Hur man delar innehåll med Zoom-mötesdeltagare

Skärmdelnings- och anteckningsverktyg har funnits i decennier. Faktum är att om Zoom hade misslyckats med att inkludera dessa värdefulla funktioner, skulle många människor med rätta anse dem som enastående utelämnanden, inklusive din.

Möten och chatt är mer än en uppgift. Du kan dela din skärm med andra och till och med låta dem styra din dators mus och tangentbord. Dessutom kan du tillåta andra att markera din skärm – och vice versa.

Dela din skärm med andra

Som mötesvärd kan du enkelt dela din skärm med deltagare genom att följa dessa steg:

Under mötet drar du musen till botten av skärmen. Zoom visar mötesmenyn.

Klicka på ikonen Skärmdelning. Zoom visar alla din dators för närvarande öppna program, som du kan se här.

Välja en skärm att dela med mötesdeltagare.

Om du använder flera bildskärmar och program, förvänta dig ett brett utbud av val.

Klicka på den specifika skärm, skrivbord eller applikation som du vill dela med mötesdeltagare. Du kan också välja Zooms whiteboard eller din surfplatta eller smartphone om du har anslutit dem till din dator via kablar.

(Valfritt) Om du vill dela din dators ljud och/eller optimera din skärmdelningssession för att spela upp videor, markera sedan motsvarande kryssrutor i det nedre vänstra hörnet av skärmen.

Klicka på fliken Avancerat högst upp på skärmen för att göra följande:

• Dela en del av din skärm
• Dela endast musik eller datorljud
• Innehåll från en andra extern kamera

Klicka på den blå Dela-knappen i det nedre högra hörnet.

Zoom lägger till både ett grönt meddelande om att du delar skärm och en röd Stop Share-indikator längst ner på mötesmenyn, som visas.

Zoommeny som indikerar aktiv skärmdelning.

Zoom placerar också ett grönt hölje runt den specifika skärmen som du delar som en subtil påminnelse.

Bara för att en annan mötesdeltagare kan styra din skärm betyder det inte att du är utlämnad till hans nåd. Det vill säga, du kan fortfarande flytta musen, skriva ditt tangentbord och utföra andra vanliga datorfunktioner.

Förstå exakt vad du delar

Zooms robusta skärmdelningsalternativ kan förvirra nybörjare och till och med erfarna användare. För att eliminera denna förvirring, se den första figuren i den här artikeln. Varför visade Zoom alla dessa skärmar?

För att svara på den här frågan måste jag ge lite bakgrundsinformation om hur jag arbetar. Min nuvarande datorinställning inkluderar en MacBook Pro och en extern ASUS-skärm. När jag delade min skärm körde jag nio olika program på min dator. Sammantaget förstår du nu varför Zoom erbjöd mig så många olika delningsalternativ. (När det kommer till skärmdelning diskriminerar Meetings & Chat inte.) För enkelhetens skull lyfter jag bara fram fyra av dem:

• Desktop 1: Om jag väljer det här alternativet (A) delar jag alla program som körs på min MacBook Pro-skärm. Säg att jag tryckte på Kommando+Tabb på min Mac för att växla till ett annat program. (PC-användare använder Alt+Tab för att göra samma sak.) Eftersom jag tidigare valde Desktop 1, skulle alla deltagare fortsätta att se allt på min Macs skärm. Observera att Zoom placerar en stor vit "1" på den vänstra sidan av skärmen för att påminna mig om att jag skulle dela detta skrivbord.
• Desktop 2: Om jag väljer det här alternativet (B) delar jag alla program som jag har fäst till min externa bildskärm. När jag trycker på växla till ett annat program fortsätter deltagarna att se allt som jag visar den skärmen. Observera att Zoom placerar en stor vit 2:a på vänster sida av min externa bildskärm för att påminna mig om att jag skulle dela detta skrivbord.
• Zooms whiteboard: Att välja detta alternativ (C) betyder att jag delar min Zoom whiteboard endast med mötesdeltagare
• Microsoft Word: Att välja det här alternativet betyder att jag delar Microsoft Word (D) endast under mitt möte. Som ett resultat, när jag byter till en webbläsare eller Spotify, pausar Zoom automatiskt skärmdelningen för alla mötesdeltagare eftersom jag effektivt har flyttat Word till bakgrunden. Det vill säga, det är inte längre det aktiva programmet på min dator.

