Jaunu kontaktu pievienošana likumā! 2005. gads

Vienkāršākajā līmenī ACT galvenais mērķis! kalpo kā vieta, kur glabāt visus kontaktus, ar kuriem ikdienā sazināties. Jūs varat pievienot un rediģēt visas savas kontaktpersonas kontaktinformācijas logā, jo tajā ir visa informācija, kas attiecas uz vienu konkrētu ierakstu, un tas ļauj skatīt visus kontaktpersonu laukus.

Jums, iespējams, ir daudz kontaktpersonu, kuras vēlaties ievadīt savā datu bāzē, tāpēc nekavējoties ievadiet informāciju un veiciet tālāk norādītās darbības.

Ja vēl neesat atvērts kontaktinformācijas logā, dodieties uz to, noklikšķinot uz ikonas Kontakti uz ACT! Navigācijas josla.

Logā Kontaktpersonas informācija izvēlieties vienu no trim veidiem, kā datubāzei pievienot jaunu kontaktpersonu:

• Izvēlieties Kontaktpersona → Jauna kontaktpersona.

• Rīkjoslā noklikšķiniet uz ikonas Jauns kontakts.

• Nospiediet tastatūras taustiņu Insert.

Sākot kādu no iepriekšējām komandām, tiek izveidots tukšs kontaktpersonas ieraksts. Tagad esat gatavs ievadīt jaunās kontaktpersonas informāciju.

Sāciet ievadīt informāciju, noklikšķinot laukā Uzņēmums un ierakstot kontaktpersonas uzņēmuma nosaukumu.

TĒLOT! neatšķir faktiskos kontaktus no tukšiem kontaktiem. Neievadot informāciju vai atkārtoti nospiežot taustiņu Insert, tiek parādīti daudzi tukši kontaktu ieraksti, kas nav noderīgi un kalpo tikai datubāzes aizsērēšanai. Tātad, lai gan jūs varat brīvi atstāt jebkuru no ACT! ja lauki ir tukši, jums kaut kas ir jāievada, tāpēc sāciet ar uzņēmuma nosaukumu.

Jūs vienmēr varat atgriezties pie ieraksta vēlāk un pievienot, mainīt vai dzēst jebkuru informāciju jebkurā laukā.

Noklikšķiniet nākamajā laukā, kurā vēlaties ievadīt informāciju, un sāciet rakstīt.

Varat arī izmantot taustiņu Tab, lai pārietu uz nākamo lauku. Ja netīšām pārāk bieži vienreiz nospiežat tabulēšanas taustiņu, iespējams, atvērsit vienu pārāk daudz lauku un nonācāt nepareizajā laukā. Bet neuztraucieties: nospiediet un turiet nospiestu taustiņu Shift un pēc tam nospiediet tabulēšanas taustiņu, lai pārvietotu kursoru pretējā virzienā.

Turpiniet aizpildīt laukus.

TĒLOT! nāk ar aptuveni 50 iepriekš ieprogrammētiem laukiem, kas atspoguļo vairuma lietotāju vajadzības. Daudzi lauki ir diezgan pašsaprotami (un atspoguļo informācijas veidu, ko jūs, iespējams, plānojat atrast jebkurā adrešu grāmatā): kontaktpersonas vārds, uzņēmuma nosaukums, tālrunis, pilsēta, valsts un pasta indekss. Tie ir ērti izvietoti kontaktinformācijas loga augšējā daļā. Daži no laukiem ir nedaudz mazāk pamanāmi:

• Adrese: ja pieņemat, ka trīs lauki ACT! paredz, ka adrese ir paredzēta trīs alternatīvu adrešu saglabāšanai, jūs maldāties! Otrais un trešais adreses lauks ir paredzēts patiešām garām adresēm. Šis lauks ir piemērota vieta, kur iekļaut ēkas nosaukumu, ja tas ir adreses neatņemama sastāvdaļa.

• 5160 stila uzlīmes, ko plaši izmanto masu sūtījumiem, parasti drukā četras informācijas rindiņas: uzņēmums, kontaktpersona, adrese un pilsēta/valsts/pasta indekss (visi ceturtajā rindā). Ja jums ir jāizmanto otrais un trešais adreses lauks, jums ir nepieciešamas lielākas etiķetes.

• ID/statuss: lauks ID/statuss būtībā ir kategorijas lauks, un tas katru jūsu kontaktpersonu ievieto kategorijās. Izmantojot lauku ID/statuss, jums nav manuāli jāiestata dažādas datu bāzes: viena draugiem, viena klientiem, viena pārdevējiem un tā tālāk. Laukā ID/statuss ir iepriekš iestatīti pāris desmiti visbiežāk izmantoto kategoriju, tostarp draugi, klienti, pārdevēji un konkurenti, kas atvieglo katras šīs kategorijas meklēšanu.

