Tipy na efektívnu správu a organizáciu počítačových súborov

Usporiadanie súborov vo vašom počítači je mimoriadne dôležité, pretože táto akcia prispieva k zabezpečeniu hladkého a stabilného chodu systému. Tento článok vám navrhne niekoľko jednoduchých, ale účinných spôsobov správy súborov vo vašom počítači !

Tipy na efektívnu správu a organizáciu počítačových súborov

• Odstrániť kôš
• Zoskupujte súbory do priečinkov
• Vytvorte konzistentnú konvenciu pomenovania
• Rýchly prístup k priečinkom a súborom
• Využite poskytovateľov cloudových úložísk
• Odstráňte duplicitné súbory a použite klávesové skratky
• Použite aplikáciu na písanie poznámok
• Staré súbory ukladajte iba vtedy, ak ich skutočne potrebujete

Odstrániť kôš

Ak sú v počítači nepotrebné údaje, nájdite ich a čo najskôr ich vymažte. Je to dobré riešenie na vyčistenie disku a „privítanie“ nových užitočných údajov. Môžete si pozrieť podrobnú príručku na čistenie systému Windows 10 najlepším spôsobom . Ak omylom vymažete nejaké údaje, môžete ich kedykoľvek obnoviť z koša.

Zoskupujte súbory do priečinkov

Adresáre sú „jadrom“ dobrej organizácie systému. Umožňujú vám zoskupiť súbory do logických kolekcií. V predvolenom nastavení má systém Windows k dispozícii knižnice, ako sú Dokumenty a Obrázky . V Prieskumníkovi súborov kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Nový > Priečinok a začnite vytvárať.

Skôr než začnete organizovať svoje priečinky, môžete ich usporiadať na papieri. Môžete napríklad rozdeliť priečinok Obrázky podľa udalostí, ľudí, miest... alebo rozdeliť Dokumenty na dokumenty pre prácu a život. Priečinky môžete vytvárať aj v rámci priečinkov. Nesnažte sa však ísť príliš hlboko, pretože budete musieť neustále preklikávať priečinky, aby ste našli požadované informácie.

Vytvorte konzistentnú konvenciu pomenovania

Najlepšie je mať jednotnú konvenciu pomenovania pre priečinky aj súbory. Táto konvencia by mala byť stručná a mala by objasniť, čo je vo vnútri, bez toho, aby ste ju museli otvárať. Nezabudnite, že Prieskumník súborov vám môže zobraziť množstvo skvelých metadát. Na páse s nástrojmi prejdite na položku Zobraziť > Pridať stĺpce . Tu môžete pridať stĺpce ako Dátum úpravy , Typ a  Autori . To znamená, že tieto informácie nemusíte zahrnúť do názvu súboru.

Niekoľko tipov na konvenciu mien, ktoré sa oplatí vyskúšať:

• Ak používate poradové čísla na začiatku mena, použite 0 ako pomôcku pri klasifikácii (napr. 001, 002).
• Uistite sa, že výslovnosť a gramatika sú správne, aby sa zobrazovali správne pri každom vyhľadávaní.
• Nepoužívajte skratky, pretože je ľahké zabudnúť na ich význam po chvíli, keď ich pravidelne nepoužívate.

Rýchly prístup k priečinkom a súborom

Je skvelé organizovať súbory do systému priečinkov, ale nie je potrebné prechádzať touto štruktúrou zakaždým, keď chcete niečo nájsť. Windows má výkonnú funkciu vyhľadávania. Stačí otvoriť ponuku Štart , začať písať a všetko preskenuje váš počítač.

Často používané priečinky môžete pripnúť do ponuky Štart . Ak to chcete urobiť , kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť Pripnúť na začiatok . Prípadne presuňte priečinok na panel úloh a pripnite ho sem. Potom kliknite pravým tlačidlom myši na ikonu Prieskumníka , zobrazí sa v časti Pripnuté .

