10 савета за рад од куће са Г Суите апликацијама

У овом чланку вас водим кроз десет Г Суите савета и техника које могу помоћи људима који раде од куће да ефикасно раде од куће.

Док сам ово писао у пролеће и лето 2020. године, цео свет се виртуелно заустављао како би зауставио – или барем успорио – ширење новог коронавируса који се појавио крајем 2019. Буквално преко ноћи, они ми који смо навикли да проводимо радне дане у ужурбаним канцеларијама у далеким небодерима сада смо били приморани да останемо код куће, у карантину од колега и шефова.

Бити код куће значи гледати Нетфлик цео дан, зар не? Мало сутра! Не, наш посао је и даље вапио да се заврши, а те колеге и шефови су и даље тражили нашу пажњу. Исти они руководиоци који су одбацили било какве позиве да се запосленима дозволи да раде од куће у пре времена инсистирали су да су сада сви запослени од куће.

Ах, али рад од куће није тако лак као што звучи. Ометања су у изобиљу, посао више није резервисан путовањима до канцеларије и назад, а само је теже обавити ствари када су људи на које се ослањате или са којима сарађујете збијени у својим домовима. На срећу, Г Суите вам овде чува леђа.

Подесите своје радно време

Један од највећих проблема са радом од куће је тај што радни део вашег дана нема одређен почетак и крај. Барем када радите у канцеларији, јутарње путовање на посао делује као прелаз у ваш радни дан, а путовање кући је сигнал вашем уму и телу да је радни део дана завршен. (Да, знам да су наши модерни радни дани заиста 24/7, али овде ме шалите.) Код куће, где је ваше „путовање на посао“, у најбољем случају, шетња ходником или уз степенице, не можете добити исти осећај одвојености између свог радног и остатка живота.

Што је још горе, ваше колеге и менаџери такође имају исти недостатак граница између посла и живота, тако да вам на крају шаљу захтеве за састанке и разговоре који се дешавају скоро у било које доба дана или ноћи. То је лудило!

Можете се супротставити и унети мало разума у ​​свој живот на послу од куће тако што ћете одредити своје радно време , а то су дани у недељи у којима радите и време у тим данима које сте одвојили за посао. Било који љубитељ без личног живота који покуша да вас позове на састанак у неко лудо доба јутра или вечери добија обавештење да се догађај дешава ван вашег радног времена, као што је приказано.

Календар омогућава људима да знају када покушавају да вас позову на догађај који се одвија ван вашег радног времена.

Радно време подешавате помоћу апликације Календар:

Идите на цалендар.гоогле.цом .

Изаберите Мени Подешавања→ Подешавања на траци менија.

На новој страници која се појави изаберите Радно време из навигационог менија са леве стране.

Означите поље за потврду Омогући радно време.

Поништите избор иконе за сваки дан у недељи када не радите.

Користећи контроле за први дан радне недеље, подесите време почетка и завршетка радног дана.

Изаберите Копирај време за све да бисте користили исте сате сваког другог радног дана. Ако сваки дан радите другачије радно време, прескочите 7. корак и подесите време почетка и завршетка за сваки радни дан.

Дефинишите свој радни дан тако што ћете навести своје радно време.

Да би чланови вашег тима били обавештени када покушају да вас увуку у догађај који је ван вашег радног времена, морате да поделите свој календар са тимом.

Покажите своју доступност

Одређивање вашег стандардног радног времена, као што сам описао у претходном одељку, одличан је почетак за постављање граница између вашег радног и кућног живота. Међутим, понекад морате да изађете из кућне канцеларије на неколико сати или чак неколико дана. У таквим случајевима, морате да обавестите људе да сте недоступни. Г Суите нуди две методе које можете да користите:

• Подесите аутоматски одговор на одмору у Гмаил-у.
• Направите „догађај“ ван канцеларије у Календару.

Ово последње је посебна врста догађаја који блокира одређени део времена у једном или више дана. Када неко покуша да вас позове на састанак или неки други догађај током тих сати, Календар аутоматски одбија позив.

