Hvordan få viktige e-poster til å skille seg ut i Outlook

Nesten hver kontoransatt må på et eller annet tidspunkt håndtere en uhåndterlig e-postinnboks. Heldigvis kan Microsoft Outlook-brukere dra nytte av ulike funksjoner designet for å få viktige e-poster til å skille seg ut.

Disse inkluderer betinget formatering og fargekategorier for å legge til forskjellige fonter og farger i e-postene dine. Slik bruker du disse funksjonene i Outlook.

Bruke betinget formatering i Outlook

Betinget formatering lar deg angi formateringsregler for Outlook-e-poster. Du kan angi forskjellige farger, fonter og stiler for e-postmeldingene dine slik de vises i innboksen din. For å komme i gang må du opprette en ny betinget formateringsregel.

I Outlook klikker du på  Vis > Vis innstillinger i kategorien Gjeldende visning . I  vinduet Avanserte visningsinnstillinger klikker du på Betinget formatering .

Opprette en ny betinget formateringsregel

Outlook bruker allerede regler for betinget formatering for spesifikke scenarier, som du vil se fra vinduet for betinget formatering . Uleste e-poster, for eksempel, vil vises med blå tekst ved å bruke Segoe UI-fonten.

For å legge til din egen regel for betinget formatering, klikk på Legg til- knappen.

Gi regelen din et passende navn, og klikk deretter på  Font for å angi formateringsalternativer som font, farge og størrelse.

Klikk  OK  for å bekrefte fontinnstillingene.

Når formateringsstilen for regelen din er angitt, klikker du på  Betingelse- knappen.

Herfra kan du angi at regelen skal gjelde automatisk for e-poster som inneholder bestemte nøkkelord eller for e-poster sendt til eller fra bestemte e-postadresser.

Formatering etter e-postadresse

For å legge til en regel som gjelder for e-poster fra en bestemt avsender, skriv inn e-postadressen i Fra -boksen, og separer flere e-postadresser med et semikolon. Du kan bruke dette på alle e-poster som sendes fra et enkelt nettsted ved å skrive @domain.com , og erstatte domene.com med riktig domenenavn.

Du kan også gjøre dette for e-poster du sender, i stedet for å motta, ved å skrive inn e-postadressen i Send til- boksen i stedet.

Formatering etter nøkkelordsøk

For å bruke regelen for betinget formatering på e-poster som inneholder ord, skriv inn nøkkelordet (eller nøkkelordene) i Søk etter ordene- boksen.

Velg alternativet Kun emnefelt i rullegardinmenyen nedenfor for kun å søke i emnefeltet for dine valgte søkeord, eller alternativet Emnefelt og meldingstekst for å søke i hele e-posten.

Avanserte regler for betinget formatering

Du kan lage flere komplekse formateringsregler i kategoriene Flere valg og Avansert . Herfra kan du bruke den nye regelen din på e-poster etter lesestatus, viktighet, oppfølgingsflagg, størrelse og mer.

Hvis du for eksempel vil angi at regelen skal gjelde bare for uleste e-poster, klikker du på Bare elementer som er avkrysningsruten i fanen Flere valg , og deretter velger du alternativet Ulest fra rullegardinmenyen.

I  Avansert- fanen kan du opprette spesifikke søk for regelen din ved å bruke nesten alle tilgjengelige Outlook-data. Ved å klikke på Felt- alternativet får du hundrevis av alternativer å velge mellom. De vanligste feltene er oppført under kategorien Ofte brukte felt .

Klikk på  Legg til i liste for å legge til dette avanserte søkekriteriet i formateringsregelen. Eksemplet nedenfor viser et avansert søk etter alle e-poster som inneholder "Ben" i  emnefeltet .

Når du er fornøyd med regelen, klikker du  OK for å bekrefte, og deretter  OK for å lukke  vinduet for betinget formatering .

