10 Nyttige Gmail-innstillinger

Gmail, en av G Suite- appene, tilbyr et relativt enkelt grensesnitt på overflaten, men grav litt dypere og du ser at appen har en dypere side – Innstillinger-siden og dens tilsynelatende uendelige tilførsel av alternativer, konfigurasjoner og tilpasninger. Det er mye stoff der inne.

Jepp, sikkert, mange av innstillingene bør merkes For Nerds Only. Imidlertid er det en veritabel skattekiste av innstillinger tilgjengelig som faktisk er nyttige i den virkelige verden og kan hjelpe deg å bli mer produktiv, mer effektiv, sunnere, rikere og klokere. (Vel, kanskje ikke de tre siste, men man vet aldri!)

Ta en omvisning i ti svært nyttige og praktiske Gmail-innstillinger relatert til de to hovedoppgavene i Gmail: å sende meldinger og lese meldinger. Forbered deg på å bli overrasket!

5 fantastiske sendeinnstillinger

Å sende e-post virker som en så enkel ting: Du klikker på Skriv inn, setter inn en adresse eller tre, fremtryller en kjapp emnelinje, skriver selve meldingen og klikker på Send. Hva mer kan det være å si om en så enkel prosedyre?

Vel, ganske mye, viser det seg. Gmail kommer faktisk med ganske mange innstillinger som kan gjøre det enda mer nyttig å sende ting. Denne delen tar deg gjennom et halvt dusin (minus én) innstillinger og funksjoner som du vil legge til i sendeverktøysettet.

Sender en melding som ren tekst

Du kan bruke en av to meldingsmoduser når du sender en e-post:

• Rik tekst: Denne modusen lar deg pynte meldingsteksten med fonter, farger og stiler som fet og kursiv. Dette er Gmails standardformat, og nesten alle meldinger i disse dager bruker dette formatet.
• Ren tekst: Denne modusen tilbyr ingen formatering for teksten din: ingen fonter, ingen skriftstørrelser, ingen kursiv.

Hva er nytten med denne rentekstmodusen? Det er sjelden i dag, men det er fortsatt noen veldig gamle eller veldig enkle e-postprogrammer som kveler når de står overfor rik tekst. Hvis du sender en rik tekst-e-post til noen og den personen klager over at teksten din bare er en snert av uforståelige symboler, må du sende meldingen på nytt ved å bruke ren tekstmodus. Slik gjøres det:

Opprett, adresser og skriv e-posten din.

Klikk på Flere alternativer. Flere alternativer er de tre vertikale prikkene i nedre høyre hjørne av vinduet Ny melding. (Det er påpekt i figuren.)

Fra menyen som vises, klikk for å velge ren tekstmodus. Gmail legger til et hakemerke til venstre for kommandoen, som vist. Gmail fjerner også all formatering fra meldingsteksten.

Når du velger Plain Text Mode-kommandoen, fjerner Gmail all eksisterende tekstformatering og kaster den. Du tror kanskje at det å slå av ren tekstmodus vil gjenopprette den forrige formateringen, men nei, det skjer ikke. Derfor, hvis du har en forseggjort formatert melding, tenk deg om to ganger før du slår på kommandoen Ren tekstmodus.

Klikk Send. Gmail sender ren tekstmelding.

For å sende meldingen uten tekstformatering, velg alternativet Ren tekstmodus.

Angi standard svaroppførsel

Som du lærer litt senere i dette kapittelet, når du åpner en melding, tilbyr Gmail en Svar-knapp som du klikker på for å sende et svar til personen som sendte meldingen. Hvis meldingen ble sendt til to eller flere personer og du vil sende svaret ditt til alle, må du klikke på Mer-knappen og deretter klikke Svar alle.

Mange opplever at de bruker Svar alle oftere enn Svar, slik at ekstra klikk på Mer-knappen blir litt av en plage. Heldigvis kan du be Gmail om å bytte ting og gjøre Svar alle til standardknappen og gjøre Svar til den knappen du får tilgang til ved først å klikke på Mer. Dette er hvordan:

Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner Innstillinger-siden, med fanen Generelt vist.

