Šajā rakstā es iepazīstināšu jūs ar desmit G Suite padomiem un paņēmieniem, kas var palīdzēt efektīvi strādāt no mājām.
Kamēr es rakstīju šo 2020. gada pavasarī un vasarā, visa pasaule praktiski apstājās, lai apturētu vai vismaz palēninātu jaunā koronavīrusa izplatību, kas parādījās 2019. gada beigās. Burtiski vienas nakts laikā mēs, kas bijām pieraduši pavadīt savas darba dienas rosīgos birojos, kas atradās tālajos debesskrāpjos, tagad bijām spiesti palikt mājās, karantīnā no saviem kolēģiem un priekšniekiem.
Būt mājās nozīmē skatīties Netflix visu dienu, vai ne? Resna iespēja! Nē, mūsu darbs joprojām kliedza, lai būtu jāpaveic, un šie kolēģi un priekšnieki joprojām prasīja mūsu uzmanību. Tie paši vadītāji, kuri noraidīja visus aicinājumus ļaut darbiniekiem strādāt no mājām pirms laika, uzstāja, ka tagad visi ir darbinieki, kas strādā no mājām .
Ak, bet strādāt no mājām nav tik vienkārši, kā izklausās. Ir daudz traucēkļu, darbu vairs neapgrūtina pārvietošanās uz un no biroja, un ir grūtāk paveikt lietas, kad cilvēki, uz kuriem paļaujaties vai ar kuriem sadarbojaties, atrodas savās mājās. Par laimi, G Suite atbalsta šeit.
Iestatiet savu darba laiku
Viena no lielākajām problēmām, strādājot no mājām, ir tā, ka jūsu dienas darba daļai nav noteikts sākums un beigas. Vismaz tad, kad strādājat birojā, rīta pārvietošanās uz darbu ir pāreja uz jūsu darba dienu, un braukšana uz mājām ir signāls jūsu prātam un ķermenim, ka dienas darba daļa ir pabeigta. (Jā, es zinu, ka mūsu mūsdienu darba dienas patiešām ir 24/7, bet humors mani šeit.) Mājās, kur tavs “brauciens” labākajā gadījumā ir pastaiga pa gaiteni vai pa kāpnēm, tu to nedari. iegūt to pašu atdalīšanas sajūtu starp savu darbu un pārējo dzīvi.
Pat vēl ļaunāk, jūsu kolēģiem un vadītājiem arī trūkst darba un privātās dzīves robežu, tāpēc viņi galu galā nosūta jums pieprasījumus sapulcēm un tērzēšanai, kas notiek gandrīz jebkurā dienas vai nakts laikā. Tas ir vājprāts!
Varat cīnīties un iepludināt nedaudz saprāta savā darbā no mājām, iestatot darba laiku , kas ir nedēļas dienas, kurās strādājat, un laiku šajās dienās, ko esat atlicis darbam. Jebkurš cilvēks bez personīgās dzīves, kurš mēģina jūs uzaicināt uz tikšanos kādā neprātīgā rīta vai vakara laikā, saņem paziņojumu, ka notikums notiek ārpus jūsu darba laika, kā parādīts attēlā.
Kalendārs ļauj cilvēkiem uzzināt, kad viņi mēģina jūs uzaicināt uz pasākumu, kas notiek ārpus jūsu darba laika.
Jūs iestatāt savu darba laiku, izmantojot lietotni Kalendārs:
Dodieties uz vietni calendar.google.com .
Izvēlņu joslā izvēlieties Iestatījumu izvēlne → Iestatījumi.
Parādītajā jaunajā lapā kreisajā pusē esošajā navigācijas izvēlnē izvēlieties Darba laiks.
Atzīmējiet izvēles rūtiņu Iespējot darba laiku.
Noņemiet atlasi katrai nedēļas dienai, kurā nestrādājat.
Izmantojot pirmās darba nedēļas dienas vadīklas, iestatiet darba dienas sākuma un beigu laiku.
