9 gode zoomtips

Denne listen gir noen raske råd om hvordan du kommer i gang med Zoom , maksimerer fordelene og minimerer problemene du opplever med den. Nei, de følgende sidene representerer ikke en uttømmende liste over hva du bør gjøre og ikke gjøre, men jeg har komprimert forslagene mine til en snackbar liste.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Prøv før du kjøper

Omtrent alle populære programvareleverandører har omfavnet freemium-forretningsmodellen i en eller annen grad. Zoom er intet unntak fra denne regelen. Som sådan kan hvem som helst begynne å bruke Meetings & Chat og mange av funksjonene i løpet av minutter og uten kostnad. Ansatte kan låse opp flere godbiter når deres arbeidsgivere oppgraderer planene sine med nyttige tillegg.

Tenk på Grohl Records, et fiktivt selskap som er nytt for Meetings & Chat. Jeg kan se Grohls begrunnelse for å sparke dekkene, spesielt i liten skala. For eksempel kjøper Grohl noen få lisenser for ansatte i salgsavdelingen. Uansett grunn sliter selgerne og kundene med Meetings & Chat. (Husk at ingen teknologi har 100 prosent suksessrate.) Etter noen måneder kan Grohl deretter søke etter et annet videokonferanseverktøy med minimale kostnader og avbrudd.

Vurder å oppgradere firmaets eksisterende zoomplan

For å være sikker, tilbyr Zooms Basic Meetings & Chat-plan robuste funksjoner og sjenerøse begrensninger på samtalelengde, antall møtedeltakere og mer. Mange enkeltpersoner og bedrifter finner denne planen tilstrekkelig for deres relativt begrensede behov. Jeg klandrer dem ikke hvis de velger å dra nytte av selskapets gratis Meetings & Chat-tilbud, spesielt i vanskelige økonomiske tider.

Av to grunner kommer det et punkt for de fleste selskaper når oppgradering bare gir mening. Zooms tilleggsfunksjoner mer enn rettferdiggjør ofte de nominelle kostnadene. Bedrifter på grunnplanen kan ikke bruke roller, brukergrupper og chat-grupper. De mangler også muligheten til å ta opp møter til skyen, motta møtetranskripsjoner og stramme opp sikkerheten. Selv om mange Zoom-brukere av hagevarianter kanskje ikke fullt ut forstår betydningen av disse funksjonene, gjør IT-folk som er verdt saltet deres.

Hvis det argumentet ikke får deg til å påvirke deg, så gjør kanskje denne det. Ved å oppgradere slutter du å være Zoom-bruker og blir Zoom-kunde. Stol på meg: Forskjellen er mer enn et spørsmål om semantikk.

Til sammenligning, hvis du anser deg selv som en Facebook-kunde, tar du dessverre feil – med mindre du betaler det sosiale nettverket for å annonsere på det. Google Hangouts, Facebooks nye Messenger-rom og andre gratis videokonferansealternativer kan virke sexy. Bare husk at hvis du ikke betaler noe for et selskaps produkt, så er produktet deg. Du er bare et middel til et mål.

Ta sikkerhet på alvor

Jeg skal være den første til å innrømme at mange av Zooms sikkerhets- og personvernrelaterte funksjoner gir friksjon. Det vil si at de til sammen gjør det vanskeligere å logge på, kommunisere og samarbeide. For eksempel tar det tid å aktivere 2FA, og det samme gjør å finne og skrive inn en sekssifret bekreftelseskode når du logger inn på Zoom-nettportalen. Ditto for å aktivere møteventerom og kreve møtepassord.

Zoom tvinger ikke brukere og kunder til å aktivere mange av disse funksjonene, inkludert de tre foregående. Avhengig av din rolle i organisasjonen, kan det hende at noen over deg allerede har angitt disse alternativene globalt, og til slutt har du valgt å aktivere dem.

Messingslag: Du og kollegene dine gjør klokt i å være forsiktige. Din bedrift og personlige kommunikasjon er altfor viktig til å gjøre noe annet. Dessverre har alt for mange mennesker historisk sett oppført seg som om hackere aldri ville bry seg om dem, bare for å finne deres sensitive meldinger og bilder på 4chan eller Dark Web.

Oops.

For å parafrasere Cher, "Hvis de kunne skru tiden tilbake ..."

Hold zoom oppdatert

På midten av 1990-tallet ga programvareleverandører vanligvis ut nye versjoner og oppgraderinger en gang hvert år eller så via sneglepost ikke mindre. Installasjonen innebar å sette inn disketter eller CD-er i datamaskinen. Den manuelle prosessen kan ta en time eller mer.

I dag er det en helt annen historie. Programvareleverandører slipper rutinemessig nye versjoner, oppgraderinger og oppdateringer lynraskt. (Denne trenden har gjort det utfordrende å skrive For LuckyTemplates- bøker, men det er en samtale for en annen dag.)

Bunnlinjen: Det er Zoom-brukere og -kunders plikt å holde seg oppdatert på programvareoppdateringer. Ignorer de røde merkene på enhetene dine på egen risiko.

Opprett en personlig zoomkonto

Chuck er partner i HHM, et prestisjefylt advokatfirma med base i Albuquerque, New Mexico. HHM har kjøpt en Zoom-lisens, og Chuck bruker Zoom ofte for å holde videokonferanser med klienter når han må jobbe hjemmefra.

