Besplatni predložak fakture za mala preduzeća za Excel sa automatskim obračunom poreza na promet

Najsigurnija „automatizovana“ faktura sa obračunom poreza na promet u Excelu je ona koja automatizuje aritmetiku, ali čini poreska pravila vidljivim. Excel može pouzdano da obračuna iznose po stavkama, oporezive podzbire, porez i ukupne iznose fakture, ali ne može sam da odluči koje stavke su oporezive ili koja stopa se primenjuje na kupca. Ti podaci zavise od transakcije i primenljivih državnih i lokalnih pravila.

Za malo preduzeće koje prodaje u jednoj ili nekoliko poznatih jurisdikcija, jednostavan Excel radni nalog može biti praktičan besplatni sistem za fakturisanje. Za preduzeće koje prodaje u mnogim državama, obrađuje potvrde o oslobođenju od poreza, šalje robu u mnoge lokalne zajednice ili se bavi oporezivošću specifičnom za proizvode, tabela postaje teža za bezbedno održavanje. Najbolja postavka zavisi manje od obima fakturisanja, a više od toga koliko su vaša poreska pravila komplikovana.

Ovaj predložak koristi trenutne Microsoft Excel funkcije kao što su tabele, strukturirane reference, validacija podataka, formule, štampa i izvoz u PDF. Poreski primeri u nastavku su namerno generički. Pre unosa stope, proverite je sa poreskim organom koji upravlja vašom prodajom.

Brzi izbor: koja postavka poreza na promet odgovara vašem preduzeću?

Ako niste sigurni, počnite sa jednom proverenom stopom po fakturi plus poljem „Oporezivo?“ na svakoj stavci. To održava radni nalog razumljivim i izbegava slepu primenu poreza na oslobođene ili neoporezive stavke.

Zašto ne biste trebali da hard-kodirate jednu poresku stopu u svaku fakturu

Porez na promet nije jedinstvena nacionalna stopa u SAD. Državna i lokalna pravila mogu uticati i na stopu i na ono što je oporezivo. Na primer, trenutna stranica sa stopama poreza u Kaliforniji navodi stope po gradu i okrugu i napominje da lokalni distriktualni porezi mogu podići ukupnu stopu iznad osnovne državne stope. Kalifornijski odeljenje za administraciju taksi i naknada takođe objavljuje datume stupanja na snagu jer se lokalne stope menjaju tokom vremena. Pogledajte Informacije o stopama poreza na promet i upotrebu po gradovima i okruzima u Kaliforniji.

Oporezivost takođe može varirati. Odeljenje za poreske i finansijske poslove Njujorka navodi da je materijalna imovina generalno oporeziva osim ako nije oslobođena, dok su mnoge usluge generalno oslobođene osim ako nisu specifično oporezive. Pogledajte Zvanične smernice Njujorka o oporezivim proizvodima i uslugama.

Ovi primeri nisu pravila za svaku državu. Oni demonstriraju zašto tabela treba da učini poresku stopu i oporezivu osnovu eksplicitnim, umesto da ih sakrije unutar neprozirne formule.

Preporučena struktura radnog naloga

Možete zadržati ceo sistem u dva radna lista:

Za veoma malu operaciju, jedan radni list je dovoljan. Odvojen list za podešavanja postaje koristan kada ponovo koristite iste poreske jurisdikcije, uslove plaćanja ili poslovne informacije.

Polja fakture spremna za kopiranje

Na vrhu lista „Faktura“ uključite informacije koje kupcu trebaju da identifikuje transakciju:

• Naziv preduzeća i kontakt informacije
• Broj fakture
• Datum fakture
• Rok plaćanja ili uslovi plaćanja
• Informacije o kupcu (Fakturisati na)
• Adresa za isporuku ili lokacija usluge kada je relevantno za vašu poresku odluku
• Napomena o poreskoj jurisdikciji ili izvoru stope, ako je korisno za vaše evidencije

Ispod toga, kreirajte Excel tabelu za stavke sa ovim kolonama:

Izaberite opseg i koristite Početna → Formatiraj kao tabelu. Microsoft dokumentuje da Excel tabele grupišu povezane podatke i automatski se proširuju kako se dodaju redovi. Pogledajte Microsoft vodič za kreiranje i formatiranje tabela.

