Hvordan lage personlig tilpassede masse-e-poster ved å bruke Mail Merge for Gmail

Må du sende den samme e-posten til mange personer med personlig tilpasset innhold for hver enkelt? Kanskje du ønsker å hilse hver mottaker med navnet sitt, bruke postadressen deres eller inkludere medlemsnummeret deres.

Utskriftsfletting er en funksjon som lar deg lage flere kopier av brev og e-poster for å sende til kontaktene dine. Hvert brev eller e-post kan inneholde både standard og tilpasset personlig innhold. Informasjonen du bruker til å tilpasse hver bokstav eller e-post er hentet fra datakilden din som en kontaktliste.

Hvis du bruker Gmail som hovede-postklient, er det ingen innebygd funksjon for e-postfletting. Det er imidlertid et tillegg for utskriftsfletting tilgjengelig for Google Sheets som kobles til Gmail-kontoen din. Vi viser deg hvordan du bruker Mail Merge for Gmail with Attachments -tillegget for å tilpasse en gruppe med de samme e-postene og sende dem.

Installer Mail Merge for Gmail with Attachments Add-on

Før du installerer og bruker Mail Merge-tillegget, logger du på Gmail-kontoen du vil bruke.

Installer deretter Mail Merge-tillegget for Google Sheets.

Klikk på Fortsett i dialogboksen La oss komme i gang for å gi tillegget Mail Merge tillatelse til å kjøre.

De ulike tillatelsene som kreves av tillegget, er oppført. Klikk Tillat for å gi Mail Merge-tillegget tillatelse til å få tilgang til Gmail-kontoen din.

Utskriftsfletting – Komme i gang-veiledningen vises. Klikk på X for å lukke dialogboksen.

Lag sammenslåingsmalen

Mail Merge-tillegget åpner et nytt unavngitt regneark i Google Sheets på en ny fane.

Gå til tillegg > Utskriftsfletting med vedlegg > Lag sammenslåingsmal .

En tom utskriftsflettingsmal opprettes i regnearket uten navn , som inneholder de obligatoriske kolonnene, som fornavn , etternavn og e-postadresse .

Importer eller skriv inn kontaktene dine

Nå må du legge til kontaktene du vil bruke i dette regnearket. For å gjøre det, gå til tillegg > E-postfletting med vedlegg > Importer Google-kontakter .

Å importere kontaktene dine er den raskeste måten å legge dem til. Men du kan også legge inn informasjonen for mottakerne manuelt i regnearket.

Hvis du har bestemte grupper av mottakere sender du batch-e-post til; kan det være lurt å opprette grupper i Google-kontaktene dine.

Velg gruppen som inneholder e-postadressene du vil bruke fra rullegardinlisten, og klikk på Importer kontakter . Dialogboksen lukkes ikke automatisk, så klikk på X i øvre høyre hjørne av dialogboksen.

Legg til et vedlegg for en kontakt

Et av elementene du kan tilpasse i hver e-post er vedlegget. Du kan legge ved en annen fil til hver e-post ved å bruke en lenke til filen i Google Disk-kontoen din.

For å gjøre dette, åpne en ny fane og logg på Google Disk. Deretter laster du opp filen du vil legge ved e-posten. Du kan dra filen til nettleservinduet for å laste den opp.

Deretter høyreklikker du på den opplastede filen og klikker på Få delbar kobling .

På popup-dialogboksen, sørg for at koblingsdeling på- glidebryteren er på (grønn).

Hvis koblingsdeling allerede er på, kopieres URL-en automatisk når du velger Få delbar kobling . Hvis du ikke så en melding om at koblingen ble kopiert til utklippstavlen, velg URL-en i dialogboksen og kopier den.

Gå tilbake til regnearket for utskriftsfletting og lim inn URL-en i kolonnen Filvedlegg for personen du vil sende denne filen til. Du kan sende en annen fil til hver kontakt i listen din.

Du kan også inkludere flere nettadresser for filvedlegg, atskilt med komma.

Planlegg dato og klokkeslett for å sende e-posten

I kolonnen Planlagte data kan du spesifisere en dato og et klokkeslett for å sende e-posten, som kan være forskjellig for hver person.

For å planlegge en e-post, skriv inn ønsket dato og klokkeslett med formatet dd/mm/ååå tt:mm i kolonnen Planlagt dato for ønsket kontakt.

La cellene i kolonnen Planlagt dato være tomme for å sende e-postene umiddelbart når de er konfigurert.

Legg til tilpasset innhold

I tillegg til standardfeltene som er inkludert i utskriftsflettingsmalen, kan du legge til andre egendefinerte felt. Kanskje du vil legge til informasjon som hver mottakers e-postadresse og medlemsnummer. Du kan legge til kolonner i regnearket for å lagre denne informasjonen.

