9 lieliski tālummaiņas padomi

Šajā sarakstā ir sniegti daži ātri padomi, kā sākt darbu ar tālummaiņu , maksimāli palielināt tās priekšrocības un samazināt ar to saistītās problēmas. Nē, nākamajās lappusēs nav sniegts visaptverošs saraksts ar to, ko darīt un ko nedarīt, taču esmu apkopojis savus ieteikumus uzkodu sarakstā.

©Cabeca de Marmore/Shutterstock.com

Izmēģiniet pirms pērkat

Gandrīz katrs populārs programmatūras pārdevējs vienā vai otrā mērā ir pieņēmis freemium biznesa modeli. Tālummaiņa nav izņēmums no šī noteikuma. Tādējādi ikviens var sākt lietot sapulces un tērzēšanu un daudzas tās funkcijas dažu minūšu laikā un bez maksas. Darbinieki var atbloķēt papildu labumus, kad viņu darba devēji uzlabo savus plānus ar noderīgiem papildinājumiem.

Apsveriet Grohl Records, fiktīvu uzņēmumu, kas ir jauns pakalpojumā Meetings & Chat. Es redzu Grohla pamatojumu riepu spārdīšanai, it īpaši mazā mērogā. Piemēram, Grohl iegādājas dažas licences saviem pārdošanas nodaļas darbiniekiem. Tomēr kāda iemesla dēļ pārdošanas pārstāvji un klienti cīnās ar sapulcēm un tērzēšanu. (Atcerieties, ka neviena tehnoloģija nenodrošina 100 procentu panākumus.) Pēc dažiem mēnešiem Grohls var meklēt citu videokonferenču rīku ar minimālām izmaksām un traucējumiem.

Apsveriet sava uzņēmuma esošā tālummaiņas plāna jaunināšanu

Protams, Zoom pamata sapulču un tērzēšanas plāns piedāvā spēcīgas funkcijas un dāsnus zvanu ilguma ierobežojumus, sapulces dalībnieku skaitu un daudz ko citu. Daudziem cilvēkiem un uzņēmumiem šis plāns ir pietiekams viņu salīdzinoši ierobežotajām vajadzībām. Es nevainoju viņus, ja viņi izvēlas izmantot uzņēmuma bezmaksas sapulču un tērzēšanas piedāvājumu, īpaši grūtos ekonomiskajos laikos.

Divu iemeslu dēļ lielākajai daļai uzņēmumu ir jēga, kad jaunināšanai ir jēga. Tālummaiņas papildu funkcijas bieži vien vairāk nekā attaisno to nominālās izmaksas. Uzņēmumi, kas izmanto pamata plānu, nevar izmantot lomas, lietotāju grupas un tērzēšanas grupas. Viņiem arī trūkst iespēju ierakstīt sapulces mākonī, saņemt sapulču transkripcijas un pastiprināt drošību. Lai gan daudzi dārza Zoom lietotāji var pilnībā nenovērtēt šo funkciju nozīmi, IT speciālisti to noteikti dara.

Ja šis arguments jūs nesatricina, iespējams, šis arguments. Veicot jaunināšanu, jūs vairs neesat Zoom lietotājs un kļūstat par Zoom klientu. Ticiet man: atšķirība ir vairāk nekā semantikas jautājums.

Salīdzinājumam, ja uzskatāt sevi par Facebook klientu, jūs diemžēl maldāties — ja vien nemaksājat sociālajam tīklam, lai tajā reklamētu. Google Hangouts, Facebook jaunās Messenger telpas un citas bezmaksas videokonferenču alternatīvas var šķist seksīgas. Tomēr atcerieties, ka, ja jūs neko nemaksājat par uzņēmuma produktu, tā produkts esat jūs. Jūs esat tikai līdzeklis mērķa sasniegšanai.

Uztveriet drošību nopietni

Es būšu pirmais, kas atzīs, ka daudzas ar drošību un privātumu saistītās Zoom funkcijas palielina berzi. Tas nozīmē, ka tie kopā apgrūtina pierakstīšanos, saziņu un sadarbību. Piemēram, 2FA iespējošana prasa laiku, kā arī sešu ciparu verifikācijas koda atrašana un ievadīšana, kad piesakāties tīmekļa portālā Zoom. Tas pats attiecas uz sanāksmju uzgaidāmo telpu iespējošanu un sapulču paroļu pieprasīšanu.