Imenujte tabelu InvoiceLines. Microsoftova dokumentacija o strukturiranim referencama objašnjava da formule mogu koristiti nazive tabela i kolona i prilagođavati se kada se dodaju ili uklanjaju redovi tabele.

Formule za jednostavni predložak sa jednom stopom

1. Obračunajte iznos svake stavke

U koloni „Iznos“:

=ROUND([@Qty]*[@[Unit Price]],2)

Funkcija ROUND zaokružuje vrednost na određeni broj cifara. Microsoft dokumentuje sintaksu kao ROUND(number, num_digits). Pogledajte Microsoft referencu za ROUND funkciju.

2. Obračunajte oporezivi deo svake stavke

U koloni „Oporezivi iznos“:

=IF([@[Taxable?]]="Yes",[@Amount],0)

Ovo čini poresku osnovu revizibilnom. Ako stavka nije oporeziva prema vašem proverenom pravilu, ona doprinosi nuli oporezivom podzbiru, a da i dalje ostaje deo podzbira fakture.

3. Obračunajte podzbir fakture

=SUM(InvoiceLines[Amount])

4. Obračunajte oporezivi podzbir

=SUM(InvoiceLines[Taxable Amount])

5. Unesite jednu proverenu poresku stopu

Stavite stopu u jasno označenu ćeliju za unos kao što je H4. Formatirajte ćeliju kao Procenat. Ako je proverena stopa 8,25%, unesite 8,25%, a ne 8,25.

Broj 8,25% ovde je samo primer. To nije preporučena stopa.

6. Obračunajte porez na promet

Ako je oporezivi podzbir u H16, a stopa u H4:

=ROUND(H16*$H$4,2)

Znakovi dolara stvaraju apsolutnu referencu, tako da formula nastavlja da pokazuje na istu ćeliju sa stopom ako se kopira.

7. Obračunajte ukupan iznos fakture

=ROUND(H15+H17,2)

gde je H15 podzbir, a H17 porez na promet.

Ovo je najjednostavniji pouzdan dizajn za fakturu koja koristi jednu proverenu poresku stopu. Ako vaša jurisdikcija navodi određeni metod zaokruživanja, poresku osnovu ili tretman popusta, dostave ili drugih naknada, pratite to pravilo umesto da pretpostavljate da generička formula u tabeli kontroliše pravni rezultat.

Koristite padajući meni Da/Ne za „Oporezivo?“

Manualno kucanje poziva nekonzistentne unose kao što su Y, DA, Porez i oporezivo. Validacija podataka u Excelu može ograničiti ćeliju na kratku listu.

Izaberite kolonu „Oporezivo?“, izaberite Podaci → Validacija podataka, izaberite Lista i koristite:

Da,Ne

Microsoftova dokumentacija o validaciji podataka potvrđuje da pravilo liste može ograničiti unose na padajući skup vrednosti.

Ovo je mala promena, ali čini automatizovanu formulu mnogo manje krhkom.

Šta sa dostavom, isporukom, popustima i naknadama za usluge?

Nemojte pretpostavljati da su uvek oporezivi ili uvek oslobođeni. Njihov tretman može zavisiti od jurisdikcije i osnovne transakcije. Njujork, na primer, objavljuje zasebne smernice o naknadama za dostavu i isporuku i objašnjava da naknade uključene na računu mogu biti oporezive kada su povezane sa oporezivim proizvodom ili uslugom. Druge države mogu primenjivati različita pravila.

Za Excel predložak opšte namene, najčistiji pristup je da unesete dostavu ili druge naknade kao obične stavke fakture i postavite Oporezivo? u skladu sa pravilom koje se primenjuje na tu transakciju. Ako vaša država zahteva drugačiji redosled obračuna, prilagodite radni nalog shodno tome.

Pogledajte Njujorkov zvanični bilten o porezu na promet za dostavu i isporuku kao jedan primer zašto ove naknade zahtevaju tretman specifičan za jurisdikciju.

