Hvordan dele innhold med Zoom-møtedeltakere

Skjermdelings- og merknadsverktøy har eksistert i flere tiår. Faktisk, hvis Zoom ikke hadde klart å inkludere disse verdifulle funksjonene, ville mange mennesker med rette betraktet dem som store utelatelser, inkludert din virkelig.

Møter og chat er mer enn oppdraget. Du kan dele skjermen din med andre og til og med la dem kontrollere datamaskinens mus og tastatur. Dessuten kan du la andre merke opp skjermen din – og omvendt.

Del skjermen din med andre

Som vert for møtet kan du enkelt dele skjermen med deltakere ved å følge disse trinnene:

Under møtet drar du musen til bunnen av skjermen. Zoom viser møtemenyen.

Klikk på skjermdelingsikonet. Zoom viser alle datamaskinens åpne programmer, som du kan se her.

Velge en skjerm for å dele med møtedeltakere.

Hvis du bruker flere skjermer og programmer, kan du forvente et bredt utvalg av valg.

Klikk på den spesifikke skjermen, skrivebordet eller applikasjonen du vil dele med møtedeltakerne. Du kan også velge Zooms tavle eller nettbrettet eller smarttelefonen hvis du har koblet dem til datamaskinen via kabler.

(Valgfritt) Hvis du vil dele datamaskinens lyd og/eller optimalisere skjermdelingsøkten for avspilling av videoer, merker du av i de tilsvarende avmerkingsboksene i nedre venstre hjørne av skjermen.

Klikk på Avansert-fanen øverst på skjermen for å gjøre følgende:

• Del en del av skjermen din
• Del kun musikk eller datamaskinlyd
• Innhold fra et annet eksternt kamera

Klikk på den blå Del-knappen i nedre høyre hjørne.

Zoom legger til både et grønt varsel om skjermdeling og en rød Stopp del-indikator nederst på møtemenyen, som vist.

Zoommeny som indikerer aktiv skjermdeling.

Zoom plasserer også et grønt kabinett rundt den spesifikke skjermen du deler som en subtil påminnelse.

Bare fordi en annen møtedeltaker kan kontrollere skjermen din, betyr det ikke at du er prisgitt ham. Det vil si at du fortsatt kan bevege musen, skrive inn tastaturet og utføre andre vanlige datamaskinfunksjoner.

Forstå nøyaktig hva du deler

Zooms robuste skjermdelingsalternativer kan forvirre nybegynnere og til og med erfarne brukere. For å eliminere denne forvirringen, se den første figuren i denne artikkelen. Hvorfor viste Zoom alle disse skjermene?

For å svare på dette spørsmålet må jeg oppgi litt bakgrunnsinformasjon om hvordan jeg jobber. Mitt nåværende dataoppsett inkluderer en MacBook Pro og en ekstern ASUS-skjerm. På det tidspunktet jeg delte skjermen min, kjørte jeg ni forskjellige programmer på datamaskinen min. Til sammen forstår du nå hvorfor Zoom tilbød meg så mange forskjellige delingsalternativer. (Når det kommer til skjermdeling, diskriminerer ikke Meetings & Chat.) For enkelhets skyld fremhever jeg bare fire av dem:

• Skrivebord 1: Hvis jeg velger dette alternativet (A), deler jeg alle programmer som kjører på MacBook Pro-skjermen. Si at jeg trykker på Kommando+Tab på Mac-en min for å bytte til et annet program. (PC-brukere bruker Alt+Tab for å gjøre det samme.) Fordi jeg tidligere valgte Desktop 1, ville alle deltakerne fortsette å se alt på Mac-skjermen. Merk at Zoom plasserer en stor hvit "1" på venstre side av skjermen min for å minne meg på at jeg vil dele dette skrivebordet.
• Desktop 2: Hvis jeg velger dette alternativet (B), deler jeg alle programmer jeg har festet til min eksterne skjerm. Når jeg trykker på veksle til et annet program, fortsetter deltakerne å se alt jeg viser den skjermen. Legg merke til at Zoom plasserer en stor hvit 2 på venstre side av den eksterne skjermen min for å minne meg på at jeg vil dele dette skrivebordet.
• Zooms tavle: Ved å velge dette alternativet (C) betyr det at jeg deler min Zoom-tavle kun med møtedeltakere
• Microsoft Word: Å velge dette alternativet betyr at jeg deler Microsoft Word (D) kun under møtet. Som et resultat, når jeg bytter til en nettleser eller Spotify, stopper Zoom automatisk skjermdeling for alle møtedeltakere fordi jeg effektivt har flyttet Word til bakgrunnen. Det vil si at det ikke lenger er det aktive programmet på datamaskinen min.

