Hvordan planlegge et fremtidig Zoom-møte

Som tidligere president Dwight D. Eisenhower en gang skarpt observerte: "Planer er verdiløse, men planlegging er alt." I sammenheng med Zoom er det fornuftig å innkalle til et spontant møte under visse omstendigheter, spesielt når tekstbasert kommunikasjon bare ikke fungerer. Men tatt til det ekstreme ville enhver persons arbeidsliv være uhåndterlig og til og med direkte kaotisk hvis hun ikke i det minste kunne prøve å planlegge dagene sine.

For dette formål gjør Zoom det enkelt å planlegge fremtidige møter med andre og spore deltakerregistrering. Dessuten, ved å planlegge møter, låser du opp flere funksjoner som kan gjøre møtene dine mer verdifulle for alle berørte.

Slik planlegger du et Zoom-møte

Følg disse trinnene for å planlegge et møte med en person eller en gruppe personer på forhånd:

Klikk på Hjem-ikonet øverst på skrivebordsklienten.

Klikk på den blå Tidsplan-knappen. Zoom viser vinduet Planlegg møte.

Planlegger et fremtidig Zoom-møte.

Tilpass møtets innstillinger. Du kan endre den

• Tema og beskrivelse
• Dato
• Start- og sluttid
• Møte-ID
• Lyd- og videoalternativer
• Integrasjon med tredjeparts kalenderverktøy, som Microsoft Outlook og Google Kalender
• Avanserte alternativer, inkludert om du har tildelt alternative verter

  Å velge Generer automatisk for møte-ID betyr at Zoom vil produsere og distribuere et unikt engangsnummer. Du vil med andre ord ikke bruke PMI-en din til dette møtet.

Når du er ferdig, klikker du på den blå Tidsplan-knappen. Du har nå planlagt møtet ditt. Zoom viser en møtebekreftelsesmelding med all relevant informasjon, for eksempel den som vises her.

Viser et planlagt Zoom-møte.

Fra møtebekreftelsen kan du utføre følgende handlinger ved å klikke på de relaterte knappene:

• Åpne: Åpner kalenderen i datamaskinens standard kalenderprogram.
• Lukk: Lukker vinduet.
• Kopier invitasjonen: Sender møteinformasjonen til utklippstavlen din. Herfra kan du lime den inn i en e-post eller hvor du vil.

Se de planlagte møtene dine ved å klikke på Møter-ikonet øverst i Zoom-skrivebordsklienten.

Selv om du bare kan være vert for ett møte om gangen per enhet, kan du planlegge så mange du vil på forhånd.

Zoom lar også brukere planlegge møter via nettportalen og gjennom ulike nettleserutvidelser.

Slik redigerer du det planlagte møtet

Si at du har planlagt møtet. Etter å ha tenkt over det, bestemmer du deg for at du vil gjøre noen endringer. Jada, du kan ødelegge møtet ditt og skape kaos med andres kalendere. En bedre måte innebærer imidlertid å redigere det eksisterende møtet ditt - noe som Zoom lar deg enkelt gjøre ved å følge disse trinnene:

I Zoom-nettportalen, under overskriften Personlig, klikker du på Møter.

Klikk på navnet på møtet du vil redigere. Zoom presenterer grunnleggende informasjon om det planlagte møtet ditt.

Klikk på den hvite Rediger dette møte-knappen nederst til høyre på siden.

Gjør de endringene du vil. Du kan endre følgende:

• Emne
• Dato og start- og sluttid
• Møte-ID
• Lyd- og videoalternativer
• Avanserte alternativer, inkludert om du har tildelt alternative verter

Klikk på den blå Lagre-knappen.

Samle inn deltakerinnspill gjennom meningsmålinger

Bruce har planlagt et kommende møte med medlemmer av hans E Street Band. Under samtalen ønsker han å be om alle tilbakemeldinger. Visst, deltakere vil kunne både ringe inn og skrive inn tekstbaserte kommentarer i chattevinduet. Denne typen ustrukturerte data er ofte verdifulle, men å samle dem er vanligvis rotete og tidkrevende, spesielt med større grupper. Strukturerte data er langt enklere å samle inn og analysere. For dette formål er en bedre måte i mange tilfeller å gjennomføre en meningsmåling - en som umiddelbart viser resultater.

Zoom reserverer avstemninger for kunder på premium-planer.

Aktiverer polling på kontonivå

For å aktivere polling for alle medlemmer i en organisasjon, må en administrator eller eier følge disse trinnene:

I Zoom-nettportalen, under Admin-overskriften, klikker du på Account Management.

Klikk på Kontoinnstillinger.