Да бисте заказали догађај ван канцеларије, Календар нуди неколико начина за почетак:

• За једнодневни догађај ван канцеларије, идите до датума, пребаците се на дневни приказ, а затим кликните унутар области временске зоне. Алтернативно, пређите на месечни приказ, идите до месеца догађаја, а затим кликните на датум догађаја.
• За вишедневни догађај ван канцеларије, идите до датума, пребаците се на приказ недеље, а затим кликните и превуците преко подручја временске зоне за сваки дан догађаја. Алтернативно, пређите на месечни приказ, а затим кликните и превуците преко сваког дана догађаја.

Календар креира нови догађај и ви пратите ове кораке да бисте довршили догађај Ван канцеларије:

Изаберите картицу Ван канцеларије. Календар се пребацује на приказани интерфејс.

Користите картицу Одсутан да бисте подесили догађај Одсутан у календару.

Ако су време почетка и/или завршетка ван канцеларије нетачно, кликните сваки пут, а затим или уредите тачно време или изаберите време које желите са листе.

Ако не желите да Календар одбија позиве уместо вас, опозовите избор у пољу за потврду Аутоматски одбијај нове и постојеће састанке.

Ако сте се подсмевали кораку 3 (добро за вас!), користите оквир за текст поруке да бисте навели поруку коју Календар шаље назад организаторима састанка.

Изаберите Сачувај. Ако сте означили поље за потврду Аутоматски одбијај нове и постојеће састанке, Календар ће од вас тражити да потврдите да желите да апликација одбија састанке у ваше име.

Изаберите Сачувај и одбиј. Календар додаје догађај Ван канцеларије у област Догађаји.

Реците ћаскању да се мало охлади

Један од јединствених изазова рада од куће је тај што често морате да обављате друге задатке по кући током радног времена: испразните машину за прање судова, напуните машину за прање судова, ставите товар веша, депилирајте пса и тако даље.

Ако су ваши сарадници брбљива група, вероватно не желите да вам стигне шака обавештења о ћаскању док се бринете о имању. Да бисте утишали обавештења ћаскања на неко време, пратите ове кораке:

Пређите у цхат.гоогле.цом на отвореном Цхат.

Изаберите мени Обавештења који се појављује десно од логотипа ћаскања. Ћаскање приказује листу обавештења о искључењу звука, као што је приказано.

Користите листу за искључење обавештења да одредите колико дуго желите да укључите Не узнемиравај.

Изаберите колико времена желите блажену тишину. Ћаскање активира режим Не узнемиравај за време које сте изабрали и мења ваш статус из Активан у Не узнемиравај (лого месеца месеца), као што је приказано.

Када искључите обавештења, Ћаскање мења ваш статус у Не узнемиравај.

Наставите са комуникацијом лицем у лице

Када сте код куће и сви са којима имате посла су негде „тамо негде“, може бити лако упасти у замку одговарања на захтеве, питања и дискусије користећи канале комуникације засноване на тексту као што су е-пошта, размена порука, и ћаскање. Те методе су згодне и брзе, али имају значајну лошу страну: када сте ван видокруга, ван себе сте. Односно, комуникација са колегама само путем писане речи може брзо нарушити ваше односе и може учинити да се ваша комуникација осећа све безличном и формалнијом.

Како на овај начин спречавате да ваши пословни односи иду на југ? Лако: Повежите се путем видеа онолико често колико можете (или онолико често колико вам је удобно). Не постоји замена за разговор лицем у лице као начин да останете у току, одржавате пријатељске и срдачне односе и реагујете емпатично (јер можете читати изразе лица и чути тон гласа).

На срећу, Г Суите чини видео окупљање лаким, захваљујући Гоогле Меет-овим једноставним подешавањима видео састанака.

Знајте које комуникационе алате да користите

Г Суите вам пружа много начина да допрете до својих колега, али није свака алатка за комуникацију одговарајућа за сваки задатак. На крају крајева, не бисте користили чекић да огулите поморанџу. (Барем, мислим да не би.)

