Hur man kommer igång med Zoom Meetings

Att utveckla en grundläggande förståelse för Zooms kärnfunktioner kommer att hjälpa dig att använda tjänsten på ett intelligent sätt. Dessutom minimerar det chansen att begå en faux pas eller, ännu värre, att utsätta dig själv och andra för säkerhets- eller integritetsproblem.

Zoom döper på lämpligt sätt sin flaggskeppstjänst till Meetings & Chat eftersom den utför båda funktionerna – och beundransvärt att starta upp.

Zooms mötesspecifika roller

Precis som i verkligheten gör olika människor olika saker i möten. Zoom erkänner denna verklighet genom att formalisera sina mötesroller.

Rollerna i följande avsnitt avser endast möten och chatt. Det vill säga att de skiljer sig från de rätta användarkontorollerna. Dessutom överlappar följande roller i viss mån sina motsvarigheter i Zoom Video Webinars.

Värd

Zoom som standard tilldelar personen som startar eller schemalägger mötet rollen som värd. Säg att Mary startar ett möte. Meetings & Chat tilldelar henne rollen som värd. Som sådan kan hon bland annat utföra följande uppgifter:

• Börja livestreama eller, om du vill, kicka igång mötet på allvar
• Avsluta mötet
• Dela hennes skärm med deltagarna
• Delegera en annan deltagare som medvärd
• Börja utbrytning
• Aktivera väntrum

Medvärd

Beroende på storleken på ditt möte kanske du vill utse en medvärd. För det mesta kan dessa personer utföra samma uppgifter som värdar kan med ett huvudsakligt undantag: de kan inte börja livestreama. De kan dock livestreama när värden har startat mötet.

Deltagare

Säg att du inte har schemalagt mötet; du bara dyker upp. I detta fall hänvisar Zoom till dig som ett möte deltagare . Deltagarna kan utföra uppgifter som t.ex

• Se listan över de andra deltagarna i mötet
• Dela sina skärmar med värdens tillåtelse
• Starta och stoppa sin egen video
• Stänga av och slå på ljudet själva

Hur du hittar din personliga Zoom-information

Säg att du har turen att sitta på ditt eget kontor på jobbet. Om så är fallet, har din organisation i praktiken reserverat utrymme åt dig – oavsett om du är på jobbet eller på semester. Om du till exempel reser till Belize låser du ditt kontor. Ingen annan går in i den utan ditt samtycke. (Glöm vaktmästarpersonalen ett ögonblick.)

Zoom omfattar samma allmänna koncept via vad det kallar ett personligt mötesrum (PMR). Se PMR som ditt alldeles egna, unika virtuella mötesutrymme. Om Kramer vill gå in i sin PMR och vara värd för ett möte, då behöver han en sorts nyckel. Zoom refererar till denna nyckel som en användares personliga mötes-ID (PMI).

Du skulle inte ge ditt hus eller kontorsnyckel till någon Tom, Dick eller Harry. På samma sätt bör du behandla din PMI med samma försiktighet. När dåliga skådespelare väl känner till din PMI kan saker gå sönder. Specifikt, om du håller ett möte kan andra gå med i din PMR som objudna gäster, med följande två undantag:

• Du låser mötet.
• Du aktiverar Zooms väntrumsfunktion för att släppa in deltagare individuellt.

För att se både din PMR och PMI, följ dessa steg:

I Zoom-webbportalen, under rubriken Personlig, klicka på Profil.

På höger sida av skärmen ser du PMI. Som standard döljer Zoom några av dess karaktärer.

Klicka på Visa. Zoom visar din PMI.

Zoom personligt mötes-ID.

(Valfritt) Om du alltid vill använda din PMI för omedelbara möten klickar du på Redigera och markerar sedan kryssrutan Använd personligt mötes-ID för omedelbara möten.

(Valfritt) Om du vill ändra ditt PMI klickar du på Redigera och anger ditt nya PMI. Zoom sätter vissa begränsningar kring PMI:er. Om Zoom inte gillar din nya PMI, visar den ett rött varningsmeddelande.

Klicka på den blå knappen Spara ändringar.

