Snagit 2018 gjennomgang Hva er nytt siden versjon 13
TechSmith Snagit er vår favorittprogramvare for skjermbilder og bilderedigering. Sjekk ut de nye funksjonene i Snagit 2018!
I denne artikkelen tar jeg deg gjennom ti G Suite- tips og -teknikker som kan hjelpe hjemmearbeidet effektivt hjemmefra.
Mens jeg skrev dette våren og sommeren 2020, stoppet hele verden nesten for å stoppe - eller i det minste bremse - spredningen av det nye koronaviruset som dukket opp sent i 2019. Bokstavelig talt over natten, vi som var vant til å tilbringe arbeidsdagene våre på travle kontorer i skyskrapere langt borte, ble nå tvunget til å bli hjemme, satt i karantene fra våre kolleger og sjefer.
Å være hjemme betyr å se Netflix hele dagen, ikke sant? Fett sjanse! Nei, arbeidet vårt ropte fortsatt på å bli gjort, og de kollegene og sjefene ba fortsatt om oppmerksomheten vår. De samme lederne som avviste alle oppfordringer om å la ansatte jobbe hjemmefra i før tiden, insisterte på at nå var alle ansatte hjemmefra.
Ah, men å jobbe hjemmefra er ikke så lett som det høres ut. Det florerer av distraksjoner, arbeidet blir ikke lenger booket av pendler til og fra kontoret, og det er bare vanskeligere å få ting gjort når menneskene du stoler på eller samarbeider med, er satt ned i sine egne hjem. Heldigvis har G Suite ryggen din her.
Et av de største problemene med å jobbe hjemmefra er at arbeidsdelen av dagen din ikke har en bestemt begynnelse og slutt. I hvert fall når du jobber på kontoret fungerer morgenpendlingen som en overgang til arbeidsdagen din, og hjemturen er et signal til sinn og kropp om at arbeidsdelen av dagen er unnagjort. (Ja, jeg vet at våre moderne arbeidsdager egentlig er 24/7, men humor meg her.) Hjemme, hvor "pendlingen" i beste fall er en tur ned en gang eller opp en trapp, gjør du ikke få den samme følelsen av adskillelse mellom arbeidslivet og resten av livet.
Enda verre, dine kolleger og ledere har også den samme mangelen på arbeidslivsgrenser, så de ender opp med å sende deg forespørsler om møter og chatter som skjer stort sett når som helst på dagen eller natten. Det er galskap!
Du kan slå tilbake og injisere litt fornuft i hverdagen på jobb hjemmefra ved å angi arbeidstiden din , som er dagene i uken du jobber og tidene på de dagene du har satt av til jobb. Enhver gå-getter uten et personlig liv som prøver å invitere deg til et møte på et sinnsykt tidspunkt på morgenen eller kvelden, blir varslet om at hendelsen skjer utenfor arbeidstiden din, som vist.
Kalender lar folk vite når de prøver å invitere deg til en begivenhet som finner sted utenfor arbeidstiden din.
Du angir arbeidstiden din ved å bruke Kalender-appen:
Naviger til calendar.google.com .
Velg Innstillinger Meny→ Innstillinger fra menylinjen.
På den nye siden som vises, velg Arbeidstimer fra navigasjonsmenyen til venstre.
Merk av for Aktiver arbeidstimer.
Fjern markeringen av ikonet for hver ukedag du ikke jobber.
Bruk kontrollene for den første dagen i arbeidsuken, og still inn start- og sluttid for arbeidsdagen.
Velg Kopier tid til alle for å bruke de samme timene på hver av de andre arbeidsdagene dine. Hvis du jobber forskjellige timer hver dag, hopper du over trinn 7 og setter start- og sluttid for hver arbeidsdag.
Definer arbeidsdagen din ved å spesifisere arbeidstiden din.
For at medlemmer av teamet ditt skal bli varslet når de prøver å lokke deg inn i et arrangement som er utenfor arbeidstiden din, må du dele kalenderen din med teamet.