Ево главних Г Суите комуникационих апликација, заједно са неким предлозима о томе када је прикладно користити сваку од њих:

• Ћаскање: Корисно за кратке разговоре, ажурирања осетљива на време, хитне поруке и брзе повратне информације.
• Видео позив: Корисно за разговоре који се састоје од осетљивих тема, конструктивне критике или било које друге ствари где су изрази лица важни.
• Групе: Корисно за већину свакодневних комуникација, сесија питања и одговора, ажурирања статуса итд.
• Упознајте: Корисно за дуже дискусије, веће групе или ад хоц састанке за дискусију о питањима која су превише сложена за постове у Групама.
• Гмаил: Корисно за дуже, промишљеније и мање осетљиве поруке и одговоре.

Додајте временске зоне у свој календар

Ако имате колеге, купце или добављаче који раде у другој временској зони, често је важно знати тачно време у тој зони. На пример, вероватно нећете имати среће да позовете некога на посао у 9 ујутро по вашем времену ако та особа живи у временској зони која је три сата иза вас. Слично томе, ако знате да пословни колега одлази са посла у 17 часова и да та особа ради у временској зони која је седам сати испред вас, знате да сви позиви које упутите тој особи морају бити обављени пре 10 ујутру по вашем времену.

Ако желите да будете сигурни у тренутно време у другој временској зони, можете да прилагодите приказ календара тако да приказује не само ваше тренутно време већ и један или више светских сатова , од којих сваки приказује тренутно време у другој временској зони. Пратите ове кораке да бисте додали један или више светских сатова у Календар:

Наговорите свој веб прегледач да прикаже цалендар.гоогле.цом .

Изаберите Мени Подешавања→ Подешавања.

У одељку Светски сат потврдите избор у пољу за потврду Прикажи светски сат.

Кликните на дугме Додај временску зону. Календар додаје листу временских зона.

Користите листу временских зона да изаберете временску зону коју желите да прикажете у свом светском сату.

Да бисте додали још светских сатова, поновите кораке 4 и 5 по потреби. Календар аутоматски чува ваша подешавања.

Следећа слика приказује Календар са неколико светских сатова у покрету.

Календар, љуља пар светских часовника.

Познавање тренутног времена на другим местима је одлично, али није од велике помоћи када је у питању организовање догађаја и састанака. На срећу, Календар може помоћи тако што ће приказати другу временску зону у дневном и седмичном приказу. Ево како да ово подесите:

Замолите веб прегледач да вас одведе на цалендар.гоогле.цом .

Изаберите Мени Подешавања→ Подешавања.

У одељку Временска зона потврдите избор у пољу за потврду Прикажи секундарну временску зону.

Користите оквир за текст Ознака десно од листе Примарне временске зоне да унесете кратко име за своју главну временску зону. Док сте већ код тога, још једном проверите да ли је листа примарне временске зоне подешена на вашу временску зону.

Користите листу секундарних временских зона да изаберете другу временску зону коју желите да прикажете.

Користите оквир за текст Ознака десно од листе секундарних временских зона да унесете кратко име за другу временску зону.

Следећа слика приказује одељак Временска зона са секундарном временском зоном која је све подешена и спремна за рад.

Подешавања временске зоне календара са додатом секундарном временском зоном.

Следећа слика приказује како се две временске зоне појављују у календару (у овом случају у приказу недеље). Календар аутоматски чува ваша подешавања.

Како се две временске зоне појављују у приказу недеље.

Конфигуришите календар за брзе састанке

Највећи проблем са радом од куће није само то што морате да носите више шешира – поред шешира за посао, можда имате и шешир за супругу, шешир за родитеље, шешир за кувара, шешир за изношење смећа и много више — али такође често морате да прелазите са једног шешира на други током дана. То је живот у великом граду, али можете себи дати мало више времена да промените шешире тако што ћете конфигурисати Календар да подразумевано заказује нешто краће састанке. Користећи подешавања Брзи састанци, Календар аутоматски заказује састанке на следећи начин:

• Када креирате 30-минутни састанак, Календар заказује састанак на само 25 минута. На пример, ако направите „30-минутни“ састанак који почиње у 15:00, Календар планира да се састанак заврши у 15:25.
• Када направите било који састанак дужи од 30 минута, Календар поставља време завршетка за 10 минута мање од онога што сте изабрали. (На пример, ако изаберете 60-минутни састанак, Календар га заказује на само 50 минута.)

