Mi az a Trello és miért érdemes projektmenedzsmenthez használni

Ha sok munkaprojektben vesz részt, vagy önálló vállalkozó, akkor a hatékony projektmenedzsment sokat jelent. Ha nem tervezed meg az idődet és a fáradságod, akkor a végén a Facebookon fogod elrontani, és emiatt kihagyod a határidőket (tapasztalatból beszélek). Az online projektmenedzsment-eszközök iparága rendkívül versenyképes, de úgy tűnik, hogy mindenekelőtt a Trello nyer .

Trellót szeretik azok, akik megszállottan kezelik az idejüket és a projekteket, és könnyen belátható, miért. A Trello nemcsak olcsó és megfizethető, de rendkívül egyszerű a használata is. Az idő- és projektmenedzsment rendkívül vizuális megközelítésével mozgathatja a kártyákat, így egy pillantással láthatja, mit és mikor kell elvégezni.

A Trello közelebbi pillantása

A Trellót egyesek „utólagos megjegyzések a szteroidokról” néven írták le. A képernyőn „listákat” készít, mint egy nagy tábla a falon. Ezután minden listán „kártyák” találhatók, például a Post-it jegyzetek. Minden kártyán külön teendő található.

Ahogy haladsz a teendővel, az egérrel húzhatod a kártyát a „folyamatban” szövegről a „befejezett” (vagy bármilyen más megfogalmazás) szövegre.

A Trello négy fő jellemzője

Egy pillanat alatt részletesebben megvizsgáljuk az egyes funkciókat. De itt van a négy fő dolog, amelyre összpontosítani kell, ha megnézi a fenti képernyőképet.

• Minden kártya színkódolható sávval. Mindegyik szín más ügyfélre utalhat, például.
• A felhasználó gravatárját/képét mutató ikon mutatja, hogy ki vesz részt az adott kártyán. Meghívhat másokat egy kártyára, hogy visszajelzést és frissítéseket küldhessenek. Vagy ha ki szeretné osztani nekik ezt a feladatot. Ha feladat van hozzárendelve, akkor hozzá lehet adni egy esedékes dátumot, és emlékeztetőt küldhet, amikor a határidő közeleg. A kártya frissítésekor a kártyán mindenki értesítést kap.
• Az egyes Trello táblák háttere testreszabható. A Trello háttereket ad, vagy feltölthet saját hátteret. Lego fanatikus lévén feltöltöttem ezt a Lego-t. De ha Ön egy vállalat, akkor személyre szabhatja Trello tábláját a cég logójával.
• A kártyák áthelyezhetők más táblákra, másolhatók más táblákra, vagy archiválhatók, ha elkészültek.

Új testület indítása

Az első lépés egy új tábla hozzáadása. A képernyő jobb felső sarkában (ha bejelentkezett) nyomja meg a + gombot. Ezután válassza a „ Tábla létrehozása ” lehetőséget a legördülő listából.

Ezután a rendszer megkéri, hogy adjon nevet, adatvédelmi szintet és hátteret. Ha már létrehozott egy csapatot, akkor hozzárendelheti a táblát ehhez a csapathoz.

Egy rövid szó az adatvédelmi szintekről : Ha a tábla nyilvános marad, a keresőmotorok indexelni fogják, és bárki hozzáférhet, aki megtalálja a Google-on. Nemrég kiderült, hogy az Uber alkalmazottai a Trellót használták érzékeny vállalati jelszavak felsorolására, amelyeket aztán a Google felkapott.

Tehát legyen óvatos, és ha a Trellót kell használnia jelszavakhoz, állítsa az adatvédelmi szintet Privát értékre . Bár a jelszavakhoz valóban jelszókezelőt kellene használnod .

Új lista hozzáadása

Ha megvan az új tábla, ideje új listát kezdeni. Bármilyen módon elkészítheti, de általában a tábláimat listákkal készítem a folyamat különböző szakaszaiban. Tehát „ függőben”,  „ folyamatban ” és így tovább. Vagy készíthet listákat azokról a projektekről, amelyek több feladatot is magukban foglalnak, mint például a „ ház díszítése ”, „ a világbéke elérése” és „ a világűr meghódítása ”.

Új lista hozzáadásához kattintson  a Lista hozzáadása gombra.

Ezután írja be a lista címét, és mentse el.

Öblítse le, és ismételje meg a többi listát, amelyre a táblának szüksége van (ha van ilyen).

