40 Мицрософт Теамс савета и трикова: од почетника до стручњака [Ажурирано децембра 2021.].

Са преко 250 милиона активних корисника месечно, Мицрософт тимови су стекли велику популарност током пандемије као стандардна онлајн алатка за сарадњу како за предузећа тако и за потрошаче. Шансе су да су ваше радно место, универзитет или омиљена добротворна организација већ усвојили Тимове, тако да не желите да останете. Ова прилично свеобухватна листа савета и трикова има за циљ да вам помогне да максимално искористите Тимове – данас.

Дакле, ако још увек покушавате да схватите основе или сте већ искусан корисник, хајде да почнемо са овом главном листом од 40+ савета и трикова којих би сваки корисник Мицрософт Теамс требало да зна.

Почетак рада са Мицрософт тимовима

Овај одељак садржи прилично основне савете, ако сте искуснији корисник, можда ћете желети да прескочите на основне или стручне одељке.

1. Промените своју тему Теамс

Да ли сте знали да можете да промените изглед и осећај Мицрософт тимова?

Једноставно отворите подешавања тимова, идите на картицу Опште и изаберите да ли ћете користити традиционалну белу позадину или алтернативно применити тамни или режим високог контраста.

Тамни режим у тимовима

2. Искључите звук

Да ли понекад касните на састанак и желите да се тихо придружите или једноставно морате да преузмете важан позив од ваше важне особе док сте на састанку тимова?

Искључите звук директно са панела контрола личног састанка

Тимови вам омогућавају да искључите микрофон и са контрола састанка (приказано изнад) и са панела за подешавање састанка (приказано као ставка 1 испод).

Кључне функције на панелу са опцијама подешавања састанка тима

3. Искључите камеру

На исти начин можете укључити и искључити своју видео камеру. Можете користити таблу за подешавање састанка (ставка 2 изнад) да бисте онемогућили камеру; или једноставно користите контролну таблу састанка да поново омогућите видео.

4. Замаглите видео позадину састанка

Ако користите тимове за видео састанке, ово би могло звучати познато. Ваша кућна канцеларија је у хаосу и морате да се придружите овом видео позиву. Два решења за то: прво, можете да користите функцију подешавања позадине (ставка 3 изнад) да замутите своју видео позадину директно из подешавања састанка или контрола састанка. Друго решење је много елегантније: користите виртуелну позадину (проћи ћемо кроз процес касније).

Ако из неког разлога дугме за подешавање позадине изгледа неактивно у панелу за подешавање састанка; обавезно прво укључите видео камеру.

5. Зауставите ехо на састанцима тимова

Када се ви и други учесници састанка придружите аудио или видео састанку Тимова из исте собе, чућете досадне одјеке. Можете лако да се решите еха тако што ћете притиснути дугме за искључење звука на панелу Подешавање састанка (приказано изнад као ставка 4).

6. Снимите свој састанак

Једна важна способност тимова коју бисте можда желели да користите од самог почетка је могућност снимања састанка. Можете покренути снимање са контролне табле састанка као што је приказано испод. Сам снимак се затим чува у Мицрософт Стреам-у и можете лако да делите снимак као везу у разговору на каналу (или путем е-поште ако је потребно).

Снимање састанка тимова

Када се састанак заврши, добићете е-поруку са везом до вашег снимка у Мицрософт Стреам-у.

Ако сте започели састанак са канала, веза до снимка ће такође бити доступна као објава на одговарајућем каналу.

Ад-хоц снимци састанака биће доступни на картици Ћаскање за сам састанак, заједно са размењеном датотеком, белешкама са састанка и таблом ако се користе.

Такође бисте могли да размислите о додавању апликације Стреам на свој канал како би колеге чланови могли лако да приступе свим састанцима који се односе на групу.

7 . Промените икону свог тима

Мицрософт вам омогућава да отпремите прилагођену слику и поставите је као лого / аватар вашег тима. Више детаља можете пронаћи у овом водичу који вам помаже да поставите прилагођену икону .

