10 sätt att förbättra integritet och säkerhet med G Suite

Ju mer du använder G Suite-apparna , desto mer information om dig lagras online. Du kan snabbt sluta med en stor del av dina professionella och personliga liv lagrade i molnet, så det lönar sig att vidta de åtgärder som krävs för att hålla denna data säker och kontrollera vem som kan se den och när.

I den här listan undersöker du tio sätt att förbättra säkerheten och sekretessen för ditt Google-konto och dina G Suite-appar. Japp, det tar lite tid att implementera dessa åtgärder, men tiden du spenderar kommer att visa sig vara en utmärkt investering.

Se till att ditt Wi-Fi-nätverk är ordentligt låst

Det första steget för att säkra G Suite har faktiskt inget direkt med G Suite att göra. Istället handlar det här steget om att säkra nätverket som du använder för att komma åt Internet (och därmed G Suite): ditt Wi-Fi-nätverk. Om du bara kommer åt dina G Suite-grejer via ett stort företagsnätverk, så kan du naturligtvis glatt hoppa över det här avsnittet, för IT-nördarna har det täckt. Men om du, som de flesta andra, gör en del (eller mycket) G Suite-arbete hemma, måste du vidta åtgärder för att slå ner dina Wi-Fi-luckor.

Ett säkert Wi-Fi-nätverk är nödvändigt på grund av en praxis som kallas wardriving , där en hackare från den mörka sidan av kraften kör genom olika stadsdelar med en bärbar dator eller annan enhet inställd för att leta efter tillgängliga trådlösa nätverk. Om den felande hittar ett osäkrat nätverk använder de det för gratis internetåtkomst (en sådan person kallas en piggybacker ) eller för att orsaka bus med delade nätverksresurser. Det kan innebära åtkomst till G Suite-appar som körs på en nätverksdator.

Problemet är att trådlösa nätverk i sig är sårbara eftersom den trådlösa anslutningen som gör att du kan komma åt dina G Suite-appar från köket eller vardagsrummet också kan göra det möjligt för en inkräktare utanför ditt hem att komma åt nätverket. Lyckligtvis kan du säkra ditt trådlösa nätverk mot dessa hot med några justeringar och tekniker, som beskrivs i följande lista.

Det mesta som följer här kräver åtkomst till din Wi-Fi-routers administrations- eller inställningssidor. Se din routers dokumentation för att lära dig hur du utför dessa uppgifter.

• Ändra routerns administratörslösenord. Den överlägset viktigaste konfigurationssysslan för en ny Wi-Fi-router är att ändra standardlösenordet (och användarnamn, om din router kräver ett). Observera att jag här pratar om det administrativa lösenordet, vilket är lösenordet du använder för att logga in på routerns inställningssidor. Detta lösenord har inget att göra med lösenordet du använder för att logga in på din Internetleverantör (ISP) eller till ditt trådlösa nätverk. Att ändra det administrativa standardlösenordet är avgörande eftersom det är ganska lätt för en illvillig hackare i närheten att komma åt din routers inloggningssida och eftersom alla nya routrar använder vanliga (och därför välkända) standardlösenord (som "lösenord") och användarnamn ( som "admin").
• Ändra lösenordet för Wi-Fi-nätverket. Se till att ditt Wi-Fi-nätverk är skyddat av ett robust lösenord som är svårt att gissa för att undvika obehörig åtkomst.
• Förstärk din Wi-Fi-routers kryptering. För att se till att ingen närliggande busmakare kan fånga upp dina nätverksdata (med hjälp av ett verktyg som kallas paketsniffer ), måste du kryptera ditt trådlösa nätverk. Vissa äldre routrar har antingen ingen kryptering påslagen eller använder en föråldrad ( läs: inte säker) kryptering som kallas Wired Equivalent Privacy (WEP). Den nuvarande guldstandarden för kryptering är Wi-Fi Protected Access II (WPA2), så se till att din router använder denna säkerhetstyp.
• Kontrollera ditt nätverksnamn för att identifiera information. Se till att namnet på ditt Wi-Fi-nätverk – känd som dess tjänstuppsättningsidentifierare (SSID) – inte innehåller någon text som identifierar dig (till exempel Joe Flahertys nätverk) eller din plats (123 Primrose Lane Wi-Fi).
• Uppdatera din routers firmware. Det interna programmet som kör Wi-Fi-routern kallas dess välrenommerade routertillverkare släpper regelbundna firmwareuppdateringar för att inte bara åtgärda problem och ge nya funktioner utan även täppa till säkerhetshål. Därför är det viktigt att alltid hålla din routers firmware uppdaterad.

