Opprette en rapport med Crystal Reports 10

Når du starter Crystal Reports 10, vil du vanligvis gjøre en av tre ting: lage en rapport, endre en rapport eller kjøre en rapport mot dataene i databasen. Rapporter tar data fra en database, behandler dem, formaterer dem og sender dem deretter til en skriver, dataskjerm eller et nettsted.

Crystal Reports kommer med en eksempeldatabase du kan bruke til praksis. Det er en Microsoft Access-database for et fiktivt selskap ved navn Xtreme Mountain Bikes Inc.

Den xtreme.mdb databasen inneholder en rekke databasetabeller som er representative for tabellene en ekte sykkel Produsenten kan vedlikeholde. Tabellene er fylt med eksempeldata som du kan manipulere og vise med Crystal Reports. Du kan bruke disse eksempeldataene som grunnlag for din første rapport.

For å lage en rapport må du vite et par ting:

• Hvilke tabeller i databasen inneholder dataene du ønsker

• Hvilke dataelementer du vil ha i disse tabellene

• Hvilke manipulasjoner av dataene må utføres for å gi deg den informasjonen du ønsker

• Hvordan du vil at rapporten skal formateres

• Om brukerne av rapporten din henter den fra en svart-hvitt-skriver, en fargeskriver, en lokal dataskjerm eller et nettsted

For formålet med denne introduksjonen (og for nå), forestill deg at du allerede vet alle disse tingene.

Starte Crystal Reports 10

Du har sannsynligvis valgt Crystal Reports fordi du har en database som inneholder informasjon som er viktig for deg. Med all sannsynlighet endres dataene i den databasen med tiden, og du vil være i stand til å holde tritt med gjeldende status. Du kan hente informasjonen du vil ha ved å gjøre SQL-spørringer, men det blir for mye som arbeid. Det er langt bedre å lage en rapport med Crystal Reports, og deretter kjøre rapporten når du vil ha siste status for informasjonen du er interessert i. Du må bare lage rapporten én gang, men du kan kjøre den mange ganger og få de siste resultatene for hver påfølgende kjøring. Du trenger ikke å lære SQL eller noen annen metode for å trekke data ut av databaser. Rapporter laget med Crystal Reports er enkle å bygge, enkle å lese og enkle å forstå. Hva kan være bedre?

Det første trinnet for å lage en rapport er å starte Crystal Reports fra Start-menyen i Windows. Når du gjør det, vises hovedvinduet for Crystal Reports, som viser dialogboksen som ønsker deg velkommen til Crystal Reports.

Du inviteres til å velge mellom tre alternativer. Du kan opprette et Crystal Reports-dokument ved å bruke rapportveiviseren eller ved å starte med en tom rapport. Alternativt kan du åpne en rapport som allerede eksisterer, enten for å endre den eller for å kjøre den.

Selv om rapportveiviseren kan spare tid og arbeid, begrenser den rapportens form. Så dette kapittelet tar deg rett til poenget og viser deg hvordan du lager en rapport på din måte, med utgangspunkt i en tom rapport i stedet for å bruke rapportveiviseren.

Bruke alternativet for tom rapport

For å lage en rapport fra bunnen av, start med alternativet for tom rapport, følg disse trinnene:

1. Start Crystal Reports.

Dialogboksen Velkommen til Crystal Reports vises.

2. Velg alternativet Som en tom rapport, og klikk deretter på OK-knappen.

Dialogboksen Databaseekspert vises, som viser mulige steder å finne kilden til dataene dine.

3. I ruten Tilgjengelige datakilder klikker du på plusstegnet til venstre for mappen Opprett ny tilkobling for å utvide den.

Dette er mappen du velger når du lager en rapport fra bunnen av. Når du har koblet til en database, husker Crystal Reports hvor den er.

4. Dobbeltklikk på databasetypen som samsvarer med datakilden.

Crystal Reports gjenkjenner en rekke forskjellige databasetyper. Du må velge den rette. Hvis du ikke vet hvilken type som er riktig, spør noen som er kjent med datakilden. For å følge eksemplet, dobbeltklikk på Access/Excel (DAO). Dialogboksen Access/Excel (DAO) vises, som spør hvordan du kobler til datakilden.

5. Klikk på ellipseknappen (...) til høyre for Database Name-boksen.

Access- og Excel-filene på systemet ditt vises. Dette eksemplet bruker en Access-databasefil kalt xtreme. Dette er kanskje ikke så enkelt som det høres ut – filen ble plassert på D:Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme.mdb.

Du må kanskje bla for å finne denne filen på systemet ditt.

6. Klikk på Fullfør-knappen.

Database Expert dukker opp igjen, med xtreme-databasen tilkoblet.

7. Utvid tabellnoden, og dobbeltklikk deretter tabellen du vil basere rapporten på.

Treet i Tilgjengelige datakilder-ruten består av en rekke noder, hvorav noen forgrener seg fra andre. Hver datakilde har fire av disse nodene som forgrener seg fra seg: Legg til kommando, tabeller, visninger og lagrede prosedyrer.

8. For å følge eksemplet utvider du tabellnoden og dobbeltklikker deretter på Produkt.

Når du gjør det, kopieres produkttabellen fra ruten Tilgjengelige datakilder til ruten Valgte tabeller.

9. Klikk OK-knappen for å lukke Database Expert.

En tom rapport fyller vinduet.

Design-fanen (på venstre kant) viser fem deler av rapporten:

• Rapportoverskrift: Vises bare øverst i rapporten og er det første en seer ser.

• Sideoverskrift: Vises under rapportoverskriften og øverst på alle de andre sidene i rapporten.

• Detaljer: Selve innholdet i rapporten.

• Rapportbunntekstseksjon: Vises etter den siste detaljerte informasjonen i rapporten.

• Sidebunntekst: Vises nederst på hver side i rapporten.