Atlasiet Kopēt laiku uz visiem, lai izmantotu vienādas stundas katrā no pārējām darba dienām. Ja katru dienu strādājat dažādās stundās, izlaidiet 7. darbību un iestatiet katras darba dienas sākuma un beigu laiku.
Nosakiet savu darba dienu, norādot darba laiku.
Lai jūsu komandas dalībnieki saņemtu paziņojumus, kad viņi mēģina jūs iesaistīt notikumā, kas ir ārpus jūsu darba laika, jums ir jākopīgo savs kalendārs ar komandu.
Parādiet savu pieejamību
Standarta darba laika noteikšana, kā es aprakstīju iepriekšējā sadaļā, ir lielisks sākums, lai noteiktu robežas starp savu darbu un mājas dzīvi. Tomēr dažreiz jums ir jāiziet no mājas biroja uz dažām stundām vai pat dažām dienām. Šādos gadījumos jums ir jāinformē cilvēki, ka neesat pieejams. G Suite piedāvā divas metodes, kuras varat izmantot:
- Iestatiet atvaļinājuma atbildētāju pakalpojumā Gmail.
- Kalendārā izveidojiet notikumu ārpus biroja.
Pēdējais no tiem ir īpašs notikuma veids, kas vienā vai vairākās dienās bloķē noteiktu laika daļu. Ja kāds šajā laikā mēģina jūs uzaicināt uz sapulci vai citu pasākumu, Kalendārs automātiski noraida uzaicinājumu.
Lai ieplānotu notikumu ārpus biroja, Kalendārs piedāvā dažus veidus, kā sākt:
- Vienu dienu ārpus biroja pasākumam pārejiet uz datumu, pārslēdzieties uz dienas skatu un pēc tam noklikšķiniet laika joslas apgabalā. Vai arī pārslēdzieties uz mēneša skatu, pārejiet uz notikuma mēnesi un pēc tam noklikšķiniet uz notikuma datuma.
- Vairāku dienu ārpus biroja pasākumam pārejiet uz datumiem, pārslēdzieties uz nedēļas skatu un pēc tam noklikšķiniet un velciet pa laika joslas apgabalu katrai notikuma dienai. Vai arī pārslēdzieties uz mēneša skatu un pēc tam noklikšķiniet un velciet pa katru notikuma dienu.
Kalendārs izveido jaunu notikumu, un veiciet šīs darbības, lai pabeigtu notikumu ārpus biroja:
Atlasiet cilni Ārpus biroja. Kalendārs pārslēdzas uz parādīto saskarni.
Izmantojiet cilni Ārpus biroja, lai kalendārā iestatītu notikumu ārpus biroja.
Ja ārpus biroja sākuma un/vai beigu laiki ir nepareizi, noklikšķiniet katru reizi un pēc tam rediģējiet to uz pareizo laiku vai izvēlieties vajadzīgo laiku sarakstā.
Ja nevēlaties, lai Kalendārs jūsu vietā noraidītu ielūgumus, noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas Automātiski noraidīt jaunas un esošās sapulces.
Ja ņirgājāties par 3. darbību (labi jums!), izmantojiet tekstlodziņu Ziņojums, lai norādītu ziņojumu, ko Kalendārs nosūta atpakaļ sapulces organizētājiem.
Izvēlieties Saglabāt. Ja atzīmējāt izvēles rūtiņu Automātiski noraidīt jaunas un esošās sapulces, Kalendārs lūgs jums apstiprināt, ka vēlaties, lai programma noraida sapulces jūsu vārdā.
Atlasiet Saglabāt un noraidīt. Kalendārs pievieno notikumu Ārpus biroja notikumu apgabalam.
Pastāstiet tērzēšanai kādu laiku atpūsties
Viens no unikālajiem izaicinājumiem, strādājot no mājām, ir tas, ka darba laikā bieži mājās ir jāveic citi darbi: jāiztukšo trauku mazgājamā mašīna, jāuzpilda trauku mazgājamā mašīna, jāieliek veļas kravā, jāvasko suns utt.
