Како делити датотеку из Мицрософт Теамс-а у Оутлоок порукама и састанцима?

Ево питања од Степхие:

Недавно сам добио задатак да преузмем одржавање неколико Мицрософт тимова од колеге који је напустио компанију. Један изазов са којим сам се у последње време сусрео је како да делим Ворд, ПДФ и Екцел датотеке ускладиштене у Мицрософт тимовима са интерним и екстерним корисницима користећи Оутлоок 365. Има ли савета/најбољих пракси које можете да препоручите?

Хвала на питању. У нашем одговору желимо да пружимо једноставан процес корак по корак који можете користити да бисте олакшали дељење датотека путем Оутлоок-а. Ако сте заинтересовани да делите више од једне датотеке, можда бисте желели да погледате наш водич за дељење тимских фасцикли .

Дељење датотека из Теамс-а у Оутлоок-у

Копирајте везу до датотеке Теамс

Најлакши начин да делите приступ датотеци ускладиштеној у тимовима са интерним и екстерним странама је да једноставно уградите везу до ње у своју Оутлоок е-пошту.

• На свом Виндовс или МацОС рачунару, отворите Мицрософт Теамс и идите на свој канал.
• Идите на картицу Датотеке и идите до датотеке за коју желите да дозволите приступ.
• Притисните квачицу на левој страни имена ваше датотеке (корак 1).
• Сада притисните мени Прикажи радње (...) на десној страни имена ваше датотеке. (корак 2)
• Изаберите мени Копирај везу (корак 3).

• Сада ћете видети дијалог који приказује путању до ваше датотеке. Датотека се налази у СхареПоинт библиотеци у којој се налазе датотеке вашег Теамс канала.
• Сада, само напред и подесите дозволе приступа вашој Теамс датотеци. На дну дијалога видећете подразумеване дозволе за приступ датотеци (означене испод).

Подесите дозволе за датотеке Теамс

• Ако сте заинтересовани, можете да измените дозволу приступа према вашим потребама користећи дијалог Подешавања везе.
• Тимови омогућавају избор између различитих опција дозвола за дељење. Имајте на уму да су подешавања дељења регулисана вашом политиком администрације тима и стога вам можда неће бити доступна.
  1. Дозволите свима који имају везу да приступе / уређују датотеку.
  2. Људи у вашој организацији
  3. Људи који имају приступ вашем каналу (могу бити интерни или екстерни за вашу организацију).
  4. Специфични људи. Мораћете да наведете адресе е-поште тих особа.

• Означите опцију Дозволи уређивање по потреби.
• Када завршите - притисните Примени .
• Тимови ће сада генерисати везу до ваше Теамс датотеке у складу са дозволама за приступ које сте управо поставили.
• Сада притисните Копирај .

Важна напомена: подразумевану дозволу за дељење обично поставља ваш ИТ тим. Можда бисте желели да разговарате са њима ако они не одговарају вашим пословним потребама.

Додајте своју везу у Оутлоок е-пошту или састанак

• Последњи корак је отварање радне површине Мицрософт Оутлоок или Оффице 365 Оутлоок.
• Направите нову е-пошту или захтев за састанак.
• Дефинишите примаоце е-поште и текст е-поште/састанка.
• Налепите везу до датотеке Теамс коју сте генерисали у претходном кораку.
• Пошаљите своју е-пошту или састанак.

Напомена: можете применити исти процес са било којим клијентом е-поште треће стране – као што је ГМаил.

Дељење везе до Теамс датотека са члановима канала

Алтернативни начин за дељење датотека из тимова са члановима вашег канала (интерним или екстерним странама) је преко картице Постови.

• Отворите Тимове и идите до свог канала.
• Отворите картицу Постови да бисте започели нову конверзацију.
• Притисните приложену датотеку и изаберите Бровсе фром Теамс анд Цханнелс .
• Прегледајте датотеке канала и изаберите ону коју желите да делите.
• Притисните Подели везу .
• Веза ће бити објављена на картици Објаве на вашем каналу.
• Задржите показивач миша у горњем десном углу своје објаве и притисните дугме Прикажи радње (…).
• Притисните Дели у Оутлоок . Ово ће поделити разговор као е-поруку из Оутлоок 365.

Дељење датотека у Оутлоок не ради

Дељење датотека у тимовима је прилично једноставно. Као што је горе поменуто, опцијама дељења дозвола за фајлове управљају ваша ИТ одељења или администратори тимова. У случају да спољне стране не могу да отворе или уређују ваше датотеке, можда бисте желели да сазнате да ли ваша подешавања организације/канала Теамс дозвољавају спољним странама да комуницирају са датотекама које делите.