Új kártya hozzáadása

Itt az ideje, hogy új kártyát adjunk hozzá, és a kártyát számos elem teszi erőteljessé.

Új kártya készítése

A megfelelő listában kattintson a Kártya hozzáadása lehetőségre.

Most írja be a hozzáadni kívánt feladatot. Mentse el a zöld Hozzáadás  gombra kattintva .

Ismételje meg a fenti lépéseket a többi hozzáadandó feladathoz (ha van ilyen).

De ez csak a kezdete annak, amit hozzáadhat egy kártyához, amelyet akkor láthat, ha rákattint a megnyitásához.

Más felhasználók hozzárendelése

Először is, ha létrehozott egy csapatot, és másokat is meghívtak, hogy hozzáférjenek a táblához, akkor hozzárendelhet valakit egy adott feladathoz. Vagy egyszerűen címkézze meg őket, így bekerülnek a kártyán lévő beszélgetésbe.

Ha hozzá szeretne adni valakit a kártyához, kattintson a Tagok elemre  , majd kattintson a hozzáadni kívánt személy gravatarjára. Hasonlóképpen eltávolíthatók a kártyáról, ha ismét rákattintunk a gravatarra.

Megjegyzések és mellékletek hozzáadása

Akár saját emlékezete érdekében, akár másoknak tanácsot ad, szükségessé válhat a jegyzetek meghagyása. Ezt megteheti a jegyzet tetején, és kattintható hivatkozásokat hagyhat ott.

A jegyzetek rész alatt található egy terület a mellékletek feltöltésére. Ez bármi lehet a dokumentumtól a zip fájlon át a képig. Ha kép, akkor a kép megjelenik a kártyán

Esedékességi dátum hozzáadása

Ha egy feladatnak van határideje, akkor határidőt rendelhet hozzá. Ezután emlékeztetőket kap, amikor a dátum közeledik, és amikor a dátum elmúlt.

Színes címkék hozzáadása

Színes címkéket adok hozzá a munkalistámhoz, hogy megmutassam, melyik kliensnek milyen munkája van. Tehát a piros például a Luckytemplates.

A címkéket szerkesztheti úgy, hogy bármit kiírjon, és tetszőleges mennyiséget hozzáadhat egy kártyához.

Megjegyzések hozzáadása

Ha mások is hozzáférnek a kártyáidhoz, végül megjegyzéseket fognak írni. A @ jellel megjelölhet személyeket adott megjegyzésekben, és ők értesítést kapnak a Trellótól.

Kártyák mozgatása, másolása, megtekintése és archiválása

Négy további műveletet is végrehajthat egy kártyán.

Mozog

Ha több táblája van, mozgathatja a kártyákat az egyik tábla és a másik között. Tehát ha át akarok helyezni egy kártyát a Luckytemplates tábláról az egyik saját személyes táblámra, ez az opció áthelyezi a kártyát az összes megjegyzéssel, melléklettel stb.

Másolat

Ez ugyanaz, mint az  Áthelyezés opció, kivéve, hogy a kártya nem mozdul el teljesen. Csak másolva. Mindig ezt használom a Luckytemplates-feladatok másolásához a saját privát munkatáblámra.

Néz

Ha valaki másnak van egy kártyája a táblán, dönthet úgy, hogy megnézi, és értesítést kap az új megjegyzésekről anélkül, hogy Ön ténylegesen részt venne benne. „Lurker mód” néven is ismert (jó, én így hívom).

Archívum

A Trellóban nincs olyan, hogy „törlés”. Ehelyett egy kártya, lista vagy tábla eltávolításához „archiválja” azt. Ezután eltűnik, de könnyen visszahozható, ha később újra szüksége lesz rá.

A Trello egyéb felhasználásai

A Trellót nagyon sokféleképpen használhatjuk, ha rászánjuk magunkat, és oldalról gondolkodunk. Ebből a célból a Trello rendelkezik egy „Trello Inspiration ” nevű oldallal. Sablonokat és számtalan felhasználási ötletet ad.

A Trello integrálása más alkalmazásokkal IFTTT használatával.

Nagy rajongója vagyok az IFTTT-nek (If This Then That), és rengeteg automatizált szkriptjük van a Trello számára . Nézd meg őket.

Következtetés

Ez még csak felvázolta, mit tehet a Trello, hogy szervezettebbé tegye az életét. Használod a Trellót? Ha igen, mire használod?