Ja jūsu kolēģi ir pļāpīgs pulciņš, jūs, iespējams, nevēlaties, lai, rūpējoties par sētu, ienāktu pilns tērzēšanas paziņojumu. Lai uz kādu laiku izslēgtu tērzēšanas paziņojumus, veiciet šīs darbības:
Dodieties uz vietni chat.google.com, lai atvērtu Chat.
Atlasiet izvēlni Paziņojumi, kas parādās pa labi no tērzēšanas logotipa. Tērzēšanā tiek parādīts saraksts Izslēgt paziņojumus, kā parādīts attēlā.
Izmantojiet sarakstu Izslēgt paziņojumus, lai norādītu, cik ilgi vēlaties ieslēgt režīmu Netraucēt.
Izvēlieties laiku, kurā vēlaties svētlaimīgu klusumu. Tērzēšana aktivizē režīmu Netraucēt uz jūsu atlasīto laiku un maina jūsu statusu no Aktīvs uz Netraucēt (mēness logotips), kā parādīts attēlā.
Pēc paziņojumu izslēgšanas lietotne Chat maina jūsu statusu uz Netraucēt.
Turpiniet saziņu aci pret aci
Kad esat mājās un visi, ar kuriem ikdienā saskaraties, ir kaut kur “ārpus”, var viegli iekrist slazdā, atbildot uz pieprasījumiem, jautājumiem un diskusijām, izmantojot teksta saziņas kanālus, piemēram, e-pastu, ziņojumapmaiņu, un tērzēt. Šīs metodes ir ērtas un ātras, taču tām ir ievērojams mīnuss: kad esat ārpus redzesloka, jūs esat bez prāta. Tas nozīmē, ka saziņa ar kolēģiem, izmantojot tikai rakstisku vārdu, var ātri sabojāt jūsu attiecības un padarīt visu jūsu saziņu arvien bezpersoniskāku un formālāku.
Kā jūs neļaujat darba attiecībām šādi virzīties uz dienvidiem? Vienkāršs: izveidojiet savienojumu, izmantojot video, cik bieži vien iespējams (vai tik bieži, cik vien vēlaties). Nekas nevar aizstāt sarunu aci pret aci kā veidu, kā saglabāt attiecības, uzturēt draudzīgas un sirsnīgas attiecības un reaģēt empātiski (jo jūs varat lasīt sejas izteiksmes un dzirdēt balss toni).
Par laimi, G Suite video sapulces padara vienkāršu, pateicoties Google Meet vienkāršajiem video sapulces iestatījumiem.
Zināt, kādus saziņas rīkus izmantot
G Suite piedāvā daudz veidu, kā sazināties ar kolēģiem, taču ne katrs saziņas rīks ir piemērots katram uzdevumam. Galu galā, jūs neizmantojat āmuru, lai nomizotu apelsīnu. (Vismaz es domāju, ka jūs to nedarītu.)
Tālāk ir norādītas galvenās G Suite saziņas lietotnes, kā arī daži ieteikumi par to, kad ir pareizi izmantot katru no tām.
- Tērzēšana: noderīga īsām sarunām, laika ziņā jutīgiem atjauninājumiem, steidzamiem ziņojumiem un ātrai atsauksmei.
- Videozvans: noder sarunām, kas ietver sensitīvas tēmas, konstruktīvu kritiku vai jebkuru citu jautājumu, kur sejas izteiksme ir svarīga.
- Grupas: noderīgas lielākajai daļai ikdienas saziņu, jautājumu un atbilžu sesijām, statusa atjauninājumiem utt.
- Satikties: noderīga ilgākām diskusijām, lielākām grupām vai ad hoc sanāksmēm, lai apspriestu jautājumus, kas ir pārāk sarežģīti grupu ziņām.
- Gmail: noder ilgākiem, pārdomātākiem un mazāk laika ziņām un atbildēm.