Det finns inget absolut med Zooms skärmdelningsalternativ. Dina specifika val kommer att bero på din hårdvara och de applikationer du kör. Ett enkelt exempel kommer att illustrera min poäng.

Samir jobbar på Initech och använder en Microsoft Surface och kopplar ingen extern bildskärm till den. Han nudlar för närvarande med både ett Microsoft Word-dokument och ett Excel-kalkylblad. Den här bilden visar en grov mockup av Samirs skärm.

Mockup av ett program som körs på en anställds stationära dator.

Det är dags för Samirs veckomöte med sin chef Bill. Samir delar bara Microsoft Word med honom. I det här fallet är termen skärmdelning lite av en felaktig benämning. Med andra ord, Samir delar inte hela sin dators skärm. Snarare delar han bara ett specifikt program: Word.

Om Samir ville dela Excel med Bill, då måste han avsluta sin nya skärmdelningssession och starta en ny. Naturligtvis, om Samir delade hela sitt skrivbord, så kunde han ha delat båda programmen samtidigt med Bill från början.

Att dela ett skrivbord med mötesdeltagare kan vara väldigt annorlunda än att dela ett specifikt program.

När du delar ditt skrivbord kan du som standard inte dela själva Zoom-applikationen. Du kan ändra den här inställningen genom att följa dessa steg:

Starta Zoom-skrivbordsklienten.

Klicka på ikonen Inställningar i det övre högra hörnet. Zoom visar dina inställningar.

Klicka på Dela skärm till vänster.

Markera kryssrutan Visa zoomfönster under skärmdelning.

Utför olika uppgifter samtidigt som du delar din skärm

Naturligtvis kanske du vill göra mer än att bara dela din skärm. Zoom låter dig utföra följande relaterade funktioner under en befintlig skärmdelningssession:

• Pausa din skärmdelningssession
• Sluta dela din skärm helt och hållet
• Dela en annan av dina skärmar med användare

För att utföra dessa alternativ, följ vilken av följande anvisningar du vill:

• Om du tillfälligt vill sluta dela din skärm klickar du på knappen Pausa Dela. Zoom visar ett meddelande som lyder "Din skärmdelning är pausad."
• Om du vill dela en annan skärm med mötesdeltagare, klicka på knappen Ny dela.
• När du vill sluta dela din skärm klickar du på den röda knappen Stoppa dela under mötesmenyn i mitten.

De som inte är försiktiga när de delar sina skärmar riskerar att skämma ut sig själva och till och med förlora sina jobb

Låt mötesdeltagare styra din skärm

Peter arbetar inom IT, och han hjälper Bob att diagnostisera ett problem på den senares datorer. Av många anledningar kanske Peter vill fjärrstyra Bobs skärm:

• Det är bara ett mer effektivt sätt att arbeta.
• Peter vill inte fortsätta skälla order på Bob. (Detta skäl är min personliga favorit för att ge andra möjligheten att kontrollera min skärm.)
• Bob bryr sig inte om att veta de exakta stegen som krävs för att lösa det. Han vill bara att Peter ska ta hand om det åt honom.

Säg att du vill att en mötesdeltagare ska styra din dator. Följ dessa steg för att låta alla aktuella mötesdeltagare köra (som barnen säger):

Under ditt livemöte, dra musen eller markören till botten av Zoom. Zoom visar mötesmenyn.

Klicka på ikonen Share Screen.

När du har delat din skärm klickar du på fjärrkontrollikonen.

(Valfritt) Välj alternativet Acceptera alla förfrågningar automatiskt.

För att låta en specifik individ styra din dator, följ samma steg men välj istället Ge mus-/tangentbordskontroll till: och klicka på namnet på den deltagare som du vill ge kontroll över din dator.

Informera andra i mötet att de kan kontrollera din skärm om de begär åtkomst.

Säg att du inte vill acceptera alla förfrågningar automatiskt. När du ser en deltagares begäran om att ta över kontrollen, klicka på den blå knappen Godkänn för att ge henne kontroll över din skärm.

