Definere Excel-dashbord og rapporter

I Microsoft Excel 2007 er det ikke vanskelig å bruke rapport og dashbord om hverandre. Rapporter blir ofte referert til som dashbord bare fordi de inkluderte noen få diagrammer. På samme måte har mange dashbord blitt kalt rapporter. Alt dette kan virke som semantikk, men det er nyttig å tømme Excel-luften litt og forstå kjerneattributtene til det som anses å være rapporter og dashbord.

Definere rapporter

Rapporter er sannsynligvis den vanligste bruken av business intelligence. En rapport kan beskrives som et dokument som inneholder data som brukes til lesing eller visning. Det kan være så enkelt som en datatabell eller så komplekst som en subtotalt visning med interaktiv boring, lik Excels Subtotal-funksjonalitet.

Hovedegenskapen til en rapport er at den ikke fører en leser til en forhåndsdefinert konklusjon. Selv om en rapport kan inneholde analyser, aggregeringer og til og med diagrammer, lar rapporter ofte sluttbrukeren bruke sin egen vurdering og analyse på dataene.

For å tydeliggjøre dette konseptet viser figur 1 et eksempel på en rapport. Denne rapporten viser nasjonalparkens overnattingsstatistikk etter periode. Selv om disse dataene kan være nyttige, er det klart at denne rapporten ikke styrer leseren i noen forhåndsdefinerte vurderinger eller analyser; det er ganske enkelt å presentere de aggregerte dataene.

Figur 1: Rapporter presenterer data for visning, men leder ikke leserne til konklusjoner.

Definere dashboards

Et dashbord er et visuelt grensesnitt som gir øyeblikkelig oversikt over nøkkeltiltak som er relevante for et bestemt mål eller forretningsprosess. Dashboards har tre hovedattributter:

• Dashboards er vanligvis grafiske, og gir visualiseringer som hjelper til med å fokusere oppmerksomheten på viktige trender, sammenligninger og unntak.

• Dashboards viser ofte bare data som er relevante for målet med dashbordet.

• Fordi dashbord er utformet med et spesifikt formål eller mål, inneholder de i seg selv forhåndsdefinerte konklusjoner som avlaster sluttbrukeren fra å utføre sin egen analyse.

Figur 2 illustrerer et dashbord som bruker de samme dataene som vist i figur 1. Dette dashbordet viser nøkkelinformasjon om nasjonalparkens besøksstatistikk over natten. Som du kan se, har denne presentasjonen alle hovedattributtene som definerer et dashbord. For det første er det en visuell skjerm som lar deg raskt gjenkjenne den generelle trenden til statistikken for besøkende over natten. For det andre kan du se at ikke alle detaljerte data vises her; bare nøkkelinformasjonen som er relevant for å støtte målet med dette dashbordet. Til slutt, i kraft av sitt mål, presenterer dette dashbordet deg effektivt med analyser og konklusjoner om trenden for besøkende over natten.

Figur 2: Dashboards gir et raskt overblikk over nøkkeltiltak som er relevante for et bestemt mål eller forretningsprosess.