Dela anteckningar med G Suites Keep-appen

Du kan använda Keep-appen, ett av G Suites uppsättning samarbetsverktyg, för att skapa enkla textdokument för saker som att göra-listor och mötesanteckningar. En ordbehandlingsapp som Docs är användbar för att skapa komplexa och långa dokument. Det här kraftfulla verktyget känns dock som överdrivet när allt du vill göra är att skriva ner några anteckningar. För dessa enklare textuppgifter är Keep-appen som följer med G Suite perfekt eftersom den erbjuder ett enkelt gränssnitt som håller ihop alla dina anteckningar.

Startsidan för Keep

Är du redo att se vad Keep kan göra? Så ska det låta. Tillsammans med en valfri knytnävepump, använd någon av dessa tekniker för att landa säkert på Keep-hemsidan:

• Gå till Keep-appen .
• Om du är i en G Suite-app som har Google Apps-ikonen (som Formulär eller Grupper), klickar du på Google Apps och sedan på Keep.

Startsidan för Keep som du ser när du först anländer ser ut som sidan som visas. (Tänk dock på att bilden visar Keep-startsidan som den visas i Google Chromes webbläsare. Andra webbläsare kanske inte erbjuder alla funktioner du ser här.)

Startsidan för Keep.

Låt oss ta en snabb tur runt skärmen så att du vet vad som är vad här (se figuren som pekar ut funktionerna i listan som följer):

• Huvudmeny: Klicka på den här ikonen för att växla Keeps huvudmeny mellan endast ikoner och ikoner med titlar.
• Sök: Sök Behåll efter den anteckning du vill ha.
• Uppdatera: Be Keep för att söka efter nya eller ändrade anteckningar.
• List-/rutnätsvy: Växla anteckningsvisningen mellan en lista och ett rutnät.
• Inställningar: Visa en meny med Behåll inställningar.
• Google-appar: Visa ikoner för alla Google-appar.
• Google-konto: Få åtkomst till ditt Google-konto.

Skapa en ny anteckning

Som visas innehåller Keep-hemsidan en ruta med texten Ta en anteckning som är väldigt frestande. När du inte orkar längre följer du dessa steg för att skapa en anteckning:

Klicka i textrutan Ta en anteckning. Keep öppnar den nya anteckningen för redigering, som visas här.

En tom lapp, längtan efter att bli fylld.

Använd textrutan Titel för att ange en titel för din anteckning.

Använd textrutan Ta en anteckning för att ange din anteckningstext. Om allt du vill göra är att skapa en grundläggande anteckning är du i stort sett klar, så hoppa gärna ner till steg 10.

Om du vill bli påmind om din anteckning, klicka på Påminn mig och välj sedan den tid du vill bli påmind.

För att ställa in bakgrundsfärgen för anteckningen, klicka på ikonen Ändra färg och välj sedan den färg du föredrar från paletten som visas.

För att infoga en bild i anteckningen, klicka på Lägg till bild, välj bildfilen i dialogrutan Öppna som visas och klicka sedan på Öppna.

För att lägga till en etikett till din anteckning, klicka på ikonen Mer, välj Lägg till etikett på menyn som visas, skriv in ditt etikettnamn och tryck sedan på Retur.

För att lägga till en ritning i din anteckning, klicka på ikonen Mer, välj Lägg till ritning från menyn som visas, skapa din ritning i fönstret som visas och klicka sedan på Tillbaka (vänsterpilen).

För att lägga till kryssrutor i anteckningen, klicka på ikonen Mer och välj Visa kryssrutor från menyn som visas.

När du är klar klickar du på Stäng. Keep sparar din anteckning.

Om en anteckning innehåller information som du vill hänvisa till ofta, eller om du vet att du behöver lägga till information till en anteckning ofta, kan du hålla anteckningen till hands genom att klicka på ikonen Pin Note. Keep skapar en ny fäst sektion högst upp i fönstret och lägger till anteckningen i den sektionen.

Om du vill skapa en anteckning som innehåller andra element än vanlig text, ger Keep dig tre lite snabbare metoder för att få anteckningen från marken:

• För att starta en ny anteckning som har en lista med kryssrutor, klicka på ikonen Ny lista.
• För att starta en ny anteckning som har en ritning, klicka på ikonen Ny anteckning med ritning.
• För att starta en ny anteckning som har en bild, klicka på ikonen Ny anteckning med bild.

Hur man lägger till anteckningssamarbetare

Anteckningar är så enkla saker att tanken på att samarbeta på en anteckning kan verka udda. Men överväg dessa idéer:

• Om du inte har någon som helst konstnärlig skicklighet, men en kollega har det, vore det vettigt att be den kollegan att lägga till en teckning till en anteckning.
• Om en kollega har en bild som du behöver för en anteckning är det enklaste sättet att använda den bilden att lägga till den kollegan som en medarbetare.
• Om du och några medlemmar i ditt team brainstormar ett ämne kan ni alla spela in era idéer i en delad anteckning.

Jag är säker på att du kan tänka dig 1 001 användningsområden för att dela anteckningar, så här är hur du faktiskt gör det:

Välj den anteckning du vill dela.

Klicka på ikonen Samarbetspartner. Behåll öppnar dialogrutan Samarbetare.

Ange namnet eller e-postadressen till en person i din organisation som du vill samarbeta med i anteckningen.

Klicka på ikonen Lägg till medarbetare (bocken).

Upprepa steg 3 och 4 tills du har angett alla medarbetare som du vill ska arbeta med din anteckning.

Klicka på Spara. Keep delar anteckningen med de personer du angett. För personer i din organisation eller personer med ett Google-konto visas anteckningen automatiskt i personens Keep-fönster.

Om någon delar en anteckning med dig men du inte vill bidra till anteckningen kan du ta dig själv från listan över medarbetare. Välj anteckningen, klicka på ikonen Mer, välj Ta bort mig själv från menyn som visas och klicka sedan på Ta bort när Keep ber dig bekräfta.