Hvordan lage rullegardinlister ved hjelp av datavalidering i Microsoft Excel

Datavalidering lar deg gjøre ting som involverer kompliserte egendefinerte innstillinger som å be brukere velge et alternativ fra en liste eller begrense celler til bestemte datatyper. Det er gunstig når du trenger å holde Microsoft Excel-dataene dine konsistente og standardiserte.

I dag skal jeg vise deg hvordan du lager en rullegardinliste i en celle ved hjelp av datavalidering. Selv om jeg tar skjermbildene med Excel 2016, er trinnene de samme hvis du bruker eldre versjoner. Trinnene er også de samme i moderne versjoner av Excel i Microsoft 365 (tidligere O365) .

Lag en datatabell og listen over alternativer

Først setter du opp en grunnleggende datatabell. Du kan enten skrive inn dataene dine manuelt eller kopiere og lime dem inn fra en annen kilde.

Deretter skal vi legge inn en liste over alternativer for rullegardinlisten. Du kan gjøre det når du definerer datavalideringen eller definerer en liste på et annet sted på samme regneark eller et annet regneark.

For dette eksemplet skal vi liste opp alternativene for rullegardinlisten på et annet regneark, så klikk på en av regnearkfanene nederst i Excel-vinduet.

Skriv inn hvert alternativ i en kolonne (eller rad), ett alternativ til en celle. Gå deretter tilbake til regnearket med dataene dine.

Slå på datavalidering for valgte celler

For dette eksemplet ønsker vi å legge til rullegardinlister i Rangeringskolonnen eller kolonne B . Velg cellene du vil legge til rullegardinlistene til. I vårt tilfelle valgte vi B2 til B10 .

Klikk deretter på Data- fanen.

I delen Dataverktøy klikker du på Datavalidering- knappen.

Legg til en rullegardinliste til de valgte cellene

Dialogboksen Datavalidering vises. På fanen Innstillinger kan du få Excel til å begrense oppføringer i de valgte cellene til datoer, tall, desimaler, klokkeslett eller en viss lengde.

For vårt eksempel, velg Liste fra rullegardinlisten Tillat for å lage en rullegardinliste i hver av de valgte cellene.

Velg kilden for alternativer for rullegardinlisten

Nå må vi spesifisere kilden for alternativene i hver rullegardinliste. Det er to måter du kan gjøre dette på. Den første metoden innebærer å manuelt skrive inn alternativene i kildeboksen atskilt med komma. Dette kan være tidkrevende hvis du har en lang liste med varer.

Tidligere i denne artikkelen har vi laget en liste over elementer på et eget regneark. Vi skal nå bruke den listen til å fylle ut rullegardinlisten i hver av de valgte cellene. Denne andre metoden er enkel å administrere. Du kan også skjule regnearket som inneholder alternativene (høyreklikk på regnearkfanen og velg Skjul ) når du distribuerer arbeidsboken til brukerne dine.

For å legge til listen fra det separate regnearket til rullegardinlisten, klikk på pil opp på høyre side av Kilde- boksen.

Dialogboksen Datavalidering krymper ned til bare Kilde- boksen, og du kan få tilgang til arbeidsboken din under dialogboksen. Klikk på fanen for regnearket som inneholder alternativene for rullegardinlisten.

Deretter velger du cellene som inneholder alternativene. Regnearknavnet og celleområdet med alternativene legges til i Kilde- boksen i dialogboksen Datavalidering .

Klikk på pil ned på høyre side av kildeboksen for å godta inndataene og utvide dialogboksen.

Legg til en inndatamelding

Du kan legge til en valgfri melding i rullegardinlisten. Kanskje du vil vise en hjelpemelding eller et tips. Det er lurt å holde meldingen kort.

For å legge til en melding som vises når en celle som inneholder rullegardinlisten er valgt, klikk på Input Message- fanen. Deretter skriver du inn en tittel og inndatameldingen i boksene.

Legg til et feilvarsel

Et annet alternativ på rullegardinlisten er en feilmelding som vises når en bruker forsøkte å legge inn data som ikke samsvarer med valideringsinnstillingene. I vårt eksempel vises feilmeldingen når noen skriver inn et alternativ i cellen som ikke samsvarer med noen av de forhåndsinnstilte alternativene.

For å legge til en feilmelding, klikk på Feilvarsel- fanen. Standardalternativet for stilen til feilvarselet er Stopp . Du kan også velge Advarsel eller Informasjon . For dette eksemplet godtar du standardalternativet Stopp i rullegardinlisten Stil .

Skriv inn tittelen og feilmeldingen for feilvarselet . Det er best å holde feilmeldingen kort og informativ. Klikk OK .

Bruk din nye rullegardinliste

Nå, når du klikker på en celle du har lagt til en datavalideringsliste, vises en rullegardinliste, og du kan velge et alternativ.

Hvis du har lagt til en inndatamelding i rullegardinlisten, vises den når du velger en celle som inneholder rullegardinlisten.

Hvis du prøver å angi et alternativ som ikke samsvarer med noen av de forhåndsinnstilte alternativene, vises feilvarselet du konfigurerte i en dialogboks.

Hvordan har du benyttet deg av nedtrekkslister i Excel? Gi oss beskjed i kommentarene. Sjekk også ut våre andre Microsoft Office-tips  og veiledningen vår for å lage rullegardinmenyene i Google Sheets .