9 bra zoomtips

Den här listan ger några snabba råd om hur du kommer igång med Zoom , maximerar dess fördelar och minimerar de problem du upplever med den. Nej, de följande sidorna representerar inte en heltäckande lista över vad man ska göra och inte göra, men jag har sammanfattat mina förslag till en lista över snacks.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Prova innan du köper

Nästan alla populära mjukvaruleverantörer har anammat freemium-affärsmodellen i en eller annan utsträckning. Zoom är inget undantag från denna regel. Som sådan kan vem som helst börja använda Meetings & Chat och många av dess funktioner inom några minuter och utan kostnad. Anställda kan låsa upp ytterligare godsaker när deras arbetsgivare uppgraderar sina planer med användbara tillägg.

Tänk på Grohl Records, ett fiktivt företag som är nytt för Meetings & Chat. Jag kan se Grohls motivering till att sparka däcken, särskilt i liten skala. Till exempel köper Grohl några licenser för anställda på sin försäljningsavdelning. Men av vilken anledning som helst, kämpar säljarna och kunderna med Meetings & Chat. (Kom ihåg att ingen teknik har en 100-procentig framgångsfrekvens.) Efter några månader kan Grohl sedan söka efter ett annat videokonferensverktyg med minimal kostnad och avbrott.

Överväg att uppgradera ditt företags befintliga zoomplan

För att vara säker, erbjuder Zooms Basic Meetings & Chat-plan robusta funktioner och generösa gränser för samtalslängd, antalet mötesdeltagare och mer. Många privatpersoner och företag tycker att denna plan är tillräcklig för deras relativt begränsade behov. Jag klandrar dem inte om de väljer att dra nytta av företagets kostnadsfria mötes- och chatterbjudande, särskilt i svåra ekonomiska tider.

Av två anledningar kommer det en punkt för de flesta företag när det bara är vettigt att uppgradera. Zooms extrafunktioner mer än motiverar ofta deras nominella kostnader. Företag på grundplanen kan inte använda roller, användargrupper och snabbmeddelandegrupper. De saknar också förmågan att spela in möten till molnet, ta emot mötestransskriptioner och skärpa säkerheten. Även om många Zoom-användare av trädgårdsvarianter kanske inte helt förstår betydelsen av dessa funktioner, så gör IT-folk som är värda sitt salt det verkligen.

Om det argumentet inte fångar dig, så kanske det här kommer att göra det. Genom att uppgradera slutar du att vara Zoom-användare och blir Zoom-kund. Lita på mig: Skillnaden är mer än en fråga om semantik.

Som jämförelse, om du ser dig själv som en Facebook-kund, så har du tyvärr fel – om du inte betalar det sociala nätverket för att annonsera på det. Google Hangouts, Facebooks nya Messenger-rum och andra gratis videokonferensalternativ kan verka sexiga. Kom bara ihåg att om du inte betalar något för ett företags produkt, så är dess produkt du. Du är bara ett medel till ett mål.

Ta säkerheten på allvar

Jag ska vara den första att erkänna att många av Zooms säkerhets- och integritetsrelaterade funktioner ger friktion. Det vill säga att de tillsammans gör det svårare att logga in, kommunicera och samarbeta. Till exempel tar det tid att aktivera 2FA, liksom att hitta och ange en sexsiffrig verifieringskod när du loggar in på Zoom-webbportalen. Ditto för att möjliggöra mötesväntrum och kräva möteslösenord.

Zoom tvingar inte sina användare och kunder att aktivera många av dessa funktioner, inklusive de tre föregående. Beroende på din roll i organisationen kan någon ovanför dig redan ha ställt in dessa alternativ globalt, vilket i slutändan har bestämt dig för att aktivera dem.

Brasssticks: Du och dina kollegor skulle göra klokt i att vara försiktiga. Din affärs- och personliga kommunikation är alldeles för viktig för att göra något annat. Tyvärr har alldeles för många människor historiskt sett agerat som om hackare aldrig skulle bry sig om dem, bara för att hitta deras känsliga meddelanden och bilder på 4chan eller Dark Web.

Oj då.

För att parafrasera Cher, "Om de kunde vrida tillbaka tiden..."

Håll zoomen uppdaterad

I mitten av 1990-talet släppte mjukvaruleverantörer vanligtvis nya versioner och uppgraderingar en gång varje år eller så via snigelpost inte mindre. Installationen innebar att du satte in disketter eller cd-skivor i din dator. Den manuella processen kan ta en timme eller mer.

Idag är det en helt annan historia. Programvaruleverantörer släpper rutinmässigt nya versioner, uppgraderingar och patchar med blixtens hastighet. (Denna trend har gjort det svårt att skriva For LuckyTemplates- böcker, men det är en konversation för en annan dag.)

Sammanfattning: Det åligger Zoom-användare och kunder att hålla sig à jour med programuppdateringar. Ignorera de röda märkena på dina enheter på egen risk.

Skapa ett personligt zoomkonto

Chuck är delägare på HHM, en prestigefylld advokatbyrå baserad i Albuquerque, New Mexico. HHM har köpt en Zoom-licens och Chuck använder Zoom ofta för att hålla videokonferenser med kunder när han måste arbeta hemifrån.

