Ako používať Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint spolu na spoluprácu

Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint sú súčasťou balíka predplatného na Microsoft 365, ktorý vám pomôže efektívne pracovať a spolupracovať na diaľku. Naučme sa s Download.vn , ako najlepšie používať nástroje pre vzdialenú spoluprácu v Microsoft 365 !

Ako skombinovať Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint

Ako používať Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint na prácu na diaľku

• Microsoft Teams
  • Volajte, stretávajte sa online, píšte
  • Zdieľanie obrazovky
  • Verejné a súkromné ​​tímy
• OneDrive
  • Zdieľajte a synchronizujte súbory
  • Ovládanie zdieľania a prístupu
  • Označte členov
  • Upravujte v reálnom čase
• Zdieľaj pointu
  • Obsahový management
  • Komunikačná stránka
  • Zdieľanie a decentralizácia

Microsoft Teams

Microsoft Teams je komplexný nástroj na komunikáciu a spoluprácu. Vy a vaši spoluhráči môžete spravovať mnohé aspekty svojho projektu priamo v aplikácii Teams. Od skupinových stretnutí, priamych hovorov, textových správ, otvárania súborov až po spoločnú prácu, to všetko je mimoriadne pohodlné.

Volajte, stretávajte sa online, píšte

Microsoft Teams je skvelá aplikácia na volanie a organizovanie skupinových stretnutí. V kalendári Outlooku môžete naplánovať stretnutia pre konkrétnu skupinu.

Microsoft Teams bude automaticky odosielať upozornenia relevantným členom, aby nikto nezmeškal dôležité stretnutie.

Pri odosielaní SMS môžete príslušnú osobu označiť správou @meno, aby nezmeškala obsah alebo úlohy, ktoré je potrebné splniť.

Zdieľanie obrazovky

Počas schôdze v aplikácii Teams kliknite na tlačidlo Zdieľať obsah a zdieľajte zdroje vo svojom počítači. Microsoft Teams vám umožňuje zdieľať:

• Obrazovka pre bezproblémovú spoluprácu vo viacerých oknách, kontextových oknách, upozorneniach a aplikáciách.
• Špecifické okno, keď sa potrebujete zamerať na obsah a udržať aktivity na pracovnej ploche súkromné.
• Prezentácia v PowerPointe. Publikum sa môže v prípade potreby pohybovať po snímkach.
• Microsoft Whiteboard pre spoločný dizajn UI/UX, produkty a ďalšie.

Verejné a súkromné ​​tímy

Verejné tímové kanály vám umožňujú voľne spolupracovať s externými ľuďmi. Vytvorte si napríklad verejný tím pre grafický dizajn alebo vývoj aplikácií, kde budete spolupracovať s partnerskými vývojármi.

Keď musíte riešiť prácu mimo projektu s partnerom, mali by ste pre členov vytvoriť kanál súkromnej skupiny. Môžete zdieľať súbory, diskutovať o nápadoch a robiť rozhodnutia, ktoré sú mimo rámca rozhodnutia vášho partnera.

OneDrive

Rozhranie OneDrive

OneDrive je cloudové úložisko spoločnosti Microsoft s vynikajúcim zabezpečením údajov. Tento nástroj pomáha členom tímu ľahko pristupovať k projektovým súborom a dokumentom kdekoľvek.

Pri vytváraní tímu v Microsoft Teams sa OneDrive stáva predvoleným cloudovým nástrojom. Na spoluprácu so vzdialenými tímami môžete využiť nasledujúce funkcie:

Zdieľajte a synchronizujte súbory

Spravujte povolenia na zdieľanie vo OneDrive

Pre každý projekt môžete vytvoriť zdieľané knižnice. Potom pridajte súvisiacich členov. Teraz si všetci členovia môžu prezerať súbory, ktoré vytvoríte alebo nahráte do tejto knižnice.

