10 Användbara Gmail-inställningar

Gmail, en av G Suite- apparna, erbjuder ett relativt enkelt gränssnitt på ytan, men gräv lite djupare och du ser att appen har en djupare sida - sidan Inställningar och dess till synes oändliga utbud av alternativ, konfigurationer och anpassningar. Det finns mycket grejer där inne.

Japp, visst, många av inställningarna bör vara märkta Endast för nördar. Men det finns en veritabel skattkammare av inställningar tillgängliga som faktiskt är användbara i den verkliga världen och kan hjälpa dig att bli mer produktiv, effektivare, hälsosammare, rikare och klokare. (Tja, kanske inte de tre sista, men man vet aldrig!)

Ta en rundtur i tio utomordentligt användbara och praktiska Gmail-inställningar relaterade till de två huvudsakliga Gmail-uppgifterna: att skicka meddelanden och läsa meddelanden. Förbered dig på att bli förvånad!

5 fantastiska sändningsinställningar

Att skicka e-post verkar vara en så enkel sak: du klickar på Skriv, infogar en adress eller tre, frammanar en snabb ämnesrad, skriver själva meddelandet och klickar sedan på Skicka. Vad mer kan det finnas att säga om ett så enkelt förfarande?

Tja, en hel del, som det visar sig. Gmail kommer faktiskt med en hel del inställningar som kan göra det ännu mer användbart att skicka saker. Det här avsnittet tar dig igenom ett halvdussin (minus en) inställningar och funktioner som du vill lägga till i ditt sändningsverktyg.

Skickar ett meddelande som vanlig text

Du kan använda ett av två meddelandelägen när du skickar ett e-postmeddelande:

• Rik text: Detta läge gör att du kan klä upp din meddelandetext med typsnitt, färger och stilar som fetstil och kursiv stil. Detta är Gmails standardformat, och nästan alla meddelanden idag använder detta format.
• Oformaterad text: Det här läget erbjuder ingen formatering för din text: inga teckensnitt, inga typstorlekar, ingen kursiv stil.

Vad är fördelen med detta oformaterade textläge? Det är sällsynt nuförtiden, men det finns fortfarande några mycket gamla eller mycket enkla e-postprogram som kvävs när de står inför rik text. Om du skickar ett rich text-e-postmeddelande till någon och den personen klagar på att din text bara är ett tum av obegripliga symboler, måste du skicka meddelandet igen i vanlig textläge. Så här går det till:

Skapa, adressera och skriv din e-post.

Klicka på Fler alternativ. Fler alternativ är de tre vertikala prickarna nära det nedre högra hörnet av fönstret Nytt meddelande. (Det påpekas i figuren.)

Från menyn som visas klickar du för att välja Oformaterad text. Gmail lägger till en bock till vänster om kommandot, som visas. Gmail tar också bort all formatering från din meddelandetext.

När du väljer kommandot Vanligt textläge tar Gmail bort all din befintliga textformatering och slänger den. Du kanske tror att om du stänger av vanlig textläge skulle du återställa din tidigare formatering, men nej, det händer inte. Därför, om du har ett omständligt formaterat meddelande, tänk efter två gånger innan du aktiverar kommandot Oformaterad text.

Klicka på Skicka. Gmail skickar ditt vanliga textmeddelande.

För att skicka ditt meddelande utan textformatering, välj alternativet Vanligt textläge.

Ställer in standardsvarbeteendet

Som du lär dig lite senare i det här kapitlet, när du öppnar ett meddelande, erbjuder Gmail en Svara-knapp som du klickar på för att skicka ett svar till personen som skickade meddelandet. Om meddelandet skickades till två eller flera personer och du vill skicka ditt svar till alla, måste du klicka på knappen Mer och sedan klicka på Svara alla.

Många människor tycker att de använder Svara alla oftare än Svara, så att extra klickning på Mer-knappen blir lite jobbigt. Lyckligtvis kan du be Gmail att byta saker och göra Svara alla till standardknappen och göra Svara till den knapp du kommer åt genom att först klicka på Mer. Här är hur:

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar, där fliken Allmänt visas.

För inställningen för standardsvarbeteende, klicka på alternativknappen Svara alla, som visas. För att återgå till att ha Svara som standard, klicka på alternativknappen Svara istället.

Klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan Inställningar.

Klicka på alternativknappen Svara alla för att göra detta kommando till Gmails standardsvarbeteende.

Svarar och arkiverar i ett slag

Att arkivera ett meddelande – att flytta meddelandet till Gmails All Mail-mapp – är en affär i två steg:

Klicka på Svara för att skicka ett svar till avsändaren av meddelandet.

Klicka på Arkivera för att flytta det mottagna meddelandet till mappen All Mail.

Om du märker att du utför dessa två steg om och om igen kan du snabbt övertala Gmail att kombinera dem i ett enda steg:

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar, där fliken Allmänt visas.

För inställningen Skicka och arkivera, klicka på knappen Visa "Skicka och arkivera" i alternativknappen Svara. För att återgå till standardbeteendet, klicka på knappen Dölj "Skicka och arkivera" i alternativknappen Svara istället.

Klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan Inställningar.