Bruke e-postkategorier

Selv om det er mulig å kategorisere Outlook-e-poster ved å bruke søkemapper , er en annen måte å fremheve viktige e-poster på å bruke en kategori. Kategorier har et eget navn og fargemerke, slik at du kan se dem separat.

Et grønn-gul-rød fargesystem kan hjelpe deg med å prioritere de viktigste e-postene, for eksempel. Som standard tilbyr Outlook kategorier i blått, grønt, oransje, lilla, rødt og gult. Du kan redigere disse eller lage dine egne ved å bruke alternative farger og navn.

Opprette eller redigere kategorier

For å opprette en ny kategori, eller for å redigere en eksisterende, klikk Hjem > Kategoriser > Alle kategorier .

Klikk  Ny for å opprette en ny kategori. Velg kategorifargen fra rullegardinmenyen, og gi den et navn i Navn- boksen ovenfor.

Klikk  OK for å lagre kategorien din.

Bruke en kategori manuelt på Outlook-e-poster

For å bruke en kategori manuelt på en Outlook-e-post, velg den i Outlook-mappevisningen. Klikk på Hjem > Kategoriser , og klikk deretter på kategorien din.

Kategorien din vil vises som en farget firkant i standard Outlook-mappevisning, over mottakstiden og datoen. Navnet på kategorien din vises under e-postemnet i e-postvisningen.

For å se e-poster etter kategori, klikk  Vis > Kategorier og bla til den aktuelle delen for kategorien din.

Automatisk bruk av Outlook-kategorier

Du kan også bruke Outlook-regler til å bruke kategorier på enkelte e-poster automatisk. For å gjøre det, klikk på Fil > Info > Administrer regler og varsler .

I  kategorien E-postregler i Regler og varsler-  menyen klikker du på Ny regel- knappen.

Velg  Bruk regel på meldinger jeg mottar før du klikker på  Neste .

Velg søkekriteriene for fargekategoriregelen din. Hvis du for eksempel vil bruke regelen på e-poster fra en bestemt e-postadresse eller et bestemt domenenavn, klikker du på avmerkingsboksen Fra personer eller offentlig gruppe .

I  trinn 2- området nedenfor klikker du på kriteriene igjen (understreket med blått). Ved siden av  Fra -alternativet nederst skriver du inn e-postadressen eller domenenavnet ditt.

Hvis Outlook kan finne e-postadressen i din eksisterende postkasse, velg den fra listen som vises, og klikk deretter  OK . Hvis den ikke kan, klikker du på  Avbryt . Regelen opprettes uansett. Klikk  Neste for å fortsette.

Du kan angi handlingen for regelen din på neste trinn. Klikk for å aktivere alternativet " Tilordne kategorien " i trinn 1- delen.

Velg kategorien som skal tilordnes denne regelen ved å klikke på en kategori i  trinn 2- delen nedenfor, før du klikker OK og deretter  Neste.

Det neste trinnet lar deg velge eventuelle unntak fra denne regelen. Velg disse, som ovenfor, eller klikk  Neste for å fortsette.

På det siste stadiet, gi et navn på regelen for fargekategori, og velg deretter  avmerkingsboksen Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede er i "Innboks" for å bruke den i ettertid på alle dine eksisterende e-poster.

Klikk  Fullfør for å opprette og kjøre regelen. Fargekategorien vil bli brukt på e-postene dine, i henhold til kriteriene du valgte.

Ikke gå glipp av viktige Outlook-e-poster

Å bruke fargekategorier og betingede formateringsregler er en fin måte å få viktige e-poster du sender og mottar til å skille seg ut i Outlook. Ikke glem å øke Outlook-produktiviteten ytterligere ved å bruke flere Outlook-regler og oppfølgingsflagg for å holde styr på e-postkjeder og viktige oppgaver.

Du kan også bruke Quick Parts i Outlook for raskt å legge til vanlige utsagn i e-postsvarene dine.