Aplikácie OneDrive synchronizujú vaše zariadenie s cloudom a automaticky ukladajú najnovšie súbory na váš lokálny disk. Preto môžete vy a vaši spoluhráči spolupracovať na projektových dokumentoch, aj keď na chvíľu stratíte internetové pripojenie. Spolupráca v reálnom čase však nie je podporovaná offline.

Ovládanie zdieľania a prístupu

Údaje máte plne pod kontrolou. Ak nezdieľate súbory v skupine Teams alebo knižnici vo OneDrive, vaše súbory sú úplne súkromné. Ak potrebujete súrne zdieľať súbory, jednoducho ich presuňte myšou do zdieľaného priečinka alebo skupiny Teams.

Môžete nastaviť prístupové práva k projektovým súborom a dokumentom, posielať odkazy na obsah niektorým členom, nie nevyhnutne celému tímu. Potom obmedzte načítanie obsahu, iba ukážku alebo akékoľvek nastavenie, ktoré chcete.

Označte členov

Redaktori, vydavatelia a projektoví manažéri môžu znížiť svoju pracovnú záťaž označovaním dokumentov. Ak práve upravujete koncept príspevku a potrebujete niekoho, kto by do obsahu pridal historické údaje, jednoducho ich v dokumente spomeňte pomocou @name.

Označená osoba dostane automatický e-mail s odkazom na daný súbor a komentárom. Táto funkcia pomáha vám aj celému tímu ušetriť značný čas.

Upravujte v reálnom čase

Čas potrebný na vytváranie a kontrolu obsahu môžete skrátiť prepnutím na úpravy v reálnom čase. Táto metóda je mimoriadne efektívna, keď je potrebná skupinová spolupráca na veľkých obsahových projektoch.

Vy a vaši spoluhráči môžete otvoriť rovnaký súbor Excel, Word alebo PowerPoint vo webovom prehliadači. Všetci spolupracovníci vidia každú vykonanú zmenu.

Zdieľaj pointu

Microsoft SharePoint môžete použiť ako predvolený intranetový portál pre akýkoľvek projekt. SharePoint vám pomáha bezpečne nasadzovať úlohy, zostavy, pracovné postupy a distribuovať určité projekty online bez toho, aby ste museli spravovať akékoľvek backendové servery.

Nižšie je uvedený zoznam odporúčaných funkcií SharePointu pri úplnej práci na diaľku:

Obsahový management

Na SharePointe môžete jednoducho spravovať projektové dáta, ako sú dokumenty, súbory, fotografie, dizajnové prvky, telefónne/e-mailové kontakty a videá, a dokonca môžete vytvárať segmenty pre každý súbor.

Môžete pridať vyhľadávanie na základe metadát, aby členovia tímu mohli ľahko otvárať súbory kdekoľvek. Používatelia môžu tiež zobrazovať súbory v mobilnej aplikácii SharePoint.

Komunikačná stránka

Komunikačná stránka na SharePointe

SharePoint môžete použiť na vizuálnu komunikáciu. Napríklad vytvorte na svojom intranete rôzne komunikačné stránky pre cieľové skupiny, ako sú členovia tímu, zákazníci, dodávatelia atď.

Teraz môžete uverejňovať aktualizácie o projektoch, produktoch a službách na relevantné stránky jediným kliknutím. Komunikačné stránky SharePoint tiež podporujú zverejňovanie stavov projektov a zhromažďovanie komentárov od partnerov.

Stránky SharePoint vám tiež umožňujú pridávať udalosti kalendára, časové osi a úlohy riadenia projektov.

Zdieľanie a decentralizácia

Na SharePointe môžete nastaviť rôzne úrovne zdieľania a pravidlá. Napríklad priraďte práva na úpravy členom a plné práva na správu stránok projektu v SharePointe partnerom.

Vyššie sú návrhy , ako používať Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint súčasne na efektívnu spoluprácu . Dúfam, že článok je pre vás užitočný.