Kan Chuck använda HHMs Zoom-konto för avgjort icke-HHM-ärenden, som när han håller videochatt med sin exfru Rebecca och sin bror Jimmy? Visst, och han kanske till och med kommer undan med det. Ändå skulle det vara lämpligt för honom att skapa ett separat Zoom-konto för hans personliga bruk.

Zoomadministratörer och -ägare kan enkelt köra en mängd olika medlemsanvändningsrapporter. Historiskt sett har många företag sagt upp anställda för att använda företagets egendom och tjänster för sina egna personliga syften. Jag är ingen arbetsrättsadvokat, men det är osannolikt att du hittar en sympatisk domare om du använder Zooms tjänster på det här sättet.

Mät två gånger och klipp en gång

Säg att du är på väg att nudla med Zoom-funktionalitet som du inte är bekant med. Kanske är det ett stort gruppmöte eller ditt första Zoom-webinarium. I båda fallen är en provkörning i ditt bästa intresse.

Exempel: I april 2020 höll jag ett webbseminarium för min alma mater Carnegie Mellon University om distansarbete. Det gick smidigt av flera anledningar.

Först, efter att jag gick med på att göra webinariet, kontaktade jag webbinariet Melissa Turk. Under loppet av några veckor utbytte vi två grundläggande information via Slack och Google Docs. (Hon delar min motvilja mot oupphörliga e-posttrådar.)

Andra och mest relevanta här, några dagar före showtime, höll vi ett provwebbseminarium i 30 minuter i Zoom. (Turks kunskap om Zoom-webinarier är omfattande.) Vi utarbetade logistiken för ljud, video och skärmdelning i förväg, inte inför hundratals deltagare.

Utveckla en beredskapsplan för viktiga möten

Bättre att ha och inte behöva än att behöva och inte ha.

— FRANZ KAFKA

Säg att du kommer att använda Zoom för att intervjua för ditt drömjobb. Kanske pitchar du en prospekt på ditt eget företags produkter och tjänster. Av goda skäl förutser du inga tekniska problem. När allt kommer omkring, enligt din erfarenhet, har Meetings & Chat varit anmärkningsvärt pålitligt för ett så populärt verktyg.

Skulle du dock satsa ditt liv på att ditt samtal kommer att ske utan incidenter?

Mer specifikt, vad händer om du tappar ström? Vad händer om Zoom inte är tillgängligt eller om samtalslatensen är förvånansvärt hög? Vad sägs om om en nyckelsamtalsdeltagare inte kan lista ut Zoom eller om hennes dator kraschar? Vad gör du? Tänk snabbt. Klockan tickar.

Efter hundratals Zoom-samtal har jag ännu inte upplevt något av dessa katastrofala scenarier. Om de någonsin inträffar kommer mitt blodtryck inte att fördubblas eftersom jag redan är beväpnad med en lämplig backup. Långt innan jag började använda Meetings & Chat på allvar, förlitade jag mig på Free Conference Call, en (uppenbarligen) gratistjänst som låter sina användare hålla individuella gruppljudsamtal, spela in dem och spara och distribuera dem efter behag. (Förresten, det finns många liknande verktyg.)

Gör inga misstag: Min standardinställning för närvarande är att hålla alla mina ljud- och videosamtal via möten och chatt, och inte bara för att jag forskar om Zoom. Det är dock rent dumt att inte ha ett backup-kommunikationsverktyg till hands om det går sönder. Jag har alltid mina referenser för tjänsten Gratis konferenssamtal till hands för säkerhets skull.

Räkna med visst motstånd mot att zooma hos mogna företag

Om jag har lärt mig en sak under mina år kring företagsteknologi så är det att människor vanligtvis hatar förändring.

Säg att du arbetar på ett stort, framgångsrikt och konservativt läkemedelsföretag. Kalla det Hogarth Drugs. Dess 40 000 anställda har använt Webex som sitt primära videokonferensverktyg i ett decennium eller mer. Att omedelbart tvinga dem alla att använda Zoom eftersom Hogarth köpte en Enterprise-licens kommer sannolikt att stöka till en del fjädrar. Oddsen är att Roger, Syd, åtminstone några andra slingor kommer att hitta en mindre skillnad mellan Webex och Zoom och göra väsen av det. Organisationspolitik när den är som bäst.

Borde Hogarth vänta med Zoom eftersom några pipiga hjul har gjort lite ljud? Naturligtvis inte, men dess ledning bör förvänta sig åtminstone lite missnöje hos de anställda.

Undvik zoomtrötthet

Zoom har förenklat och förbättrat processen för att hålla videokonferenser. Tillsammans med dess innovativa teknik, robusta funktioner och överlägsen samtalskvalitet, kan du bli frestad att använda video för varje möte och konversation med dina kunder, kollegor, vänner och familjemedlemmar.

Gör det inte.

Dr. Jeremy Bailenson är en bästsäljande författare, expert på virtuell verklighet, grundare av Stanford Universitys Virtual Human Interaction Lab och en överlag smart kille. Hans omfattande forskning tyder på att försummelse med videokonferenser resulterar i vad han kallar nonverbal överbelastning . (Läs hans insiktsfulla Wall Street Journal-utgåva .)

Ibland kan din hjärna få ett välbehövligt andrum om du kopplar ur din webbkamera.