Pievienojiet kalendārā laika joslas
Ja jums ir kolēģi, klienti vai piegādātāji, kas strādā citā laika joslā, bieži vien ir svarīgi zināt pareizo laiku šajā zonā. Piemēram, jums, iespējams, nepaveiksies kādam piezvanīt uz darbu pulksten 9:00 pēc jūsu laika, ja šī persona dzīvo laika joslā, kas atrodas trīs stundas aiz jums. Tāpat, ja zināt, ka biznesa kolēģis atstāj darbu pulksten 17:00 un šī persona strādā laika joslā, kas ir septiņas stundas pirms jums, jūs zināt, ka visiem zvaniem šai personai ir jānotiek pirms pulksten 10:00 pēc jūsu laika.
Ja jums ir jāpārliecinās par pašreizējo laiku citā laika joslā, varat pielāgot Kalendāra displeju, lai tiktu rādīts ne tikai jūsu pašreizējais laiks, bet arī viens vai vairāki pasaules pulksteņi , no kuriem katrs rāda pašreizējo laiku citā laika joslā. Veiciet šīs darbības, lai kalendāram pievienotu vienu vai vairākus pasaules pulksteņus:
Piespiediet tīmekļa pārlūkprogrammai parādīt vietni calendar.google.com .
Izvēlieties Iestatījumu izvēlne → Iestatījumi.
Sadaļā Pasaules pulkstenis atzīmējiet izvēles rūtiņu Rādīt pasaules pulksteni.
Noklikšķiniet uz pogas Pievienot laika joslu. Kalendārs pievieno laika joslu sarakstu.
Izmantojiet sarakstu Laika josla, lai atlasītu laika joslu, kuru vēlaties rādīt savā pasaules pulkstenī.
Lai pievienotu citus pasaules pulksteņus, pēc vajadzības atkārtojiet 4. un 5. darbību. Kalendārs automātiski saglabā jūsu iestatījumus.
Nākamajā attēlā parādīts kalendārs ar pāris pasaules pulksteņiem, kas atrodas ceļā.
Kalendārs, šūpojot pāris pasaules pulksteņus.
Zināt pašreizējo laiku citur ir lieliski, taču tas nav liels palīgs pasākumu un sanāksmju organizēšanā. Par laimi, Kalendārs var palīdzēt, parādot otro laika joslu dienas un nedēļas skatā. Lūk, kā to iestatīt:
Lūdziet tīmekļa pārlūkprogrammai novirzīt jūs uz vietni calendar.google.com .
Izvēlieties Iestatījumu izvēlne → Iestatījumi.
Sadaļā Laika josla atzīmējiet izvēles rūtiņu Rādīt sekundāro laika joslu.
Izmantojiet tekstlodziņu Iezīme, kas atrodas pa labi no saraksta Primārā laika josla, lai ievadītu īsu galvenās laika joslas nosaukumu. Kamēr esat pie tā, vēlreiz pārbaudiet, vai primāro laika joslu saraksts ir iestatīts uz jūsu laika joslu.
Izmantojiet sarakstu Sekundārā laika josla, lai atlasītu citu laika joslu, kuru vēlaties parādīt.
Izmantojiet tekstlodziņu Iezīme, kas atrodas pa labi no saraksta Sekundārā laika josla, lai ievadītu īso nosaukumu otrajai laika joslai.
Nākamajā attēlā ir parādīta laika joslas sadaļa ar sekundāro laika joslu, kas ir iestatīta un gatava lietošanai.
Kalendāra laika joslas iestatījumi ar pievienotu sekundāro laika joslu.
Nākamajā attēlā parādīts, kā kalendārā parādās abas laika joslas (šajā gadījumā nedēļas skatā). Kalendārs automātiski saglabā jūsu iestatījumus.
Kā abas laika joslas tiek rādītas nedēļas skatā.