8. Креирајте приватни канал

Постоје случајеви у којима ћете морати да сарађујете са другима на задацима који захтевају поверљивост, као што је припрема буџета или извештаја о анализи продаје. Приватни канали вам омогућавају да успоставите платформу за сарадњу са одабраним члановима тима. Приватни канал ће бити видљив само онима који су позвани и биће означен малом бравом на вашој листи тимова.

Прављење приватног канала је једноставно: само притисните дугме Још опција (...) поред вашег тима, а затим притисните Додај канал . Затим дефинишите информације о каналу као што је приказано испод. На крају, додајте чланове тима на приватни канал.

Приватни канал у Мицрософт тимовима

9. Искључите звук обавештења са канала са буком

Ових дана изгледа да смо сви преплављени огромном количином долазних обавештења са платформи за сарадњу и е-поште. Често је тешко произвести нешто значајно осим бескрајне брбљавости. Срећом, тимови нам олакшавају калибрацију прилива обавештења и звукова које добијамо. Ево водича о томе како да искључите Тимс ћаскање и обавештења о састанцима .

10. Напусти тим

Ако не видите никакву корист од тога што сте део тима, можете лако да изађете. Притисните дугме Више опција поред тима који желите да напустите и изаберите Напусти тим .

11. Користите Теамс на мобилном уређају

Ако треба да приступите тимовима кад год сте у покрету, тимове можете да користите и на мобилном уређају. Мицрософт је испоручио прилично добре Теамс апликације за Андроид и иОС. Разговарајте са својим колегама из области информационих технологија да бисте сазнали да ли ће вам требати додатни софтвер или процедура аутентификације да бисте приступили Теамс садржају ваше компаније на мобилном телефону.

12. Инсталирајте и деинсталирајте апликацију у тимовима

Поред основне сарадње, Теамс вам омогућава да побољшате свој тимски рад коришћењем било Мицрософтових или апликација треће стране. У следећим одељцима овог водича видећете неколико употреба апликација у тимовима: слике, време, извештавање, анкете, прављење белешки итд.

Ако сте власник тима, можете лако да инсталирате и деинсталирате апликације које су вам омогућили администратори информационих технологија.

Процес је прилично једноставан: лоцирајте свој тим, затим притисните дугме Више опција поред њега, а затим изаберите зупчаник Управљај тимом . Затим на картици Апликације притисните дугме Још апликација да бисте претражили и инсталирали своју нову апликацију. Апликације специфичне за канал могу се додати као картице у каналу

13. Откажите потврде о читању

Подразумевано, сваки пут када прочитате поруку у апликацији Ћаскање, Теамс поставља малу икону поред поруке. Ово помаже пошиљаоцу да потврди да сте прочитали његову поруку. Потврде о читању можете да откажете на картици Приватност у подешавањима тима.

Онемогућавање потврда о читању у тимовима

14. Коришћење филтера за брзо проналажење ствари

Желите да убрзате проналажење одређених активности у свом фиду, као и одређених ћаскања, тимова и канала? Користите филтер тимова (приказано испод) или користите пречицу Цтрл+Схифт+Ф .

Функција филтера омогућава брзо проналажење релевантног уноса по имену; за ћаскање такође омогућава брзо проналажење пригушених, скривених и непрочитаних уноса са лакоћом.

15. Подесите поруку Одсутан

Исто као у Оутлоок-у, Теамс вам омогућава да саставите поруку ван канцеларије која ће бити послата ако вам неко пошаље поруку у Теамс-у или вас помене у ћаскању.

Једноставно притисните свој Теамс аватар, притисните Постави статусну поруку , а затим напишите своју поруку и одредите период важења. Притисните Готово и бићете спремни.

Кретање даље од основа

16. Користите команде Теамс

Како стекнете мало више искуства са тимовима, можда бисте желели да повећате продуктивност корисника коришћењем команди поља за претрагу.

Да бисте започели, једноставно унесите косицу (/) у поље за претрагу тимова и прегледајте листу доступних команди:

Листа команди тимова

Листа команди је прилично разумљива и оне за које сматрам да су најкорисније су:

• /гото : За лак приступ тиму или каналу
• /кеис : За приступ листи пречица за Теамс
• /цхат : да брзо започнете ћаскање са неким од својих колега

17. Користите прилагођену виртуелну позадину

Претпостављам да сте приметили људе који се придружују Теамс видео позивима користећи градске или природне пејзаже као позадину за своје видео позиве. Можете користити скоро сваку слику као прилагођену позадину у тимским позивима. Слободно погледајте наш једноставан водич о томе како да подесите виртуелне позадине Теамс за ваш позив.

