Nasveti za sodelovanje pri preglednicah v skupni rabi, ki jih morda ne poznate

Ali pogosto delate na preglednicah, ki jih delite z drugimi? Potem vam bodo spodnji nasveti pomagali izboljšati učinkovitost timskega dela na preglednicah v Excelu ali Google Preglednicah .

Kako delati s preglednicami Excel in Google Sheets je v skupni rabi

• Spremenite in posodobite ključe dokumenta
• Vnesite pravilne izvorne podatke
• Uporabite kontrolnike preglednice
• Uporabite tabele in grafikone
• Označite pomembne vrednosti z barvo in oblikovanjem

Spremenite in posodobite ključe dokumenta

Ko sodelujete pri preglednici, je pomembno, da spremljate vse spremembe, saj lahko prepišete delo nekoga drugega, če niste previdni.

Poskusite dodati komentarje ali opombe, da zabeležite spremembe, kot so razlog za posodobitev elementa, ime urednika, delovni slog itd. To lahko enostavno storite s funkcijo Označi spremembe v delovnem zvezku v skupni rabi. Če želite omogočiti to funkcijo, sledite spodnjim korakom:

1. Pojdite na Datoteka > Možnosti > Orodna vrstica za hitri dostop . V sistemu macOS pojdite na  Excel > Preferences… > Ribbon & Toolbar > Quick Access Toolbar .
2. V spustnem meniju izberite Vsi ukazi .
3. Izberite Označi spremembe in izberite, ali želite orodno vrstico za hitri dostop dodati nad ali pod trak. Kliknite V redu .
4. Nato tapnite spustni filter v orodni vrstici za hitri dostop > Pokaži oznake ukazov . Prilagodite lahko, kako želite poudariti spremembe v vaši preglednici, tako da kliknete želeno možnost v spustnem meniju.

Razdelke ali zavihke v preglednici v skupni rabi lahko tudi barvno kodirate, tako da lahko preprosto vidite spremembe na prvi pogled.

Vnesite pravilne izvorne podatke

Pri vnašanju neobdelanih podatkov v preglednico se zlahka zmotimo. Težava je v tem, da če tega ne naredite pravilno, so lahko rezultati popačeni in vas vodijo v napačno smer.

Na srečo obstaja nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali zagotoviti, da v datoteko Excel vnašate pravilne izvorne ali izvirne podatke.

• Vaši podatki morajo biti jasni in točni. Poskusite se izogniti nepotrebnim okrajšavam in poskrbite, da bo oblikovanje številk ali datumov jasno in dosledno v celotni preglednici.
• Ne pozabite vključiti naslova na vrh vsakega stolpca/vrstice, da drugim uporabnikom pomagate bolje razlagati tabelo.
• Uporabite ustrezno povezano formulo.

Uporabite kontrolnike preglednice

Z uporabo preglednic lahko zmanjšate verjetnost napak pri vnosu podatkov. Tukaj je nekaj orodij, ki jih lahko uporabite:

Preverjanje podatkov : uporaba orodja za preverjanje podatkov vam omogoča zbiranje vnosov več uporabnikov v pravi obliki. Zagotavlja tudi enotnost vnosa podatkov in preprečuje naključne napake uporabnikov. Če vnašate podatke, ki pripadajo znanemu naboru vrednosti, kot je Da, Ne ali Ni mogoče določiti, lahko ustvarite spustni seznam s temi možnostmi, da drugim uporabnikom omogočite izbiro s seznama razpoložljivih možnosti.

Pogled lista : Še ena uporabna funkcija omogoča uporabnikom preglednic, da ustvarijo prilagojene poglede za svoje delovne zvezke in nastavijo lastne filtre za ogled informacij, ne da bi nanje vplivale spremembe, ki so jih naredili drugi.

Uporabite tabele in grafikone

Pravzaprav preglednice gledalce na začetku pogosto prevzamejo, še posebej, če niso vajeni ravnanja z velikimi količinami podatkov. Zato bi morali za vizualizacijo podatkov uporabiti tabele, grafikone ali grafe.

Medtem ko tabele pomagajo organizirati in kategorizirati informacije, jih boste z uporabo grafikonov ali grafov lažje predstavili vizualno. Zahvaljujoč njim bo lažje izpostaviti trende ali primerjati razlike med skupinami podatkovnih spremenljivk skozi čas. S tem lahko prepoznate pomembna razmerja in trende v vrednostih podatkov.

Označite pomembne vrednosti z barvo in oblikovanjem

Z barvanjem besedila in naslovov lahko organizirate podatke na bolj berljiv način.

S to metodo se lahko osredotočite na določene vidike podatkov, ne da bi vas preobremenili preveč informacij. Uporabite lahko tudi orodja, kot je pogojno oblikovanje , ki vam omogoča, da označite določene celice na podlagi meril, kot je obseg.

Zgoraj so namigi za sodelovanje in obdelavo podatkov v Excelovih preglednicah ali Google Preglednicah . Upam, da vam je članek koristen.