Konfigurējiet kalendāru ātrai sapulcēm
Lielākā problēma, strādājot no mājām, ir ne tikai tas, ka jums ir jāvalkā vairākas cepures — bez darba cepures jums var būt arī laulātā cepure, vecāku cepure, pavāra cepure, atkritumu izvešanas cepure un daudzas citas, taču bieži vien dienas laikā ir jāpārslēdzas no vienas cepures uz citu. Tāda ir dzīve lielajā pilsētā, taču varat dot sev nedaudz vairāk laika, lai mainītu cepures, konfigurējot Kalendāru, lai pēc noklusējuma ieplānotu nedaudz īsākas sapulces. Izmantojot Speedy Meetings iestatījumus, Kalendārs automātiski ieplāno sanāksmes šādi:
- Kad izveidojat 30 minūšu garu sapulci, Kalendārs ieplāno sapulci tikai uz 25 minūtēm. Piemēram, ja izveidojat “30 minūšu” sapulci, kas sākas plkst. 15:00, Kalendārs ieplāno sapulces beigas plkst. 15:25.
- Kad veidojat sapulci, kas ir ilgāka par 30 minūtēm, Kalendārs iestata beigu laiku par 10 minūtēm mazāku, nekā izvēlējāties. (Piemēram, ja atlasāt 60 minūšu garu sapulci, Kalendārs to ieplāno tikai uz 50 minūtēm.)
Es jums jautāju: Kuram gan nepatīk īsākas tikšanās? Ja jums patīk šī visa skaņa, veiciet šīs darbības, lai konfigurētu Kalendāru tā, lai automātiski ieplānotu īsākas sapulces:
Atveriet tīmekļa pārlūkprogrammu vietni calendar.google.com .
Izvēlieties Iestatījumu izvēlne → Iestatījumi.
Sadaļā Pasākumu iestatījumi atzīmējiet izvēles rūtiņu Ātrās sanāksmes. Kalendārs automātiski saglabā jauno iestatījumu.
Lasiet e-pastu no cita konta
Kad strādājat no mājām, iespējams, jums būs jāpārrauga e-pasta ziņojumi no viena vai vairākiem kontiem, izņemot Gmail kontu. Parasti cita e-pasta konta pārraudzība nozīmē e-pasta klienta konfigurēšanu vai piekļuvi vietnei, kurā šis konts ir konfigurēts. Tomēr jūs varat izvairīties no visām šīm grūtībām, konfigurējot Gmail, lai pārbaudītu ziņojumus no šī konta. Ja Gmail atrod ziņojumus citā serverī, tas palīdz tos importēt jūsu Gmail iesūtnē, lai tos varētu nesteidzīgi lasīt.
Lai iestatītu Gmail, lai pārbaudītu pastu no cita konta, tālāk ir sniegta īsa informācija, kas jums ir jābūt pieejamai.
- Konta e-pasta adrese.
- E-pasta konta lietotājvārds un parole. (Ņemiet vērā, ka vairumā gadījumu lietotājvārds ir konta e-pasta adrese.)
- Adrese, ko izmanto e-pasta pakalpojumu sniedzēja ienākošā pasta serveris. Šī adrese bieži tiek izmantota kā pasts. sniedzējs .com vai pop. pakalpojumu sniedzējs .com, kur pakalpojumu sniedzējs ir e-pasta pakalpojumu sniedzēja nosaukums. Gmail šo adresi sauc par POP serveri, kur POP ir saīsinājums no Post Office Protocol.
Pasta serveris ir dators, kas jūsu ISP izmanto, lai uzglabātu un sūtīt e-pasta ziņojumus.
- Vai jūsu e-pasta pakalpojumu sniedzējs pieprasa drošu savienojumu, lai pārbaudītu un izgūtu pastu. Droši savienojumi tiek apstrādāti, izmantojot protokolu, ko sauc par Secure Sockets Layer (SSL).
- Vai e-pasta pakalpojumu sniedzējs pieprasa izmantot īpašu porta numuru ienākošajam pastam. Varat uzskatīt portu kā saziņas kanālu, un pakalpojumam Gmail un pakalpojumu sniedzējam ir jābūt noregulētiem uz vienu kanālu, lai viss darbotos. Ja jums nav informācijas par to, jūsu pakalpojumu sniedzējs, iespējams, izmanto standarta porta numuru: 110, ja neizmantojat SSL; 995, ja izmantojat SSL.
Kad visa šī informācija ir pieejama, veiciet tālāk norādītās darbības, lai pakalpojumam Gmail pievienotu otru kontu.