Å sette standard arbeidstid, som jeg beskriver i forrige avsnitt, er en fin start for å sette grenser mellom arbeidslivet og hjemmelivet. Noen ganger må du imidlertid gå ut av hjemmekontoret i noen timer eller til og med noen dager. I slike tilfeller må du gi folk beskjed om at du ikke er tilgjengelig. G Suite tilbyr to metoder du kan bruke:
Sistnevnte av disse er en spesiell type hendelse som blokkerer ut et spesifisert tidsrom på en eller flere dager. Når noen prøver å invitere deg til et møte eller en annen begivenhet i løpet av disse timene, avslår Kalender automatisk invitasjonen.
For å planlegge en ute av kontoret-hendelse, tilbyr Kalender et par måter å komme i gang på:
Kalender oppretter en ny hendelse, og du følger disse trinnene for å fullføre Ute av kontor-hendelsen:
Velg Ikke til stede-fanen. Kalenderen bytter til det viste grensesnittet.
Bruk Fravær-fanen til å sette opp en Ikke til stede-hendelse i Kalender.
Hvis fraværende start- og/eller slutttidspunkt er feil, klikker du hver gang og deretter enten redigerer du det til riktig tidspunkt eller velger tidspunktet du ønsker fra listen.
Hvis du ikke vil at Kalender skal avslå invitasjoner for deg, fjerner du merket for Automatisk avslå nye og eksisterende møter.
Hvis du hånet trinn 3 (bra for deg!), bruk meldingstekstboksen for å spesifisere meldingen som Kalender sender tilbake til møtearrangørene.
Velg Lagre. Hvis du lar avmerkingsboksen Automatisk avslå nye og eksisterende møter være valgt, ber Kalender deg bekrefte at du vil at appen skal avslå møter på dine vegne.
Velg Lagre og avslå. Kalender legger ikke til kontoret-hendelsen til hendelsesområdet.
En av de unike utfordringene med å jobbe hjemmefra er at du ofte må utføre andre oppgaver rundt i huset i arbeidstiden: Tømme oppvaskmaskinen, fylle oppvaskmaskinen, legge inn en mengde tøy, vokse hunden, og så videre.
Hvis kollegene dine er en pratsomme gjeng, vil du sannsynligvis ikke at en neve med chatvarsler skal komme inn mens du tar deg av gården. Følg disse trinnene for å slå av chatvarsler en stund:
Gå over til chat.google.com for å åpne Chat.
Velg varslingsmenyen, som vises til høyre for Chat-logoen. Chat viser listen Demp-varsler, som vist.
Bruk listen Demp varsler for å angi hvor lenge du vil slå på Ikke forstyrr.
Velg hvor lenge du vil ha salig stillhet. Chat aktiverer Ikke forstyrr i den tiden du har valgt og endrer statusen din fra Aktiv til Ikke forstyrr (månelogoen), som vist.
Etter at du har dempet varsler, endrer Chat statusen din til Ikke forstyrr.
Når du er hjemme og alle du har å gjøre med hver dag er "der ute" et sted, kan det være lett å gå i fellen med å svare på forespørsler, spørsmål og diskusjoner ved å bruke tekstbaserte kommunikasjonskanaler som e-post, meldinger, og chatte. Disse metodene er praktiske og raske, men de har en betydelig ulempe: Når du er ute av syne, er du ute av sinnet. Det vil si at kommunikasjon med kolleger kun via det skrevne ord kan raskt erodere relasjonene dine og kan få all kommunikasjon til å føles stadig mer upersonlig og formell.
Hvordan forhindrer du at arbeidsrelasjonene dine går sørover på denne måten? Enkelt: Koble til via video så ofte du kan (eller så ofte du er komfortabel). Det er ingen erstatning for samtaler ansikt til ansikt som en måte å holde seg oppdatert, holde relasjoner vennlige og hjertelige og svare empatisk (fordi du kan lese ansiktsuttrykk og høre tonefall).