Питам вас: Ко не воли краће састанке? Ако волите звук свега овога, пратите ове кораке да бисте конфигурисали Календар да аутоматски заказује краће састанке:

Нека ваш веб прегледач оде на цалендар.гоогле.цом .

Изаберите Мени Подешавања→ Подешавања.

У одељку Подешавања догађаја потврдите избор у пољу за потврду Брзи састанци. Календар аутоматски чува ново подешавање.

Прочитајте е-пошту са другог налога

Када радите од куће, можда ћете морати да надгледате е-поруке са једног или више налога поред Гмаил налога. Обично надгледање другог налога е-поште значи конфигурисање клијента е-поште или приступ веб локацији на којој је тај налог конфигурисан. Међутим, све те проблеме можете избећи тако што ћете конфигурисати Гмаил да проверава поруке са тог налога. Ако Гмаил пронађе било коју поруку на другом серверу, корисно их увози у ваше Гмаил пријемно сандуче за лагано читање.

Да бисте подесили Гмаил да проверава пошту са другог налога, ево сажетка информација које треба да имате на дохват руке:

• Адреса е-поште налога.
• Корисничко име и лозинка за налог е-поште. (Имајте на уму да је у већини случајева корисничко име адреса е-поште налога.)
• Адреса коју користи сервер за долазну пошту добављача е-поште. Ова адреса често има форму поште. провајдер .цом или поп. провајдер .цом, где је провајдер име провајдера е-поште. Гмаил ову адресу назива ПОП сервером, где је ПОП скраћеница од Пост Оффице Протоцол.

Маил сервера је рачунар који ваш ИСП користи за чување и слање е-поруке.

• Да ли ваш провајдер е-поште захтева безбедну везу за проверу и преузимање поште. Сигурним везама се рукује путем протокола који се зове Сецуре Соцкетс Лаиер (ССЛ).
• Да ли добављач е-поште захтева да користите посебан број порта за долазну пошту. Можете да замислите порт као комуникациони канал, а Гмаил и ваш провајдер морају да буду подешени на исти канал да би ствари функционисале. Ако немате никакве информације о овоме, ваш провајдер вероватно користи стандардни број порта: 110 ако не користите ССЛ; 995 ако користите ССЛ.

Са свим тим информацијама на дохват руке, пратите ове кораке да бисте додали други налог у Гмаил:

Идите на маил.гоогле.цом .

Изаберите Подешавања→Подешавања. Гмаил отвара своја подешавања.

Изаберите картицу Налози.

У одељку Провери е-пошту са других налога изаберите Додај налог е-поште. Гмаил отвара прозор за додавање налога е-поште.

Унесите адресу налога у поље за текст Адреса е-поште, а затим кликните на Даље. Гмаил тражи да унесете подешавања за налог. Имајте на уму да Гмаил прави неколико нагађања о информацијама, од којих би већина требало да буде тачна или блиска њима.

У текстуално поље Корисничко име унесите корисничко име налога (обично адресу е-поште).

У пољу за текст Лозинка унесите лозинку налога.

У пољу за текст Поп сервер унесите адресу сервера који ваш провајдер користи за долазну пошту.

На листи Порт изаберите број порта који ваш провајдер користи за долазну пошту. Опет, ово је 110 ако ваш провајдер не захтева ССЛ (погледајте 11. корак на овој листи); ако ваш провајдер жели да користите ССЛ, изаберите 995 на листи Порт.

Ако желите да Гмаил остави копију било које увезене поруке на оригиналном серверу, потврдите избор у пољу за потврду Остави копију преузете поруке на серверу. Ако и даље желите да приступите порукама налога помоћу другог клијента е-поште, добра идеја је да потврдите избор у пољу за потврду Остави копију преузете поруке на серверу. Ако ћете приступити порукама само у Гмаил-у, оставите поље за потврду поништено тако да након што Гмаил преузме ваше поруке, избрише поруке са оригиналног сервера.

