Visst, du kan skräpa ditt möte och orsaka förödelse med andras kalendrar. Ett bättre sätt är dock att redigera ditt befintliga möte – något som Zoom låter dig enkelt göra genom att följa dessa steg:

I Zoom-webbportalen, under rubriken Personligt, klicka på Möten.

Klicka på namnet på mötet som du vill redigera. Zoom presenterar grundläggande information om ditt planerade möte.

Klicka på den vita knappen Redigera detta möte i det nedre högra hörnet på sidan.

Gör vilka ändringar du vill. Du kan ändra följande:

• Ämne
• Datum och start- och sluttid
• Mötes-ID
• Ljud- och videoalternativ
• Avancerade alternativ, inklusive om du har tilldelat några alternativa värdar

Klicka på den blå Spara-knappen.

Samla in deltagarinput genom omröstningar

Bruce har planerat ett kommande möte med medlemmar i sitt E Street Band. Under samtalet vill han be allas feedback. Visst, deltagare kommer att kunna både ringa in och skriva textbaserade kommentarer i chattfönstret. Denna typ av ostrukturerad data är ofta värdefull, men att sammanställa den är vanligtvis rörig och tidskrävande, särskilt med större grupper. Strukturerad data är mycket lättare att samla in och analysera. För detta ändamål är ett bättre sätt i många fall att genomföra en omröstning - en som omedelbart visar resultat.

Zoom reserverar omröstningar för kunder om premiumplaner.

Aktiverar polling på kontonivå

För att aktivera polling för alla medlemmar i en organisation måste en administratör eller ägare följa dessa steg:

I Zoom-webbportalen, under Admin-rubriken, klicka på Account Management.

Klicka på Kontoinställningar.

Under omröstningssektionen klickar du på växlingsknappen till höger på sidan. Det blir blått. Zoom visar ett nytt fönster som ber dig bekräfta ditt val.

Klicka på den blå Slå på-knappen. Zoom bekräftar att den har uppdaterat dina inställningar.

Du behöver bara aktivera omröstningar en gång på kontonivå.

Skapa en omröstning för ditt schemalagda möte

När du har aktiverat omröstningar kan du skapa en eller flera omröstningar för ett kommande möte:

I Zoom-webbportalen, under rubriken Personligt, klicka på Möten.

Till vänster på sidan, under Kommande möten, klicka på mötet som du vill schemalägga en omröstning för.

Scrolla ner längst ner på sidan och klicka på den vita Lägg till-knappen bredvid orden Du har inte skapat någon omröstning ännu.

I fönstret som visas anger du rubriken på din fråga.

(Valfritt) Markera kryssrutan Anonym om du vill dölja deltagarnas svar.

Skriv namnet på din fråga.

Ange om frågan är en eller flera val genom att markera den relaterade kryssrutan.

Ange möjliga svar i textrutorna.

(Valfritt) För att fortsätta lägga till frågor, klicka på + Lägg till en fråga och upprepa steg 4 till 8.

När du är klar med att ställa in din omröstning klickar du på den blå Spara-knappen.

Du kan nu se omröstningen, som den här bilden visar.

Sparad omröstning för framtida Zoom-möte.

Observera att Zoom kopplar omröstningar till specifika användares PMI:er, en mindre men viktig punkt. Säg att Hank behöver sätta upp ett möte med de andra DEA-agenterna på sitt kontor. Han väger sina två alternativ:

• Använda sitt PMI: Om han går den här vägen kan han komma åt alla omröstningar som han har skapat under sin PMI.
• Tillåta Zoom att automatiskt generera ett disponibelt mötes-ID-nummer: Om Hank väljer det här alternativet gäller hans omröstning endast det specifika mötet. Som ett resultat skulle han inte kunna återvinna dem eller överföra dem till ett annat möte.

Hur som helst, någon gång under mötet kan värdar starta sina omröstningar.

Gör vad du vill, men jag skulle inte låta överförbarheten av omröstningar styra ditt beslut att använda din PMI eller inte.

Hur man hanterar mötesregistrering

Även om det är frivilligt ger det ett antal uppenbara fördelar att kräva att deltagarna registrerar sig för framtida möten, inklusive att räkna antalet huvuden i förväg. Utöver det kan ett företag eller din chef begära närvaro vid vissa möten.

Kräver att andra registrerar sig för ditt möte

Brandt håller ett viktigt avdelningsövergripande möte och vill se till att alla medarbetare kommer. Som sådan kräver han registrering genom att följa dessa steg:

I Zoom-webbportalen, under rubriken Personligt, klicka på Möten.

Klicka på namnet på mötet vars registreringsinformation du vill se.

Klicka på den vita knappen Redigera detta möte.

Rulla ned till ordet Registrering och markera kryssrutan Obligatoriskt.

Klicka på den blå Spara-knappen. Zoom återgår till huvudmötessidan.

(Valfritt) Till höger om registreringslänken, kopiera den unika URL:en eller klicka på Kopiera inbjudan för att se mer detaljerad information om mötet.

Distribuera länken eller mötesinformationen till alla mötesdeltagare hur du än väljer.

Anmälan till ett framtida möte

Brandt leder en personal på tio. Han har krävt att de ska registrera sig för sitt månatliga möte. Vidare har han distribuerat länken till deltagarna, kanske till och med via Zoom Meetings & Chat. När andra klickar på den webbadressen kommer de att se ett formulär som liknar det som visas här:

Zoom mötesregistreringsformulär.

Visa registrantdata

Efter att deltagarna har fyllt i och skickat in ett mötesregistreringsformulär lagrar Zoom deras information. Du kan komma åt den genom att följa dessa steg:

I Zoom-webbportalen, under rubriken Personligt, klicka på Möten.

Klicka på namnet på mötet vars registreringsinformation du vill se.

Rulla ned till fliken Registrering och till höger om Hantera deltagare, klicka på Visa.

Zoom visar ett fönster som liknar det som visas.

Visa mötesregistranter.

Klicka på knappen Redigera för att anpassa dina registreringsalternativ ännu mer.