Уређивање докумената са ИБМ Воркплаце Сервицес Екпресс

Обично можете да уређујете сопствене документе у ИБМ Воркплаце Сервицес Екпресс (ВСЕ), а у зависности од подешавања приступа библиотеци докумената, можда ћете моћи да уређујете и документе саиграча. Међутим, понекад уопште не можете да уређујете документе, чак ни документе које сте сами креирали.

Можете лако да кажете да ли можете да уређујете документ јер када га отворите, или видите дугме Уреди или не.

Ево неколико разлога због којих бисте могли бити спречени да уређујете документ:

• Библиотека докумената можда није подешена тако да вам дозвољава да уређујете било који документ, због природе саме библиотеке.

• Документ је закључан — или га неко други у вашем тиму уређује или га је неко ручно закључао да спречи даље промене.

Под претпоставком да можете да уређујете одређени документ — јер имате исправан приступ и документ није закључан — следећи одељци покривају неколико додатних ствари које можете да урадите са документом поред уређивања његовог стварног садржаја.

Уређивање својстава документа

Најважнији део документа је, наравно, његов садржај. Али има још тога у документу, што се тиче ВСЕ.

Можете уредити својства документа — поља која ВСЕ прати о сваком документу — као што су назив документа, опис итд. Овај садржај о документу се понекад назива метаподацима. Својства документа могу бити веома важна да би се осигурало да други чланови тима могу пронаћи документ, посебно када га траже. Што више информација укључите у поља својстава, већа је вероватноћа да ће други корисници моћи да приступе и користе садржај у документу.

Да бисте уредили својства документа, било да је креиран помоћу Оффицеа или ВСЕ едитора, пратите ове кораке:

1. Пронађите и отворите документ који желите да промените и кликните на дугме Уреди.

Појављује се образац за уређивање документа.

2. Користите образац Уреди документ да бисте променили наслов, опис или жељени језик документа.

3. Када завршите, кликните на дугме Објави, Пошаљи на одобрење или Сачувај као приватну нацрт, према потреби.

Документ је сачуван и затворен.

Замена документа

Повремено ћете можда морати да замените документ, браву, кундак и цев. Ово није нешто што радите често, али понекад имате датотеку на локалном чврстом диску коју морате да отпремите уместо документа који се већ налази у библиотеци. Непотребно је рећи да је постојећи документ замењен - трајно - па наставите са опрезом. Не можете да замените документ који је сачуван као нацрт на чекању.

Користите ове кораке да замените постојећи документ у библиотеци докумената документом са вашег рачунара:

1. Пронађите и отворите документ који желите да замените.

2. Кликните на дугме Замени.

Појављује се образац Замени документ.

3. Кликните на дугме Прегледај и изаберите датотеку на чврстом диску коју желите да отпремите као замену.

4. Кликните на дугме Објави, Пошаљи на одобрење или Сачувај као приватну нацрт, према потреби.

Нови документ се појављује у библиотеци докумената, а стари нестаје.

Премештање или копирање документа

Иако су кораци за копирање и премештање документа скоро исти, резултати су, наравно, различити. Када копирате документ, добијате две идентичне верзије документа у две различите фасцикле. Када преместите документ, документ се вади из оригиналне фасцикле и депонује у фасциклу коју наведете.

Користите ове кораке да бисте копирали или преместили документ у библиотеци докумената:

1. Пронађите и отворите документ.

2. Изаберите Још радњи –> Копирај или Више радњи –> Премести.

Појављује се образац Копирај у фасциклу (или Премести у фасциклу).

3. Изаберите одредишну фасциклу у коју желите да ставите копирани или премештени документ.

4. Кликните на ОК.

Документ се копира или премешта на нову локацију.