Ако ваш добављач е-поште захтева да долазне везе поште буду безбедне, потврдите избор у пољу за потврду Увек користи безбедну везу (ССЛ) приликом преузимања поште.

Добра је идеја да на неки начин означите поруке налога, па потврдите избор у пољу за потврду Означи долазне поруке. Гмаил подразумевано означава поруке користећи адресу е-поште налога. Ако желите да користите другу ознаку, користите падајућу листу да изаберете Нова ознака, унесите ознаку у дијалог који се појави, а затим кликните на ОК.

Ако желите да Гмаил заобиђе пријемно сандуче и шаље долазне поруке налога директно на ознаку коју сте навели у кораку 12 (или на ознаку Сва пошта, ако сте прескочили корак 12), потврдите избор у пољу за потврду Архивирај долазне поруке. На слици је приказана попуњена верзија прозора за додавање налога е-поште.

Да бисте увезли долазне поруке са другог налога, попуните подешавања у прозору Додај налог е-поште.

Кликните на дугме Додај налог. Гмаил додаје налог, а затим вас пита да ли и ви желите да можете да шаљете е-пошту са налога. Нажалост, ова функција није доступна преко Г Суите радних налога.

Кликните на радио дугме Нема, а затим кликните на Даље. Гмаил сада редовно проверава поруке на вашем налогу.

Руковање Мицрософт Оффице документима

Пошто сте потпуни корисник Г Суите-а, постоји велика шанса да је ваша организација одлучила да уложи све са Документима, Табелама и Презентацијама за апликације за продуктивност. То олакшава размену датотека са колегама, али када радите од куће, можда ћете морати да имате посла са људима који нису прешли само на Гоогле, а још увек користе Мицрософт Оффице стручњаке за продуктивност: Ворд, Екцел и ПоверПоинт. На срећу, Г Суите разуме ово и радо ради са Оффице документима. Ево три главне технике које треба да знате:

• Отварање Оффице докумената: Г Суите вам пружа неколико различитих начина да отворите Оффице документе у одговарајућим Гоогле апликацијама:
  • У Гоогле апликацији изаберите Датотека→Отвори на траци менија, изаберите Оффице документ, а затим кликните на Отвори. Ово отвара преглед Оффице документа, а затим бирате Отвори помоћу Гоогле апликације (где је апликација Документи, Табеле или Слајдови, у зависности од типа датотеке).

У прегледу Оффице документа изаберите Отвори помоћу Гоогле апликације.

• • Ако добијете Оффице документ као прилог е-поште, изаберите икону Измени помоћу Гоогле апликације (где је апликација Документи, Табеле или Слајдови, у зависности од типа датотеке).
• Ако се Оффице документ налази на Диску, изаберите документ, кликните на икону Још опција (три вертикалне тачке), изаберите Отвори помоћу из менија који се појави, а затим изаберите Гоогле апликацију која ради са типом датотеке.

Који год метод да користите, Оффице документ се појављује у апликацији Гоогле. Да вас подсетимо да је ово Оффице датотека, а не изворна Гоогле датотека, поред назива документа видите екстензију датотеке Оффице документа. На пример, ова слика приказује Ворд документ отворен у Документима, тако да видите екстензију датотеке .ДОЦКС.

Гоогле приказује екстензију датотеке Оффице поред назива документа да би вас подсетио да радите са Оффице документом.

