Új névjegyek hozzáadása a törvényben! 2005

A legegyszerűbb szinten az ACT fő célja! az a hely, ahol tárolhatja azokat a névjegyeket, amelyekkel napi szinten kapcsolatba lép. Az összes névjegyet hozzáadhatja és szerkesztheti a Névjegyadatok ablakban, mert az egy adott rekordra vonatkozó összes információt tartalmazza, és lehetővé teszi az összes névjegymező megtekintését.

Valószínűleg sok olyan névjegye van, amelyet azon fáradozik, hogy felvegye az adatbázisába, ezért azonnal lépjen be, és kövesse az alábbi lépéseket:

Ha még nincs az Elérhetőségek ablakban, akkor az ACT-n lévő Kapcsolatok ikonra kattintva lépjen oda! Navigációs sáv.

A Névjegyadatok ablakban válasszon a három lehetőség közül egy új névjegy hozzáadásához az adatbázishoz:

• Válassza a Névjegy → Új névjegy lehetőséget.

• Kattintson az Új kapcsolat ikonra az eszköztáron.

• Nyomja meg a Beszúrás gombot a billentyűzeten.

Az előző parancsok bármelyikének elindítása üres névjegyrekordot eredményez. Most már készen áll az új kapcsolat adatainak megadására.

Kezdje el az adatok megadását a Vállalat mezőre kattintva, és írja be a kapcsolattartó cégnevét.

TÖRVÉNY! nem tesz különbséget a tényleges és az üres névjegyek között. Az adatok megadásának elmulasztása vagy az Insert gomb ismételt megnyomása számos üres névjegyrekordot eredményez, amelyek nem használnak, és csak az adatbázis eltömődését szolgálják. Tehát, bár szabadon elhagyhatja az ACT-t! üres mezők, valamit be kell írnia, ezért kezdje a cég nevével.

Később bármikor visszatérhet egy rekordhoz, és bármely mezőben hozzáadhat, módosíthat vagy törölhet bármilyen információt.

Kattintson a következő mezőre, amelybe adatokat szeretne beírni, és kezdje el a gépelést.

A Tab billentyűvel is továbbléphet a következő mezőre. Ha véletlenül túl gyakran nyomja meg a Tab billentyűt, előfordulhat, hogy túl sok mezőt írt előre, és rossz mezőbe került. De ne aggódjon: Nyomja le és tartsa lenyomva a Shift billentyűt, majd nyomja meg a Tab billentyűt a kurzor ellenkező irányba mozgatásához.

Folytassa a mezők kitöltését.

TÖRVÉNY! hozzávetőleg 50 előre programozott mezőt tartalmaz, amelyek a legtöbb felhasználó igényeit tükrözik. A mezők többsége meglehetősen magától értetődő (és tükrözi azt az információtípust, amelyet valószínűleg bármely címjegyzékben talál): kapcsolattartó neve, cég neve, telefon, város, állam és irányítószám. Ezek kényelmesen a Kapcsolati adatok ablak felső felében találhatók. Néhány mező egy kicsit kevésbé nyilvánvaló:

• Cím: Ha feltételezi, hogy a három mező ACT! előírja, hogy a cím három alternatív cím tárolására szolgál, tévedsz! A második és a harmadik címmező igazán hosszú címekre szolgál. Ez a mező jó hely egy épületnév megadására, ha az a cím szerves része.

• Az 5160-as stílusú címkék, amelyeket tömeges küldeményekhez használnak, általában négy sornyi információt nyomtatnak: cég, elérhetőség, utcanév és város/állam/irányítószám (mind a negyedik sorban). Ha a második és harmadik címmezőt kell használnia, nagyobb címkékre van szüksége.

• ID/Status: Az ID/Status mező lényegében a kategória mező, és minden névjegyet kategóriákba rendez. Az ID/Állapot mező használatával nem kell manuálisan beállítania számos adatbázist: egyet a barátainak, egyet az ügyfeleknek, egyet a szállítóinak stb. Az ID/Status mezőben néhány tucat leggyakrabban használt kategória található, beleértve a barátokat, ügyfeleket, szállítókat és versenytársakat, ami megkönnyíti az egyes kategóriák gyors keresését.

• Üdvözlet: Ez a mező arra a névre vonatkozik, amely egy levélben a Kedves szó után következik, és amelyet a levélsablonokban használnak. Alapértelmezés szerint az ACT!, mint barátságos típus, a keresztnevet használja. Nyugodtan változtassa meg a köszöntést formálisabbra.