När du nu klickar på Svara eller Svara alla, innehåller det resulterande meddelandefönstret, som visas, både en Skicka-knapp (den till höger) och en Skicka & Arkivera-knapp (den till vänster). Om du klickar på Skicka och arkivera skickar Gmail svaret och flyttar automatiskt det ursprungliga meddelandet till mappen All Mail. Söt ruta!

Klicka på knappen Skicka och arkivera för att automatiskt arkivera originalmeddelandet.

Ställa in standardtextstil

Tidigare i det här kapitlet pratar jag om hur du kan formatera din meddelandetext med ett annat teckensnitt, textstorlek, färg och andra attribut. Om du upptäcker att du ständigt gör samma textformateringsjusteringar kan du spara lite slitage på fingrarna genom att ställa in dessa justeringar i Gmails motsvarighet till sten. Gmail erbjuder en standardinställning för textstil som inkluderar teckensnitt, typstorlek och textfärg. Här är stegen att följa för att ändra den här inställningen till något som passar din typografiska stil:

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar, där fliken Allmänt visas.

För standardinställningen för textstil använder du kontrollerna för teckensnitt, storlek och textfärg för att formatera texten enligt önskemål. Under dessa kontroller visar texten Så här kommer din brödtext att se ut resultatet av ditt arbete.
Om du gör en röra av det kan du börja från början genom att klicka på ikonen Ta bort formatering (pekas ut i figuren).

Klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan Inställningar.

Använd kontrollerna för standardtextstil för att anpassa din e-posttext.

Förhindrar att Gmail skapar kontakter automatiskt

En av Gmails standardinställningar är att när du skickar ett nytt meddelande till – eller svarar på ett meddelande från – någon som inte finns i din Kontakter-app, lägger Gmail automatiskt till den personens e-postadress till avsnittet Andra kontakter i Kontakter-appen.

Varför skulle Gmail göra detta? För på det sättet, nästa gång du börjar ange den personens e-postadress i fältet Till, CC eller BCC, visar Gmail adressen så att du kan välja den istället för att skriva in allt. Detta kallas att fylla i adressen automatiskt .

Det är definitivt en lovvärd anledning, men det betyder att du kommer att sluta med massor av potentiellt värdelösa adresser i Kontakter-appen. Visst, dessa adresser är undangömt i avsnittet Andra kontakter, men om du verkligen inte vill att alla dessa adresser ska samlas kan du stänga av automatisk ifyllning av adresser genom att följa dessa steg:

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar, där fliken Allmänt visas.

Rulla ned till inställningen Skapa kontakter för automatisk komplettering och klicka sedan på alternativknappen Jag lägger till kontakter själv, som visas.

Klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan Inställningar.

Klicka på alternativknappen Jag lägger till kontakter själv.

5 fantastiska läsinställningar

Att läsa meddelanden i Gmail verkar vara ännu en uppgift som bara är den här sidan av trivial uppgift. När allt kommer omkring, för att läsa ett meddelande klickar du på det och läser sedan texten, antingen i meddelandefönstret eller i läsrutan. Klart och gjort, eller hur? Inte så fort. Gmail har massor av inställningar som du kan använda för att anpassa läsupplevelsen så att den passar din stil. Resten av det här kapitlet tar dig igenom fem av de mest användbara.

Stänger av konversationsvyn

Som standard organiserar Gmail meddelanden efter konversation , vilket hänvisar till ett originalmeddelande och alla dess svar, svar på svar och så vidare. Det är en förnuftig inställning eftersom det gör det enkelt att se trenden i konversationen och hitta ett specifikt svar. Konversationer håller också din inkorg snygg, eftersom hela konversationen ligger i ett enda "meddelande" i inkorgen.

Ändå gillar många inte att organisera meddelanden efter konversationer eftersom alla meddelanden är "dolda" i det ursprungliga meddelandet. Dessa människor föredrar att se alla sina meddelanden i det fria.

Om du hamnar i det här lägret kan du följa dessa steg för att stänga av Gmails standardvy för konversation:

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar, där fliken Allmänt visas.

Rulla ned till inställningen för konversationsvy och klicka sedan på alternativknappen för konversationsvy av, som visas.

Klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan Inställningar.

Klicka på alternativknappen Konversationsvy av.

Lägger till viktighetsmarkörer

Gmail övervakar hur du använder appen och de meddelanden du får som ett sätt att ta reda på vilka meddelanden som är viktiga och vilka som inte är det. Om Gmails analys säger att ett meddelande är viktigt, lägger Gmail automatiskt till etiketten Viktigt i meddelandet, vilket innebär att du kan se meddelandet utanför bruset i din inkorg genom att välja etiketten Viktigt på huvudmenyn.

Det är väldigt praktiskt, men det finns en fluga i den här soppan: Det enda sättet att veta om Gmail har förklarat ett meddelande som viktigt är att se innehållet i etiketten Viktigt. Det vill säga, Gmail ger ingen indikation i inkorgen om vilka meddelanden som är viktiga och vilka som inte är det.

Om det verkar helt enkelt fel för dig, så här åtgärdar du det:

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar, där fliken Allmänt visas.

