Miért érdemes csoportot létrehozni a Google Csoportokkal?

Mivel sok más G Suite együttműködési eszköz áll a rendelkezésére, miért bajlódna a Google Csoportokkal? Az egyszerű válasz az, hogy amikor létrehoz egy csoportot, majd hozzáadja a kapcsolódó alkalmazottakat a csoporthoz, az együttműködés hirtelen sokkal könnyebbé válik.

Miért? Mert most már egyetlen entitásként kezelheti a csoportot, ami azt jelenti, hogy mindenkivel kommunikálhat a csoport tagjaival, ha magával a csoporttal kommunikál. Íme néhány példa:

• Mindenkinek küldhet e-mailt egy csoportban, ha elküldi az e-mailt a csoport e-mail aliasára.
• A csoport minden tagját meghívhatja egy naptári eseményre, ha hozzáadja a csoportot az esemény vendéglistájához.
• A csoportban mindenkit megkérhet, hogy működjön együtt egy fájlon, ha megosztja a fájlt a csoporttal.
• Egy egész csoportot meghívhat egy csevegőszobába, ha a csoportot a szoba tagjává teszi.
• Használhatja a csoport online fórumát csoportos beszélgetésekhez.

Természetesen ezen példák egyike sem nagy baj, ha csak 2 vagy 3 alkalmazottról beszélünk. De ha egy csoport 20 vagy 30 alkalmazottat, vagy 200 vagy 300 alkalmazottat tartalmaz, akkor az összes személy helyett csak a csoporttal való foglalkozás valódi időt takarít meg.

A Csoportok kezdőlapja

Érdekelnek a Csoportok? Kíváncsi? Csak túl akar lenni rajta? Bármilyen lelkiállapot is legyen, a következő technikák egyikével léphet fel a Csoportok főoldalára:

• Fütyüljön kedvenc webböngészőjére, majd kérje meg, hogy töltse be a Google Csoportokat .
• A Google Apps ikonnal rendelkező G Suite alkalmazásban (például a Naptárban vagy a Dokumentumokban) kattintson a Google Apps elemre, majd a Csoportok elemre.

Az éterből megvalósuló Csoportok kezdőlapja úgy fog kinézni, mint az itt látható oldal.

A Csoportok főoldala.

Vizsgáljuk meg a képernyőt, hogy tudja, mi az:

• Főmenü: Néhány gyakran használt Csoportparancsot tartalmaz.
• Főmenü ikon: Kattintson erre az ikonra a csoport főmenüjének váltásához.
• Keresés menü: Válassza ki, hogy mit szeretne keresni.
• Keresés: Keresse meg azt a csoportot, amelyet meg szeretne tekinteni, vagy amelyhez csatlakozni szeretne.
• Google-fiók: Hozzáférhet Google-fiókjához.

Csoportszerepek

Amikor csoportokkal dolgozik, különösen, ha saját csoportokat hoz létre, állandóan szembetalálkozik azzal a gondolattal, hogy ki mit csinál egy csoportban, és milyen engedélyekkel rendelkezik az egyes szerepek. Minden csoportban négy szerepet kell figyelembe venni:

• Csoporttulajdonosok: A csoport tulajdonosa az a személy, aki létrehozta a csoportot. Ez a személy azonban másokhoz is hozzárendelheti a tulajdonosi szerepet. A tulajdonosi szerepkör a következő alapértelmezett engedélyekkel rendelkezik:
  • Minden tagjogosultság (lásd lent a „Csoporttagok” részt).
  • Az eredeti üzeneteket és válaszokat csoportként (vagyis a csoport e-mail címének használatával) tegye közzé.
  • Csoporttagok, kezelők és tulajdonosok hozzáadása vagy eltávolítása.
  • Mérsékelt csoporttartalom.
  • Módosítsa a tagi szerepköröket (például előléptesse a vezetőt tulajdonossá).
  • Csoportbeállítások módosítása.
  • Törölje a csoportot.
  • Csoporttagságok és üzenetek exportálása.
• Csoportkezelők: A vezetői szerepkör a következő alapértelmezett jogosultságokkal rendelkezik:
  • Minden tagjogosultság (lásd lent a „Csoporttagok” részt).
  • Az eredeti üzeneteket és válaszokat csoportként (vagyis a csoport e-mail címének használatával) tegye közzé.
  • Csoporttagok és kezelők (de nem tulajdonosok) hozzáadása vagy eltávolítása.
  • Mérsékelt csoporttartalom.
  • Módosítsa a tagok szerepkörét (például előléptessen egy tagot menedzserré; a vezetők nem léptethetnek elő senkit tulajdonossá).
  • Csoportbeállítások módosítása.
  • Csoporttagságok és üzenetek exportálása.
• Csoporttagok: Alapértelmezés szerint a csoport minden tagja rendelkezik tagi szerepkörrel, ami azt jelenti, hogy a következő jogosultságokkal rendelkezik:
  • A csoport üzeneteinek megtekintése.
  • Üzenetek küldése a csoportnak.
  • Privát válaszok közzététele az üzenet szerzőjének.
  • A bejegyzés metaadatainak moderálása (például témák hozzárendelése).
  • Fájlok küldése a csoportnak.
  • Tekintse meg a csoport tagsági listáját.
• A teljes szervezet: A G Suite-szervezet minden tagja, még azok is, akik nem tagjai a csoportnak, alapértelmezés szerint a következő engedélyekkel rendelkeznek:
  • A csoport üzeneteinek megtekintése.
  • Üzenetek küldése a csoportnak.
  • Vegye fel a kapcsolatot a csoport tulajdonosaival.
  • Tekintse meg a csoport tagsági listáját.

Ha Ön a csoport tulajdonosa vagy kezelője, az alábbi lépések végrehajtásával módosíthatja ezeket az engedélyeket:

Válassza ki azt a csoportot, amellyel dolgozni szeretne. A Csoportok megnyitja a csoportot, és megjeleníti a legutóbbi beszélgetéseket.

A bal oldali főmenüben kattintson a Csoportbeállítások fülre.

Kattintson a Speciális kapcsoló aktiválásához.

A következő engedélybeállítások mindegyikéhez kattintson a hozzárendelni kívánt szerepkörre: Csoporttulajdonosok, Csoportmenedzserek, Csoporttagok vagy Teljes szervezet:

• Ki láthatja a beszélgetéseket?
• Ki postázhat?
• Ki láthatja a tagokat?
• Ki léphet kapcsolatba a csoport tulajdonosaival?
• Ki láthatja a tagok e-mail címeit?
• Ki szerkesztheti saját bejegyzéseit?
• Ki válaszolhat privátban a szerzőknek?
• Ki csatolhat fájlokat?
• Ki moderálhat tartalmat?
• Ki moderálhatja a metaadatokat?
• Ki küldhet bejegyzést csoportként?
• Ki kezelheti a tagokat?
• Ki módosíthatja a szerepeket?

  A Csoportbeállítások lapon szerepeket rendelhet az egyes engedélyekhez.

Kattintson a Módosítások mentése gombra. A Csoportok az új szerepköröket minden módosított engedélyre alkalmazzák.