Dokumentu rediģēšana, izmantojot IBM Workplace Services Express

Parasti jūs varat rediģēt savus dokumentus pakalpojumā IBM Workplace Services Express (WSE), un atkarībā no dokumentu bibliotēkas piekļuves iestatījumiem varat rediģēt arī komandas biedru dokumentus. Tomēr dažreiz jūs nevarat rediģēt dokumentus vispār, pat ne dokumentus, kurus esat izveidojis pats.

Varat viegli noteikt, vai varat rediģēt dokumentu, jo, to atverot, tiek parādīta poga Rediģēt vai nē.

Tālāk ir norādīti daži iemesli, kāpēc jums var tikt liegts rediģēt dokumentu.

• Dokumentu bibliotēka var nebūt iestatīta tā, lai jūs varētu rediģēt kādu no dokumentiem pašas bibliotēkas rakstura dēļ.

• Dokuments ir bloķēts — vai nu kāds cits jūsu komandas loceklis to rediģē, vai arī kāds to ir bloķējis manuāli, lai novērstu turpmākas izmaiņas.

Pieņemot, ka varat rediģēt noteiktu dokumentu, jo jums ir pareiza piekļuve un dokuments nav bloķēts, turpmākajās sadaļās ir apskatītas dažas papildu darbības, ko varat veikt ar dokumentu papildus tā faktiskā satura rediģēšanai.

Dokumenta rekvizītu rediģēšana

Vissvarīgākā dokumenta daļa, protams, ir tā saturs. Bet attiecībā uz WSE dokumentā ir kas vairāk.

Varat rediģēt dokumenta rekvizītus — laukus, kurus WSE izseko par katru dokumentu, piemēram, dokumenta nosaukumu, aprakstu un tā tālāk. Šo saturu par dokumentu dažreiz sauc par metadatiem. Dokumenta rekvizīti var būt ļoti svarīgi, lai nodrošinātu, ka citi komandas locekļi var atrast dokumentu, it īpaši, kad viņi to meklē. Jo vairāk informācijas iekļausiet rekvizītu laukos, jo lielāka iespēja, ka citi lietotāji varēs piekļūt dokumenta saturam un to izmantot.

Lai rediģētu dokumenta rekvizītus neatkarīgi no tā, vai tas ir izveidots, izmantojot Office vai WSE redaktoru, veiciet šīs darbības:

1. Atrodiet un atveriet dokumentu, kuru vēlaties mainīt, un noklikšķiniet uz pogas Rediģēt.

Tiek parādīta veidlapa Rediģēt dokumentu.

2. Izmantojiet veidlapu Rediģēt dokumentu, lai mainītu dokumenta nosaukumu, aprakstu vai vēlamo valodu.

3. Kad esat pabeidzis, attiecīgi noklikšķiniet uz pogas Publicēt, Iesniegt apstiprināšanai vai Saglabāt kā privātu melnrakstu.

Dokuments tiek saglabāts un aizvērts.

Dokumenta aizstāšana

Reizēm jums var būt nepieciešams nomainīt dokumentu, slēdzeni, krājumus un mucu. Jūs to nedarāt bieži, taču dažreiz jūsu lokālajā cietajā diskā ir fails, kas jāaugšupielādē bibliotēkā jau esošā dokumenta vietā. Lieki piebilst, ka esošais dokuments ir pilnībā aizstāts, tāpēc rīkojieties piesardzīgi. Jūs nevarat aizstāt dokumentu, kas ir saglabāts kā gaidošs melnraksts.

Veiciet šīs darbības, lai aizstātu esošu dokumentu bibliotēkā ar dokumentu no sava datora:

1. Atrodiet un atveriet dokumentu, kuru vēlaties aizstāt.

2. Noklikšķiniet uz pogas Aizstāt.

Tiek parādīta veidlapa Aizstāt dokumentu.

3. Noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot un cietajā diskā atlasiet failu, kuru vēlaties augšupielādēt kā aizstājēju.

4. Atbilstoši noklikšķiniet uz pogas Publicēt, Iesniegt apstiprināšanai vai Saglabāt kā privātu melnrakstu.

Jaunais dokuments parādās dokumentu bibliotēkā, un vecais pazūd.

Dokumenta pārvietošana vai kopēšana

Lai gan dokumenta kopēšanas un pārvietošanas darbības ir gandrīz vienādas, rezultāti, protams, ir atšķirīgi. Kopējot dokumentu, tiek iegūtas divas identiskas dokumenta versijas divās dažādās mapēs. Pārvietojot dokumentu, tas tiek izņemts no sākotnējās mapes un ievietots jūsu norādītajā mapē.

Veiciet šīs darbības, lai kopētu vai pārvietotu dokumentu dokumentu bibliotēkā:

1. Atrodiet un atveriet dokumentu.

2. Izvēlieties Citas darbības —> Kopēt vai Citas darbības —> Pārvietot.

Tiek parādīta forma Kopēt uz mapi (vai Pārvietot uz mapi).

3. Izvēlieties mērķa mapi, kurā vēlaties ievietot kopēto vai pārvietoto dokumentu.

4. Noklikšķiniet uz Labi.

Dokuments tiek kopēts vai pārvietots uz jauno atrašanās vietu.