For standardinnstillingen for svaratferd, klikk på Svar alle alternativknappen, som vist. For å gå tilbake til å ha Svar som standard, klikk på Svar alternativknappen i stedet.

Klikk på Lagre endringer-knappen nederst på Innstillinger-siden.

Klikk alternativknappen Svar alle for å gjøre denne kommandoen til Gmails standard svaradferd.

Svarer og arkiverer i en fei

Å arkivere en melding – å flytte meldingen til Gmails All Mail-mappe – er en 2-trinns affære:

Klikk på Svar for å sende et svar til avsenderen av meldingen.

Klikk Arkiver for å flytte den mottatte meldingen til All Mail-mappen.

Hvis du finner deg selv i å utføre disse to trinnene om og om igjen, kan du raskt overtale Gmail til å kombinere dem i ett enkelt trinn:

Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner Innstillinger-siden, med fanen Generelt vist.

For Send og arkiv-innstillingen klikker du på Vis "Send og arkiver"-knappen i Svar-alternativknappen. For å gå tilbake til standardoppførselen, klikk på Skjul "Send og arkiv"-knappen i Svar alternativknappen i stedet.

Klikk på Lagre endringer-knappen nederst på Innstillinger-siden.

Når du nå klikker Svar eller Svar alle, inneholder det resulterende meldingsvinduet, vist, både en Send-knapp (den til høyre) og en Send og arkiver-knapp (den til venstre). Hvis du klikker Send og arkiv, sender Gmail svaret og flytter automatisk den opprinnelige meldingen til All Mail-mappen. Søt firkantet!

Klikk på Send og arkiver-knappen for å automatisk arkivere den opprinnelige meldingen.

Angi standard tekststil

Tidligere i dette kapittelet snakker jeg om hvordan du kan formatere meldingsteksten med en annen skrifttype, tekststørrelse, farge og andre attributter. Hvis du oppdager at du kontinuerlig gjør de samme tekstformateringsjusteringene, kan du spare litt slitasje på fingrene ved å sette disse justeringene i Gmail-ekvivalenten til stein. Gmail tilbyr en standard innstilling for tekststil som inkluderer skrifttype, typestørrelse og tekstfarge. Her er trinnene du må følge for å endre denne innstillingen til noe som passer din typografiske stil:

Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner Innstillinger-siden, med fanen Generelt vist.

For innstillingen Standard tekststil, bruk Font, Størrelse og Tekstfarge-kontroller for å formatere teksten som foretrukket. Under disse kontrollene viser teksten Dette er hvordan brødteksten din vil se ut resultatet av arbeidet ditt.
Hvis du gjør det til et rot, kan du starte fra bunnen av ved å klikke på Fjern formatering-ikonet (pekt ut i figuren).

Klikk på Lagre endringer-knappen nederst på Innstillinger-siden.

Bruk kontrollene for standard tekststil for å tilpasse e-postteksten.

Hindre Gmail fra å opprette kontakter automatisk

En av Gmails standardinnstillinger er at når du sender en ny melding til – eller svarer på en melding fra – noen som ikke er i Kontakter-appen din, legger Gmail automatisk til denne personens e-postadresse i Andre kontakter-delen av Kontakter-appen.

Hvorfor skulle Gmail gjøre dette? For på den måten, neste gang du begynner å skrive inn denne personens e-postadresse i Til-, Kopi- eller Blindkopi-feltet, viser Gmail adressen slik at du kan velge den i stedet for å skrive inn hele greia. Dette kalles automatisk utfylling av adressen.

Det er absolutt en prisverdig grunn, men det betyr at du vil ende opp med tonnevis av potensielt ubrukelige adresser i Kontakter-appen. Visst, disse adressene er gjemt bort i delen Andre kontakter, men hvis du virkelig ikke vil at alle disse adressene skal samle seg, kan du slå av autofullføring av adresser ved å følge disse trinnene:

Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner Innstillinger-siden, med fanen Generelt vist.