Det er ingenting absolutt med Zooms skjermdelingsalternativer. Dine spesifikke valg vil avhenge av maskinvaren din og applikasjonene du kjører. Et enkelt eksempel vil illustrere poenget mitt.

Samir jobber i Initech og bruker en Microsoft Surface og kobler ikke en ekstern skjerm til den. Han holder på med både et Microsoft Word-dokument og et Excel-regneark. Denne figuren viser en grov mockup av Samirs skjerm.

Mockup av et program som kjører på en ansatts stasjonære datamaskin.

Det er tid for Samirs ukentlige møte med sjefen Bill. Samir deler bare Microsoft Word med ham. I dette tilfellet er begrepet skjermdeling litt feilaktig. Med andre ord, Samir deler ikke hele datamaskinens skjerm. Snarere deler han bare ett spesifikt program: Word.

Hvis Samir ønsket å dele Excel med Bill, måtte han avslutte sin nye skjermdelingsøkt og starte en ny. Selvfølgelig, hvis Samir delte hele skrivebordet sitt, kunne han samtidig ha delt begge programmene med Bill fra starten.

Å dele et skrivebord med møtedeltakere kan være veldig annerledes enn å dele et bestemt program.

Når du deler skrivebordet ditt, kan du som standard ikke dele selve Zoom-applikasjonen. Du kan endre denne innstillingen ved å følge disse trinnene:

Start Zoom-skrivebordsklienten.

Klikk på Innstillinger-ikonet i øvre høyre hjørne. Zoom viser innstillingene dine.

Klikk på Del skjerm på venstre side.

Merk av for Vis zoomvinduer under skjermdeling.

Utfør forskjellige oppgaver mens du deler skjermen

Selvfølgelig vil du kanskje gjøre mer enn å dele skjermen din. Zoom lar deg utføre følgende relaterte funksjoner under en eksisterende skjermdelingsøkt:

• Sett skjermdelingsøkten på pause
• Slutt å dele skjermen din helt
• Del en annen av skjermene dine med brukere

For å utføre disse alternativene, følg den av følgende instruksjoner du liker:

• Hvis du midlertidig vil slutte å dele skjermen din, klikker du på Pause Del-knappen. Zoom viser en melding som lyder "Skjermdelingen din er satt på pause."
• Hvis du vil dele en annen skjerm med møtedeltakere, klikker du på Ny del-knappen.
• Når du vil slutte å dele skjermen, klikker du på den røde Stopp del-knappen under møtemenyen i midten.

De som ikke utviser forsiktighet når de deler skjermene sine, risikerer å bli flaue og til og med miste jobben

La møtedeltakerne styre skjermen din

Peter jobber innen IT, og han hjelper Bob med å diagnostisere et problem på sistnevntes datamaskiner. Av mange grunner vil Peter kanskje fjernstyre Bobs skjerm:

• Det er bare en mer effektiv måte å jobbe på.
• Peter vil ikke fortsette å bjeffe ordre til Bob. (Denne grunnen er min personlige favoritt for å gi andre muligheten til å kontrollere skjermen min.)
• Bob bryr seg ikke om å vite de nøyaktige trinnene som kreves for å løse det. Han vil bare at Peter skal ta seg av det for ham.

Si at du vil at en møtedeltaker skal kontrollere datamaskinen din. For å la en nåværende møtedeltaker kjøre (som barna sier), følg disse trinnene:

Under livemøtet drar du musen eller markøren til bunnen av Zoom. Zoom viser møtemenyen.

Klikk på Share Screen-ikonet.

Etter at du har delt skjermen, klikker du på fjernkontrollikonet.

(Valgfritt) Velg alternativet Godta alle forespørsler automatisk.

For å la en spesifikk person kontrollere datamaskinen din, følg de samme trinnene, men velg i stedet Gi mus/tastaturkontroll til: og klikk på navnet til deltakeren du vil gi kontroll over datamaskinen.

Gi andre i møtet beskjed om at de kan kontrollere skjermen din hvis de ber om tilgang.

