Pārskata izpilde ACT! 2005. gads

Tālāk norādītās darbības attiecas uz visiem ACT! ziņojumi. Dialoglodziņš visiem pārskatiem ir vienāds. Tomēr atkarībā no jūsu palaistā pārskata dažas opcijas var nebūt pieejamas un tādējādi var tikt parādītas pelēkā krāsā.

Lai izpildītu ACT! atskaiti, vienkārši veiciet šīs darbības:

1. Veiciet uzmeklēšanu vai parādiet kontaktpersonas ierakstu vai ierakstus, ko vēlaties iekļaut atskaitē.

Visi ceļi ACT! vadīt vai vismaz iet garām meklēšanai. Pirms pārskata palaišanas izlemiet, kuras kontaktpersonas vai grupas datus vēlaties iekļaut pārskatā. Piemēram, varat palaist vēstures kopsavilkuma atskaiti vienai kontaktpersonai vai kontaktpersonu atskaiti visām kontaktpersonām štatā vai reģionā. Varat iekļaut datus no pašreizējā kontaktpersonas vai grupas ieraksta, pašreizējā kontaktpersonas vai grupas uzmeklēšanas vai no visām kontaktpersonām vai grupām.

2. Pirms atskaites palaišanas sakārtojiet kontaktpersonas, ja vēlaties, lai pārskatā esošās kontaktpersonas tiktu rādītas noteiktā secībā.

Vai vēlaties, lai kontaktpersonas tiktu rādītas alfabētiskā secībā pēc uzņēmuma nosaukuma vai uzvārda? Ja jums ir daudz kontaktpersonu ar uzvārdu Smits, vai vēlaties tās sakārtot pēc uzņēmuma vai valsts? Jums ir jāpieņem šie lēmumi pirms ACT izpildes! Ziņot.

Kārtojiet kontaktpersonas vienā no diviem veidiem: kārtojiet pēc ne vairāk kā trīs kritērijiem, izvēloties Rediģēt –> Kārtot, vai kārtojiet kontaktpersonu pēc kritērija, kontaktpersonu sarakstā noklikšķinot uz atbilstošā kontaktpersonu virsraksta.

3. Izvēlieties izvēlni Atskaites un pēc tam atlasiet tās atskaites nosaukumu, kuru vēlaties palaist. (Lai palaistu atskaiti, kas neparādās izvēlnē, izvēlieties Pārskati –> Citi kontaktpersonu pārskati un atlasiet atbilstošo atskaiti.)

Tiek atvērts dialoglodziņš Definēt filtrus. Cilne Vispārīgi ir identiska visiem un visiem ACT! jūsu izveidotie pārskati.

4. Nolaižamajā sarakstā Send the Report Output To atlasiet atskaites izvadi:

• Priekšskatījums: izvēlieties opciju Priekšskatījums, ja šaubāties par savām ziņošanas iespējām. Ekrānā tiek parādīts pārskata priekšskatījums. Pēc pārskata priekšskatīšanas izdrukājiet to vai palaidiet to vēlreiz, ja tas neizskatās tieši tā, kā plānojāt.

• Bagātināta teksta fails: saglabā pārskatu kā RTF failu, ko varat atvērt programmā Word.

• HTML fails: saglabā atskaiti kā HTML failu. Izvēlieties šo opciju, ja vēlaties izmantot pārskatu savā tīmekļa vietnē.

• PDF fails: saglabā atskaiti kā PDF failu, ko var lasīt programmā Adobe Reader.

• Teksta fails: saglabā atskaiti kā TXT failu, ko varat lasīt, izmantojot dažādas programmatūras, tostarp Excel.

• Printeris: ja esat pilnībā pārliecināts, ka atskaite tiks izdrukāta pareizi pirmajā reizē, dodieties uz to! Šī opcija nosūta atskaiti tieši uz jūsu noklusējuma printeri.

• E-pasts: nosūta saglabāto atskaiti kā e-pasta ziņojuma pielikumu. Pielikumam ir .rpt paplašinājums, un to var lasīt tikai tie adresāti, kuriem ir ACT! instalēta savos datoros.

5. Apgabalā Create Report For norādiet kontaktpersonas, kuras iekļaut atskaitē.

Izvēles ir pašsaprotamas. Jūs izpildīsit pārskatu par pašreizējo kontaktpersonu, pašreizējo uzmeklēšanu vai visām kontaktpersonām.

Ja sakārtojāt kontaktpersonas, atlasiet radio pogu Pašreizējā meklēšana, pat ja vēlaties iekļaut visas kontaktpersonas datu bāzē. Ja neatlasīsiet šo opciju, kontaktpersonas pārskatā netiks rādītas jūsu norādītajā kārtošanas secībā.

6. Atzīmējiet izvēles rūtiņu Izslēgt manu ierakstu, lai atskaitē izslēgtu informāciju no sava ieraksta.

Šī opcija nav pieejama visiem pārskatiem.

7. Apgabalā Izmantot datus, ko pārvalda, atlasiet to kontaktpersonu ierakstu pārvaldnieku, kuras iekļaujat pārskatā.

• Visi lietotāji: ietver kontaktpersonu ierakstus, ko pārvalda visi datu bāzes lietotāji.

• Atlasītie lietotāji: ietver kontaktpersonu ierakstus, ko pārvalda atlasītie datu bāzes lietotāji. Ja esat vienīgais datu bāzes lietotājs, sarakstā tiek rādīts tikai jūsu vārds.

8. Cilnēs Darbības, Piezīme un/vai Vēsture veiciet atbilstošās atlases.

• Cilnē Darbības atlasiet darbību veidu un atbilstošo darbību datumu diapazonu, kas jāiekļauj pārskatā.

• Cilnē Piezīmes un vēsture atlasiet vēstures veidu un atbilstošo datumu diapazonu, ko iekļaujat pārskatā.

• Apgabalā Izmantot datus, kurus pārvalda, atlasiet lietotājus, kuru informāciju vēlaties iekļaut pārskatā.

9. Ja izmantojat pārdošanas pārskatu, noklikšķiniet uz cilnes Iespēja.

• Apgabalā Pārdošanas iespējas atlasiet, vai pārskatā vēlaties iekļaut pārdošanas iespējas, slēgtās/iegūtās pārdošanas un/vai zaudētās pārdošanas.

• Nolaižamajā izvēlnē Datumu diapazona ietvaros norādiet pārskatā iekļaujamo pārdošanas iespēju datumu diapazonu.

• Apgabalā Izmantot datus, ko pārvalda, izvēlieties iekļaut informāciju no datu bāzes visiem lietotājiem vai atlasītajiem lietotājiem.

10. Noklikšķiniet uz Labi.

TĒLOT! vada pārskatu. Ja neesat apmierināts ar rezultātiem, palaidiet to pašu pārskatu otrreiz, izmantojot citus kritērijus, vai mēģiniet palaist citu pārskatu.