Nakoniec môžete upraviť Prieskumníka pre lepší prehľad údajov. Prepnite na kartu Zobraziť na páse s nástrojmi . Tu si môžete vybrať rôzne spôsoby triedenia, aktivovať panel Podrobnosti , zmeniť rozloženie rozloženia a oveľa viac. Môžete tiež zmeniť možnosti podľa priečinka. Napríklad rozloženie veľkých ikon pre priečinky s fotografiami, formát zoznamu pre dokumenty...

Využite poskytovateľov cloudových úložísk

Ak pravidelne spolupracujete s ostatnými prostredníctvom súborov alebo sa pohybujete medzi zariadeniami, ako sú notebooky a stolné počítače, posielanie súborov tam a späť môže byť skutočnou bolesťou hlavy. V dôsledku toho budete mať veľa súborov na rôznych miestach. Ak chcete tento problém vyriešiť, použite bezplatného poskytovateľa cloudového úložiska, ako je OneDrive, Disk Google. Tieto služby sa často integrujú priamo do Prieskumníka, takže môžete spravovať všetky svoje súbory na jednom mieste a synchronizovať ich na všetkých zariadeniach.

Odstráňte duplicitné súbory a použite klávesové skratky

Viacnásobné kópie toho istého súboru nielen plytvajú miestom, ale tiež bránia zmenám medzi nimi. Výsledkom je, že máte veľa rôznych verzií toho istého dokumentu. To je dôvod, prečo by ste mali použiť program na skenovanie duplicitných súborov, ako je dupeGuru, aby ste ich okamžite odstránili.

Duplikáty súborov sa často objavujú, keď sú uložené na rôznych miestach. Nerob to. Namiesto toho použite klávesové skratky. V tomto priečinku kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Nový > Skratka a potom postupujte podľa pokynov.

Použite aplikáciu na písanie poznámok

Používanie bezplatných aplikácií na písanie poznámok, ako sú OneNote, Evernote... vám pomôže uchovať si dôležité informácie v práci alebo každodennom živote namiesto plytvania peniazmi na nákup lístkov, ktoré možno použiť iba raz a potom ich zahodiť. Väčšina aplikácií na písanie poznámok vám umožňuje ukladať súbory lokálne alebo online, čo uľahčuje ich používanie v organizáciách alebo jednotlivcoch.

Staré súbory ukladajte iba vtedy, ak ich skutočne potrebujete

Niektorí ľudia si na svojom počítači radi vytvoria priečinok „Archív“, aby tam uložili staré súbory. Tento úkon však občas „schová prach pod koberec“. Zvyčajne sa archívny priečinok používa na ukladanie súborov, ku ktorým sa už často nepristupuje, ale stále je potrebné ich uchovávať. Vo všeobecnosti je oddelený od hlavného disku a môžete použiť aj lacnejšie riešenia úložiska.

Ak chcete nájsť históriu súboru, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte položku Vlastnosti . Tu môžete vidieť, kedy bol súbor vytvorený – Vytvorený , upravený – Upravený a sprístupnený – Prístupný .

Zhromažďovanie súborov do skupín podľa dátumu úpravy je jednoduché. V Prieskumníkovi súborov kliknite na vyhľadávacie pole vpravo hore a potom použite rozbaľovaciu ponuku Dátum úpravy na páse s nástrojmi. Tento parameter môžete prepojiť s iným vyhľadávacím reťazcom. Nájdite napríklad súbory Doc naposledy upravené v roku 2019.

Vo všeobecnosti ukladanie starých súborov nemá žiadny vplyv na systém. Nemali by ste to robiť iba vtedy, ak na hlavnom disku dochádza úložný priestor.

Vyššie je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu efektívne organizovať a spravovať súbory vo vašom počítači. Ak poznáte iný spôsob, neváhajte sa podeliť s EU.LuckyTemplates!