For eksempelet vårt skal vi legge til noe enkelt. Vi ønsker å bruke mottakerens etternavn i hver e-post, med tittelen (Mr., Ms. eller Mrs.) foran. Så vi skal legge til en tittelkolonne .

For å legge til en kolonne i regnearket for utskriftsfletting, flytt musen over kolonneoverskriften til den sist fylte kolonnen. Klikk på pil ned-knappen som vises, og klikk deretter på Sett inn 1 til høyre .

Klikk i den blå overskriftscellen og endre navnet på kolonnen til et passende navn. Du kommer til å bruke dette navnet i e-postutkastet ditt i Gmail for å sette inn verdien i hver e-post senere.

Deretter skriver du inn riktig verdi for hver kontakt i cellene under kolonnenavnet.

Lag e-postutkastet i Gmail

Nå er det på tide å lage e-postutkastet du vil sende til dine regnearkkontakter for utskriftsfletting og bruke variable felt for å tilpasse hver e-post.

Åpne en ny fane og logg på den samme Gmail-adressen du brukte til regnearket for utskriftsfletting. Opprett en ny e-post og skriv inn emnet og brødteksten til e-postmeldingen. Du kan også legge til rik tekstformatering og innebygde bilder i e-postutkastet ditt.

For å inkludere variable felt i e-posten, som Tittel og Etternavn , sett inn feltnavnene med {{feltnavn}}- notasjonen. For eksempel la vi til {{Title}} {{Last Name}} i e-posten vår. Du kan også legge til variable felt i emnelinjen. Hvis du har lagt til nettadresser for filvedlegg i regnearket for utskriftsfletting, trenger du ikke legge til det variabelfeltet i e-posten. De vil automatisk bli inkludert i e-postene.

IKKE klikk Send .

Konfigurer utskriftsflettingen

Gå tilbake til regnearket for utskriftsfletting og gå til tillegg > Utskriftsfletting med vedlegg > Konfigurer utskriftsfletting .

Skriv inn informasjonen for e-postmeldingen, for eksempel avsenderens fulle navn , CC-adresse og BCC-adresse . Hvis avsenderens e-postadresse er forskjellig fra Gmail-adressen du logget på som, velg e-postadressen fra rullegardinlisten. Den påloggede e-postadressen brukes også som svar-til-adresse , men du kan endre det.

Klikk på Fortsett .

Send en test-e-post

Velg Bruk et eksisterende Gmail-utkast som mal fra den første rullegardinlisten. Velg deretter utkastet du vil bruke fra rullegardinlisten Velg Gmail-utkast .

Det er en god ide å teste utskriftsflettingen din, så klikk Send en test-e-post .

Du vil motta test-e-posten i kontoen du logget på som på regnearket for utskriftsfletting. Variabelfeltverdiene fra den første kontakten i den importerte listen brukes. Eventuelle nettadresser for filvedlegg du har lagt til, legges til nederst i meldingen. Du kan enten laste ned filen fra lenken eller lagre filen på Google Disk-kontoen din.

Kjør utskriftsfletting

Gå tilbake til regnearket for utskriftsfletting og klikk Kjør utskriftsfletting for å begynne å sende e-postene. Hvis du la til datoer og klokkeslett i kolonnen Planlagt dato for noen eller alle kontaktene, vil e-postene bli sendt da. E-post til kontakter uten planlagt dato og klokkeslett vil bli sendt umiddelbart.

Når utskriftsflettingen er fullført, klikker du på Ferdig .

Gi nytt navn til regnearket for utskriftsfletting

Utskriftsflettingsregnearket lagres automatisk som standardnavnet Regneark uten navn . Hvis du vil bruke dette regnearket igjen, kan det være lurt å gi det et bedre navn.

For å endre navnet på regnearket for utskriftsfletting, klikk på navnet i øvre venstre hjørne av regnearket.

Skriv inn et nytt navn. Dette nye navnet vises på regnearket.

Det nye navnet du skrev inn, brukes også som filnavnet i Google Disk-kontoen din. Nå kan du bruke denne utskriftsflettingen igjen og endre den etter behov.

Utskriftsfletting er også en innebygd funksjon i Word for Windows , Word for Mac og Outlook 2013 eller 2016 på Windows .

Bruker du utskriftsfletting? Har du funnet noen andre måter å gjøre e-postfletting på i Gmail eller måter å gjøre e-postfletting på i andre e-posttjenester? Gi oss beskjed om dine erfaringer i kommentarene.