Under Polling-delen klikker du på veksleknappen på høyre side av siden. Den blir blå. Zoom viser et nytt vindu som ber deg bekrefte valget ditt.

Klikk på den blå Slå på-knappen. Zoom bekrefter at den har oppdatert innstillingene dine.

Du trenger kun å aktivere avstemninger én gang på kontonivå.

Opprette en meningsmåling for det planlagte møtet

Etter at du har aktivert avstemninger, kan du opprette en eller flere avstemninger for et kommende møte:

I Zoom-nettportalen, under overskriften Personlig, klikker du på Møter.

På venstre side av siden, under Kommende møter, klikk på møtet du vil planlegge en avstemning for.

Rull ned til bunnen av siden og klikk på den hvite Legg til-knappen ved siden av ordene Du har ikke opprettet noen meningsmåling ennå.

Skriv inn tittelen på spørsmålet ditt i vinduet som vises.

(Valgfritt) Merk av for Anonym hvis du vil skjule deltakernes svar.

Skriv inn navnet på spørsmålet ditt.

Angi om spørsmålet er enkelt- eller flervalgsspørsmål ved å merke av i den tilhørende avmerkingsboksen.

Skriv inn mulige svar i tekstboksene.

(Valgfritt) For å fortsette å legge til spørsmål, klikk på + Legg til et spørsmål og gjenta trinn 4 til 8.

Når du er ferdig med å sette opp avstemningen, klikker du på den blå Lagre-knappen.

Du kan nå se avstemningen, slik denne figuren viser.

Lagret avstemning for fremtidig Zoom-møte.

Merk at Zoom knytter meningsmålinger til spesifikke brukeres PMI-er, et mindre men viktig poeng. Si at Hank må sette opp et møte med de andre DEA-agentene på kontoret hans. Han vurderer sine to alternativer:

• Bruke PMI: Hvis han går denne veien, kan han få tilgang til alle meningsmålingene han har opprettet under PMI.
• Tillate at Zoom automatisk genererer et disponibelt møte-ID-nummer: Hvis Hank velger dette alternativet, gjelder avstemningen hans kun for det spesifikke møtet. Som et resultat ville han ikke være i stand til å resirkulere dem eller overføre dem til et annet møte.

Uansett, på et tidspunkt under møtet, kan verter lansere sine meningsmålinger.

Gjør det du vil, men jeg ville ikke la overførbarheten til meningsmålinger styre din beslutning om å bruke PMI eller ikke.

Hvordan håndtere møteregistrering

Selv om det er valgfritt, gir det en rekke åpenbare fordeler å kreve at deltakerne registrerer seg for fremtidige møter, inkludert å telle antall hoder på forhånd. Utover det kan et selskap eller din leder pålegge å delta på visse møter.

Kreve at andre melder seg på møtet ditt

Brandt holder et viktig avdelingsdekkende møte og ønsker å sikre at alle ansatte møter. Som sådan krever han registrering ved å følge disse trinnene:

I Zoom-nettportalen, under overskriften Personlig, klikker du på Møter.

Klikk på navnet på møtet hvis registreringsinformasjon du vil se.

Klikk på den hvite Rediger dette møte-knappen.

Rull ned til ordet Registrering og velg avkrysningsboksen Obligatorisk.

Klikk på den blå Lagre-knappen. Zoom går tilbake til hovedmøtesiden.

(Valgfritt) Til høyre for registreringslenken, kopier den unike URL-en eller klikk på Kopier invitasjon for å se mer detaljert informasjon om møtet.

Distribuer lenken eller møteinformasjonen til alle møtedeltakerne slik du velger.

Påmelding til et fremtidig møte

Brandt leder en stab på ti. Han har krevd at de skal registrere seg for det månedlige møtet hans. Videre har han distribuert lenken til deltakerne, kanskje til og med via Zoom Meetings & Chat. Når andre klikker på den nettadressen, vil de se et skjema som ligner på det som vises her:

Zoom møte påmeldingsskjema.

Viser registrantdata

Etter at deltakerne har fylt ut og sendt inn et møteregistreringsskjema, lagrer Zoom informasjonen deres. Du får tilgang til den ved å følge disse trinnene:

I Zoom-nettportalen, under overskriften Personlig, klikker du på Møter.

Klikk på navnet på møtet hvis registreringsinformasjon du vil se.

Rull ned til Registrering-fanen og til høyre for Administrer deltakere, klikk på Vis.

Zoom viser et vindu som ligner på det som vises.

Viser møteregistranter.

Klikk på Rediger-knappen for å tilpasse registreringsalternativene dine enda mer.