Säkra ditt Google-konto med ett starkt lösenord

Din upplevelse av Gmail, Kalender, Drive och alla andra G Suite-appar är bara lika säker som ditt Google-konto. Därför är det viktigt att se till att ditt konto är låst. Lyckligtvis kräver det bara två saker: att ge ditt konto ett starkt lösenord (som jag beskriver i det här avsnittet) och att aktivera Googles funktion för tvåstegsverifiering (som jag diskuterar i nästa avsnitt).

Ditt Google-kontos första försvarslinje är ett starkt lösenord. När du har hittat ett skottsäkert lösenord, följ dessa steg för att ändra ditt befintliga Google-lösenord:

1. Öppna inställningarna för ditt Google-konto. Någon av dessa metoder kommer säkerligen att fungera för dig:
   • Logga in på valfri G Suite-app, klicka på knappen Google-konto i det övre högra hörnet och klicka sedan på Hantera ditt Google-konto.
   • Surfa direkt till myaccount.google.com och logga in på ditt konto.
2. Klicka på Säkerhet.
3. Klicka på Lösenord i avsnittet Logga in på Google. Google, alltid försiktigt, ber dig att logga in igen.
4. Ange ditt lösenord och klicka på Nästa. Google visar lösenordssidan, som visas.
5. Skriv ditt nya, starka lösenord i textrutan Nytt lösenord. Innan du fortsätter, se till att indikatorn för lösenordsstyrka visar starkt , som visas.

   
6. Ange samma lösenord igen i textrutan Bekräfta nytt lösenord.
7. Klicka på knappen Ändra lösenord. Google tillämpar det nya lösenordet på ditt konto.

Aktivera Googles tvåstegsverifiering

Ett lösenord tillverkat av stål är en nödvändig säkerhetsfunktion, men tyvärr är det inte en tillräcklig säkerhetsfunktion. Skadliga användare kan fortfarande maska ​​sig in på ditt konto med list eller brute force, så du behöver en andra försvarslinje. Den linjen är en funktion som Google kallar 2-stegsverifiering (vilket är ett mer begripligt namn än vad resten av Internet oftast använder för samma funktion: tvåfaktorsautentisering). De två-stegs del innebär att få åtkomst till ditt Google-konto kräver två separata åtgärder:

1. Logga in med dina Google-kontouppgifter.
2. Verifiera att du har behörighet att komma åt kontot genom att ange en verifieringskod som Google skickar till dig.

Du kan konfigurera tvåstegsverifiering för att ta emot koden via antingen ett textmeddelande eller ett automatiskt telefonsamtal.

Här är stegen att följa för att aktivera tvåstegsverifiering och berätta för Google hur du vill ta emot dina verifieringskoder:

1. Öppna inställningarna för ditt Google-konto. Endera av dessa metoder fungerar bra:
   • Logga in på valfri G Suite-app, klicka på knappen Google-konto i det övre högra hörnet och klicka sedan på Hantera ditt Google-konto.
   • Surfa direkt till Googles Mitt konto-sida och logga in på ditt konto.
2. Klicka på fliken Säkerhet.
3. Klicka på Tvåstegsverifiering i avsnittet Logga in på Google. Google visar en översikt över tvåstegsverifieringsprocessen.
4. 4. Klicka på knappen Kom igång. Google ber dig försiktigt att logga in igen.
5. Ange ditt lösenord och klicka på Nästa. Google visar sidan Let's Set Up Your Phone, som visas.

   
6. Skriv in ditt telefonnummer.
7. Klicka på alternativknappen Textmeddelande. Om du av någon anledning inte vill (eller inte kan) få din verifieringskod via sms, klicka på alternativknappen Telefonsamtal istället.
8. Klicka på Nästa. Google skickar dig en verifieringskod via sms (eller telefonsamtal, om du gick den vägen).
9. Använd textrutan Ange koden för att skriva koden du fick och klicka sedan på Nästa. Om koden du får ser ut som G-123456, skriv bara in siffrorna i textrutan.
   Google frågar om du vill aktivera tvåstegsverifiering.
10. Klicka på Slå på. Funktionen för tvåstegsverifiering är nu aktiv på ditt Google-konto.