Opcija 2: koristite padajući meni sa stopama za nekoliko ponavljajućih jurisdikcija

Ako redovno fakturišete kupce na ista tri ili četiri mesta, ručno ponovno kucanje stope svaki put stvara izbežne greške. Na listu „Podešavanja“ kreirajte malu tabelu:

Kreirajte padajući meni za validaciju podataka na listu „Faktura“ za Jurisdikciju. Zatim možete koristiti formulu za pretragu da vratite sačuvanu stopu, ili jednostavno izaberite i kopirajte proverenu vrednost u polje za poresku stopu.

Kompromis: ovo je brže od kucanja stope na svakoj fakturi, ali vaš radni nalog sada sadrži poreske podatke koji mogu postati zastareli. Zvanična stranica sa stopama u Kaliforniji, na primer, objavljuje stope po datumu stupanja na snagu i predstojećim promenama. Lokalno održavana tabela za pretragu je tačna onoliko koliko je njeno poslednje ažuriranje.

Koristite ovaj dizajn kada: prodajete ponavljajuće u malom, stabilnom skupu jurisdikcija i neko je odgovoran za pregled tabele stopa.

Ne koristite ga kada: šaljete robu širom zemlje i očekujete da Excel zaključi svaku trenutnu lokalnu stopu iz adrese kupca bez održavanog izvora podataka.

Opcija 3: poreske stope po stavci

Fleksibilniji radni nalog može uključivati kolonu Poreska stopa za svaku stavku i obračunavati:

=ROUND([@[Taxable Amount]]*[@[Tax Rate]],2)

Zatim saberite kolonu „Iznos poreza“.

Ovo je korisno samo kada stavke zaista zahtevaju različit poreski tretman ili stope prema pravilima koja se primenjuju na vašu prodaju. Takođe povećava broj unosa koji mogu biti pogrešni.

Prednost: maksimalna fleksibilnost tabele.

Mane: faktura postaje teža za pregled, a korisnici mogu slučajno izabrati različite stope na stavkama koje bi trebalo da dele jednu jurisdikcijsku stopu.

Za većinu malih preduzeća koja izdaju konvencionalnu fakturu jednom kupcu na jednoj destinaciji, jedna proverena stopa na nivou fakture plus oznake oporezivosti po stavci su lakši za reviziju.

Kada Excel prestaje da bude pravi poreski alat

Excel može veoma dobro da automatizuje formule. Manje je pogodan za kontinuirano određivanje poreskih obaveza kroz promenljive jurisdikcije i okolnosti kupaca.

Razmislite o premeštanju obračuna poreza u vaš računovodstveni, fakturisanje, trgovinski ili namenski poreski sistem ako je nekoliko ovih tvrdnji tačno:

• Prodajete u mnogo država ili lokalnih jurisdikcija.
• Stope se često menjaju po adresi za isporuku kupca.
• Vaš katalog meša oporezive, oslobođene i posebno oporezive kategorije.
• Obrađujete potvrde o oslobođenju kupaca.
• Imate marketplace i direktnu prodaju koja prati različite tokove rada.
• Više od jednog zaposlenog ažurira poreska pravila.
• Provodite značajno vreme proveravajući da li je tabela stopa u radnom nalogu aktuelna.
• Potrebna vam je automatizovana prijava, poresko izveštavanje ili trag revizije izvan kopija faktura.

Ne postoji magičan broj faktura na kojem CRM ili poreski motor postaju obavezni. Složenost je bolji signal.

Čuvajte korisne poreske evidencije uz fakturu

Zahtevi za vođenje evidencije variraju, ali faktura treba da omogući rekonstrukciju kako je porez obračunat. Kao jedan zvanični primer, Njujork nalaže prodavcima poreza na promet da vode evidenciju koja uključuje iznos prikupljenog poreza, iznos svake prodaje, kopije faktura ili računa, jurisdikciju u kojoj su se prodaje ili isporuke dogodile, i potvrde o oslobođenju za oslobođene transakcije. Pogledajte Njujorkove smernice o prodaji proizvoda ili usluga.