Tālummaiņa neliek saviem lietotājiem un klientiem iespējot daudzas no šīm funkcijām, tostarp iepriekšējās trīs. Atkarībā no jūsu lomas organizācijā, kāds, kas ir augstāks par jums, jau ir iestatījis šīs opcijas visā pasaulē, galu galā apšaubot jūsu izvēli tās aktivizēt.

Misiņa stieņi: jūs un jūsu kolēģi būtu prātīgi, ja maldāties piesardzīgi. Jūsu biznesa un personiskā saziņa ir pārāk svarīga, lai darītu kaut ko citu. Diemžēl pārāk daudzi cilvēki vēsturiski ir rīkojušies tā, it kā hakeri par viņiem nekad nerūpētos, lai tikai atrastu viņu sensitīvos ziņojumus un fotoattēlus pakalpojumā 4chan vai Dark Web.

Oi!

Pārfrāzējot Šēru: "Ja viņi varētu pagriezt laiku atpakaļ..."

Atjauniniet tālummaiņu

Deviņdesmito gadu vidū programmatūras pārdevēji parasti izlaida jaunas versijas un jauninājumus apmēram reizi gadā, izmantojot gliemežu pastu. Instalēšana ietvēra diskešu vai kompaktdisku ievietošanu datorā. Manuālais process var ilgt stundu vai vairāk.

Šodien tas ir daudz savādāks stāsts. Programmatūras pārdevēji regulāri zibens ātrumā izlaiž jaunas versijas, jauninājumus un ielāpus. (Šī tendence ir padarījusi For LuckyTemplates grāmatu rakstīšanu par izaicinājumu, taču tā ir saruna par citu dienu.)

Secinājums: Zoom lietotāju un klientu pienākums ir sekot līdzi programmatūras atjauninājumiem. Ignorējiet šīs sarkanās emblēmas savās ierīcēs, riskējot.

Izveidojiet personīgo tālummaiņas kontu

Čaks ir partneris HHM, prestižā advokātu birojā, kas atrodas Albukerkā, Ņūmeksikā. HHM ir iegādājies Zoom licenci, un Čaks bieži izmanto Zoom, lai rīkotu videokonferences ar klientiem, kad viņam jāstrādā no mājām.

Vai Čaks varētu izmantot HHM tālummaiņas kontu noteiktiem ar HHM nesaistītiem jautājumiem, piemēram, kad viņš piedalās video tērzēšanas sarunās ar savu bijušo sievu Rebeku un brāli Džimiju? Protams, un viņš var pat tikt galā ar to. Tomēr viņam būtu jāizveido atsevišķs Zoom konts personīgai lietošanai.

Zoom administratori un īpašnieki var viegli palaist dažādus dalībnieku lietošanas pārskatus. Vēsturiski daudzi uzņēmumi ir atlaiduši darbiniekus par uzņēmuma īpašumu un pakalpojumu izmantošanu saviem personīgajiem mērķiem. Es neesmu darba jurists, taču, šādi izmantojot Zoom pakalpojumus, diez vai atradīsit simpātisku tiesnesi.

Divreiz izmēriet un vienreiz izgrieziet

Pieņemsim, ka gatavojaties izmantot nūdeles ar tālummaiņas funkcionalitāti, kas jums nav pazīstama. Iespējams, tā ir lielas grupas sanāksme vai jūsu pirmais Zoom tīmekļa seminārs. Abos gadījumos izmēģinājuma darbība ir jūsu interesēs.

Piemērs: 2020. gada aprīlī es sarīkoju vebināru savai alma mater Kārnegija Melona universitātei par attālo darbu. Tas gāja gludi dažu iemeslu dēļ.

Pirmkārt, pēc tam, kad es piekritu rīkot vebināru, es sazinājos ar vebināra vadītāju Melisu Turku. Dažu nedēļu laikā mēs abi apmainījāmies ar pamatinformāciju, izmantojot Slack un Google dokumentus. (Viņa piekrīt manai nepatikai pret nemitīgiem e-pasta pavedieniem.)

Otrais un vispiemērotākais šeit, dažas dienas pirms seansa, mēs rīkojām izmēģinājuma tīmekļa semināru 30 minūšu garumā programmā Zoom. (Turkam ir plašas zināšanas par Zoom tīmekļsemināriem.) Mēs iepriekš izstrādājām audio, video un ekrāna koplietošanas loģistiku un kļūdas, nevis simtiem dalībnieku priekšā.

