Må du sende den samme e-posten til mange personer med personlig tilpasset innhold for hver enkelt? Kanskje du ønsker å hilse hver mottaker med navnet sitt, bruke postadressen deres eller inkludere medlemsnummeret deres.
Utskriftsfletting er en funksjon som lar deg lage flere kopier av brev og e-poster for å sende til kontaktene dine. Hvert brev eller e-post kan inneholde både standard og tilpasset personlig innhold. Informasjonen du bruker til å tilpasse hver bokstav eller e-post er hentet fra datakilden din som en kontaktliste.
Hvis du bruker Gmail som hovede-postklient, er det ingen innebygd funksjon for e-postfletting. Det er imidlertid et tillegg for utskriftsfletting tilgjengelig for Google Sheets som kobles til Gmail-kontoen din. Vi viser deg hvordan du bruker Mail Merge for Gmail with Attachments -tillegget for å tilpasse en gruppe med de samme e-postene og sende dem.
Installer Mail Merge for Gmail with Attachments Add-on
Før du installerer og bruker Mail Merge-tillegget, logger du på Gmail-kontoen du vil bruke.
Installer deretter Mail Merge-tillegget for Google Sheets.
Klikk på Fortsett i dialogboksen La oss komme i gang for å gi tillegget Mail Merge tillatelse til å kjøre.
De ulike tillatelsene som kreves av tillegget, er oppført. Klikk Tillat for å gi Mail Merge-tillegget tillatelse til å få tilgang til Gmail-kontoen din.
Utskriftsfletting – Komme i gang-veiledningen vises. Klikk på X for å lukke dialogboksen.
Lag sammenslåingsmalen
Mail Merge-tillegget åpner et nytt unavngitt regneark i Google Sheets på en ny fane.
Gå til tillegg > Utskriftsfletting med vedlegg > Lag sammenslåingsmal .
En tom utskriftsflettingsmal opprettes i regnearket uten navn , som inneholder de obligatoriske kolonnene, som fornavn , etternavn og e-postadresse .
Importer eller skriv inn kontaktene dine
Nå må du legge til kontaktene du vil bruke i dette regnearket. For å gjøre det, gå til tillegg > E-postfletting med vedlegg > Importer Google-kontakter .
Å importere kontaktene dine er den raskeste måten å legge dem til. Men du kan også legge inn informasjonen for mottakerne manuelt i regnearket.
Hvis du har bestemte grupper av mottakere sender du batch-e-post til; kan det være lurt å opprette grupper i Google-kontaktene dine.
Velg gruppen som inneholder e-postadressene du vil bruke fra rullegardinlisten, og klikk på Importer kontakter . Dialogboksen lukkes ikke automatisk, så klikk på X i øvre høyre hjørne av dialogboksen.
Legg til et vedlegg for en kontakt
Et av elementene du kan tilpasse i hver e-post er vedlegget. Du kan legge ved en annen fil til hver e-post ved å bruke en lenke til filen i Google Disk-kontoen din.
For å gjøre dette, åpne en ny fane og logg på Google Disk. Deretter laster du opp filen du vil legge ved e-posten. Du kan dra filen til nettleservinduet for å laste den opp.
Deretter høyreklikker du på den opplastede filen og klikker på Få delbar kobling .
På popup-dialogboksen, sørg for at koblingsdeling på- glidebryteren er på (grønn).
Hvis koblingsdeling allerede er på, kopieres URL-en automatisk når du velger Få delbar kobling . Hvis du ikke så en melding om at koblingen ble kopiert til utklippstavlen, velg URL-en i dialogboksen og kopier den.
Gå tilbake til regnearket for utskriftsfletting og lim inn URL-en i kolonnen Filvedlegg for personen du vil sende denne filen til. Du kan sende en annen fil til hver kontakt i listen din.
Du kan også inkludere flere nettadresser for filvedlegg, atskilt med komma.
Planlegg dato og klokkeslett for å sende e-posten
I kolonnen Planlagte data kan du spesifisere en dato og et klokkeslett for å sende e-posten, som kan være forskjellig for hver person.
For å planlegge en e-post, skriv inn ønsket dato og klokkeslett med formatet dd/mm/ååå tt:mm i kolonnen Planlagt dato for ønsket kontakt.
La cellene i kolonnen Planlagt dato være tomme for å sende e-postene umiddelbart når de er konfigurert.
Legg til tilpasset innhold
I tillegg til standardfeltene som er inkludert i utskriftsflettingsmalen, kan du legge til andre egendefinerte felt. Kanskje du vil legge til informasjon som hver mottakers e-postadresse og medlemsnummer. Du kan legge til kolonner i regnearket for å lagre denne informasjonen.
For eksempelet vårt skal vi legge til noe enkelt. Vi ønsker å bruke mottakerens etternavn i hver e-post, med tittelen (Mr., Ms. eller Mrs.) foran. Så vi skal legge til en tittelkolonne .
For å legge til en kolonne i regnearket for utskriftsfletting, flytt musen over kolonneoverskriften til den sist fylte kolonnen. Klikk på pil ned-knappen som vises, og klikk deretter på Sett inn 1 til høyre .
Klikk i den blå overskriftscellen og endre navnet på kolonnen til et passende navn. Du kommer til å bruke dette navnet i e-postutkastet ditt i Gmail for å sette inn verdien i hver e-post senere.
Deretter skriver du inn riktig verdi for hver kontakt i cellene under kolonnenavnet.