Heldigvis gjør G Suite en videosammenkomst til en enkel sak, takket være Google Meets enkle videomøteoppsett.
G Suite gir deg mange måter å nå ut til kollegene dine, men ikke alle kommunikasjonsverktøy er riktige for hver oppgave. Tross alt ville du ikke brukt en hammer til å skrelle en appelsin. (Jeg tror i hvert fall at du ikke ville det.)
Her er de viktigste G Suite-kommunikasjonsappene, sammen med noen forslag om når det er hensiktsmessig å bruke hver enkelt:
Hvis du har kolleger, kunder eller leverandører som jobber i en annen tidssone, er det ofte viktig å vite riktig tid i den sonen. For eksempel vil du sannsynligvis ikke ha mye flaks med å ringe noen på jobb klokken 09.00 din tid hvis den personen bor i en tidssone som er tre timer bak deg. På samme måte, hvis du vet at en bedriftskollega forlater jobben klokken 17.00 og den personen jobber i en tidssone som er syv timer foran deg, vet du at alle anrop du foretar til denne personen må skje før klokken 10.00.
Hvis du trenger å være sikker på gjeldende tid i en annen tidssone, kan du tilpasse kalenderens visning til å vise ikke bare gjeldende tid, men også én eller flere verdensklokker , som hver viser gjeldende tid i en annen tidssone. Følg disse trinnene for å legge til én eller flere verdensklokker i Kalender:
Få nettleseren din til å vise calendar.google.com .
Velg Innstillinger Meny→ Innstillinger.
I delen Verdensklokke merker du av for Vis verdensklokke.
Klikk på Legg til tidssone-knappen. Kalender legger til en tidssoneliste.
Bruk Tidssone-listen til å velge en tidssone du vil vise i verdensklokken.
For å legge til flere verdensklokker, gjenta trinn 4 og 5 etter behov. Kalender lagrer innstillingene dine automatisk.
Følgende figur viser Kalender med et par verdensklokker på farten.
Kalender, rocker et par verdensklokker.
Å vite gjeldende tid andre steder er flott, men det er ikke til stor hjelp når det gjelder å sette opp arrangementer og møter. Heldigvis kan Kalender hjelpe ved å vise en andre tidssone i dagsvisning og ukevisning. Slik setter du opp dette:
Be nettleseren din om å ta deg til calendar.google.com .
Velg Innstillinger Meny→ Innstillinger.
I Tidssone-delen merker du av for Vis sekundær tidssone.
Bruk etiketttekstboksen til høyre for Primær tidssone-listen for å angi et kort navn for hovedtidssonen. Mens du er i gang, dobbeltsjekk at listen over Primær tidssone er satt til din tidssone.
Bruk Sekundær tidssone-listen for å velge den andre tidssonen du vil vise.
Bruk Label-tekstboksen til høyre for Sekundær tidssone-listen for å angi et kort navn for den andre tidssonen.
Følgende figur viser Tidssone-delen med en sekundær tidssone som er satt opp og klar til bruk.
Kalenderens tidssoneinnstillinger med en sekundær tidssone lagt til.
Følgende figur viser hvordan de to tidssonene vises i Kalender (i ukevisning, i dette tilfellet). Kalender lagrer innstillingene dine automatisk.
Hvordan de to tidssonene vises i ukevisning.
Det største problemet med å jobbe hjemmefra er ikke bare at du har flere hatter å bruke – i tillegg til jobbhatten kan du også ha en ektefellehatt, en foreldrelue, en kokkelatt, en ta-ut-søppelhatt og mange flere — men du må også ofte bytte fra en lue til en annen i løpet av dagen. Slik er livet i storbyen, men du kan gi deg selv litt mer tid til å bytte hatt ved å konfigurere Kalender til å planlegge litt kortere møter som standard. Ved å bruke Speedy Meetings-innstillingene planlegger Kalender automatisk møter som følger:
Jeg spør deg: Hvem liker ikke kortere møter? Hvis du elsker lyden av alt dette, følg disse trinnene for å konfigurere Kalender til automatisk å planlegge kortere møter:
Få nettleseren til å gå til calendar.google.com .