Si at du ikke vil godta alle forespørsler automatisk. Når du ser en deltakers forespørsel om å ta kontroll, klikker du på den blå Godkjenn-knappen for å gi henne kontroll over skjermen din.

Be om kontroll av en verts skjerm

Følgende trinn gjelder for møtedeltakere som ønsker å be om kontroll over vertens skjerm:

Flytt datamaskinens markør til toppen av Zoom desktop-klientvinduet. Når du gjør det, presenterer Zoom Vis alternativer-menyen.

Klikk på menyen Vis alternativer og velg Be om fjernkontroll fra menyen som vises. Zoom indikerer at du ber om kontroll over vertens skjerm.

Klikk på den blå knappen for forespørsel.

Zoom viser forespørselen din om å ta kontroll på vertens skjerm.

På dette tidspunktet må verten godkjenne forespørselen din.

Gjenvinn kontrollen over datamaskinen

Hvis du er verten og vil gjenoppta kontrollen over datamaskinen din, følger du disse trinnene:

Gå tilbake til Zoom-møtet. Med andre ord, kontroller musen og ta over fra hvilket annet program eller skjerm du delte.

Hold musen over møtemenyen

Klikk på den røde Stopp Del-knappen.

Hvordan kommentere skjermen

Zoom lar møtedeltakere gjøre langt mer enn bare å dele skjermene sine med hverandre. Med noen få klikk kan du kommentere andres skjermer. Ved å gjøre det kan du gi spesifikk tilbakemelding, komme med innsiktsfulle forslag eller finne et problem på en måte som ord alene ofte ikke klarer.

Bruke en dedikert tavle

Oddsen er at du har sett en fysisk tavle på et tidspunkt på jobben. Ved å bruke markører kan folk i rommet skissere et hvilket som helst antall diagrammer på tørrslettetavler. De kan dokumentere forretningsprosesser, redesigne organisasjonsdiagrammer, modellere logoer, skrive kode eller omtrent alt annet.

Hvorfor skal Zoom være annerledes?

Etter at du har gjort det, viser Zoom tavlen i følgende figur.

Zoom whiteboard med merknadsmeny.

Følgende tabell viser tavlens menyelementer og beskriver hva de gjør.

Zoom-kommentaralternativer

Si at du mister oversikten over Zooms meny for merknadsverktøy. Bare klikk på Kommenter-knappen i møtemenyen. Zoom bringer igjen merknadsverktøyene sine foran.

Zooms merknadsverktøy er kun tilgjengelig under skjermdelingsøkter.

Etter at du har startet den felles tavlen, vil andre kanskje legge til sine egne notater på den. Hvis du er en deltaker og vil legge til notater på en felles tavle, følger du disse trinnene:

Fra skrivebordsklienten flytter du datamaskinens markør til toppen av Zoom-skrivebordsklientvinduet.

Fra menyen for visningsalternativer som vises, velg Merk.

Du kan nå legge til alle merknader til tavlen du ønsker.

Merk at alle i møtet kan kommentere samtidig.

Kommentere en skjerm

Zoom tvinger ikke møteverter og deltakere til å bruke en dedikert tavle for å lage kommentarer. Alle i møtet kan markere en vanlig skjerm og programmet som kjører på den. Mulighetene her er ubegrensede, men her er ett vanlig eksempel.

Geno utvikler en ny versjon av et nettsted for sin klient Jerry. Geno inviterer Jerry til et Zoom-videomøte og følger disse instruksjonene:

Del skjermen din med andre.

Klikk på Kommenter-knappen i møtemenyen.

Herfra kan du finne designelementer og endringer på en langt mer spesifikk måte enn bare ord tillater. For å gå tilbake til forrige eksempel, kan Jerry nå vise Geno nøyaktig hvor han vil flytte et bilde eller logoen i overskriften.

Påkalle andre møtealternativer

Verter kan påkalle noen andre alternativer for å kontrollere møtene sine.

Følg disse trinnene for å aktivere disse alternativene:

Start Zoom-skrivebordsklienten.

Start et møte og aktiver videoen din.

Klikk på Deltakere-ikonet på den svarte møtemenyen nederst på skjermen. Zoom viser en ny skjerm på høyre side.

Klikk på Mer-knappen i nedre høyre hjørne.

Zoom presenterer de selvforklarende valgene i tabellen nedenfor.

Ekstra møtealternativer for verter