Når du mottar en invitasjon i Outlook i Office 2011 for Mac, åpner du den på samme måte som du åpner en hvilken som helst annen e-postmelding. Dobbeltklikk på en invitasjon for å åpne den i sitt eget vindu. God oppførsel foreslår at du svarer på invitasjoner umiddelbart.
Du kan svare med et klikk for å godta, foreløpig godta eller avslå invitasjoner. Når du godtar eller foreløpig godtar en invitasjon, legges den til i kalenderen din. Å avslå legger ikke hendelsen til i kalenderen din.
Du har disse svaralternativene for invitasjon for å godta, foreløpig godta eller avslå:
-
Svar med kommentarer: Åpner et nytt vindu der du kan inkludere en melding sammen med beslutningsvarselet.
-
Svar uten kommentarer: Gir den inviterende parten beskjed om valget ditt uten videre.
-
Ikke send et svar: Hvis du godtar eller foreløpig godtar, vil dette alternativet legge til hendelsen i kalenderen din, men den inviterende parten får ikke vite at du godtok invitasjonen.
Outlook kan behandle kalenderforespørsler fra alle standardbaserte kalenderapplikasjoner, inkludert Microsoft Entourage, Microsoft Exchange, åpen kildekode Sunbird, Oracle og Google Calendar.
Når arrangementsarrangøren mottar et varsel om aksept eller avvisning, legger Outlook inn et varsel i planleggingsassistenten om den invitertes svar. Planleggingsassistenten viser en liste over deltakerne og deres svar.
Planleggingsassistenten har litt ekstra kontroll, så hvis du er arrangementsarrangøren, kan du bruke denne kontrollen i tilfelle noen ombestemmer seg og forteller deg det uten å bruke en Godta eller avslå kalendermelding. Folk aksepterer ofte en invitasjon over telefon, eller til og med i kontorkorridoren! Du må legge inn denne aksepten i Outlook. Bare klikk på svarindikatoren fra en deltaker (selv om vedkommende ikke har svart ennå), og endre svaret manuelt. Responsindikatorene er faktisk knapper, selv om de kanskje ikke ser ut som knapper.