10 tips för att arbeta hemifrån med G Suite-appar

I den här artikeln tar jag dig igenom tio G Suite- tips och -tekniker som kan hjälpa dig att arbeta hemifrån effektivt hemifrån.

När jag skrev detta våren och sommaren 2020, stannade hela världen nästan för att stoppa - eller åtminstone bromsa - spridningen av det nya coronaviruset som uppstod i slutet av 2019. Bokstavligen över en natt, de av vi som var vana vid att tillbringa våra arbetsdagar på livliga kontor belägna i avlägsna skyskrapor tvingades nu stanna hemma, i karantän från våra kollegor och chefer.

Att vara hemma innebär att titta på Netflix hela dagen, eller hur? Stor chans! Nej, vårt arbete ropade fortfarande på att bli klart, och de kollegorna och cheferna ropade fortfarande på vår uppmärksamhet. Samma chefer som tog bort alla uppmaningar om att tillåta anställda att arbeta hemifrån i Before Time insisterade på att nu var alla anställda hemifrån.

Ah, men att jobba hemifrån är inte så lätt som det låter. Distraktioner finns i överflöd, arbetet är inte längre bokat av pendlingar till och från kontoret, och det är bara svårare att få saker gjorda när de människor du litar på eller samarbetar med är nedklädda i sina egna hem. Lyckligtvis har G Suite din rygg här.

Ställ in dina arbetstider

Ett av de största problemen med att arbeta hemifrån är att arbetsdelen av din dag inte har en bestämd början och slut. Åtminstone när du jobbar på kontoret fungerar morgonpendlingen som en övergång till din arbetsdag, och hempendlingen är en signal till ditt sinne och din kropp om att arbetsdelen av dagen är klar. (Ja, jag vet att våra moderna arbetsdagar verkligen är 24/7, men humor mig här.) Hemma, där din "pendling" i bästa fall är en promenad i en korridor eller uppför en trappa, gör du inte få samma känsla av separation mellan ditt arbetsliv och resten av ditt liv.

Ännu värre, dina kollegor och chefer har också samma brist på arbetslivsgränser, så det slutar med att de skickar förfrågningar till dig om möten och chattar som händer i stort sett när som helst på dygnet. Det är galenskap!

Du kan slå tillbaka och injicera lite förstånd i ditt arbete hemifrån genom att ställa in dina arbetstider , som är de dagar i veckan du arbetar och tiderna på de dagar som du har avsatt för arbete. Alla som inte har något personligt liv som försöker bjuda in dig till ett möte någon galen tid på morgonen eller kvällen får besked om att händelsen inträffar utanför din arbetstid, som visas.

Kalender låter folk veta när de försöker bjuda in dig till en händelse som inträffar utanför din arbetstid.

Du ställer in dina arbetstider med appen Kalender:

Navigera till calendar.google.com .

Välj Inställningar → Inställningar från menyraden.

På den nya sidan som visas väljer du Arbetstid från navigeringsmenyn till vänster.

Markera kryssrutan Aktivera arbetstimmar.

Avmarkera ikonen för varje dag i veckan som du inte arbetar.

Använd kontrollerna för den första dagen på din arbetsvecka, ställ in start- och sluttider för din arbetsdag.

Välj Kopiera tid till alla för att använda samma timmar på alla dina andra arbetsdagar. Om du arbetar olika timmar varje dag, hoppa över steg 7 och ställ in start- och sluttider för varje arbetsdag.

Definiera din arbetsdag genom att ange dina arbetstider.

För att medlemmar i ditt team ska få ett meddelande när de försöker locka dig till ett evenemang som ligger utanför din arbetstid måste du dela din kalender med teamet.

Visa din tillgänglighet

Att sätta din normala arbetstid, som jag beskriver i föregående avsnitt, är en bra början för att sätta gränser mellan ditt arbetsliv och ditt hemliv. Men ibland måste du gå ut från hemmakontoret i några timmar eller till och med några dagar. I sådana fall måste du meddela andra att du inte är tillgänglig. G Suite erbjuder två metoder som du kan använda:

• Konfigurera ett semestersvar i Gmail.
• Skapa ett "Out of Office-händelse" i Kalender.