Kunne Chuck bruke HHMs Zoom-konto for desidert ikke-HHM-saker, for eksempel når han holder videochatter med sin ekskone Rebecca og broren Jimmy? Jada, og han kan til og med slippe unna med det. Likevel ville det påstå ham å opprette en egen Zoom-konto for personlig bruk.

Zoom-administratorer og -eiere kan enkelt kjøre en rekke medlemsbruksrapporter. Historisk sett har mange firmaer sagt opp ansatte for å bruke selskapets eiendom og tjenester til sine egne personlige formål. Jeg er ingen arbeidsadvokat, men du vil neppe finne en sympatisk dommer hvis du bruker Zoom sine tjenester på denne måten.

Mål to ganger og kutt én gang

Si at du er i ferd med å nudle med Zoom-funksjonalitet som du ikke er kjent med. Kanskje det er et stort gruppemøte eller ditt første Zoom-webinar. I begge tilfeller er en prøvekjøring i din interesse.

Eksempel: I april 2020 holdt jeg et webinar for min alma mater Carnegie Mellon University om fjernarbeid. Det gikk greit av flere grunner.

Først, etter at jeg gikk med på å gjennomføre webinaret, koblet jeg meg til nettseminaret Melissa Turk. I løpet av noen uker utvekslet vi to grunnleggende informasjon via Slack og Google Docs. (Hun deler min aversjon mot uopphørlige e-posttråder.)

Det andre og mest relevante her, noen dager før showtime, holdt vi et prøvewebinar i 30 minutter i Zoom. (Turks kunnskap om Zoom-webinarer er omfattende.) Vi utarbeidet lyd-, video- og skjermdelingslogistikk og kinks på forhånd, ikke foran hundrevis av deltakere.

Utvikle en beredskapsplan for viktige møter

Bedre å ha, og ikke trenge, enn å trenge og ikke ha.

— FRANZ KAFKA

Si at du kommer til å bruke Zoom til å intervjue for drømmejobben din. Kanskje du pitcher en prospekt på din egen bedrifts produkter og tjenester. Med god grunn forventer du ingen tekniske problemer. Tross alt, i din erfaring, har Meetings & Chat vært bemerkelsesverdig pålitelig for et så populært verktøy.

Ville du imidlertid satset på at samtalen vil finne sted uten uhell?

Mer spesifikt, hva skjer hvis du mister strømmen? Hva hvis Zoom ikke er tilgjengelig, eller anropsforsinkelsen er overraskende høy? Hva med om en nøkkelanropsdeltaker ikke kan finne ut av Zoom eller datamaskinen hennes krasjer? Hva gjør du? Tenk raskt. Klokka tikker.

Etter hundrevis av Zoom-anrop har jeg ennå ikke opplevd noen av disse katastrofale scenariene. Hvis de noen gang oppstår, vil ikke blodtrykket mitt dobles fordi jeg allerede er bevæpnet med en passende sikkerhetskopi. Lenge før jeg begynte å bruke Meetings & Chat for alvor, stolte jeg på Free Conference Call, en (åpenbart) gratis tjeneste som lar brukerne holde individuelle gruppelydsamtaler, ta dem opp og lagre og distribuere dem etter eget ønske. (Forresten, mange lignende verktøy finnes.)

Gjør ingen feil: Min standardpreferanse i disse dager er å holde alle lyd- og videosamtalene mine via møter og chat, og ikke bare fordi jeg forsker på Zoom. Det er imidlertid rett og slett dumt å ikke ha et backup-kommunikasjonsverktøy klart i tilfelle ting går dårlig. Jeg har alltid påloggingsinformasjonen min for tjenesten Gratis konferansesamtale tilgjengelig i tilfelle.

Forvent noe motstand mot å zoome hos modne firmaer

Hvis jeg har lært én ting i årene mine rundt bedriftsteknologi, er det at folk vanligvis hater forandring.

Si at du jobber i et stort, vellykket og konservativt farmasøytisk selskap. Kall det Hogarth Drugs. De 40 000 ansatte har brukt Webex som sitt primære videokonferanseverktøy i et tiår eller mer. Å tvinge dem alle til å bruke Zoom umiddelbart fordi Hogarth kjøpte en Enterprise-lisens vil sannsynligvis rokke ved noen fjær. Sjansen er at Roger, Syd, i det minste noen få andre curmudgeons vil finne en mindre forskjell mellom Webex og Zoom og lage bråk om det. Organisasjonspolitikk på sitt beste.

Bør Hogarth holde ut Zoom fordi noen få knirkende hjul har laget noe støy? Selvfølgelig ikke, men ledelsen bør forvente i det minste litt misnøye hos ansatte.

Unngå zoomtretthet

Zoom har forenklet og forbedret prosessen med å holde videokonferanser. Sammen med dens innovative teknologi, robuste funksjoner og overlegen samtalekvalitet, kan du bli fristet til å bruke video for hvert møte og samtale med dine kunder, kolleger, venner og familiemedlemmer.

Ikke gjør det.

Dr. Jeremy Bailenson er en bestselgende forfatter, virtuell virkelighetsekspert, grunnleggeren av Stanford Universitys Virtual Human Interaction Lab, og en generelt smart fyr. Hans omfattende forskning tyder på at mislighold av videokonferanser resulterer i det han kaller nonverbal overbelastning . (Les hans innsiktsfulle Wall Street Journal-utgave .)

Av og til gir hjernen din et sårt tiltrengt pusterom å koble fra webkameraet ditt.