Rull ned til Opprett kontakter for autofullfør-innstillingen, og klikk deretter alternativknappen Jeg legger til kontakter selv, som vist.

Klikk på Lagre endringer-knappen nederst på Innstillinger-siden.

Klikk på alternativknappen Jeg legger til kontakter selv.

5 fantastiske leseinnstillinger

Å lese meldinger i Gmail virker som en annen bare-denne-siden-av-triviell oppgave. Tross alt, for å lese en melding, klikker du på den og leser deretter teksten, enten i meldingsvinduet eller leseruten. Ferdig og ferdig, ikke sant? Ikke så fort. Gmail har mange innstillinger du kan bruke for å tilpasse leseopplevelsen slik at den passer din stil. Resten av dette kapittelet tar deg gjennom fem av de mest nyttige.

Slår av samtalevisning

Som standard organiserer Gmail meldinger etter samtale , som refererer til en original melding og alle dens svar, svar på svar og så videre. Det er et fornuftig oppsett fordi det gjør det enkelt å se trenden i samtalen og finne et bestemt svar. Samtaler holder også innboksen din ryddig, fordi hele samtalen ligger i en enkelt "melding" i innboksen.

Likevel er det mange som ikke liker å organisere meldinger etter samtaler fordi alle meldingene er "gjemt" i den opprinnelige meldingen. Disse menneskene foretrekker å se alle meldingene deres i det åpne.

Hvis du faller inn i denne leiren, kan du følge disse trinnene for å slå av Gmails standard samtalevisning:

Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner Innstillinger-siden, med fanen Generelt vist.

Rull ned til innstillingen for samtalevisning og klikk deretter på alternativknappen Samtalevisning av, som vist.

Klikk på Lagre endringer-knappen nederst på Innstillinger-siden.

Klikk på alternativknappen Samtalevisning av.

Legge til viktighetsmarkører

Gmail overvåker hvordan du bruker appen og meldingene du mottar som en måte å finne ut hvilke meldinger som er viktige og hvilke som ikke er det. Hvis Gmails analyse forteller at en melding er viktig, legger Gmail automatisk til Viktig-etiketten i meldingen, noe som betyr at du kan se meldingen utenfor støyen i innboksen din ved å velge Viktig-etiketten på hovedmenyen.

Det er veldig nyttig, men det er en flue i denne suppen: Den eneste måten å vite om Gmail har erklært en melding som viktig, er å se innholdet på Viktig-etiketten. Det vil si at Gmail ikke gir noen indikasjon i innboksen om hvilke meldinger som er viktige og hvilke som ikke er det.

Hvis det virker rett og slett feil for deg, kan du fikse det slik:

Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner Innstillinger-siden, med fanen Generelt vist.

Klikk på Innboks-fanen.

For innstillingene for viktighetsmarkører, klikk på alternativknappen Vis markører, som vist.

Hvis du synes det er skummelt at Gmail analyserer meldingene dine for viktighet, hører jeg deg. Heldigvis kan du slå av denne snoking-atferden. På Innboks-fanen klikker du på Ikke bruk mine tidligere handlinger til å forutsi hvilken melding som er viktig, og klikker deretter på Lagre endringer.

Klikk på Lagre endringer-knappen nederst på siden.

Klikk på alternativknappen Vis markører.

Angi maksimal sidestørrelse

Gmails etiketter kan ende opp med massevis av meldinger i dem. Gmail håndterer lange meldingslister ved å dele listen inn i separate sider, med opptil 50 meldinger (eller samtaler, hvis du fortsatt bruker samtalevisning) per side. Avhengig av hvordan du jobber, vil 50 virke som enten et latterlig stort tall eller et latterlig lite tall.

Uansett er tallet ikke satt i stein, og du kan følge disse trinnene for å angi en annen maksimal sidestørrelse:

Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner Innstillinger-siden med fanen Generelt vist.

For innstillingen Maksimal sidestørrelse bruker du rullegardinlisten Vis X- samtaler per side for å velge hvor mange meldinger (eller samtaler) du vil ha per side, som vist.