Den senare av dessa är en speciell typ av händelse som blockerar en viss del av tiden på en eller flera dagar. När någon försöker bjuda in dig till ett möte eller en annan händelse under dessa timmar, avvisar Kalender automatiskt inbjudan.

För att schemalägga en Out of Office-händelse erbjuder Kalender ett par sätt att komma igång:

• För en endags frånvarohändelse, navigera till datumet, växla till dagsvyn och klicka sedan inom tidszonsområdet. Alternativt kan du byta till månadsvyn, navigera till händelsens månad och klicka sedan på datumet för händelsen.
• För en flerdagars frånvarohändelse, navigera till datumen, växla till veckovyn och klicka och dra sedan över tidszonsområdet för varje dag av händelsen. Alternativt kan du byta till månadsvyn och sedan klicka-och-dra över varje dag av händelsen.

Kalender skapar en ny händelse och du följer dessa steg för att slutföra frånvarohändelsen:

Välj fliken Frånvaro. Kalendern växlar till det gränssnitt som visas.

Använd fliken Frånvaro för att ställa in en frånvarohändelse i Kalender.

Om start- och/eller sluttiderna för frånvaro är felaktiga, klicka på varje gång och redigera sedan den till rätt tid eller välj den tid du vill ha från listan.

Om du inte vill att Kalender ska avböja inbjudningar åt dig, avmarkera kryssrutan Avvisa nya och befintliga möten automatiskt.

Om du hånade steg 3 (bra för dig!), använd textrutan Meddelande för att ange meddelandet som Kalender skickar tillbaka till mötesarrangörerna.

Välj Spara. Om du lämnade kryssrutan Avvisa nya och befintliga möten automatiskt markerad, ber Kalender dig att bekräfta att du vill att appen ska avvisa möten å dina vägnar.

Välj Spara & avvisa. Kalender lägger till frånvarohändelsen i händelseområdet.

Säg till chatten att slappna av en stund

En av de unika utmaningarna med att arbeta hemifrån är att man ofta måste utföra andra uppgifter runt huset på arbetstid: Töm diskmaskinen, fyll på diskmaskinen, lägg i en last tvätt, vaxa hunden och så vidare.

Om dina arbetskamrater är ett pratsamma gäng, vill du förmodligen inte att en näve full av chattaviseringar ska komma rullande in medan du tar hand om gården. Följ dessa steg för att tysta chattaviseringar ett tag:

Huvud på över till chat.google.com till öppen Chat.

Välj menyn Aviseringar, som visas till höger om chattlogotypen. Chat visar listan med tysta aviseringar, som visas.

Använd listan Stäng av aviseringar för att ange hur länge du vill aktivera Stör ej.

Välj hur lång tid du vill ha en lycksalig tystnad. Chatt aktiverar Stör ej under den tid du valt och ändrar din status från Aktiv till Stör ej (månlogotypen), som visas.

När du har stängt av aviseringar ändrar Chat din status till Stör ej.

Fortsätt kommunikationen ansikte mot ansikte

När du är hemma och alla du har att göra med varje dag är "där ute" någonstans, kan det vara lätt att falla i fällan att svara på förfrågningar, frågor och diskussioner med hjälp av textbaserade kommunikationskanaler som e-post, meddelanden, och chatta. Dessa metoder är bekväma och snabba, men de kommer med en betydande nackdel: när du är utom synhåll, är du ur sinnet. Det vill säga att kommunicera med kollegor endast via det skrivna ordet kan snabbt urholka dina relationer och kan få all din kommunikation att kännas allt mer opersonlig och formell.

Hur förhindrar du att dina arbetsrelationer går söderut på det här sättet? Enkelt: Anslut via video så ofta du kan (eller så ofta du är bekväm). Det finns ingen ersättning för samtal ansikte mot ansikte som ett sätt att hålla sig uppdaterad, hålla relationer vänliga och hjärtliga och svara empatiskt (eftersom du kan läsa ansiktsuttryck och höra tonfall).

Lyckligtvis gör G Suite en videosammankomst till en enkel sak, tack vare Google Meets enkla videomötesinställningar.

