Pārskata galvenais mērķis ir sniegt datu bāzes datus lietotājiem viegli saprotamā formā. Crystal Reports sniedz jums visus nepieciešamos rīkus, lai to izdarītu. Tomēr dažreiz jūs vēlaties pārskatu, kas sniedz vairāk nekā tikai datu bāzes datu prezentāciju. Iespējams, vēlēsities iekļaut tekstu no tekstapstrādes faila vai datus, kas atrodas izklājlapā, vai grafisku attēlu, kas saglabāts kā bitkartes attēla fails. Lai ļautu koplietot dažāda veida informāciju dažāda veida failos, Microsoft izstrādāja OLE (Object Linking and Embedding) arhitektūru.
Pārskati, ko izveidojat, izmantojot Crystal Reports, var kalpot kā OLE konteinera lietojumprogrammas. Tas nozīmē, ka tie var saturēt OLE objektus, ko izveidojušas citas lietojumprogrammas, ko sauc par OLE servera lietojumprogrammām. Microsoft Word un Microsoft Excel ir OLE servera lietojumprogrammu piemēri. Varat ņemt tekstu no Microsoft Word faila kā OLE objektu vai izmantot Excel izklājlapu kā OLE objektu un ievietot to Crystal pārskatā.
Crystal Reports var darboties arī kā OLE servera lietojumprogramma. Varat definēt pārskatu kā OLE objektu un ievietot to Word teksta failā, Excel izklājlapā vai jebkurā citā ar OLE saderīgā konteinera lietojumprogrammā.
OLE piedāvā neparastu priekšrocību: ievietojot OLE objektu programmā Crystal Reports un ievietojot to pārskatā, objekts saglabā attiecības ar lietojumprogrammu, kas to izveidoja. Šīs attiecības raksturs ir atkarīgs no tā, vai OLE objekts ir statisks, iegults vai saistīts.
Statiski OLE objekti
Statiska OLE objekts ir momentuzņēmums objektu, kas ir kopēts no sākotnējā pieteikumā konteineru pieteikumu. Varat ievietot statisku OLE objektu Crystal pārskatā, taču pēc tā ievietošanas jūs to nevarat rediģēt vai nekādā veidā mainīt (izņemot dzēst). Statisks OLE objekts neuztur nekādu savienojumu ar lietojumprogrammu, kas to izveidoja.
Iegultie objekti un saistītie objekti
Tāpat kā ar statisku OLE objektu, arī iegultais OLE objekts tiek pilnībā lejupielādēts konteinera lietojumprogrammā ar būtisku atšķirību: iegultais objekts nav momentuzņēmums. Tam ir “apziņa” par to, no kuras servera lietojumprogrammas tas nāk, un jūs varat to rediģēt konteinera lietojumprogrammā. Veicot dubultklikšķi uz iegultā OLE objekta, tas kļūst rediģējams. Servera lietojumprogramma pārņem izvēlnes un rīkjoslas, lai atļautu rediģēšanu. Piemēram, ja pārskatā iegulsiet Excel izklājlapu, varat rediģēt izklājlapu programmā Crystal Reports, izmantojot Excel izvēlnes un rīkjoslas.
Jebkādas izmaiņas, ko veicat iegultā OLE objektā, netiek rādītas OLE servera lietojumprogrammas sākotnējā failā. Ja vēlaties mainīt oriģinālu, tas jādara atsevišķi.
Saistītie objekti ir kā apmeklētāji; tie faktiski netiek pārvietoti uz konteinera lietojumprogrammu. Konteinera lietojumprogrammā ir rādītājs uz saistīto objektu (kas paliek servera lietojumprogrammā). Šī saite nozīmē, ka ikreiz, kad tiek atjaunināts sākotnējais objekts servera lietojumprogrammā, tiek atjaunināts arī saistītais objekts konteinera lietojumprogrammā. Pieņemsim, piemēram, jūsu servera lietojumprogramma ir Excel, un jūs atjaunināt datus saistītajā izklājlapā. Nākamajā reizē, kad palaižat pārskatu programmā Crystal Reports, tas izvelk jaunākos datus no Excel faila, lai parādītu pārskatā.
Saistīšana ir vislabākā, ja pārskatā vienmēr ir jāatspoguļo jaunākie dati un ja vēlaties, lai dati vairākās lietojumprogrammās paliktu sinhronizēti. Rādītājs arī aizņem mazāk vietas nekā lielas izklājlapas vai Word dokumenta iegulšana, kas ļauj ātrāk ielādēt pārskatu. Tomēr pārskati, kas satur saistītos objektus, ir mazāk pārnēsājami nekā ziņojumi, kas satur iegultus objektus. Lai saite darbotos, datorā, kurā darbojas Crystal Reports, jābūt oriģinālajai servera lietojumprogrammai. Turpretim iegultais objekts ir pilnībā autonoms, un tam nav nepieciešama saite uz tā avota failu vai lietojumprogrammu.