• Sveiciens: šis lauks attiecas uz vārdu, kas nāk aiz vārda Cienījamais vēstulē, kas tiek izmantots jūsu vēstuļu veidnēs. Pēc noklusējuma ACT!, kas ir draudzīgs veids, izmanto vārdu. Jūtieties brīvi nomainīt sveicienu uz formālāku.

• Ja vēlaties izmantot formālāku sveicienu kā noklusējuma iestatījumu, izvēlieties Rīki → Iestatījumi un noklikšķiniet uz pogas Salutation Preferences, kas ērti atrodas cilnē Vispārīgi.

• Norādījis: Šis lauks ir viens no visbiežāk aizmirstajiem laukiem datu bāzē. Šajā laukā ievadītā informācija tiek izmantota pārskatā Ieteikumu avots; Nespēja ievadīt Referred by informāciju padara ziņojumu bezjēdzīgu. Tātad, kas ir liels darījums? Pieņemsim, ka jūs maksājat par reklāmu divos laikrakstos — vai nebūtu jauki zināt, kurš no tiem piesaistīja visvairāk potenciālo klientu? Ja jūs apmeklējat tirdzniecības izstādes vai veltāt daudz laika un pūļu savai vietnei, vai jūs nevēlaties uzzināt, vai jūsu pūliņi ir radījuši jaunu biznesu? Un, ja esošs klients sūta jums daudz jaunu potenciālo pirkumu, vai nebūtu jauki viņu pagodināt ar jauku šķiņķi Ziemassvētkos, nevis ar ierasto augļu kūku?

• Lietotājs: ievērojiet, ka kontaktinformācijas loga apakšējā daļā ir vairāki lietotāja lauki. Šajos laukos ir informācija, kas attiecas uz jūsu uzņēmumu.

• Atstājiet šos konkrētos laukus tukšus, līdz tos pārdēvējat. Ja to nedarīsit, vienā laukā var tikt ievadīti dažāda veida dati.

  Jebkurā laikā varat atgriezties un pievienot, mainīt vai dzēst lauka datus!

Neuztraucieties, kad RĪKOTIES! automātiski formatē dažus lauka datus, kad ievadāt informāciju.

Pievienojiet savus datus pēc iespējas vienveidīgāk.

Ja nepieciešams, pievienojiet laukam vairākus ierakstus.

Parasti labākā prakse ir ierobežot vienu vienumu katrā laukā. Tomēr laiku pa laikam jūs saskaraties ar situāciju, kurā kontakts iedalās divās kategorijās. Piemēram, DžoAnne Čamara var būt gan draugs, gan klients. Šādā situācijā varat izmantot nolaižamo sarakstu, lai laukā ievadītu vairāk nekā vienu vienumu.

Lai atlasītu vairākus kritērijus, kas jāiekļauj vienā laukā, rīkojieties šādi:

• a. Novietojiet kursoru laukā.

• b. Pārbaudiet vēlamās atlases.

• c. Dialoglodziņā Rediģēt saraksta vērtības noklikšķiniet uz vēlamajiem ierakstiem.

• d. Noklikšķiniet jebkurā vietā ārpus dialoglodziņa, lai to aizvērtu.

  Laukā parādās dažādi ieraksti, atdalot tos ar komatu.

Aizpildot informāciju par katru jaunu kontaktpersonu, neaizmirstiet noklikšķināt uz dažādām cilnēm izkārtojuma apakšā.

Šajās cilnēs ir atrodami papildu lauki. Cilne Mājas adrese ir vieta, kur ierakstāt personas informāciju par kontaktpersonu. Iespējams, jums ir arī dažas citas cilnes, no kurām varat izvēlēties.

Dažādos izkārtojumos tiek parādītas dažādas cilnes. Ja maināt savu pašreizējo izkārtojumu, iespējams, skatāties uz citu ciļņu kopu.

Ja esat aizmirsis noklikšķināt uz šīm cilnēm kontaktinformācijas loga apakšā, iespējams, aizmirstat dažus laukus, kas jums jāaizpilda svarīgas informācijas aizpildīšanai. Tāpēc noteikti noklikšķiniet uz šīm cilnēm!

Saglabājiet jauno kontaktinformāciju.

Teorētiski jauna kontaktinformācija nav jāsaglabā; tas tiek saglabāts, ja veicat kādu no šīm darbībām:

• Izpildi jebkuru citu AKTU! komanda, kas ietver visu, sākot no piezīmes vai pārdošanas iespējas pievienošanas līdz tikšanās plānošanai.

• Pārejiet uz citu ierakstu datu bāzē.

• Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt (to attēlo mazā disketes ikona rīkjoslā).

• Nospiediet Ctrl+S.