Dodieties uz vietni mail.google.com .
Izvēlieties Iestatījumi → Iestatījumi. Gmail atver iestatījumus.
Atlasiet cilni Konti.
Sadaļā Pārbaudīt e-pastu no citiem kontiem atlasiet Pievienot e-pasta kontu. Gmail atver logu Pievienot e-pasta kontu.
Ievadiet konta adresi tekstlodziņā E-pasta adrese un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk. Gmail pieprasa ievadīt konta iestatījumus. Ņemiet vērā, ka pakalpojumā Gmail ir daži minējumi par informāciju, no kuriem lielākajai daļai jābūt precīzai vai tai jābūt tuvu tai.
Tekstlodziņā Lietotājvārds ievadiet konta lietotājvārdu (parasti e-pasta adresi).
Tekstlodziņā Parole ievadiet konta paroli.
Tekstlodziņā Pop Server ievadiet tā servera adresi, kuru pakalpojumu sniedzējs izmanto ienākošajam pastam.
Portu sarakstā atlasiet porta numuru, ko pakalpojumu sniedzējs izmanto ienākošajam pastam. Atkal, tas ir 110, ja jūsu pakalpojumu sniedzējs nepieprasa SSL (skatiet šī saraksta 11. darbību); ja jūsu pakalpojumu sniedzējs vēlas, lai jūs izmantotu SSL, portu sarakstā atlasiet 995.
Ja vēlaties, lai Gmail atstātu jebkura importētā ziņojuma kopiju sākotnējā serverī, atzīmējiet izvēles rūtiņu Atstāt izgūtā ziņojuma kopiju serverī. Ja joprojām vēlaties piekļūt konta ziņojumiem, izmantojot citu e-pasta klientu, ieteicams atzīmēt izvēles rūtiņu Atstāt ielādētā ziņojuma kopiju serverī. Ja ziņojumiem piekļūstat tikai pakalpojumā Gmail, atstājiet atzīmi no izvēles rūtiņas, lai pēc tam, kad Gmail izgūs jūsu ziņojumus, tie tiktu dzēsti no sākotnējā servera.
Ja jūsu e-pasta pakalpojumu sniedzējs pieprasa, lai ienākošā pasta savienojumi būtu droši, atzīmējiet izvēles rūtiņu Vienmēr izmantot drošu savienojumu (SSL), ielādējot pastu.
Ieteicams kaut kādā veidā apzīmēt konta ziņojumus, tāpēc atzīmējiet izvēles rūtiņu Ienākošos ziņojumus. Pēc noklusējuma Gmail apzīmē ziņojumus, izmantojot konta e-pasta adresi. Ja vēlaties izmantot citu etiķeti, izmantojiet nolaižamo sarakstu, lai atlasītu Jauna etiķete, ievadiet etiķeti parādītajā dialoglodziņā un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
Ja vēlaties, lai Gmail apietu iesūtni un nosūtītu konta ienākošos ziņojumus tieši uz etiķeti, kuru norādījāt 12. darbībā (vai uz iezīmi Visas vēstules, ja izlaidāt 12. darbību), atzīmējiet izvēles rūtiņu Arhivēt ienākošos ziņojumus. Attēlā parādīta loga Pievienot e-pasta kontu aizpildīta versija.
Lai importētu ienākošās ziņas no cita konta, aizpildiet iestatījumus logā Pievienot e-pasta kontu.
Noklikšķiniet uz pogas Pievienot kontu. Gmail pievieno kontu un pēc tam jautā, vai vēlaties arī no konta sūtīt e-pastu. Diemžēl šī funkcionalitāte nav pieejama, izmantojot G Suite darba kontus.
Noklikšķiniet uz radio pogas Nē un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk. Gmail tagad regulāri pārbauda, vai jūsu kontā nav ziņojumu.