18. Водите белешке на састанку

Тимови има неколико начина да водите белешке са састанка.

Можете лако да додате ОнеНоте бележнице ускладиштене у ОнеДриве-у или мрежном диску и да чланови вашег канала деле белешке и белешке. Такође сам видео људе који користе картицу Постови и додају своје белешке као поруке за ћаскање. Видео сам друге како прилажу Ворд датотеке састанку или картици Датотеке канала. Постоје и апликације трећих страна које можете користити.

Ипак, прави метод је да користите картицу Белешке која је аутоматски омогућена за ваш састанак.

• Идите до апликације Ћаскање .
• Кликните на ваш састанак.
• Идите на картицу Белешке и притисните дугме Води белешке .
• Запишите записник са састанка тамо.
• По потреби усмјерите учеснике састанка на своје белешке.

19. Приступите својим непрочитаним активностима

Слично Мицрософт Оутлоок-у, Теамс јасно означава све непрочитане поруке подебљаним словима. Штавише, можете да означите Теамс поруке као непрочитане за касније праћење. Али како лако приступити тим непрочитаним порукама и активностима? Једноставно откуцајте команду /унреад у траку за претрагу Теамс -а и нека Теамс преузме само непрочитане поруке које можете обрадити.

20. Избришите или сакријте разговоре за ћаскање

Тимови вам омогућавају да избришете поруке из нити разговора. Такође вам омогућава да сакријете комплетне уносе за ћаскање у вашој апликацији за ћаскање (само притисните дугме ... и затим изаберите Сакриј ). Тимови тренутно не захтевају од крајњих корисника да потпуно избришу читаве нити из историје ћаскања.

21. Решите проблеме са везом Оутлоок тимова

Ако сте и Мицрософт Оутлоок и Теамс корисник, највероватније заказујете састанке Теамс-а директно са састанка Оутлоок календара помоћу додатка Теамс.

Али шта ако из неког разлога дугме Теамс није доступно у Оутлоок-у, иако је Теамс правилно инсталиран на вашем Виндовс рачунару?

Највероватније је разлог то што је програмски додатак Теамс онемогућен. Погледајте наш водич о томе како лако да укључите тимове у Мицрософт Оутлоок-у .

22. Уградите Ворд и Екцел датотеке у свој канал

Можете лако да делите датотеке са својим колегама тако што ћете их отпремити на картицу Датотеке на каналу. Међутим, можете олакшати приступ датотеци тако што ћете је једноставно уградити као картицу у свој канал. Ово функционише не само за Екцел или Ворд, већ и за ОнеНоте бележнице, ПоверПоинт презентације, ПДФ документе и тако даље.

23. Погледајте линију за извештавање вашег колеге

Ако радите у великим организацијама, можда ћете морати да идентификујете организациону линију извештавања колеге. Пошто је Теамс добро интегрисан са Азуре Ацтиве Дирецтори-ом и Екцханге-ом, можете лако да погледате организациони графикон својих колега.

Једноставно идите у поље за претрагу тимова, откуцајте пречицу /орг и име свог колеге и све је спремно.

Тражење орг дијаграма колеге у тимовима

Напомена: Нећете моћи да потражите организациони графикон у тимовима за људе ван ваше компаније.

24. Подесите свој статус (/днд) , (/брб), (/аваилабле)

Желите да ручно поставите свој статус, тако да други знају када да вас контактирају. Ово се може урадити из подешавања тимова, али како будете стекли више искуства са тимовима, почећете да постављате свој статус из оквира за претрагу.

Једноставно користите /днд за Не узнемиравај или /брб за Одмах се враћам и притисните Ентер . Ваш статус ће се променити. Само запамтите да по потреби ресетујете свој статус.