• Конвертовање Оффице документа у Гоогле формат: Ако икада користите само Гоогле апликације, али имате гомилу Оффице докумената, требало би да конвертујете те датотеке у њихове формате еквивалентне Гоогле-у да бисте олакшали рад са датотекама. Да бисте конвертовали Оффице документ, прво га отворите у одговарајућој Гоогле апликацији: Документи за Ворд документ; Листови за Екцел табелу; или Слајдови за ПоверПоинт презентацију. Изаберите Датотека–>Сачувај као Гоогле апликацију (где је апликација Документи, Табеле или Слајдови, у зависности од типа датотеке) са траке менија.
• Дељење Гоогле датотеке као Оффице датотеке: Ако сте креирали датотеку помоћу Гоогле апликације, али желите да ту датотеку пошаљете е-поштом кориснику Оффице-а, немате среће, зар не? Јок. Можете да приложите Гоогле датотеку као Оффице датотеку, што омогућава примаоцу да прегледа датотеку и ради са њом — нема проблема. Да бисте делили датотеку на овај начин, отворите датотеку у њеној изворној Гоогле апликацији, а затим на траци менија изаберите Датотека–> Пошаљи имејлом као прилог. У дијалогу Пошаљи као прилог е-поштом, користите листу Приложи као да бисте изабрали Оффице формат (као што је Мицрософт Екцел за датотеку табеле табеле). Попуните поља За, Предмет и Порука на уобичајени начин е-поште, а затим кликните на Пошаљи.

Подесите простор за видео конференцију

Одржавање видео састанака у канцеларији је довољно једноставно јер скоро увек имате одговарајућу опрему, прави простор и право окружење. Одржавање видео састанака код куће је, с друге стране, мало теже. Затварам ово поглавље са неколико савета произашлих из тешко стеченог искуства са видео састанцима код куће.

Прво, ево неколико ствари које треба узети у обзир, у погледу опреме:

• Да бисте смањили сметње за друге у вашем домаћинству, размислите о томе да носите слушалице или слушалице. Ово не само да спречава да бука са састанка доспе у друге просторије у вашој кући, већ има и додатне предности пружања најбољег аудио искуства и спречавања потенцијалних одјека.
• Скоро сигурно ћете правити белешке током састанка, тако да не бисте излагали своје другаре са састанка буци вашег куцања, обавезно искључите микрофон када не разговарате.
• Шта је ово? Често куцате док причате? Вау, браво! У том случају, међутим, требало би да размислите о коришћењу спољног микрофона уместо микрофона уграђеног у рачунар, како бисте умањили буку при куцању.
• У реду, сада када сте на тржишту за екстерни микрофон, требало би да набавите бежични микрофон или слушалице, зар не? Не тако брзо. Бежични микрофони су практични и лакши за управљање у врућини позива, али квалитет звука често није тако одличан. За најбољи звук, изаберите жичане слушалице или микрофон.
• Уверите се да Меет користи микрофон и камеру које желите.

Сада набавите ове савете за подешавање кућног окружења:

• Просторија коју користите треба да има добро осветљење - по могућности природно светло са оближњег прозора.
• Немојте седети са светлом иза себе, које претвара вашу главу и горњи део тела у силуету. Покушајте да се поставите тако да светло буде испред вас.
• Немојте се ослањати на фид камере да бисте проценили своје осветљење и положај. Наговорите колегу или пријатеља да покрене пробни позив да видите како ствари заиста изгледају.
• У идеалном случају, зид или простор иза вас треба да буде празан или, барем, да не омета пажњу.
• Уверите се да сваки део собе који људи могу да виде буде уредан и уредан. Ово је ипак пословни позив.
• У идеалном случају, простор који користите треба да има мало или нимало амбијенталне буке. Не - понављам - не не играју музику или талк радио током састанка.
• Ако не можете да избегнете буку, или ако је бука увек потенцијална опасност (родитељи са децом млађом од 10 година свесно климају главом), обавезно искључите микрофон када не говорите.

На крају, ево неколико идеја за проналажење најбољих видео перформанси:

• Повежите рачунар са Интернет рутером директно помоћу Етхернет кабла, ако је могуће.
• Ако треба да користите Ви-Фи, покушајте да седите што ближе бежичној приступној тачки.
• За најбоље Ви-Фи перформансе користите мрежу од 5 ГХз, ако је имате.
• Љубазно замолите остале чланове ваше породице да одустану од напорних интернет активности (као што су стриминг видео записа или онлајн игре) током састанка. Будите спремни да свима купите пицу као надокнаду.