Att dela ut din PMR och/eller PMI maximerar chansen att andra kraschar dina möten – eller Zoombombing , som barnen säger.

Om du ofta är värd för offentliga möten bör du ändra din PMI varje månad eller så.

Hur du utökar dina Zoom-möten

Innan du är värd för ett enda möte kanske du vill överväga att aktivera tre användbara och underutnyttjade zoomalternativ:

• Väntrum
• Breakout rum
• Ljudtranskriptioner (om din organisations Zoom-plan tillåter)

Genom att använda dessa funktioner kan du få ut mer av dina möten.

Vänte- och grupprum motsvarar endast möten och chatt. De har inget med Zoom Rooms att göra.

Aktivera väntrum för alla Zoom-användare i din organisation

Tänk på när du senast besökte din läkare. Du prutade inte bara in. Du satt tålmodigt eller otåligt i väntrummet tills personen i receptionen ropade ditt namn.

Zoom låter mötesvärdar följa samma protokoll. Om du är kontoägare eller administratör kan du aktivera väntrum för alla användare som faller under din organisations Zoom-konto. Följ dessa anvisningar:

I Zoom-webbportalen, under Admin-rubriken, klicka på Account Management.

Klicka på Kontoinställningar.

Scrolla ner till sektionen för väntrum och skjut växlingsknappen åt höger så att den blir blå. Zoom ber dig bekräfta ditt beslut.

Klicka på den blå Slå på-knappen. Zoom bekräftar att den har uppdaterat dina inställningar.

Att följa dessa steg innebär naturligtvis bara att medlemmar kan välja att använda väntrum. Det vill säga, administratörer kan inte tvinga människor att använda dem.

Aktivera grupprum under dina möten

John Keating undervisar i poesi vid Welton Academy i Middletown, Delaware. (Ja, jag går till alla Dead Poets Society här.) Han vill att hans klass på 30 elever samtidigt ska diskutera Lord Byrons "She Walks In Beauty" i små grupper. Tyvärr måste han leda sin klass via Meetings & Chat. Att skapa fem eller sex distinkta Zoom-möten är inte genomförbart.

Vad ska man göra?

Gå in i grupprum, en av de mest användbara funktionerna i Meetings & Chat. Värdar kan dela upp deltagare i valfritt antal mindre konfigurationer under sina möten. Värden kan sedan komma in i varje grupp och, i det här fallet, samla klassen igen – allt utan att lämna Zoom-mötet eller behöva starta ett nytt. Om du tror att den funktionen skulle vara till nytta i många miljöer bortom klassrummen, lita på dina instinkter. Ännu bättre, Zoom aktiverar den här funktionen på alla planer, inklusive den grundläggande.

För att aktivera grupprum för alla medlemmar i en organisation måste en administratör eller ägare följa dessa steg:

I Zoom-webbportalen, under Admin-rubriken, klicka på Account Management.

Klicka på Kontoinställningar.

Under avsnittet Breakout room, skjut växlingsknappen åt höger så att den blir blå. Zoom ber dig bekräfta ditt val.

Klicka på den blå Slå på-knappen. Zoom bekräftar att den har uppdaterat dina inställningar.

Observera att du bara behöver aktivera grupprum en gång. Dessutom kan du använda dem när du vill.

För närvarande låter Zoom värdar skapa upp till 50 separata breakout-sessioner per möte.

Aktiverar mötesljudtranskriptioner

Zoom låter kunder på sina affärs-, utbildnings- och företagsplaner skapa ljudtranskriptioner av sina möten. Ännu bättre, Zoom visar dessa transkriptioner när olika deltagare talar. Se det som att se en film med undertexter.

För att aktivera den här inställningen för alla medlemmar i en organisation måste en Zoom-administratör eller ägare följa dessa steg:

I Zoom-webbportalen, under Admin-rubriken, klicka på Account Management.

Klicka på Kontoinställningar.

Klicka på fliken Inspelning högst upp på sidan.

Under Avancerade molninspelningsinställningar markerar du kryssrutan Ljudavskrift.

Klicka på den blå Spara-knappen.