25. Ручно подешавање вашег статуса на мрежи да буде увек доступан / активан

Подразумевано, ваше Теамс присуство на мрежи је синхронизовано са догађајима у Мицрософт Оутлоок календару и одражава стварни статус вашег оперативног система (без обзира да ли се користи или не ради). Такође је аутоматски подешено да не омета када делите екран или упућујете позив. То значи да вам Теамс омогућава да ручно поставите свој статус на мрежи врло лако и поставите га на доступан, заузет, одсутан или ван мреже по потреби. Ево упутства за ручно подешавање статуса доступности вашег Теамс -а .

26. Приступите својим подацима на СхареПоинт-у

Подаци вашег Теамс канала доступни су као наменска библиотека на Мицрософт СхареПоинт-у који је широко коришћен портал за документе који се користи као инфраструктура за складиштење Теамс докумената.

Да бисте приступили својој СхареПоинт библиотеци, једноставно идите до свог канала, затим притисните картицу Датотеке , а затим притисните Отвори у СхареПоинт-у .

27. Додајте временску прогнозу тимовима

Слично Оутлоок-у, који вам омогућава да прикажете временске услове у вашој области, можете да користите Теамс да бисте били у току са временским приликама.

Ако апликација Време још није инсталирана на вашем локалном Теамс клијенту, онда:

• Отворите тимове, притисните дугме Апликације на левој траци апликација,
• Потражите и додајте апликацију Временска прогноза у Теамс.
• Затим на главној траци за претрагу Теамс-а унесите /веатхер и релевантну локацију.

Коришћење апликације Теамс Веатхер

28. Нека Тимови буду ваша подразумевана апликација за ћаскање

Након што почнете да користите Теамс, можда ћете га сматрати прилично супериорним у односу на Скипе за посао. Можете да поставите Теамс као подразумевану апликацију за ћаскање за Оутлоок и друге Оффице апликације. Једноставно идите на подешавања тимова, а затим на картици Опште потврдите поље Региструј тимове као подразумевану апликацију за ћаскање за Оффице .

Поставка ће ступити на снагу након што се све отворене Оффице апликације поново покрену.

29. Користите тимове у заједничком режиму

Релативно нова могућност тимова је да дозволи састанке у заједничком режиму . Уместо да приказујете фидове камера свих учесника састанка у приказу мреже (галерије), можете их приказати један поред другог у виртуелном окружењу (мислите да учионица, библиотека, биоскоп итд.).

Да бисте омогућили режим Заједно, прво морате да ажурирате тимове (додирните свој аватар, а затим проверите ажурирања). Затим притисните свој аватар и притисните Подешавања. На картици опште, означите поље Ново искуство:

Омогућавање заједничког режима

Затим на панелу за састанке притисните дугме ... и изаберите Режим заједништва .

Имајте на уму да ако радите у великој сарадњи, можда нећете моћи сами да ручно ажурирате Мицрософт тимове. Можда ћете морати да разговарате о омогућавању заједничког режима са својим администратором за информационе технологије.

Стручни трикови

30. Добијте адресу е-поште за свој канал

Када се канал креира, можете постављати нове поруке на картицу Постови канала, директно из Оутлоок-а. За то ћете морати да пронађете адресу е-поште свог канала на следећи начин:

• Пронађите свој канал и притисните дугме Још опција поред њега.
• Притисните Добиј адресу е-поште .
• Копирајте адресу е-поште и додајте је као контакт у Оутлоок
• Споредне напомене:
  • Власници тимова могу да одреде ко може да шаље мејлове на канал (кликом на дугме Напредна подешавања).
  • Можете

31. Онемогућите покретање тимова када покренете Виндовс

Теамс је апсолутно одличан, али може да потроши значајну количину рачунарских ресурса, углавном РАМ-а. Ако користите пословни рачунар, нећете приметити утицај на перформансе вашег система. Међутим, ако покрећете са једноставног таблета, можда бисте желели да покренете Теамс само када је то потребно. Када је инсталиран, Теамс је конфигурисан да се аутоматски покреће кад год покренете рачунар. Можете да онемогућите покретање тимова када покренете рачунар и покренете га само у случају да је то потребно.