Ställ in dina kontaktverifieringsmetoder

Det finns ett gammalt talesätt inom säkerhetsbranschen: "När alla är ute efter dig, är det bara bra att tänka på att vara paranoid." Okej, alla är inte ute efter att få tag på dig (såvida det inte är något du inte har berättat för mig), men det finns tillräckligt många förbrytare och elakingar där ute som är ute efter att få dig att "att vara paranoid" bara är en synonym för "att ha gemensamt känsla."

Så i den andan är din nästa skottsäkringssyssla för ditt Google-konto att ställa in några metoder för Google att kontakta dig antingen för att verifiera att det verkligen försöker logga in på ditt konto eller för att meddela dig när det tror att det har upptäckts. misstänkt aktivitet på ditt konto. (Ja, det här är den paranoida delen.)

Följ dessa steg för att konfigurera ditt konto med ett telefonnummer och en e-postadress som Google kan använda för att verifiera dig:

1. Öppna inställningarna för ditt Google-konto. Vilken av följande metoder du använder är upp till dig:
   • Logga in på valfri G Suite-app, klicka på knappen Google-konto i det övre högra hörnet och klicka sedan på Hantera ditt Google-konto.
   • Surfa direkt till Googles Mitt konto-sida och logga in på ditt konto.
2. Klicka på Säkerhet.
3. I avsnittet Sätt att vi kan verifiera att det är du klickar du på Återställningstelefon. Google ber dig outtröttligt att logga in igen.
4. Ange ditt lösenord och klicka på Nästa. Google visar sidan för återställningstelefon.
5. Klicka på knappen Lägg till återställningstelefon. Dialogrutan Lägg till telefonnummer visas.
6. Skriv ditt telefonnummer och klicka sedan på Nästa. Google meddelar dig att det kommer att skicka en verifieringskod till din telefon.
7. Klicka på knappen Hämta kod. Google skickar dig en verifieringskod via sms.
8. Använd textrutan Ange koden för att skriva koden du fick och klicka sedan på Nästa. Om koden du får ser ut som G-987654, skriv bara in siffrorna i textrutan.
9. Klicka på knappen Verifiera. Google lägger till återställningstelefonnumret till ditt konto.
10. Klicka på Tillbaka (vänsterpilen) för att återgå till säkerhetssidan.
11. I avsnittet Sätt att vi kan verifiera att det är du klickar du på Recovery Email. Google ber dig ännu en gång att logga in.
12. Ange ditt lösenord och klicka på Nästa. Google visar sidan för återställnings-e-post.
13. Klicka på Redigera (pennikonen).
14. Ange den e-postadress du vill använda för verifieringsändamål och klicka sedan på Klar. Se till att använda en annan adress än din G Suite-adress (som en personlig e-postadress).
    Google lägger till återställningsadressen till ditt konto.

Dölj bilder i Gmail-meddelanden

Du kan göra din G Suite-e-postadress mer privat och säker genom att förhindra externa bilder som har infogats i några av de e-postmeddelanden du får. En extern bild är en bildfil som finns på en internetserverdator istället för att vara inbäddad i e-postmeddelandet. En speciell kod i meddelandet talar om för servern att visa bilden när du öppnar meddelandet. Detta är vanligtvis godartat, men samma kod kan också varna avsändaren av meddelandet om att din e-postadress fungerar. Om avsändaren är en spammare resulterar detta vanligtvis i att du får ännu mer skräppost. Du kan förhindra detta genom att inaktivera externa bilder.

Här är stegen att följa för att konfigurera Gmail för att inte visa externa bilder i meddelanden du får:

1. Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar, där fliken Allmänt visas.
2. För inställningen Bilder, klicka på alternativknappen Fråga innan externa bilder visas, som visas. För att återgå till att alltid visa externa bilder, klicka på alternativknappen Visa alltid externa bilder istället.

   
3. Klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan Inställningar. Gmail ber dig att bekräfta.
4. Klicka på Fortsätt.

Nu, när du visar ett meddelande som innehåller externa bilder, ser du meddelandet som visas. Du har tre alternativ:

• Om meddelandet är tydligt (eller till och med möjligen) skräppost, lämna bilderna dolda och tacka dig själv för att du är proaktiv när det gäller din säkerhet.
• Om du är säker på att meddelandet är säkert klickar du på Visa bilder nedan för att visa bilderna.
• Om du känner avsändaren och litar på dem helt, klicka på länken Visa alltid bilder från adress , där Adress är adressen till den person eller enhet som skickade meddelandet. Detta talar om för Gmail att alltid visa bilder i meddelanden som skickas från den här adressen.