Lag e-postutkastet i Gmail
Nå er det på tide å lage e-postutkastet du vil sende til dine regnearkkontakter for utskriftsfletting og bruke variable felt for å tilpasse hver e-post.
Åpne en ny fane og logg på den samme Gmail-adressen du brukte til regnearket for utskriftsfletting. Opprett en ny e-post og skriv inn emnet og brødteksten til e-postmeldingen. Du kan også legge til rik tekstformatering og innebygde bilder i e-postutkastet ditt.
For å inkludere variable felt i e-posten, som Tittel og Etternavn , sett inn feltnavnene med {{feltnavn}}- notasjonen. For eksempel la vi til {{Title}} {{Last Name}} i e-posten vår. Du kan også legge til variable felt i emnelinjen. Hvis du har lagt til nettadresser for filvedlegg i regnearket for utskriftsfletting, trenger du ikke legge til det variabelfeltet i e-posten. De vil automatisk bli inkludert i e-postene.
IKKE klikk Send .
Konfigurer utskriftsflettingen
Gå tilbake til regnearket for utskriftsfletting og gå til tillegg > Utskriftsfletting med vedlegg > Konfigurer utskriftsfletting .
Skriv inn informasjonen for e-postmeldingen, for eksempel avsenderens fulle navn , CC-adresse og BCC-adresse . Hvis avsenderens e-postadresse er forskjellig fra Gmail-adressen du logget på som, velg e-postadressen fra rullegardinlisten. Den påloggede e-postadressen brukes også som svar-til-adresse , men du kan endre det.
Klikk på Fortsett .
Send en test-e-post
Velg Bruk et eksisterende Gmail-utkast som mal fra den første rullegardinlisten. Velg deretter utkastet du vil bruke fra rullegardinlisten Velg Gmail-utkast .
Det er en god ide å teste utskriftsflettingen din, så klikk Send en test-e-post .
Du vil motta test-e-posten i kontoen du logget på som på regnearket for utskriftsfletting. Variabelfeltverdiene fra den første kontakten i den importerte listen brukes. Eventuelle nettadresser for filvedlegg du har lagt til, legges til nederst i meldingen. Du kan enten laste ned filen fra lenken eller lagre filen på Google Disk-kontoen din.
Kjør utskriftsfletting
Gå tilbake til regnearket for utskriftsfletting og klikk Kjør utskriftsfletting for å begynne å sende e-postene. Hvis du la til datoer og klokkeslett i kolonnen Planlagt dato for noen eller alle kontaktene, vil e-postene bli sendt da. E-post til kontakter uten planlagt dato og klokkeslett vil bli sendt umiddelbart.
Når utskriftsflettingen er fullført, klikker du på Ferdig .
Gi nytt navn til regnearket for utskriftsfletting
Utskriftsflettingsregnearket lagres automatisk som standardnavnet Regneark uten navn . Hvis du vil bruke dette regnearket igjen, kan det være lurt å gi det et bedre navn.
For å endre navnet på regnearket for utskriftsfletting, klikk på navnet i øvre venstre hjørne av regnearket.
Skriv inn et nytt navn. Dette nye navnet vises på regnearket.
Det nye navnet du skrev inn, brukes også som filnavnet i Google Disk-kontoen din. Nå kan du bruke denne utskriftsflettingen igjen og endre den etter behov.
Utskriftsfletting er også en innebygd funksjon i Word for Windows , Word for Mac og Outlook 2013 eller 2016 på Windows .
Bruker du utskriftsfletting? Har du funnet noen andre måter å gjøre e-postfletting på i Gmail eller måter å gjøre e-postfletting på i andre e-posttjenester? Gi oss beskjed om dine erfaringer i kommentarene.
Lag en tydelig årsrapport for ideelle organisasjoner i PowerPoint med en gratis mal, praktisk lysbildestruktur, effektmålinger, økonomi og presentasjonstips klare for givere.
Lag en pitch-presentasjon for investorer i oppstartsbransjen for ren teknologi i PowerPoint med praktisk lysbildestruktur, evidensorientert budskap, tilgjengelig design og færre distraksjoner.
Bruk denne enkle malen for oppgavedelegeringsmatrise i Word for å tilordne eiere, beslutningsgrenser, tidsfrister og kontrollpunkter uten å komplisere et lite team.
Bruk dette enkle utskrivbare oppmøteskjemaet for barnehagepass hjemme, med barnenavn, ankomst-/avreisetider, signaturer og tips om samsvar.
Bruk denne utskrivbare malen for markedsføringsstrategi på én side til å definere din lokale målgruppe, tilbud, kanaler, budsjett, ukentlige handlinger og målbare mål.
Stopp Excel fra å konvertere verdier som 1/2, 11-53 eller JAN1 til datoer. Lær pålitelige løsninger for skriving, liming, CSV-import og allerede konverterte celler.
Build a polished real estate listing PowerPoint for free with a practical slide plan, photo, branding, accessibility, compliance, and export tips.
Løs Outlook-problemer der du kan motta e-post, men ikke sende. Sjekk Utkast, frakoblet modus, pålogging, SMTP-innstillinger, profiler og endringer i Microsoft 365.
Bygg en enkel to-ukers lønnstracker i Excel for et lite team, med timer, lønn, fratrekk, gjennomgangsmarkeringer, oppsummeringer og retningslinjer for journalføring.
Lag eller tilpass en utskrivbar sjekkliste og budsjettmal for arrangementsplanlegging i Microsoft Word, med praktiske deler, avveininger og tips for Word kontra Excel.