Izstrādājiet ārkārtas rīcības plānu nozīmīgām sanāksmēm

Labāk ir un nevajag, nekā vajag un nevajag.

— FRANCS KAFKA

Sakiet, ka izmantosit Zoom, lai intervētu savu sapņu darbu. Iespējams, jūs piedāvājat sava uzņēmuma produktus un pakalpojumus. Laba iemesla dēļ jūs neparedzat nekādas tehniskas problēmas. Galu galā, pēc jūsu pieredzes, pakalpojums Meetings & Chat ir bijis ļoti uzticams tik populāram rīkam.

Vai jūs tomēr liktu uz savu dzīvi, ka jūsu zvans notiks bez starpgadījumiem?

Konkrētāk, kas notiek, ja jūs zaudējat spēku? Ko darīt, ja tālummaiņa nav pieejama vai zvana latentums ir pārsteidzoši augsts? Kā būtu, ja galvenā zvana dalībniece nevar saprast Zoom vai viņas dators avarē? Ar ko tu nodarbojies? Padomā ātri. Pulkstenis tikšķ.

Pēc simtiem Zoom zvanu es vēl neesmu pieredzējis nevienu no šiem katastrofālajiem scenārijiem. Tomēr, ja tie kādreiz notiks, mans asinsspiediens nedublināsies, jo es jau esmu bruņojies ar piemērotu rezerves kopiju. Ilgi pirms es sāku nopietni izmantot sapulces un tērzēšanu, es paļāvos uz bezmaksas konferences zvanu — (acīmredzot) bezmaksas pakalpojumu, kas lietotājiem ļauj veikt atsevišķus grupu audiozvanus, ierakstīt tos un saglabāt un izplatīt tos pēc vēlēšanās. (Starp citu, pastāv daudz līdzīgu rīku.)

Nekļūdieties: mana noklusējuma izvēle mūsdienās ir aizturēt visus savus audio un video zvanus, izmantojot sapulces un tērzēšanu, nevis tikai tāpēc, ka es pētu tālummaiņu. Tomēr ir pilnīgi muļķīgi, ja gatavībā nav rezerves saziņas rīka, ja lietas sabojātos. Es vienmēr glabāju savus akreditācijas datus pakalpojumam Bezmaksas konferences zvans katram gadījumam.

Gaidiet zināmu pretestību tālummaiņai pieaugušiem uzņēmumiem

Ja savu gadu laikā esmu iemācījies vienu lietu saistībā ar uzņēmuma tehnoloģijām, tas ir tas, ka cilvēki parasti ienīst pārmaiņas.

Sakiet, ka jūsu darbs lielā, veiksmīgā un konservatīvā farmācijas uzņēmumā. Sauciet to par Hogarth Drugs. Tās 40 000 darbinieku ir izmantojuši Webex kā galveno videokonferenču rīku desmit gadus vai ilgāk. Nekavējoties piespiežot visus izmantot tālummaiņu, jo Hogārts iegādājās uzņēmuma licenci, iespējams, ka dažas spalvas sabojās. Iespējams, ka Rodžers, Sids un vismaz daži citi gudrinieki atradīs nelielu atšķirību starp Webex un Zoom un sacels par to traci. Organizatoriskā politika tās labākajās izpausmēs.

Vai Hogartam vajadzētu aizturēt Zoom, jo ​​daži čīkstošie riteņi ir radījuši troksni? Protams, nē, bet tās vadībai vajadzētu sagaidīt vismaz nelielu darbinieku neapmierinātību.

Izvairieties no tālummaiņas noguruma

Tālummaiņa ir vienkāršojusi un uzlabojusi videokonferenču rīkošanas procesu. Apvienojumā ar novatoriskajām tehnoloģijām, spēcīgajām funkcijām un izcilo zvanu kvalitāti, jums var rasties kārdinājums izmantot video katrā sanāksmē un sarunā ar saviem klientiem, kolēģiem, draugiem un ģimenes locekļiem.

Nevajag.

Dr Džeremijs Beilensons ir bestselleru autors, virtuālās realitātes eksperts, Stenfordas Universitātes Virtuālās cilvēku mijiedarbības laboratorijas dibinātājs un kopumā gudrs čalis. Viņa plašie pētījumi liecina, ka videokonferenču neievērošana izraisa neverbālo pārslodzi . (Izlasiet viņa ieskatu Wall Street Journal .)

Reizēm tīmekļa kameras atvienošana sniedz smadzenēm tik nepieciešamo atelpu.