Vet vilka kommunikationsverktyg som ska användas

G Suite ger dig många sätt att nå ut till dina kollegor, men alla kommunikationsverktyg är inte rätt för varje uppgift. När allt kommer omkring skulle du inte använda en hammare för att skala en apelsin. (Åtminstone tror jag att du inte skulle göra det.)

Här är de viktigaste G Suite-kommunikationsapparna, tillsammans med några förslag på när det är lämpligt att använda var och en:

• Chatt: Användbar för korta konversationer, tidskänsliga uppdateringar, brådskande meddelanden och snabb feedback.
• Videosamtal: Användbart för samtal som består av känsliga ämnen, konstruktiv kritik eller andra frågor där ansiktsuttryck är viktigt.
• Grupper: Användbar för de flesta dagliga kommunikationer, fråge-och-svar-sessioner, statusuppdateringar och så vidare.
• Möt: Användbart för längre diskussioner, större grupper eller ad hoc-möten för att diskutera frågor som är för komplexa för inlägg i grupper.
• Gmail: Användbart för längre, mer genomtänkta och mindre tidskänsliga meddelanden och svar.

Lägg till tidszoner i din kalender

Om du har kollegor, kunder eller leverantörer som arbetar i en annan tidszon är det ofta viktigt att veta rätt tid i den zonen. Till exempel kommer du förmodligen inte ha så mycket tur att ringa någon på jobbet klockan 9 din tid om den personen bor i en tidszon som är tre timmar efter dig. På samma sätt, om du vet att en affärskollega lämnar jobbet klockan 17.00 och den personen arbetar i en tidszon som ligger sju timmar före dig, vet du att alla samtal du ringer till den personen måste ske före klockan 10.00 din tid.

Om du behöver vara säker på den aktuella tiden i en annan tidszon, kan du anpassa kalenderns visning så att den inte bara visar din aktuella tid utan även en eller flera världsklockor , som var och en visar aktuell tid i en annan tidszon. Följ dessa steg för att lägga till en eller flera världsklockor till Kalender:

Få din webbläsare att visa calendar.google.com .

Välj Inställningar → Inställningar.

I avsnittet Världsklocka markerar du kryssrutan Visa världsklocka.

Klicka på knappen Lägg till tidszon. Kalender lägger till en tidszonlista.

Använd tidszonlistan för att välja en tidszon som du vill visa i din världsklocka.

För att lägga till fler världsklockor, upprepa steg 4 och 5 efter behov. Kalender sparar dina inställningar automatiskt.

Följande bild visar Kalender med ett par världsklockor i farten.

Kalender, gungar ett par världsklockor.

Att veta den aktuella tiden någon annanstans är bra, men det är inte till stor hjälp när det gäller att arrangera evenemang och möten. Lyckligtvis kan Kalender hjälpa till genom att visa en andra tidszon i dagsvyn och veckovyn. Så här ställer du in det här:

Be din webbläsare att ta dig till calendar.google.com .

Välj Inställningar → Inställningar.

I avsnittet Tidszon markerar du kryssrutan Visa sekundär tidszon.

Använd textrutan Etikett till höger om listan Primär tidszon för att ange ett kort namn för din huvudsakliga tidszon. Medan du håller på, dubbelkolla att listan Primär tidszon är inställd på din tidszon.

Använd listan Sekundär tidszon för att välja den andra tidszonen du vill visa.

Använd textrutan Etikett till höger om listan Sekundär tidszon för att ange ett kort namn för den andra tidszonen.

Följande bild visar avsnittet Tidszon med en sekundär tidszon som är inställd och redo att gå.

Kalenderns tidszonsinställningar med en sekundär tidszon tillagd.

Följande bild visar hur de två tidszonerna visas i Kalender (i veckovyn, i det här fallet). Kalender sparar dina inställningar automatiskt.

Hur de två tidszonerna visas i veckovyn.