Klikk på Lagre endringer-knappen nederst på Innstillinger-siden.

Bruk rullegardinlisten Vis X-samtaler per side for å velge maksimal sidestørrelse.

Administrere varsler

Som standard viser ikke Gmail et varsel på datamaskinens skrivebord når en ny melding kommer inn. Det er sannsynligvis like greit fordi mange studier har vist at varslingen om en nylig mottatt melding (og dens tilhørende "ping") er en stor distraksjon og derfor en stor produktivitetsdreper.

Når det er sagt, vil du kanskje risikere distraksjonen uansett og gi Gmail tillatelse til å vise skrivebordsvarsler. Det er også mulig å konfigurere Gmail til å vise et varsel bare for meldinger merket som Viktig, så tenk på dette som et kompromiss som er verdt å vurdere.

Her er trinnene du må følge for å gi Gmail tillatelse til å vise skrivebordsvarsler og konfigurere disse varslene:

Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner Innstillinger-siden, med fanen Generelt vist.

I innstillingen Skrivebordsvarsler klikker du på Klikk her for å aktivere skrivebordsvarsler for bedriftspost (der Firma er navnet på virksomheten din). Nettleseren din spør om du vil tillate at mail.google.com viser varsler, som vist.

Nettleseren din vil vite om du vil tillate at Gmail viser varsler.

Klikk Tillat.

Velg skrivebordsvarslingsalternativet du foretrekker:

• Nye e-postvarsler på: Klikk på denne alternativknappen for å se et skrivebordsvarsling for alle innkommende meldinger.
• Viktige e-postvarsler på: Klikk på denne alternativknappen (som vist) for å se et skrivebordsvarsling bare for innkommende meldinger som Gmail etiketterer som Viktig.

Klikk på Lagre endringer-knappen nederst på Innstillinger-siden.

Klikk på alternativknappen Viktige e-postvarsler på for å se skrivebordsvarsler for bare viktige meldinger.

Indikerer meldinger som kun er sendt til deg

Hvis du mottar massevis av e-post fra e-postlister og lignende gruppemeldinger, er det nyttig å skille mellom meldinger du mottar via listen eller gruppen og meldinger adressert til deg direkte. (Å differensiere meldinger på denne måten har den ekstra fordelen at det forbedrer søppelpostoppdagelsen, fordi mange søppelposter sendes som masseutsendelser.)

For meldingene du mottar, er det faktisk tre adresseringsnivåer å skille mellom her:

• Meldinger sendt til én enkelt adresse som representerer en e-postliste eller gruppe
• Meldinger sendt til flere individuelle adresser, inkludert din
• Meldinger sendes kun til din adresse

Det er ikke universelt sant, men fra ditt perspektiv kan den foregående listen behandles som en indikator på økende meldingsrelevans. Det vil si at meldinger som sendes til en e-postliste eller gruppe er mer sannsynlig å ikke være så relevante; meldinger du mottar som ble sendt til flere personer er sannsynligvis mer relevante; og meldinger som bare sendes til deg er sannsynligvis de mest relevante.

Gmail har en funksjon kalt personlig nivåindikatorer som gjenspeiler dette relevanshierarkiet:

• Meldinger sendt til en enkelt adresse som representerer en e-postliste eller gruppe, får ingen indikator.
• Meldinger sendt til flere individuelle adresser, inkludert din, får en pil (›)-indikator.
• Meldinger som bare sendes til adressen din får en dobbel pil (»)-indikator.

Hvis dette høres ut som en fornuftig ordning, følg disse trinnene for å begynne å bruke personlige nivåindikatorer:

Velg Innstillinger→ Innstillinger. Gmail åpner Innstillinger-siden, med fanen Generelt vist.

Rull ned til innstillingen Personlige nivåindikatorer og klikk på alternativknappen Vis indikatorer, som vist.

Klikk på Lagre endringer-knappen nederst på Innstillinger-siden.

Klikk på alternativknappen Vis indikatorer.