Apstrādājiet Microsoft Office dokumentus
Tā kā jūs esat pilntiesīgs G Suite lietotājs, pastāv liela iespēja, ka jūsu organizācija ir nolēmusi pilnībā izmantot dokumentus, izklājlapas un prezentācijas produktivitātes lietotnēm. Tas atvieglo failu apmaiņu ar kolēģiem, taču, strādājot no mājām, iespējams, nāksies saskarties ar cilvēkiem, kuri nav izmantojuši Google pakalpojumus un joprojām izmanto Microsoft Office produktivitātes cienītājus: Word, Excel un PowerPoint. Par laimi, G Suite to saprot un labprāt strādā ar Office dokumentiem. Šeit ir trīs galvenās metodes, kas jums jāzina:
- Office dokumentu atvēršana: G Suite piedāvā dažus dažādus veidus, kā atvērt Office dokumentus attiecīgajās Google lietotnēs.
- Google lietotnē izvēļņu joslā izvēlieties Fails → Atvērt, atlasiet Office dokumentu un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt. Tiek atvērts Office dokumenta priekšskatījums, un pēc tam atlasiet Atvērt, izmantojot Google App (kur lietotne ir Dokumenti, Izklājlapas vai Prezentācijas atkarībā no faila veida).
Office dokumenta priekšskatījumā atlasiet Atvērt, izmantojot Google App.
-
- Ja saņemat Office dokumentu kā e-pasta pielikumu, atlasiet pielikuma ikonu Rediģēt, izmantojot Google lietotni (kur lietotne ir Dokumenti, Izklājlapas vai Prezentācijas atkarībā no faila veida).
- Ja Office dokuments atrodas Diskā, atlasiet dokumentu, noklikšķiniet uz ikonas Citas opcijas (trīs vertikālie punkti), parādītajā izvēlnē izvēlieties Atvērt ar un pēc tam atlasiet Google lietotni, kas darbojas ar faila tipu.
Neatkarīgi no izmantotās metodes Office dokuments tiek parādīts Google lietotnē. Lai atgādinātu, ka šis ir Office fails, nevis vietējais Google fails, blakus dokumenta nosaukumam ir redzams Office dokumenta faila paplašinājums. Piemēram, šajā attēlā redzams Word dokuments, kas ir atvērts programmā Dokumenti, tāpēc jūs redzat .DOCX faila paplašinājumu.
Google blakus dokumenta nosaukumam parāda Office faila paplašinājumu, lai atgādinātu, ka strādājat ar Office dokumentu.
- Office dokumenta konvertēšana Google formātā: ja izmantojat tikai Google lietotnes, bet jums ir daudz Office dokumentu, jums tie jāpārveido Google līdzvērtīgos formātos, lai atvieglotu darbu ar failiem. Lai konvertētu Office dokumentu, vispirms atveriet to attiecīgajā Google lietotnē: Dokumenti Word dokumentam; Lapas Excel izklājlapai; vai Slaidi PowerPoint prezentācijai. Izvēļņu joslā izvēlieties Fails —> Saglabāt kā Google lietotni (kur lietotne ir Dokumenti, Izklājlapas vai Prezentācijas, atkarībā no faila veida).
- Google faila kopīgošana kā Office fails: ja esat izveidojis failu, izmantojot Google lietotni, bet vēlaties to nosūtīt pa e-pastu Office lietotājam, jums nav paveicies, vai ne? Nē. Jūs faktiski varat pievienot Google failu kā Office failu, kas ļauj adresātam skatīt un strādāt ar failu — bez problēmām. Lai kopīgotu failu šādā veidā, atveriet failu tā sākotnējā Google lietotnē un pēc tam izvēlņu joslā izvēlieties Fails–> E-pasts kā pielikums. Dialoglodziņā E-pasts kā pielikums izmantojiet sarakstu Pievienot kā, lai atlasītu Office formātu (piemēram, Microsoft Excel izklājlapu failam). Aizpildiet laukus Kam, Tēma un Ziņojums parastajā e-pasta veidā un pēc tam noklikšķiniet uz Sūtīt.