Konfigurera Kalender för snabba möten

Det största problemet med att arbeta hemifrån är inte bara att du har flera hattar att bära - förutom din arbetshatt kan du också ha en makahatt, en föräldrahatt, en kockhatt, en plocka-ut-sophatt och många fler — men du behöver också ofta byta från en hatt till en annan under hela dagen. Så är livet i storstaden, men du kan ge dig själv lite mer tid att byta hatt genom att konfigurera Kalender för att schemalägga lite kortare möten som standard. Genom att använda inställningarna för Speedy Meetings schemalägger Kalender automatiskt möten enligt följande:

• När du skapar ett 30-minutersmöte schemalägger Kalender mötet i bara 25 minuter. Om du till exempel skapar ett "30-minuters" möte som börjar kl. 15.00, schemalägger Kalender mötet att sluta kl. 15.25.
• När du skapar ett möte som är längre än 30 minuter, ställer Kalender in sluttiden för 10 minuter kortare än vad du valde. (Om du till exempel väljer ett 60-minutersmöte, schemalägger Kalender det i endast 50 minuter.)

Jag frågar dig: Vem gillar inte kortare möten? Om du älskar ljudet av allt detta, följ dessa steg för att konfigurera Kalender för att automatiskt schemalägga kortare möten:

Få din webbläsare att gå till calendar.google.com .

Välj Inställningar → Inställningar.

I avsnittet Händelseinställningar markerar du kryssrutan Speedy Meetings. Kalender sparar den nya inställningen automatiskt.

Läs e-post från ett annat konto

När du arbetar hemifrån kan du behöva övervaka e-postmeddelanden från ett eller flera konton förutom ditt Gmail-konto. Normalt innebär övervakning av ett annat e-postkonto att konfigurera en e-postklient eller komma åt en webbplats där det kontot är konfigurerat. Du kan dock undvika allt krångel genom att konfigurera Gmail för att söka efter meddelanden från det kontot. Om Gmail hittar några meddelanden på den andra servern importerar den dem till din Gmail-inkorg för lugn läsning.

För att ställa in Gmail för att kontrollera e-post från ett annat konto, här är en sammanfattning av informationen du bör ha till hands:

• Kontots e-postadress.
• Användarnamnet och lösenordet för e-postkontot. (Observera att användarnamnet i de flesta fall är kontots e-postadress.)
• Adressen som används av e-postleverantörens server för inkommande e-post. Denna adress tar ofta formen mail. provider .com eller pop. provider .com, där provider är namnet på e-postleverantören. Gmail kallar den här adressen för POP-servern, där POP är en förkortning för Post Office Protocol.

En e-postserver är en dator som din internetleverantör använder för att lagra och skicka dina e-postmeddelanden.

• Om din e-postleverantör kräver en säker anslutning för att söka efter och hämta e-post. Säkra anslutningar hanteras via ett protokoll som kallas Secure Sockets Layer (SSL).
• Om e-postleverantören kräver att du använder ett speciellt portnummer för inkommande post. Du kan tänka på en port som en kommunikationskanal, och Gmail och din leverantör måste vara inställda på samma kanal för att saker ska fungera. Om du inte har någon information om detta, använder din leverantör förmodligen standardportnumret: 110 om du inte använder SSL; 995 om du använder SSL.

Med all den informationen till hands, följ dessa steg för att lägga till det andra kontot i Gmail:

Gå vidare till mail.google.com .

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sina inställningar.

Välj fliken Konton.

I avsnittet Kontrollera e-post från andra konton väljer du Lägg till ett e-postkonto. Gmail öppnar fönstret Lägg till ett e-postkonto.

Ange kontoadressen i textrutan E-postadress och klicka sedan på Nästa. Gmail ber dig att ange inställningarna för kontot. Observera att Gmail gör några gissningar om informationen, varav de flesta bör vara korrekta eller nära den.

I textrutan Användarnamn anger du kontots användarnamn (vanligtvis e-postadressen).

I textrutan Lösenord anger du kontolösenordet.

I textrutan Pop Server anger du adressen till servern som din leverantör använder för inkommande e-post.

I portlistan väljer du portnumret som din leverantör använder för inkommande e-post. Återigen, detta är 110 om din leverantör inte kräver SSL (se steg 11 i den här listan); om din leverantör vill att du ska använda SSL, välj 995 i portlistan.

