Tipy na spoluprácu na zdieľaných tabuľkách, ktoré možno nepoznáte

Pracujete často na tabuľkách zdieľaných s ostatnými? Potom vám tipy uvedené nižšie pomôžu zlepšiť efektivitu tímovej práce na tabuľkách v Exceli alebo Tabuľkách Google .

Ako pracovať s tabuľkami Excel a Tabuľky Google je zdieľané

• Zmena a aktualizácia kľúčov dokumentov
• Zadajte správne zdrojové údaje
• Použite ovládacie prvky tabuľky
• Použite tabuľky a grafy
• Zvýraznite dôležité hodnoty farbou a formátovaním

Zmena a aktualizácia kľúčov dokumentov

Pri spolupráci na hárku je dôležité sledovať všetky zmeny, pretože ak si nedáte pozor, môžete prepísať prácu niekoho iného.

Skúste pridať komentáre alebo poznámky na zaznamenanie zmien, ako je dôvod aktualizácie položky, názov editora, pracovný štýl atď. Môžete to jednoducho urobiť pomocou funkcie Zvýrazniť zmeny v zdieľanom zošite. Ak chcete povoliť túto funkciu, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Prejdite na Súbor > Možnosti > Panel s nástrojmi Rýchly prístup . V systéme macOS prejdite na  Excel > Predvoľby... > Pás s nástrojmi a panel s nástrojmi > Panel s nástrojmi Rýchly prístup .
2. Z rozbaľovacích možností vyberte Všetky príkazy .
3. Vyberte položku Zvýrazniť zmeny a vyberte, či chcete alebo nechcete pridať panel s nástrojmi Rýchly prístup nad alebo pod pás s nástrojmi. Kliknite na tlačidlo OK .
4. Potom klepnite na rozbaľovací filter na paneli s nástrojmi Rýchly prístup > Zobraziť menovky príkazov . Kliknutím na požadovanú možnosť v rozbaľovacej ponuke si môžete prispôsobiť, ako chcete zvýrazniť zmeny v tabuľke.

Môžete tiež farebne odlíšiť sekcie alebo karty v zdieľanej tabuľke, aby ste mohli jednoducho vidieť zmeny na prvý pohľad.

Zadajte správne zdrojové údaje

Pri zadávaní nespracovaných údajov do tabuľky je ľahké robiť chyby. Problém je v tom, že ak to neurobíte správne, výsledky môžu byť skreslené a zavedú vás nesprávnym smerom.

Našťastie existuje niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu uistiť sa, že do súboru programu Excel zadávate správny zdroj alebo pôvodné údaje.

• Vaše údaje musia byť jasné a presné. Pokúste sa vyhnúť zbytočným skratkám a uistite sa, že formátovanie čísel alebo dátumu je jasné a konzistentné v celej tabuľke.
• Uistite sa, že v hornej časti každého stĺpca/riadku uvediete názov, ktorý pomôže ostatným používateľom lepšie interpretovať tabuľku.
• Použite príslušný súvisiaci vzorec.

Použite ovládacie prvky tabuľky

Použitím ovládacích prvkov tabuľky môžete znížiť pravdepodobnosť chýb pri zadávaní údajov. Tu je niekoľko nástrojov, ktoré môžete použiť:

Overenie údajov : Použitie nástroja na overenie údajov vám umožňuje zhromažďovať vstupy od viacerých používateľov v správnom formáte. Zabezpečuje tiež jednotnosť pri zadávaní údajov a zabraňuje náhodným chybám používateľov. Ak zadávate údaje, ktoré patria do známej množiny hodnôt, ako napríklad Áno, Nie alebo Nedá sa určiť, môžete vytvoriť rozbaľovací zoznam s týmito možnosťami, aby si ostatní používatelia mohli vybrať zo zoznamu dostupných možností.

Zobrazenie hárka : Ďalšia užitočná funkcia, ktorá umožňuje používateľom tabuľkového procesora vytvárať prispôsobené zobrazenia pre svoje zošity a nastavovať vlastné filtre na prezeranie informácií bez toho, aby boli ovplyvnení zmenami, ktoré na nich vykonali iní.

Použite tabuľky a grafy

V skutočnosti tabuľky často divákov spočiatku zahltia, najmä ak nie sú zvyknutí narábať s veľkými objemami dát. Preto by ste na vizualizáciu údajov mali používať tabuľky, tabuľky alebo grafy.

Zatiaľ čo tabuľky pomáhajú organizovať a kategorizovať informácie, používanie tabuliek alebo grafov vám ich pomôže prezentovať vizuálne. Vďaka nim bude jednoduchšie poukazovať na trendy či porovnávať rozdiely medzi skupinami dátových premenných v čase. Pomocou toho môžete identifikovať dôležité vzťahy a trendy v hodnotách údajov.

Zvýraznite dôležité hodnoty farbou a formátovaním

Zafarbením textu a nadpisov môžete usporiadať údaje čitateľnejším spôsobom.

Pomocou tejto metódy sa môžete zamerať na špecifické aspekty údajov bez toho, aby ste boli zahltení príliš veľkým množstvom informácií. Môžete tiež použiť nástroje ako podmienené formátovanie , ktoré vám umožňuje zvýrazniť konkrétne bunky na základe kritérií, ako je napríklad rozsah.

Vyššie sú uvedené tipy na spoluprácu a spracovanie údajov v tabuľkách Excel alebo Tabuľkách Google . Dúfam, že článok je pre vás užitočný.