Begär kontroll av en värds skärm

Följande steg gäller mötesdeltagare som vill begära kontroll över värdens skärm:

Flytta din dators markör till toppen av Zoom-skrivbordsklientfönstret. När du gör det, visar Zoom upp menyn för visningsalternativ.

Klicka på menyn Visa alternativ och välj Begär fjärrkontroll från menyn som visas. Zoom indikerar att du begär kontroll över värdens skärm.

Klicka på den blå knappen Begäran.

Zoom visar din begäran om att ta kontrollen på värdens skärm.

Vid det här laget måste värden godkänna din begäran.

Återta kontrollen över din dator

Om du är värd och vill återuppta kontrollen över din dator, följ dessa steg:

Återgå till Zoom-mötet. Med andra ord, styr musen och tabb över från vilket annat program eller skärm du delade.

Håll muspekaren över mötesmenyn

Klicka på den röda knappen Stoppa dela.

Så här kommenterar du din skärm

Zoom låter mötesdeltagare göra mycket mer än att bara dela sina skärmar med varandra. Med några få klick kan du kommentera andras skärmar. Genom att göra det kan du ge specifik feedback, komma med insiktsfulla förslag eller lokalisera ett problem på ett sätt som bara ord ofta misslyckas med.

Använda en dedikerad whiteboardtavla

Oddsen är att du har sett en fysisk whiteboard någon gång på jobbet. Med hjälp av markörer kan människor i rummet skissa hur många diagram som helst på torrraderingstavlor. De kan dokumentera affärsprocesser, designa om organisationsdiagram, mock up logotyper, skriva kod eller nästan vad som helst annat.

Varför skulle Zoom vara annorlunda?

När du har gjort det visar Zoom sin whiteboardtavla i följande bild.

Zoom whiteboard med anteckningsmeny.

Följande tabell visar whiteboardtavlans menyalternativ och beskriver vad de gör.

Zoomanteckningsalternativ

Säg att du tappar koll på Zooms meny för anteckningsverktyg. Klicka bara på knappen Annotera i mötesmenyn. Zoom för återigen sina anteckningsverktyg till fronten.

Zooms anteckningsverktyg är endast tillgängliga under skärmdelningssessioner.

När du har startat den gemensamma whiteboardtavlan kanske andra vill lägga till sina egna anteckningar till den. Om du är deltagare och vill lägga till anteckningar på en gemensam whiteboard följer du dessa steg:

Från skrivbordsklienten flyttar du din dators markör till toppen av fönstret för Zoom-skrivbordsklienten.

Välj Annotera på menyn Visa alternativ som visas.

Du kan nu lägga till vilka anteckningar du vill på whiteboardtavlan.

Observera att alla i mötet kan kommentera samtidigt.

Att kommentera en skärm

Zoom tvingar inte mötesvärdar och deltagare att använda en dedikerad whiteboard för att göra kommentarer. Alla i mötet kan markera en vanlig skärm och programmet som körs på den. Möjligheterna här är obegränsade, men här är ett vanligt exempel.

Geno håller på att utveckla en ny version av en webbplats åt sin klient Jerry. Geno bjuder in Jerry till ett Zoom-videomöte och följer dessa anvisningar:

Dela din skärm med andra.

Klicka på knappen Annotera i mötesmenyn.

Härifrån kan du hitta designelement och förändringar på ett mycket mer specifikt sätt än bara ord skulle tillåta. För att återgå till föregående exempel kan Jerry nu visa Geno exakt vart han vill flytta en bild eller logotypen i rubriken.

Åberopar andra mötesalternativ

Värdar kan åberopa några andra alternativ för att styra sina möten.

Följ dessa steg för att anropa dessa alternativ:

Starta Zoom-skrivbordsklienten.

Starta ett möte och aktivera din video.

Klicka på ikonen Deltagare på den svarta mötesmenyn längst ned på skärmen. Zoom visar en ny skärm på höger sida.

Klicka på knappen Mer i det nedre högra hörnet.

Zoom presenterar de självförklarande valen i följande tabell.

Ytterligare mötesalternativ för värdar