Iestatiet savu videokonferences telpu
Video sapulču vadīšana birojā ir pietiekami vienkārša, jo jums gandrīz vienmēr ir pareizais aprīkojums, īstā telpa un īstā vide. Savukārt video sapulču rīkošana mājās ir nedaudz sarežģītāka. Es noslēdzu šo nodaļu ar dažiem padomiem, kas gūti no grūti iegūtās pieredzes ar mājas video sapulcēm.
Pirmkārt, šeit ir dažas lietas, kas jāņem vērā aprīkojuma ziņā:
- Lai mazinātu traucējumus citiem jūsu mājsaimniecībā, apsveriet iespēju valkāt austiņas vai austiņas. Tas ne tikai novērš sapulču trokšņu noplūdi citās jūsu mājas telpās, bet arī sniedz papildu priekšrocības, nodrošinot vislabāko audio pieredzi un novēršot iespējamās atbalss.
- Gandrīz noteikti sapulces laikā veiksit piezīmes, tāpēc, lai nepakļautu sapulces draugus rakstīšanas trokšņiem, noteikti izslēdziet mikrofonu, kad nerunājat.
- Kas tas ir? Vai jūs bieži rakstāt, kamēr runājat? Oho, labi tev! Tomēr tādā gadījumā jums vajadzētu padomāt par ārējā mikrofona izmantošanu datorā iebūvētā mikrofona vietā, lai samazinātu rakstīšanas trokšņus.
- Labi, tagad, kad jūs meklējat ārējo mikrofonu, jums vajadzētu iegādāties bezvadu mikrofonu vai austiņas, vai ne? Ne tik ātri. Bezvadu mikrofoni ir ērti un vieglāk pārvaldāmi zvana karstumā, taču skaņas kvalitāte bieži vien nav tik lieliska. Lai iegūtu vislabāko audio, izvēlieties vadu austiņas vai mikrofonu.
- Pārliecinieties, vai Meet izmanto jums vēlamo mikrofonu un kameru.
Tagad saņemiet šos padomus par mājas vides iekārtošanu:
- Telpā, kuru izmantojat, ir jābūt labam apgaismojumam — vēlams dabiskajam apgaismojumam no tuvējā loga.
- Nesēdiet ar gaismu aiz muguras, kas pārvērš jūsu galvu un ķermeņa augšdaļu par siluetu. Mēģiniet novietot sevi tā, lai gaisma būtu jums priekšā.
- Nepaļaujieties uz kameras plūsmu, lai novērtētu savu apgaismojumu un pozīciju. Mudiniet kolēģi vai draugu veikt pārbaudes zvanu, lai noskaidrotu, kā viss izskatās patiesībā.
- Ideālā gadījumā sienai vai telpai aiz jums jābūt tukšai vai vismaz netraucētai.
- Pārliecinieties, vai jebkura telpas daļa, ko cilvēki var redzēt, ir kārtīga un sakopta. Galu galā šis ir biznesa zvans.
- Ideālā gadījumā telpā, kuru izmantojat, ir jābūt mazam vai vispār nav trokšņa. Vai nav - es atkārtoju - tie nav spēlēt mūziku vai runāt radio sanāksmes laikā.
- Ja nevarat izvairīties no trokšņa vai ja troksnis vienmēr ir potenciāls apdraudējums (vecāki, kuru bērni ir jaunāki par 10 gadiem, apzināti māj ar galvu), noteikti izslēdziet mikrofonu, kad nerunājat.
Visbeidzot, šeit ir dažas idejas, kā iegūt labāko video veiktspēju:
- Savienojiet datoru ar interneta maršrutētāju tieši, izmantojot Ethernet kabeli, ja iespējams.
- Ja nepieciešams izmantot Wi-Fi, mēģiniet sēdēt pēc iespējas tuvāk bezvadu piekļuves punktam.
- Lai nodrošinātu vislabāko Wi-Fi veiktspēju, izmantojiet 5 GHz tīklu, ja jums tāds ir.
- Pieklājīgi palūdziet citiem jūsu ģimenes locekļiem sapulces laikā atturēties no smagas interneta darbības (piemēram, video straumēšana vai tiešsaistes spēles). Esiet gatavs visiem nopirkt picu kā kompensāciju.