Blockera avsändare i Gmail

Om du har provat någon av G Suite-samarbetsfunktionerna som jag fortsätter om i del 3, hoppas jag att du har upptäckt att dina kamrater och kollegor är ett välkomnande och stödjande gäng. Du kanske redan har fått en hel del nya vänner. Men inom vilken grupp människor som helst, oavsett hur älskvärd och hjälpsam den gruppen kan vara överlag, finns det alltid en eller två dåliga frön. Det kan vara Boring Bill, som fortsätter och fortsätter med ingenting, eller Insufferable Sue, som skryter om även den minsta prestation. Eller så kan det vara något mer allvarligt, till exempel någon som skickar dig vagt (eller till och med öppet) läskiga eller hotfulla meddelanden.

Oavsett orsaken är livet för kort för att hantera sådana olägenheter, så du bör följa dessa steg i Gmail för att blockera den personen från att skicka fler meddelanden till dig:

1. Visa ett meddelande från den person du vill blockera i Gmail.
2. Klicka på Mer (de tre vertikala prickarna till höger om svarsikonen).
3. Klicka på Blockera "Namn", där Namn är namnet på den sociala paria du vill undvika. Gmail ber dig bekräfta blockeringen.
   g-suite-block-command
   Använd blockeringskommandot för att förhindra att missanpassning skickar meddelanden till dig.
4. Klicka på Blockera. Gmail lägger till personens adress i listan Blockerade avsändare. Framtida meddelanden från den personen skickas automatiskt till Gmails skräppostetikett.

Om du har ändrat hjärta (eller om personen lovar att laga sig) kan du avblockera personen genom att klicka på menyn Inställningar, välja kommandot Inställningar, välja fliken Filter och blockerade adresser och sedan klicka på länken Avblockera bredvid avsändare du vill lägga tillbaka i dina goda böcker. När Gmail frågar om du är säker på detta klickar du på Avblockera.

Välj vem som kan se din personliga information

Ditt Google-konto innehåller en hel del känslig information, inklusive personlig information som din födelsedag och kön. Normalt sett är det en integritetsmardröm att kombinera känslig data med Internet, men lyckligtvis kommer Google med en anständig uppsättning verktyg som gör att du kan välja vad du delar och med vem.

Av integritetsskäl delar Google in din värld i tre delningskategorier:

• Endast du: Uppgifterna kan endast ses av dig.
• Din organisation: Datan kan endast ses av dig och av varje person i din G Suite-organisation.
• Vem som helst: Uppgifterna kan ses av alla som bryr sig om att titta.

Google tillämpar standardinställningar för sekretess för data som din födelsedag (endast du), din profilbild (din organisation) och ditt namn (vem som helst). Använd följande steg för att anpassa dessa och andra sekretessinställningar.

1. Öppna inställningarna för ditt Google-konto. Välj ditt gift:
   • Logga in på valfri G Suite-app, klicka på knappen Google-konto i det övre högra hörnet och klicka sedan på Hantera ditt Google-konto.
   • Surfa direkt till Googles Mitt konto-sida och logga in på ditt konto.
2. Klicka på Personlig information.
3. I avsnittet Välj vad andra ser klickar du på Gå till Om mig. Google öppnar sidan Om mig.

   
4. Klicka på ett objekt i din personliga information.
5. Klicka på vem som kan se informationen: Endast du, din organisation eller vem som helst. Observera att dessa alternativ inte är tillgängliga för all din personliga information.
6. Klicka på Tillbaka (vänsterpilen).
7. Upprepa steg 4–6 för resten av din personliga information.

Hantera dina aktivitetskontroller

Google håller koll på olika aktiviteter medan du är online, inklusive var du är på webben, vilka G Suite-appar du använder, var du befinner dig i den verkliga världen medan du är online och vad du tittar på på YouTube. Google säger att detta är för "bättre anpassning över hela Google", vad det än betyder.

Om du inte är bekväm med att Google spårar några eller alla av dessa aktiviteter kan du använda ditt kontos aktivitetskontroller för att bestämma vad, om något, Google sparar om dig. Så här gör du:

1. Öppna inställningarna för ditt Google-konto. Välj det alternativ som verkar tilltalande för tillfället:
   • Logga in på valfri G Suite-app, klicka på knappen Google-konto i det övre högra hörnet och klicka sedan på Hantera ditt Google-konto.
   • Surfa direkt till Googles Mitt konto-sida och logga in på ditt konto.
2. Klicka på Data och anpassning. Avsnittet Aktivitetskontroller visar en sammanfattning av vad Google spårar om dig.

