Kjøre en rapport i ACT! 2005

Følgende trinn gjelder for alle ACT! rapporter. Dialogboksen er den samme for alle rapporter. Avhengig av rapporten du kjører, kan imidlertid noen av alternativene være utilgjengelige og derfor vises nedtonet.

Å kjøre en ACT! rapporter, bare følg disse trinnene:

1. Utfør et oppslag eller vis kontaktposten eller postene du vil inkludere i rapporten.

Alle veier i ACT! lede - eller i det minste gå forbi - oppslaget. Før du kjører en rapport, må du bestemme hvilke kontakt- eller gruppedata du vil inkludere i rapporten. Du kan for eksempel kjøre en historiesammendragsrapport for en enkelt kontakt eller en kontaktrapport for alle kontakter i en stat eller region. Du kan inkludere data fra gjeldende kontakt- eller gruppeoppføring, gjeldende kontakt- eller gruppeoppslag, eller fra alle kontakter eller grupper.

2. Sorter kontaktene før du kjører rapporten hvis du vil at kontaktene i rapporten skal vises i en bestemt rekkefølge.

Vil du at kontaktene skal vises alfabetisk etter firmanavn eller etternavn? Hvis du har mange kontakter med etternavnet Smith, vil du da sortere dem etter selskap eller stat? Du må ta disse avgjørelsene før du kjører en ACT! rapportere.

Sorter kontaktene dine på én av to måter: Sorter etter opptil tre kriterier ved å velge Rediger –> Sorter, eller sorter kontakten etter et kriterium ved å klikke på den aktuelle kontaktoverskriften i kontaktlisten.

3. Velg Rapporter-menyen og velg deretter navnet på rapporten du vil kjøre. (For å kjøre en rapport som ikke vises i menyen, velg Rapporter –> Andre kontaktrapporter og velg den aktuelle rapporten.)

Dialogboksen Definer filtre åpnes. Generelt-fanen er identisk for alle ACT! rapporter du lager.

4. I rullegardinlisten Send rapporten utdata til, velg en utdata for rapporten:

• Forhåndsvisning: Velg forhåndsvisningsalternativet hvis du i det hele tatt er usikker på rapporteringsmulighetene dine. En forhåndsvisning av rapporten vises på skjermen. Etter å ha forhåndsvist rapporten, skriv den ut eller kjør den på nytt hvis den ikke ser akkurat slik du hadde tenkt å se ut.

• Rich-Text File: Lagrer rapporten som en RTF-fil, som du kan åpne i Word.

• HTML-fil: Lagrer rapporten som en HTML-fil. Velg dette alternativet hvis du vil bruke rapporten på nettstedet ditt.

• PDF-fil: Lagrer rapporten som en PDF-fil som kan leses i Adobe Reader.

• Tekstfil: Lagrer rapporten som en TXT-fil, som du kan lese med et bredt utvalg programvare, inkludert Excel.

• Skriver: Hvis du er helt sikker på at rapporten vil skrives ut riktig første gang, gå for det! Dette alternativet sender rapporten direkte til standardskriveren.

• E-post: Sender den lagrede rapporten som et vedlegg til en e-postmelding. Vedlegget har en .rpt-utvidelse og kan kun leses av mottakere som har ACT! installert på datamaskinene deres.

5. I området Opprett rapport for angir du kontaktene som skal inkluderes i rapporten.

Valgene er selvforklarende. Du skal enten kjøre rapporten for gjeldende kontakt, gjeldende oppslag eller alle kontakter.

Hvis du sorterte kontaktene, velger du alternativknappen Current Lookup, selv om du vil inkludere alle kontaktene i databasen. Hvis du ikke velger dette alternativet, vises ikke kontaktene i rapporten i sorteringsrekkefølgen du har angitt.

6. Velg avmerkingsboksen Ekskluder 'My Record' for å ekskludere informasjon fra My Record i rapporten.

Dette alternativet er ikke tilgjengelig for alle rapporter.

7. I området Bruk data administrert av velger du postbehandleren for kontaktene du inkluderer i rapporten.

• Alle brukere: Inkluderer kontaktoppføringer administrert av alle brukere av databasen.

• Valgte brukere: Inkluderer kontaktoppføringer administrert av utvalgte brukere av databasen. Hvis du er den eneste brukeren av databasen, vises bare navnet ditt i listen.

8. Gjør de riktige valgene i kategoriene Aktiviteter, Notat og/eller Historie.

• I kategorien Aktiviteter velger du aktivitetstypen og den tilsvarende datoperioden for aktivitetene som skal inkluderes i rapporten.

• På fanen Merknad og historikk velger du typen historikk og den tilsvarende datoperioden du inkluderer i rapporten.

• I området Bruk data administrert av velger du brukerne hvis informasjon du vil inkludere i rapporten.

9. Klikk på fanen Mulighet hvis du kjører en salgsrapport.

• I området Salgsmuligheter velger du om du vil inkludere salgsmuligheter, lukket/vunnet salg og/eller tapt salg i rapporten.

• I rullegardinmenyen Innen datoperiode angir du datoperioden for salgsmulighetene som skal inkluderes i rapporten.

• I området Bruk data administrert av velger du å inkludere informasjon fra alle brukere eller utvalgte brukere av databasen.

10. Klikk OK.

HANDLING! kjører rapporten. Hvis du ikke er fornøyd med resultatene, kan du kjøre den samme rapporten en gang til ved å bruke andre kriterier, eller prøve å kjøre en annen rapport.