• Ha inkább a formálisabb üdvözletet szeretné alapértelmezettként használni, válassza az Eszközök → Beállítások menüpontot, és kattintson az Általános lap kényelmesen elhelyezett Üdvözlőbeállítások gombra.

• Hivatkozott: Ez a mező az egyik leggyakrabban figyelmen kívül hagyott mező az adatbázisban. Az ebbe a mezőbe beírt információ a Hivatkozások forrása jelentésben kerül felhasználásra; Az általa hivatkozott információk megadásának elmulasztása használhatatlanná teszi a jelentést. Szóval mi a nagy baj? Tegyük fel, hogy két újságban való hirdetésért fizet – nem lenne jó tudni, hogy melyik vonzotta a legtöbb érdeklődőt? Ha szakkiállításokon vesz részt, vagy sok időt és energiát fektet webhelyére, nem szeretné tudni, hogy erőfeszítéseinek eredménye volt-e új üzlet? És ha egy meglévő vásárló sok új érdeklődőt küld Önnek, nem lenne jó, ha karácsonykor egy finom sonkával tisztelik meg a szokásos gyümölcstorta helyett?

• Felhasználó: Figyelje meg, hogy a Kapcsolat részletei ablak alsó felében több Felhasználó mező található. Ezek a mezők az Ön vállalkozására vonatkozó információkat tartalmaznak.

• Hagyja üresen ezeket a mezőket, amíg át nem nevezi őket. Ha nem teszi meg, előfordulhat, hogy különböző típusú adatokat kell beírni egy mezőbe.

  Bármikor visszatérhet, és bármikor hozzáadhat, módosíthat vagy törölhet mezőadatokat!

Ne ijedjen meg, amikor CSELEKED! automatikusan formázza egyes mezőadatokat az adatok megadásakor.

Adja hozzá adatait a lehető legegységesebben.

Ha szükséges, adjon hozzá több bejegyzést egy mezőhöz.

Általában az a legjobb gyakorlat, ha mezőnként egy elemre korlátozódik. Időnként azonban előfordul olyan helyzet, amikor egy kapcsolat két kategóriába sorolható. Például JoAnne Chamar lehet barát és ügyfél is. Ebben a helyzetben a legördülő lista segítségével több elemet is beírhat egy mezőbe.

Ha több feltételt szeretne kiválasztani egyetlen mezőbe, kövesse az alábbi lépéseket:

• a. Helyezze a kurzort a mezőbe.

• b. Ellenőrizze a kívánt választásokat.

• c. Kattintson a kívánt bejegyzésekre a Listaértékek szerkesztése párbeszédpanelen.

• d. Kattintson bárhová a párbeszédpanelen kívül a bezárásához.

  A különböző bejegyzések a mezőben jelennek meg, vesszővel elválasztva.

Amikor minden új kapcsolathoz megadja az adatokat, ne felejtsen el kattintani az elrendezés alján található különböző fülekre.

További mezőket talál ezeken a lapokon. Az Otthoni cím lap az a hely, ahol személyes adatokat rögzíthet egy kapcsolatról. Lehet, hogy van néhány másik lap is, amelyek közül szintén választhat.

A különböző elrendezések különböző lapokat jelenítenek meg. Ha módosítja jelenlegi elrendezését, valószínűleg egy másik lapkészletet néz.

Ha elfelejt rákattintani azokra a fülekre a Kapcsolatfelvételi adatok ablak alján, előfordulhat, hogy figyelmen kívül hagy néhány olyan mezőt, amelyeket a fontos információk kitöltéséhez szükséges. Tehát feltétlenül kattintson ezekre a lapokra!

Mentse el az új kapcsolatfelvételi adatokat.

Elméletileg nem kell új kapcsolattartási adatokat mentenie; a rendszer menti, ha végrehajtja a következők valamelyikét:

• Hajtson végre minden más AKCIÓT! parancs, amely magában foglal bármit a megjegyzés vagy értékesítési lehetőség hozzáadásától a találkozó ütemezéséig.

• Lépjen egy másik rekordra az adatbázisban.

• Kattintson a Mentés gombra (ezt a kis hajlékonylemez ikon jelzi az eszköztáron).

• Nyomja meg a Ctrl+S billentyűkombinációt.