Hvorfor opprette en gruppe med Google Groups?

Med så mange andre G Suite- samarbeidsverktøy til rådighet, hvorfor bry deg med Google Groups? Det enkle svaret er at når du oppretter en gruppe og deretter legger til de tilknyttede ansatte til den gruppen, blir samarbeidet plutselig mye enklere.

Hvorfor? For nå kan du behandle gruppen som en enkelt enhet, noe som betyr at du kan kommunisere med alle i gruppen bare ved å kommunisere med selve gruppen. Her er noen eksempler:

• Du kan sende e-post til alle i en gruppe ved å sende e-posten til gruppens e-postalias.
• Du kan invitere alle i en gruppe til en kalenderhendelse ved å legge gruppen til i arrangementets gjesteliste.
• Du kan be alle i en gruppe om å samarbeide om en fil ved å dele den filen med gruppen.
• Du kan invitere en hel gruppe til et chatterom ved å gjøre gruppen til et medlem av rommet.
• Du kan bruke gruppens nettforum til å ha gruppediskusjoner.

Jada, ingen av disse eksemplene er en stor sak hvis du bare snakker om 2 eller 3 ansatte. Men hvis en gruppe inneholder 20 eller 30 ansatte, eller 200 eller 300, er det en reell tidsbesparelse å håndtere bare gruppen i stedet for alle disse individene.

Gruppens hjemmeside

Er du fascinert av grupper? Nysgjerrig? Vil du bare bli ferdig med det? Uansett hvilken sinnstilstand du har, kan du bruke en av følgende teknikker for å gå til hjemmesiden for grupper:

• Plystre etter favorittnettleseren din og be den deretter laste inn Google Groups .
• I en G Suite-app som har Google Apps-ikonet (som Kalender eller Dokumenter), klikker du på Google Apps og deretter på Grupper.

Gruppens hjemmeside som materialiserer seg fra eteren vil se ut som siden vist her.

Hjemmesiden for grupper.

La oss undersøke skjermen slik at du vet hva som er hva:

• Hovedmeny: Gir noen få ofte brukte Groups-kommandoer.
• Hovedmenyikon: Klikk på dette ikonet for å bytte gruppes hovedmeny.
• Søk-meny: Velg hva du vil søke etter.
• Søk: Søk etter gruppen du vil se eller bli med i.
• Google-konto: Få tilgang til Google-kontoen din.

Grupperoller

Når du jobber med grupper, spesielt hvis du oppretter dine egne grupper, møter du hele tiden ideen om hvem som gjør hva i en gruppe og hvilke tillatelser hver av disse rollene har. Det er fire roller å vurdere i enhver gruppe:

• Gruppeeiere: Eieren av gruppen er personen som opprettet gruppen. Denne personen kan imidlertid også tildele eierrollen til andre personer. Eierrollen har følgende standardtillatelser:
  • Alle medlemstillatelser (se "Gruppemedlemmer" nedenfor).
  • Legg inn originale meldinger og svar som gruppen (det vil si ved å bruke gruppens e-postadresse).
  • Legg til eller fjern gruppemedlemmer, administratorer og eiere.
  • Moderer gruppeinnhold.
  • Endre medlemsroller (for eksempel fremme en administrator til en eier).
  • Endre gruppeinnstillinger.
  • Slett gruppen.
  • Eksporter gruppemedlemskap og meldinger.
• Gruppeledere: Lederrollen har følgende standardtillatelser:
  • Alle medlemstillatelser (se "Gruppemedlemmer" nedenfor).
  • Legg inn originale meldinger og svar som gruppen (det vil si ved å bruke gruppens e-postadresse).
  • Legg til eller fjern gruppemedlemmer og administratorer (men ikke eiere).
  • Moderer gruppeinnhold.
  • Endre medlemsroller (for eksempel oppgrader et medlem til en administrator; administratorer kan ikke promotere noen til en eier).
  • Endre gruppeinnstillinger.
  • Eksporter gruppemedlemskap og meldinger.
• Gruppemedlemmer: Alle i en gruppe har medlemsrollen som standard, noe som betyr at de har følgende tillatelser:
  • Se gruppens meldinger.
  • Legg ut meldinger til gruppen.
  • Legg inn private svar til forfatteren av en melding.
  • Moderer metadata for innlegg (for eksempel å tilordne emner).
  • Send filer til gruppen.
  • Se gruppens medlemsliste.
• Hele organisasjonen: Alle i G Suite-organisasjonen din, selv folk som ikke er medlemmer av gruppen, har følgende tillatelser som standard:
  • Se gruppens meldinger.
  • Legg ut meldinger til gruppen.
  • Ta kontakt med gruppeeierne.
  • Se gruppens medlemsliste.

Hvis du er en gruppeeier eller -administrator, kan du gjøre endringer i en av disse tillatelsene ved å følge disse trinnene:

Velg gruppen du vil jobbe med. Grupper åpner gruppen og viser de siste samtalene.

I hovedmenyen til venstre klikker du på Gruppeinnstillinger-fanen.

Klikk for å aktivere Avansert-bryteren.

For hver av de følgende tillatelsesinnstillingene klikker du på rollen du vil tilordne: gruppeeiere, gruppeledere, gruppemedlemmer eller hele organisasjonen:

• Hvem kan se samtaler?
• Hvem kan legge ut?
• Hvem kan se medlemmer?
• Hvem kan kontakte gruppeeierne?
• Hvem kan se medlemmets e-postadresser?
• Hvem kan redigere sine egne innlegg?
• Hvem kan svare privat på forfattere?
• Hvem kan legge ved filer?
• Hvem kan moderere innhold?
• Hvem kan moderere metadata?
• Hvem kan legge ut som gruppen?
• Hvem kan administrere medlemmer?
• Hvem kan justere roller?

  Bruk kategorien Gruppeinnstillinger for å tildele roller til hver tillatelse.

Klikk på Lagre endringer-knappen. Grupper bruker de nye rollene på hver tillatelse du endret.