Om du vill att Gmail ska lämna en kopia av ett importerat meddelande på den ursprungliga servern, markerar du kryssrutan Lämna en kopia av hämtat meddelande på servern. Om du fortfarande vill komma åt kontots meddelanden med en annan e-postklient är det en bra idé att markera kryssrutan Lämna en kopia av hämtat meddelande på servern. Om du bara kommer åt meddelandena i Gmail, lämna kryssrutan avmarkerad så att efter att Gmail har hämtat dina meddelanden, raderas meddelandena från den ursprungliga servern.

Om din e-postleverantör kräver att inkommande e-postanslutningar är säkra, markerar du kryssrutan Använd alltid en säker anslutning (SSL) vid hämtning av e-post.

Det är en bra idé att märka kontots meddelanden på något sätt, så markera kryssrutan Label inkommande meddelanden. Som standard märker Gmail meddelandena med kontots e-postadress. Om du föredrar att använda en annan etikett, använd rullgardinsmenyn för att välja Ny etikett, skriv in etiketten i dialogrutan som visas och klicka sedan på OK.

Om du vill att Gmail ska kringgå inkorgen och skicka kontots inkommande meddelanden direkt till etiketten du angav i steg 12 (eller till etiketten All Mail, om du hoppade över steg 12), markera kryssrutan Arkivera inkommande meddelanden. Bilden visar en ifylld version av fönstret Lägg till ett e-postkonto.

För att importera inkommande meddelanden från ett annat konto, fyll i inställningarna i fönstret Lägg till ett e-postkonto.

Klicka på knappen Lägg till konto. Gmail lägger till kontot och frågar sedan om du också vill kunna skicka e-post från kontot. Tyvärr är den här funktionen inte tillgänglig via G Suite jobbkonton.

Klicka på alternativknappen Nej och klicka sedan på Nästa. Gmail kontrollerar nu regelbundet ditt konto efter meddelanden.

Hantera Microsoft Office-dokument

Eftersom du är en fullfjädrad G Suite-användare finns det en god chans att din organisation har beslutat att gå all in med Dokument, Kalkylark och Presentationer för produktivitetsappar. Det gör det enklare att byta filer med dina kollegor, men när du arbetar hemifrån kan du behöva ta itu med människor som inte har gått helt och hållet på Google och som fortfarande använder Microsofts Office-produktivitetsfränder: Word, Excel och PowerPoint. Som tur är förstår G Suite detta och arbetar gärna med Office-dokument. Här är de tre huvudteknikerna du behöver känna till:

• Öppna Office-dokument: G Suite ger dig några olika sätt att öppna Office-dokument i deras motsvarande Google-appar:
  • I en Google-app väljer du Arkiv → Öppna i menyraden, väljer Office-dokumentet och klickar sedan på Öppna. Detta öppnar en förhandsvisning av Office-dokumentet och du väljer sedan Öppna med Google App (där App är Dokument, Kalkylark eller Presentationer, beroende på filtyp).

I förhandsgranskningen av Office-dokumentet väljer du Öppna med Google App.

• • Om du får ett Office-dokument som en e-postbilaga väljer du bilagans ikon Redigera med Google App (där App är Dokument, Kalkylark eller Presentationer, beroende på filtyp).
• Om Office-dokumentet finns i Drive, välj dokumentet, klicka på ikonen Fler alternativ (de tre vertikala prickarna), välj Öppna med från menyn som visas och välj sedan Google-appen som fungerar med filtypen.

Oavsett vilken metod du använder visas Office-dokumentet i Google-appen. För att påminna dig om att detta är en Office-fil och inte en inbyggd Google-fil, ser du Office-dokumentets filtillägg bredvid dokumentnamnet. Till exempel visar den här bilden ett Word-dokument som är öppet i Dokument, så att du ser filtillägget .DOCX.

Google visar Office-filtillägget bredvid dokumentnamnet för att påminna dig om att du arbetar med ett Office-dokument.

