Redigering av dokumenter med IBM Workplace Services Express

Vanligvis kan du redigere dine egne dokumenter i IBM Workplace Services Express (WSE), og, avhengig av dokumentbibliotekets tilgangsinnstillinger, kan du også redigere lagkameratenes dokumenter. Noen ganger kan du imidlertid ikke redigere dokumenter i det hele tatt, ikke engang dokumentene du har laget selv.

Du kan enkelt finne ut om du kan redigere et dokument fordi når du åpner det, ser du enten Rediger-knappen eller ikke.

Her er noen grunner til at du kan bli forhindret fra å redigere et dokument:

• Dokumentbiblioteket er kanskje ikke satt opp til å la deg redigere noen av dokumentene på grunn av selve bibliotekets natur.

• Dokumentet er låst - enten er det noen andre i teamet ditt som redigerer det, eller noen låste det manuelt for å forhindre ytterligere endringer.

Forutsatt at du kan redigere et bestemt dokument - fordi du har riktig tilgang og dokumentet ikke er låst - dekker de følgende delene noen av de ekstra tingene du kan gjøre med dokumentet i tillegg til å redigere det faktiske innholdet.

Redigere et dokuments egenskaper

Den viktigste delen av et dokument er selvfølgelig innholdet. Men det er mer til et dokument, når det gjelder WSE.

Du kan redigere dokumentets egenskaper – feltene som WSE sporer om hvert dokument – ​​for eksempel dokumentets navn, beskrivelse og så videre. Dette innholdet om et dokument kalles noen ganger metadata. Dokumentegenskaper kan være svært viktige for å sikre at andre teammedlemmer kan finne dokumentet, spesielt når de søker etter det. Jo mer informasjon du inkluderer i egenskapsfeltene, desto mer sannsynlig vil det være at andre brukere kan få tilgang til og bruke innholdet i dokumentet.

For å redigere et dokuments egenskaper, enten det ble opprettet med Office eller et WSE-redigeringsprogram, følg disse trinnene:

1. Finn og åpne dokumentet du vil endre, og klikk på Rediger-knappen.

Skjemaet Rediger dokument vises.

2. Bruk Rediger dokument-skjemaet for å endre dokumentets tittel, beskrivelse eller foretrukne språk.

3. Når du er ferdig, klikker du på knappen Publiser, Send inn for godkjenning eller Lagre som privat utkast.

Dokumentet lagres og lukkes.

Erstatte et dokument

Noen ganger må du kanskje bytte ut et dokument, lås, lager og fat. Dette er ikke noe du gjør ofte, men noen ganger har du en fil på din lokale harddisk som du må laste opp i stedet for et dokument som allerede er i biblioteket. Unødvendig å si er det eksisterende dokumentet erstattet – permanent – ​​så fortsett med forsiktighet. Du kan ikke erstatte et dokument som har blitt lagret som et ventende utkast.

Bruk disse trinnene for å erstatte et eksisterende dokument i et dokumentbibliotek med et fra datamaskinen:

1. Finn og åpne dokumentet du vil erstatte.

2. Klikk på Erstatt-knappen.

Erstatt dokument-skjemaet vises.

3. Klikk på Bla gjennom-knappen og velg filen på harddisken du vil laste opp som erstatning.

4. Klikk på knappen Publiser, Send inn for godkjenning eller Lagre som privat utkast, etter behov.

Det nye dokumentet vises i dokumentbiblioteket, og det gamle forsvinner.

Flytte eller kopiere et dokument

Selv om trinnene for å kopiere og flytte et dokument er nesten de samme, er resultatene selvfølgelig forskjellige. Når du kopierer et dokument, ender du opp med to identiske versjoner av dokumentet i to forskjellige mapper. Når du flytter et dokument, tas dokumentet ut av den opprinnelige mappen og settes inn i mappen du angir.

Bruk disse trinnene for å kopiere eller flytte et dokument i et dokumentbibliotek:

1. Finn og åpne dokumentet.

2. Velg Flere handlinger –> Kopier eller Flere handlinger –> Flytt.

Skjemaet Kopier til mappe (eller Flytt til mappe) vises.

3. Velg målmappen der du vil plassere det kopierte eller flyttede dokumentet.

4. Klikk OK.

Dokumentet kopieres eller flyttes til det nye stedet.