Za Excel tok rada, korisna interna polja mogu uključivati:

• Poreska jurisdikcija
• Korišćena poreska stopa
• Datum kada je stopa proverena
• Oporezivi podzbir
• Iznos poreza na promet
• Referenca na oslobođenje kada je primenljivo

Ne morate nužno štampati svako interno polje na fakturi za kupca. Zadržite dovoljno informacija u svojim evidencijama da objasnite obračun kasnije.

Učinite fakturu štamparskom i PDF-prijateljskom

Kada formule rade, definišite oblast za kupca kao opseg za štampu. Microsoftova dokumentacija o opsegu za štampu objašnjava da Excel može sačuvati označeni opseg za štampu umesto celog radnog lista.

Pre slanja fakture, koristite Datoteka → Štampa i pregledajte Pregled pre štampe. Microsoft preporučuje pregled radnog lista kako biste uočili probleme sa orijentacijom stranice, marginama, skaliranjem i prelomom stranica pre štampe. Pogledajte Microsoft vodič za štampu radnog lista.

Zadržajte editabilni .xlsx kao svoju radnu evidenciju i pošaljite PDF kada želite stabilan izgled za kupca. Microsoft dokumentuje čuvanje Excel datoteka kao PDF putem Datoteka → Sačuvaj kao ili Sačuvaj kopiju i biranjem PDF. Pogledajte Microsoft uputstva za izvoz u PDF u Office desktop aplikacijama.

Primer obračuna fakture

Pretpostavimo da faktura sadrži sledeće izmišljene stavke:

*Oporezivost dostave je samo ilustrativna. Proverite stvarno pravilo za vašu transakciju.

Podzbir bi bio $445.00, a oporezivi podzbir $220.00. Da je proverena stopa za transakciju bila 8,00% isključivo za ovaj primer, formula bi proizvela:

Porez na promet = ROUND($220.00 * 8.00%, 2) = $17.60
Ukupan iznos fakture = $445.00 + $17.60 = $462.60

Važna dizajnerska karakteristika je da tabela pokazuje zašto je porez $17.60: samo je $220.00 uključeno u poresku osnovu. Ako se oporezivost stavke promeni, obračun se automatski ažurira bez menjanja osnovne formule.

Konačna kontrolna lista pre nego što ponovo koristite predložak

• Da li svaka stavka tačno obračunava Iznos?
• Da li kolona „Oporezivo?“ koristi dosledne vrednosti Da/Ne?
• Da li je oporezivi podzbir odvojen od punog podzbira?
• Da li je poreska stopa proverena za stvarnu jurisdikciju i datum transakcije?
• Da li su pravila oporezivosti proizvoda/usluga proverena gde je potrebno?
• Da li su dostava, isporuka, popusti, naknade i oslobođenja obrađeni u skladu sa primenljivim pravilom, a ne pretpostavkom?
• Da li formula za porez na promet zaokružuje na način koji vaša jurisdikcija zahteva?
• Da li možete objasniti obračun iz sačuvane fakture kasnije?
• Da li Pregled pre štampe prikazuje celu fakturu bez skrivenih redova ili odsečenih ukupnih iznosa?
• Da li ste zadržali editabilnu Excel datoteku i PDF za kupca?

Zaključak

Besplatni Excel predložak fakture može efikasno da automatizuje aritmetiku poreza na promet kada vaše preduzeće ima upravljivu poresku situaciju. Za većinu malih lokalnih preduzeća, najbolja ravnoteža je tabela stavki, polje „Oporezivo?“ Da/Ne, jedno jasno označeno polje za unos proverene poreske stope i formule za oporezivi podzbir, porez na promet i ukupan iznos.

Nemojte mešati automatizaciju formula sa automatizacijom poreskih pravila. Stopa, oporezivost, pravilo porekla, oslobođenja i zahtevi za zaokruživanje dolaze od nadležnog poreskog organa, a ne iz Excela. Ako održavanje tih pravila postane teži deo fakturisanja, to je trenutak da razmislite o sistemu dizajniranom da upravlja logikom poreza na promet, umesto da dodajete više složenosti tabeli.