• Konvertera ett Office-dokument till Google-format: Om du bara använder Google-appar men du har ett gäng Office-dokument liggande, bör du konvertera dessa filer till deras Google-ekvivalenta format för att göra det lättare att arbeta med filerna. För att konvertera ett Office-dokument, öppna det först i motsvarande Google-app: Dokument för ett Word-dokument; Ark för ett Excel-kalkylblad; eller Presentationer för en PowerPoint-presentation. Välj Arkiv–>Spara som Google- app (där App är Dokument, Kalkylark eller Presentationer, beroende på filtyp) från menyraden.
• Dela en Google-fil som en Office-fil: Om du har skapat en fil med en Google-app men du vill skicka den filen till en Office-användare via e-post har du inte tur, eller hur? Nej. Du kan faktiskt bifoga Google-filen som en Office-fil, vilket gör att din mottagare kan se och arbeta med filen – inga problem. Om du vill dela en fil på det här sättet öppnar du filen i dess ursprungliga Google-app och väljer sedan Arkiv–> E-post som bilaga från menyraden. I dialogrutan E-post som bilaga använder du listan Bifoga som för att välja Office-format (som Microsoft Excel för en kalkylarksfil). Fyll i fälten Till, Ämne och Meddelande på vanligt e-postsätt och klicka sedan på Skicka.

Konfigurera ditt videokonferensutrymme

Att genomföra videomöten på kontoret är tillräckligt enkelt eftersom du nästan alltid har rätt utrustning, rätt utrymme och rätt miljö. Att hålla videomöten hemma är däremot ganska knepigare. Jag avslutar det här kapitlet med några tips från svårvunna erfarenheter av hemmabaserade videomöten.

Först, här är några saker att tänka på, utrustningsmässigt:

• För att minimera störningarna för andra i ditt hushåll, överväg att bära hörlurar eller öronsnäckor. Detta förhindrar inte bara mötesljud från att läcka ut till andra rum i ditt hus utan har också de extra fördelarna att ge dig den bästa ljudupplevelsen och förhindra potentiella ekon.
• Du kommer nästan säkert att göra anteckningar under mötet, så för att undvika att utsätta dina möteskompisar för ljudet av att du skriver, se till att stänga av din mikrofon när du inte pratar.
• Vad är det? Skriver du ofta medan du pratar? Wow, bra på dig! I så fall bör du dock tänka på att använda en extern mikrofon istället för din dators inbyggda mikrofon, för att minimera skrivljuden.
• Okej, så nu när du är på marknaden för en extern mikrofon borde du skaffa en trådlös mikrofon eller headset, eller hur? Inte så fort. Trådlösa mikrofoner är bekväma och lättare att hantera i samtalets hetta, men ljudkvaliteten är ofta inte så bra. För bästa ljud, välj ett trådbundet headset eller mikrofon.
• Se till att Meet använder den mikrofon och kamera som du föredrar.

Få nu en mängd av dessa tips för att ställa in din hemmiljö:

• Rummet du använder ska ha bra belysning — helst naturligt ljus från ett närliggande fönster.
• Sitt inte med ljuset bakom dig, som gör ditt huvud och överkropp till en siluett. Försök att placera dig så att ljuset är framför dig.
• Lita inte på ditt kameraflöde för att bedöma din belysning och position. Övertala en kollega eller vän att köra ett testsamtal för att se hur saker och ting verkligen ser ut.
• Helst ska väggen eller utrymmet bakom dig vara tomt eller åtminstone icke-distraherande.
• Se till att alla delar av rummet människor kan se är snyggt och snyggt. Det här är trots allt ett affärssamtal .
• Helst bör utrymmet du använder ha lite eller inget omgivningsljud. Inte - jag upprepar - inte inte spela musik eller prata radio under mötet.
• Om du inte kan undvika buller, eller om buller alltid är en potentiell fara (föräldrar med barn under 10 år nickar medvetet), se till att stänga av din mikrofon när du inte pratar.

Slutligen, här är några idéer för att få fram den bästa videoprestandan:

• Anslut din dator till din Internetrouter direkt med en Ethernet-kabel, om möjligt.
• Om du behöver använda Wi-Fi, försök att sitta så nära den trådlösa åtkomstpunkten som möjligt.
• För bästa Wi-Fi-prestanda, använd ett 5 GHz-nätverk, om du har ett.
• Be artigt de andra medlemmarna i din familj att vänta med tunga internetaktiviteter (som strömmande video eller onlinespel) under mötets varaktighet. Var beredd att köpa alla pizza som kompensation.