Velg Innstillinger Meny→ Innstillinger.
I delen Hendelsesinnstillinger merker du av for Speedy Meetings. Kalender lagrer den nye innstillingen automatisk.
Når du jobber hjemmefra, må du kanskje overvåke e-postmeldinger fra én eller flere kontoer i tillegg til Gmail-kontoen din. Normalt betyr overvåking av en annen e-postkonto å konfigurere en e-postklient eller få tilgang til et nettsted der den kontoen er konfigurert. Du kan imidlertid unngå alt dette bryet ved å konfigurere Gmail til å se etter meldinger fra den kontoen. Hvis Gmail finner noen meldinger på den andre serveren, importerer den dem til Gmail-innboksen for rolig lesing.
For å konfigurere Gmail til å sjekke e-post fra en annen konto, her er en oversikt over informasjonen du bør ha for hånden:
En e-postserver er en datamaskin som Internett-leverandøren din bruker til å lagre og sende e-postmeldingene dine.
Med all den informasjonen for hånden, følg disse trinnene for å legge til den andre kontoen i Gmail:
Gå videre til mail.google.com .
Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner innstillingene.
Velg fanen Kontoer.
I delen Sjekk e-post fra andre kontoer velger du Legg til en e-postkonto. Gmail åpner vinduet Legg til en e-postkonto.
Skriv inn kontoadressen i tekstboksen E-postadresse, og klikk deretter på Neste. Gmail ber deg angi innstillingene for kontoen. Vær oppmerksom på at Gmail gjør noen gjetninger om informasjonen, hvorav de fleste skal være nøyaktige eller nærme den.
I tekstboksen Brukernavn skriver du inn brukernavnet for kontoen (vanligvis e-postadressen).
Skriv inn kontopassordet i tekstboksen Passord.
I tekstboksen Pop Server skriver du inn adressen til serveren som leverandøren din bruker for innkommende e-post.
I portlisten velger du portnummeret leverandøren din bruker for innkommende post. Igjen, dette er 110 hvis leverandøren din ikke krever SSL (se trinn 11 i denne listen); hvis leverandøren din vil at du skal bruke SSL, velg 995 i portlisten.
Hvis du vil at Gmail skal legge igjen en kopi av en importert melding på den opprinnelige serveren, merker du av for Legg igjen en kopi av hentet melding på serveren. Hvis du fortsatt vil ha tilgang til kontoens meldinger ved hjelp av en annen e-postklient, er det en god idé å merke av for Legg igjen en kopi av hentet melding på serveren. Hvis du bare får tilgang til meldingene i Gmail, lar du avmerkingsboksen være deaktivert slik at etter at Gmail har hentet meldingene dine, sletter den meldingene fra den opprinnelige serveren.
Hvis e-postleverandøren din krever at innkommende e-posttilkoblinger er sikre, merker du av for Bruk alltid en sikker tilkobling (SSL) når du henter e-post.
Det er en god idé å merke kontoens meldinger på en eller annen måte, så merk av for Merk innkommende meldinger. Som standard merker Gmail meldingene ved hjelp av kontoens e-postadresse. Hvis du foretrekker å bruke en annen etikett, bruk rullegardinlisten til å velge Ny etikett, skriv inn etiketten i dialogboksen som vises, og klikk deretter OK.
Hvis du vil at Gmail skal omgå innboksen og sende kontoens innkommende meldinger rett til etiketten du spesifiserte i trinn 12 (eller til etiketten All e-post, hvis du hoppet over trinn 12), merker du av for Arkiver innkommende meldinger. Figuren viser en utfylt versjon av vinduet Legg til en e-postkonto.
