Додавање нових контаката у закон! 2005

На најједноставнијем нивоу, главна сврха АЦТ-а! је да служи као место за чување свих контаката са којима свакодневно комуницирате. Можете додати и уредити све своје контакте из прозора са детаљима о контакту јер садржи све информације које се односе на један одређени запис и омогућава вам да видите сва поља за контакт.

Вероватно имате много контаката које једва чекате да унесете у своју базу података, па ускочите и следите ове кораке:

Ако већ нисте у прозору са детаљима о контакту, идите тамо тако што ћете кликнути на икону Контакти на АЦТ! Нав трака.

У прозору Детаљи о контакту изаберите један од три начина да додате нови контакт у своју базу података:

• Изаберите Контакт → Нови контакт.

• Кликните на икону Нови контакт на траци са алаткама.

• Притисните тастер Инсерт на тастатури.

Покретање било које од претходних команди резултира празним записом контакта. Сада сте спремни да унесете информације о новом контакту.

Почните да уносите информације тако што ћете кликнути на поље Предузеће и откуцати назив компаније контакта.

ДЕЛУЈТЕ! не прави разлику између стварних контаката и празних контаката. Неуношење информација или узастопно притискање тастера Инсерт доводи до бројних празних записа о контактима, који нису од користи и служе само за зачепљење базе података. Дакле, иако сте слободни да напустите било који АЦТ! поља празна, морате нешто да унесете, па почните са називом компаније.

Увек се можете касније вратити на запис и додати, променити или избрисати било коју информацију у било ком пољу.

Кликните на следеће поље у које желите да унесете информације и почнете да куцате.

Такође можете користити тастер Таб да бисте прешли на следеће поље. Ако нехотице притиснете тастер Таб пречесто, можда ћете открити да сте унапредили једно превише поља и завршили у погрешном пољу. Али не брините: Притисните и држите тастер Схифт, а затим притисните Таб да бисте померили курсор у обрнутом смеру.

Наставите са попуњавањем поља.

ДЕЛУЈТЕ! долази са отприлике 50 унапред програмираних поља која одражавају потребе већине корисника. Многа поља су прилично разумљива (и одражавају врсту информација које вероватно очекујете да ћете пронаћи у било ком адресару): име контакта, назив компаније, телефон, град, држава и поштански број. Они се налазе на згодном месту у горњој половини прозора са детаљима о контакту. Нека поља су мало мање очигледна:

• Адреса: Ако претпоставите да три поља АЦТ! предвиђа да је адреса намењена чувању три алтернативне адресе, грешите! Друго и треће адресно поље су намењене за заиста дугачке адресе. Ово поље је добро место за укључивање назива зграде ако је саставни део адресе.

• Етикете у стилу 5160, које се популарно користе за масовну слање поштом, обично штампају четири реда информација: компанија, контакт, улична адреса и град/држава/поштански број (све у четвртом реду). Ако треба да користите друго и треће адресно поље, потребне су вам веће ознаке.

• ИД/Статус: Поље ИД/Статус је у суштини поље категорије и уписује сваки ваш контакт у категорије. Коришћењем поља ИД/Статус, не морате ручно да подешавате различите базе података: једну за ваше пријатеље, једну за ваше клијенте, једну за ваше добављаче итд. Поље ИД/Статус је унапред подешено са неколико десетина најчешће коришћених категорија, укључујући пријатеље, купце, продавце и конкуренте, што олакшава претрагу сваке од ових категорија у трену.

• Поздрав: Ово поље се односи на име које долази после речи Драги у писму, која се користи у вашим шаблонима писма. Подразумевано, АЦТ!, као пријатељски тип, користи прво име. Слободно промените поздрав у формалнији.

• Ако више волите да користите формалнији поздрав као подразумевану поставку, изаберите Тоолс → Преференцес и кликните на дугме Салутатион Преференцес које се налази на картици Опште.

• Препоручио: Ово поље је једно од најчешће занемарених поља у бази података. Информације унете у ово поље се користе у извештају о извору препорука; неуспех у уносу информација Реферред Би чини извештај бескорисним. Па шта је велика ствар? Претпоставимо да плаћате оглашавање у две новине — зар не би било лепо знати која је привукла највише потенцијалних клијената? Ако присуствујете сајмовима или улажете много времена и труда у своју веб локацију, зар не бисте желели да знате да ли су ваши напори резултирали неким новим послом? И, ако вам постојећи купац шаље много нових потенцијалних клијената, зар не би било лепо почастити га фином шунком за Божић, а не уобичајеном воћном тортом?

• Корисник: Приметите да се неколико корисничких поља налази у доњој половини прозора са детаљима о контакту. Ова поља садрже информације које су специфичне за ваше пословање.

• Оставите ова поља празна док их не преименујете. Ако то не учините, можете завршити са различитим врстама података унетих у једно поље.

  Увек се можете вратити и додати, променити или избрисати податке поља у било ком тренутку!

Не плашите се када ДЕЛУЈЕТЕ! аутоматски форматира неке од података вашег поља када унесете информације.

Додајте своје податке што је могуће уједначеније.

Ако је потребно, додајте више уноса у поље.

Опћенито, најбоља пракса је да се ограничите на једну ставку по пољу. С времена на време, међутим, нађете ситуацију у којој контакт спада у две категорије. На пример, ЈоАнне Цхамар може бити и пријатељ и клијент. У овој ситуацији, можете користити падајућу листу да унесете више од једне ставке у поље.

Да бисте изабрали неколико критеријума који ће бити укључени у једно поље, следите ове кораке:

• а. Поставите курсор у поље.

• б. Означите жељене изборе.

• ц. Кликните на жељене уносе у дијалогу Уреди вредности листе.

• д. Кликните било где изван оквира за дијалог да бисте га затворили.

  Различити уноси се појављују у пољу, одвојени зарезом.

Када попуњавате информације за сваки нови контакт, не заборавите да кликнете на различите картице на дну вашег изгледа.

На овим картицама ћете пронаћи додатна поља. Картица Кућна адреса је место где бележите личне податке о контакту. Можда имате неколико других картица које такође можете изабрати.

Различити изгледи приказују различите картице. Ако промените свој тренутни изглед, вероватно гледате други скуп картица.

Ако заборавите да кликнете на те картице на дну прозора са детаљима о контакту, можда ћете превидети нека од поља која су вам потребна да попуните важне информације. Дакле, обавезно кликните на те картице!

Сачувајте нове контакт информације.

Теоретски, не морате да чувате нове контакт информације; сачуван је ако урадите нешто од следећег:

• Извршите било који други АЦТ! команду, која укључује било шта, од додавања напомене или прилике за продају до заказивања састанка.

• Пређите на други запис у бази података.

• Кликните на дугме Сачувај (представљено малом иконом дискете на траци са алаткама).

• Притисните Цтрл+С.