Klicka på fliken Inkorg.

För inställningarna för betydelsemarkörer, klicka på alternativknappen Visa markörer, som visas.

Om du tycker att det är läskigt att Gmail analyserar dina meddelanden efter betydelse, hör jag dig. Lyckligtvis kan du stänga av detta snokningsbeteende. På fliken Inkorg klickar du på alternativknappen Använd inte mina tidigare åtgärder för att förutsäga vilket meddelande som är viktigt och klicka sedan på Spara ändringar.

Klicka på knappen Spara ändringar längst ner på sidan.

Klicka på alternativknappen Visa markörer.

Ställa in maximal sidstorlek

Gmails etiketter kan sluta med massor av meddelanden i dem. Gmail hanterar långa meddelandelistor genom att dela upp listan i separata sidor, med upp till 50 meddelanden (eller konversationer, om du fortfarande använder konversationsvyn) per sida. Beroende på hur du arbetar kommer 50 att verka som antingen ett löjligt stort tal eller ett löjligt litet tal.

Hur som helst är numret inte i sten och du kan följa dessa steg för att ställa in en annan maximal sidstorlek:

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar med fliken Allmänt visas.

För inställningen Maximal sidstorlek använder du rullgardinsmenyn Visa X konversationer per sida för att välja hur många meddelanden (eller konversationer) du vill ha per sida, som visas.

Klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan Inställningar.

Använd rullgardinsmenyn Visa X-konversationer per sida för att välja maximal sidstorlek.

Hantera aviseringar

Som standard visar Gmail inte ett meddelande på din dators skrivbord när ett nytt meddelande kommer in. Det är förmodligen lika bra eftersom många studier har visat att meddelandet om ett nyligen mottaget meddelande (och dess medföljande "ping") är en stor distraktion och därför en stor produktivitetsdödare.

Som sagt, du kanske vill riskera distraktionen ändå och ge Gmail tillåtelse att visa skrivbordsaviseringar. Det är också möjligt att konfigurera Gmail för att endast visa ett meddelande för meddelanden som är märkta som Viktigt, så se till att det är en kompromiss som är värd att övervägas.

Här är stegen att följa för att ge Gmail behörighet att visa skrivbordsaviseringar och konfigurera dessa meddelanden:

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar, där fliken Allmänt visas.

I inställningen Skrivbordsmeddelanden klickar du på Klicka här för att aktivera skrivbordsmeddelanden för företagspost (där Företag är namnet på ditt företag). Din webbläsare frågar om du vill tillåta mail.google.com att visa aviseringar, som visas.

Din webbläsare vill veta om du tillåter Gmail att visa aviseringar.

Klicka på Tillåt.

Välj det alternativ för skrivbordsaviseringar du föredrar:

• Nya e-postmeddelanden på: Klicka på den här alternativknappen för att se ett skrivbordsmeddelande för alla inkommande meddelanden.
• Viktiga e-postmeddelanden på: Klicka på den här alternativknappen (som visas) för att se en skrivbordsavisering endast för inkommande meddelanden som Gmail etiketterar som viktiga.

Klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan Inställningar.

Klicka på alternativknappen Viktiga e-postmeddelanden på för att se skrivbordsaviseringar endast för viktiga meddelanden.

Indikerar meddelanden som bara skickats till dig

Om du får massor av e-post från e-postlistor och liknande gruppmeddelanden är det praktiskt att skilja på meddelanden du får via listan eller gruppen och meddelanden som adresseras direkt till dig. (Att differentiera meddelanden på detta sätt har den extra fördelen att det förbättrar skräppostavkänningen, eftersom många skräppostmeddelanden skickas som massutskick.)

För de meddelanden du får finns det faktiskt tre adresseringsnivåer att särskilja här:

• Meddelanden skickade till en enda adress som representerar en e-postlista eller grupp
• Meddelanden skickade till flera individuella adresser, inklusive din
• Meddelanden skickas endast till din adress

Det är inte universellt sant, men ur ditt perspektiv kan den föregående listan behandlas som en indikator på ökande meddelanderelevans. Det vill säga att meddelanden som skickas till en e-postlista eller grupp är mer benägna att inte vara så relevanta; meddelanden du får som skickats till flera personer är sannolikt mer relevanta; och meddelanden som bara skickas till dig är sannolikt de mest relevanta.

Gmail har en funktion som kallas personliga nivåindikatorer som återspeglar denna relevanshierarki:

• Meddelanden som skickas till en enda adress som representerar en e-postlista eller grupp får ingen indikator.
• Meddelanden som skickas till flera individuella adresser, inklusive din, får en pil (›)-indikator.
• Meddelanden som bara skickas till din adress får en dubbelpil (»)-indikator.

Om detta låter som ett vettigt arrangemang, följ dessa steg för att börja använda personliga nivåindikatorer:

Välj Inställningar→ Inställningar. Gmail öppnar sidan Inställningar, där fliken Allmänt visas.

Rulla ned till inställningen Personliga nivåindikatorer och klicka på alternativknappen Visa indikatorer, som visas.

Klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan Inställningar.

Klicka på alternativknappen Visa indikatorer.