For å importere innkommende meldinger fra en annen konto, fyll inn innstillingene i vinduet Legg til en e-postkonto.
Klikk på knappen Legg til konto. Gmail legger til kontoen og spør om du også vil kunne sende e-post fra kontoen. Beklager, denne funksjonaliteten er ikke tilgjengelig via G Suite-arbeidskontoer.
Klikk på Nei-alternativknappen og klikk deretter på Neste. Gmail sjekker nå regelmessig kontoen din for meldinger.
Fordi du er en fullverdig G Suite-bruker, er det en god sjanse for at organisasjonen din har bestemt seg for å gå all in med Dokumenter, Regneark og Presentasjoner for produktivitetsapper. Det gjør det enklere å utveksle filer med kollegene dine, men når du jobber hjemmefra, kan det hende du må forholde deg til folk som ikke har gått helt på Google og fortsatt bruker Microsofts Office-produktivitet: Word, Excel og PowerPoint. Heldigvis forstår G Suite dette og jobber gjerne med Office-dokumenter. Her er de tre hovedteknikkene du trenger å vite:
Velg Åpne med Google App fra forhåndsvisningen av Office-dokumentet.
Uansett hvilken metode du bruker, vises Office-dokumentet i Google-appen. For å minne deg på at dette er en Office-fil og ikke en innebygd Google-fil, ser du Office-dokumentets filtype ved siden av dokumentnavnet. For eksempel viser denne figuren et Word-dokument som er åpent i Docs, slik at du ser filtypen .DOCX.
Google viser Office-filtypen ved siden av dokumentnavnet for å minne deg på at du jobber med et Office-dokument.
Å gjennomføre videomøter på kontoret er enkelt nok fordi du nesten alltid har rett utstyr, rett plass og riktig miljø. Å holde videomøter hjemme er derimot en del vanskeligere. Jeg avslutter dette kapittelet med noen få tips basert på hardt vunnet erfaring med hjemmebaserte videomøter.
Først, her er noen ting du bør vurdere utstyrsmessig:
Få nå en mengde av disse tipsene for å sette opp hjemmemiljøet ditt:
Til slutt, her er noen ideer for å finne den beste videoytelsen:
TechSmith Snagit er vår favorittprogramvare for skjermbilder og bilderedigering. Sjekk ut de nye funksjonene i Snagit 2018!
Trenger du å lage diagrammer eller flytskjemaer og ønsker ikke å installere ekstra programvare? Her er en liste over online diagramverktøy.
Å ha et hus fullt av trådløst tilkoblede enheter og strømmetjenester som Spotify er flott inntil ting ikke fungerer og du finner interessante løsninger.
NVMe M.2 SSD er det siste innen datamaskinharddiskteknologi. Hva er det og hvor raskt er det kontra eldre harddisker og Solid State Drives (SSD)?
Sonos er den beste streaming-lydløsningen som starter på $400 for to høyttalere. Men med riktig oppsett kan AirPlay være gratis. La oss se gjennom detaljene.
Google Backup and Sync er en ny app som synkroniserer til Bilder og Disk. Les videre for å se hvordan det står opp mot OneDrive, Dropbox, Backblaze og Crashplan.
MyIPTV er en kabelskjæringstjeneste som bruker SOPlayer-appen for flere plattformer og tilbyr TV, filmer og andre former for media for en betalt
Logitech ga nylig ut sitt Illuminated Living-Room Keyboard K830 som er ment som en hjemmeunderholdningskamerat. Her er vår anmeldelse av enheten.
Her er en titt på oppdateringen nylig utgitt til CloudHQ og hvordan den fungerer. Les videre for å finne mer.
OnePlus 6T er en førsteklasses flaggskipkvalitet Android-telefon som selges med rabatt sammenlignet med Apple iPhone, Google Pixel 3 eller Samsung Galaxy S9.