   
3. Om du inte vill att Google ska övervaka dina webb- och G Suite-appar, klicka på Webb- och appaktivitet och klicka sedan för att växla webb- och appaktivitetsknappen till Av. Google frågar om du är säker på detta.
4. Klicka på Pausa. Google frågar om du är riktigt, riktigt säker på detta.
5. Säg "Grrr" och klicka på Pausa.
6. Klicka på Tillbaka (vänsterpilen).
7. Upprepa steg 3–6 för aktiviteterna Platshistorik och YouTube-historik.

Hantera dina enheter

Även om ditt Google-konto är låst bakom ett starkt lösenord, kan en illvillig användare fortfarande få åtkomst till kontot. Det vanligaste sättet att någon kan få åtkomst är om du använder samma inloggningsuppgifter på en annan webbplats och den sajten hackas och dess användares inloggningsdata stjäls. Den informationen säljs sedan vanligtvis eller läggs ut online, och inom kort loggar någon främling in på ditt tidigare säkra Google-konto.

Om du vill kontrollera om dina inloggningsuppgifter för Google har äventyrats, gå till avsnittet Have I Been Pwned? webbplats och ange sedan din e-postadress för Google-inloggning. (Pwned - det uttalas "ägt" - är hacker-speak för att ha blivit besegrad eller kontrollerad av någon annan.)

Du vill verkligen inte att någon otillåten förvarsling ska komma åt ditt konto, så du bör göra tre saker:

• Använd ett unikt lösenord för ditt Google-konto.
• Aktivera 2-stegsverifiering, som jag beskrev tidigare i det här kapitlet.
• Kontrollera ditt konto med jämna mellanrum för att se om en enhet du inte känner igen har loggat in på kontot.

För det sista av dessa objekt, här är stegen att följa för att leta efter okända enheter som är inloggade på ditt Google-konto:

1. Öppna inställningarna för ditt Google-konto. Du kan göra det på båda sätt:
   • Logga in på valfri G Suite-app, klicka på knappen Google-konto i det övre högra hörnet och klicka sedan på Hantera ditt Google-konto.
     eller
   • Surfa direkt till Googles Mitt konto-sida och logga in på ditt konto.
2. Klicka på Säkerhet.
3. Klicka på Hantera enheter i avsnittet Dina enheter. Google erbjuder sidan där du är inloggad, ett exempel på det visas.

   
4. Om du inte känner igen en enhet klickar du på ikonen Mer (de tre vertikala prickarna) och klickar sedan på ikonen Känner du inte igen den här enheten? kommando. Google öppnar dialogrutan Let's Secure Your Account, som vettigt talar om för dig att ändra ditt lösenord.
5. Klicka på Ändra lösenord och följ sedan anvisningarna för att konfigurera ditt konto med ett nytt lösenord.

Hantera appar från tredje part

Det är ganska vanligt att ge appar och tjänster som inte kommer från Google åtkomst till G Suite-appar som Dokument, Kalkylark och Drive. Den åtkomsten är ofta bekväm, men om du slutar använda en viss tredjepartsapp, eller om du ändrar dig om att erbjuda den åtkomsten, bör du av säkerhetsskäl återkalla appens åtkomst till ditt Google-konto. Här är hur:

1. Öppna inställningarna för ditt Google-konto. Gå med en av dessa metoder:
   • Logga in på valfri G Suite-app, klicka på knappen Google-konto i det övre högra hörnet och klicka sedan på Hantera ditt Google-konto.
     eller
   • Surfa direkt till Googles Mitt konto-sida och logga in på ditt konto.
2. Klicka på fliken Säkerhet.
3. I avsnittet Tredjepartsappar med kontoåtkomst klickar du på Hantera tredjepartsåtkomst. Google erbjuder sidan Appar med åtkomst till ditt konto.
4. I avsnittet Tredjepartsappar med kontoåtkomst klickar du på appen som har åtkomsten som du vill återkalla. Google visar åtkomsten du har gett appen.

   
5. Klicka på Ta bort åtkomst. Google frågar om du är säker på detta.
6. Klicka på OK . Google återkallar appens åtkomst till ditt konto.