32. Објавите анкете и анкете у тимовима

Једна од најкориснијих употреба тимова је покретање анкета и анкета. За 10 минута можете креирати прилагођену анкету користећи Мицрософт Формс или други софтвер треће стране као што је Полли и поставити их на свој канал Теамс. Овај водич има све што вам је потребно за креирање прилагођених Теамс анкета .

33. Уградите извештај у тимове

Ако ваша организација користи Мицрософт БИ платформу, можете користити тимове да бисте дистрибуирали своје извештаје. Можете лако да изаберете и закачите Повер БИ извештаје на картицу канала да бисте били сигурни да су им доступни за ваше дискусије засноване на подацима.

34. Потражите свој омиљени цитат директно у тимовима

Још један кул начин да користите Теамс за тражење вашег портфеља акција. Ево како то учинити:

• На картици Апликације потражите и додајте апликацију Стоцкс у Теамс.
• Затим, из оквира за претрагу, откуцајте акције, а затим релевантне ознаке акција као што је приказано испод.

• Када је апликација Стоцкс омогућена, једноставно унесите команду @Стоцкс и ознаку у своју траку за претрагу.

35. Потражите слике у тимовима

Још једна мало позната карактеристика Теамс-а је да је можете користити за претраживање слика у Бинг-у. Прво, наставите и омогућите апликацију Мицрософт Имагес у тимовима.

Затим, у своју траку за претрагу, само откуцајте @Слике + ваш упит за претрагу да бисте приступили претрази Бинг слика.

36. Користите тимове за управљање сменама запослених

ако управљате групом запослених који раде у сменама у малопродаји, позивном центру или чак малој фабрици, можете користити Теамс да бисте планирали и делили распореде рада. Апликација Схифтс коју можете лако да додате у тимове, чини веома једноставним управљање распоредом смена, примање захтева за распоредом за ПТО, медицинско одсуство или одморе од ваших колега, па чак и омогућава им да улазе и излазе из смена. Тада можете креирати извештаје о присуству запослених. Хладан!

37. Додавање календара

Визуелизација и управљање дељеним календаром је вероватно још једна одлична потенцијална употреба за тимове. До сада, Теамс не пружа једноставну интеграцију Оутлоок-а. Уз то, можете да додате картицу Веб локација на свој канал тимова и покажете на УРЛ вашег Оутлоок групе или УРЛ Гоогле календара. Највероватније ће корисници морати да унесу своје корисничке акредитиве да би приступили календарима.

38. Интегришите Трелло у тимове

Многи тимови користе Трелло канбан плоче за безброј случајева сарадње. Они би могли да обухватају текуће управљање задацима, као и више стратешког планирања пројеката, производа или програма. Можете лако да отворите Трелло као апликацију у тимовима тако што ћете га додати помоћу картице Апликације да бисте приступили релевантним таблама и картицама. Можете га додати и као картицу треће стране на свом каналу. Обоје ће захтевати да наведете своје Трелло корисничке акредитиве.

39. Покрените Цисцо Вебек састанке из тимова

Мицрософт и Цисцо се такмиче у области Тимске комуникације и сарадње. Ипак, ваша компанија можда користи и једно и друго. Да ли сте знали да можете да интегришете Вебек у свој тимски канал? Постоји Вебек апликација коју можете лако додати на картицу Канал. Чланови тима тада могу лако приступити својим Вебек састанцима и придружити се сопственим Вебек састанцима из Мицрософт Теамс-а. Они такође могу да заказују састанке Вебек-а и да тим обавесте преко картице Објаве.

40. Приступите аналитици вашег тима

Као власник тима, можда бисте желели да будете у могућности да пратите обрасце коришћења вашег тима или канала. Ако је тако:

• На траци апликација са леве стране отворите картицу Тимови .
• Затим потражите свој тим у окну са леве стране.
• Притисните дугме Још подешавања поред свог тима и притисните зупчаник Управљање тимом .
• Затим отворите картицу Аналитика.
• Одавде можете да прегледате обрасце коришћења тима и канала, метрику ангажовања, искоришћеност простора на диску итд.

Надамо се да сте уживали у посту. Ако јесте, слободно поделите са пријатељима и колегама преко друштвених медија. Да ли знате додатне супер савете и трикове за Теамс? Слободно их објавите у коментарима! Много хвала!