Legger til nye kontakter! 2005

På det aller enkleste nivået, hovedformålet med ACT! er å tjene som et sted å lagre alle kontaktene du samhandler med på daglig basis. Du kan legge til og redigere alle kontaktene dine fra kontaktdetaljvinduet fordi det inneholder all informasjon som gjelder en bestemt post og lar deg se alle kontaktfeltene dine.

Du har sannsynligvis mange kontakter du ønsker å legge inn i databasen din, så hopp rett inn og følg disse trinnene:

Hvis du ikke allerede er i kontaktdetaljer-vinduet, gå dit ved å klikke på Kontakter-ikonet på ACT! Nav bar.

I kontaktdetaljer-vinduet velger du en av tre måter å legge til en ny kontakt i databasen på:

• Velg Kontakt → Ny kontakt.

• Klikk på Ny kontakt-ikonet på verktøylinjen.

• Trykk på Insert-tasten på tastaturet.

Å initiere noen av de foregående kommandoene resulterer i en tom kontaktpost. Du er nå klar til å angi den nye kontaktens informasjon.

Begynn å legge inn informasjon ved å klikke i Firma-feltet og skrive inn kontaktens firmanavn.

HANDLING! skiller ikke mellom faktiske kontakter og tomme kontakter. Unnlatelse av å legge inn informasjon eller gjentatte trykk på Insert-tasten resulterer i mange tomme kontaktposter, som ikke er til nytte og bare tjener til å tette databasen. Så selv om du er fri til å forlate noen av ACT! felt tomme, må du skrive inn noe, så begynn med selskapets navn.

Du kan alltid gå tilbake til en post senere og legge til, endre eller slette all informasjon i et hvilket som helst felt.

Klikk i neste felt der du vil legge inn informasjon og begynn å skrive.

Du kan også bruke Tab-tasten for å gå videre til neste felt. Hvis du utilsiktet trykker på Tab-tasten én gang for ofte, kan du oppleve at du avanserte ett felt for mange og havnet i feil felt. Men ikke bekymre deg: Trykk og hold nede Shift-tasten og trykk deretter Tab for å flytte markøren i motsatt retning.

Fortsett å fylle ut feltene.

HANDLING! leveres med omtrent 50 forhåndsprogrammerte felt som reflekterer behovene til de fleste brukere. Mange av feltene er ganske selvforklarende (og gjenspeiler typen informasjon som du sannsynligvis forventer å finne i en hvilken som helst adressebok): kontaktnavn, firmanavn, telefon, by, stat og postnummer. Disse er praktisk plassert i den øvre halvdelen av kontaktdetaljer-vinduet. Noen få av feltene er litt mindre åpenbare:

• Adresse: Hvis du antar at de tre feltene ACT! sørger for at adressen er ment å lagre tre alternative adresser, tar du feil! Det andre og tredje adressefeltet er ment for virkelig lange adresser. Dette feltet er et godt sted å inkludere et bygningsnavn hvis det er en integrert del av adressen.

• Etiketter i 5160-stil, populært brukt til masseutsendelser, skriver vanligvis ut fire linjer med informasjon: firma, kontaktperson, gateadresse og by/stat/postnummer (alt på den fjerde linjen). Hvis du trenger å bruke det andre og tredje adressefeltet, trenger du større etiketter.

• ID/Status: ID/Status-feltet er i hovedsak kategorifeltet, og det registrerer hver av kontaktene dine i kategorier. Ved å bruke ID/Status-feltet trenger du ikke å manuelt sette opp en rekke databaser: én for vennene dine, én for kundene dine, én for leverandørene dine, og så videre. ID/Status-feltet leveres forhåndsinnstilt med et par dusin av de mest brukte kategoriene, inkludert venner, kunder, leverandører og konkurrenter, noe som gjør det enkelt å søke etter hver av disse kategoriene.

• Hilsen: Dette feltet refererer til navnet som kommer etter ordet Kjære i et brev, som brukes i brevmalene dine. Som standard bruker ACT!, som er den vennlige typen, fornavnet. Endre gjerne hilsenen til en mer formell.

• Hvis du foretrekker å bruke den mer formelle hilsenen som standardinnstilling, velger du Verktøy → Innstillinger og klikker på knappen Hilsningspreferanser som er praktisk plassert i kategorien Generelt.

• Referert av: Dette feltet er et av de mest oversett i databasen. Informasjon angitt i dette feltet brukes i rapporten Kilde for henvisninger; manglende inntasting av referert av informasjon gjør rapporten ubrukelig. Så hva er big deal? Tenk deg at du betaler for annonsering i to aviser – ville det ikke vært fint å vite hvilken som tiltrakk seg flest potensielle kunder? Hvis du deltar på messer eller legger mye tid og krefter på nettstedet ditt, vil du ikke gjerne vite om innsatsen din har resultert i noen ny virksomhet? Og hvis en eksisterende kunde sender deg mange nye kundeemner, ville det ikke vært hyggelig å hedre ham med en fin skinke til jul i stedet for den vanlige fruktkaken?

• Bruker: Legg merke til at flere brukerfelt er i den nedre halvdelen av kontaktdetaljer-vinduet. Disse feltene inneholder informasjon som er spesifikk for virksomheten din.

• La disse feltene stå tomme til du gir dem nytt navn. Hvis du ikke gjør det, kan du ende opp med ulike typer data lagt inn i ett felt.

  Du kan alltid gå tilbake og legge til, endre eller slette feltdata når som helst!

Ikke bli skremt når ACT! formaterer automatisk noen av feltdataene dine når du legger inn informasjon.

Legg til dataene dine så jevnt som mulig.

Legg om nødvendig til flere oppføringer i et felt.

Vanligvis er det best å begrense deg til ett element per felt. Fra tid til annen finner du imidlertid en situasjon der en kontakt faller inn i to kategorier. For eksempel kan JoAnne Chamar være både en venn og en klient. I denne situasjonen kan du bruke rullegardinlisten til å legge inn mer enn ett element i et felt.

Følg disse trinnene for å velge flere kriterier som skal inkluderes i et enkelt felt:

• en. Plasser markøren i feltet.

• b. Kryss av for dine ønskede valg.

• c. Klikk på de ønskede oppføringene fra dialogboksen Rediger listeverdier.

• d. Klikk hvor som helst utenfor dialogboksen for å lukke den.

  De ulike oppføringene vises i feltet, atskilt med komma.

Når du fyller ut informasjonen for hver ny kontakt, ikke glem å klikke på de forskjellige fanene nederst i oppsettet ditt.

Du finner flere felt på lur på disse fanene. Hjemmeadresse-fanen er stedet du registrerer personlig informasjon om en kontakt. Du har kanskje noen andre faner som du også kan velge mellom.

Ulike oppsett viser forskjellige faner. Hvis du endrer gjeldende layout, ser du sannsynligvis på et annet sett med faner.

Hvis du glemmer å klikke på disse fanene nederst i kontaktdetaljvinduet, kan det hende du overser noen av feltene du trenger for å fylle ut viktig informasjon. Så sørg for å klikke på disse fanene!

Lagre den nye kontaktinformasjonen.

Teoretisk sett trenger du ikke å lagre ny kontaktinformasjon; den lagres hvis du gjør noe av følgende:

• Utfør enhver annen ACT! kommando, som inkluderer alt fra å legge til et notat eller salgsmulighet til å planlegge en avtale.

• Gå videre til en annen post i databasen.

• Klikk på Lagre-knappen (representert av det lille diskettikonet på verktøylinjen).

• Trykk Ctrl+S.