Deling av notater med G Suites Keep-appen

Du kan bruke Keep-appen, et av G Suites sett med samarbeidsverktøy, til å lage enkle tekstdokumenter for ting som gjøremålslister og møtenotater. En tekstbehandlingsapp som Docs er nyttig for å lage komplekse og lange dokumenter. Imidlertid føles dette kraftige verktøyet som overkill når alt du vil gjøre er å skrive ned noen notater. For disse enklere tekstoppgavene er Keep-appen som følger med G Suite perfekt fordi den tilbyr et enkelt grensesnitt som holder alle notatene dine sammen.

Keep-hjemmesiden

Er du klar til å se hva Keep kan gjøre? Det er ånden. Ledsaget av en valgfri knyttnevepumpe, bruk en av disse teknikkene for å lande trygt på Keep-hjemmesiden:

• Gå til Keep-appen .
• Hvis du er i en G Suite-app som har Google Apps-ikonet (som Skjemaer eller Grupper), klikker du på Google Apps og deretter på Keep.

Keep-hjemmesiden du ser når du først ankommer, ser ut som siden som vises. (Vær oppmerksom på at figuren viser Keep-hjemmesiden slik den vises i Google Chrome-nettleseren. Andre nettlesere tilbyr kanskje ikke alle funksjonene du ser her.)

Keep-hjemmesiden.

La oss ta en rask tur rundt på skjermen slik at du vet hva som er hva her (se figuren, som peker ut funksjonene i listen som følger):

• Hovedmeny: Klikk på dette ikonet for å bytte Keeps hovedmeny mellom bare ikoner og ikoner med titler.
• Søk: Søk Keep for notatet du ønsker.
• Oppdater: Be Keep om å se etter nye eller endrede notater.
• Liste-/rutenettvisning: Veksle notatvisningen mellom en liste og et rutenett.
• Innstillinger: Vis en meny med Keep-innstillinger.
• Google-apper: Vis ikoner for alle Google-apper.
• Google-konto: Få tilgang til Google-kontoen din.

Opprett et nytt notat

Som vist inneholder Keep-hjemmesiden en boks med teksten Ta et notat som er veldig fristende. Når du ikke orker lenger, følger du disse trinnene for å lage et notat:

Klikk i tekstboksen Ta et notat. Keep åpner det nye notatet for redigering, som vist her.

En tom lapp, lengter etter å bli fylt.

Bruk Tittel-tekstboksen for å angi en tittel for notatet.

Bruk tekstboksen Ta et notat for å skrive inn notatteksten. Hvis alt du vil gjøre er å lage et grunnleggende notat, er du ganske ferdig, så hopp gjerne ned til trinn 10.

Hvis du vil bli påminnet om notatet ditt, klikker du på Minn meg og velger deretter tidspunktet du vil bli påminnet.

For å angi bakgrunnsfargen til notatet, klikk på Endre farge-ikonet og velg deretter fargen du foretrekker fra paletten som vises.

For å sette inn et bilde i notatet, klikk Legg til bilde, velg bildefilen i dialogboksen Åpne som vises, og klikk deretter Åpne.

For å legge til en etikett i notatet, klikk på Mer-ikonet, velg Legg til etikett fra menyen som vises, skriv inn etikettnavnet og trykk deretter på Enter.

For å legge til en tegning i notatet, klikk på Mer-ikonet, velg Legg til tegning fra menyen som vises, lag tegningen i vinduet som vises, og klikk deretter Tilbake (pilen som peker til venstre).

For å legge til avmerkingsbokser i notatet, klikk på Mer-ikonet og velg Vis avmerkingsbokser fra menyen som vises.

Klikk Lukk når du er ferdig. Keep lagrer notatet ditt.

Hvis et notat inneholder informasjon du vil referere til ofte, eller hvis du vet at du trenger å legge til informasjon i et notat ofte, kan du holde notatet tilgjengelig ved å klikke på Pin Note-ikonet. Keep oppretter en ny festet del øverst i vinduet og legger til notatet til den delen.

Hvis du vil lage et notat som inneholder andre elementer enn ren tekst, gir Keep deg tre litt raskere metoder for å få notatet fra bakken:

• For å starte et nytt notat som har en liste over avmerkingsbokser, klikk på Ny liste-ikonet.
• For å starte et nytt notat som har en tegning, klikk på Nytt notat med tegning-ikonet.
• For å starte et nytt notat som har et bilde, klikk på Nytt notat med bilde-ikonet.

Slik legger du til notatsamarbeidspartnere

Notater er så enkle saker at ideen om å samarbeide om et notat kan virke rart. Men vurder disse ideene:

• Hvis du ikke har noen kunstneriske ferdigheter overhodet, men en kollega har det, ville det være fornuftig å be den kollegaen legge til en tegning i et notat.
• Hvis en kollega har et bilde du trenger for et notat, vil den enkleste måten å bruke det bildet på være å legge til den kollegaen som en samarbeidspartner.
• Hvis du og noen medlemmer av teamet ditt brainstormer et emne, kan dere alle registrere ideene dine i et delt notat.

Jeg er sikker på at du kan tenke på 1001 bruksområder for å dele notater, så her er hvordan du faktisk gjør det:

Velg notatet du vil dele.

Klikk på Collaborator-ikonet. Keep åpner dialogboksen Samarbeidspartnere.

Skriv inn navnet eller e-postadressen til en person i organisasjonen du vil samarbeide om notatet.

Klikk på Add Collaborator-ikonet (haken).

Gjenta trinn 3 og 4 til du har spesifisert alle samarbeidspartnerne du vil jobbe med notatet.

Klikk Lagre. Keep deler notatet med personene du spesifiserte. For personer i organisasjonen din eller personer med en Google-konto, vises notatet automatisk i personens Keep-vindu.

Hvis noen deler et notat med deg, men du ikke vil bidra til notatet, kan du ta deg selv av listen over samarbeidspartnere. Velg notatet, klikk på Mer-ikonet, velg Fjern meg selv fra menyen som vises, og klikk deretter på Slett når Keep ber deg om å bekrefte.